2-Arşiv Malzemesi

Page / - last modified by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2025/01/08 10:19

2-Arşiv Malzemesi

last modified by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü

on 2025/01/08 10:19

Table of Contents

ARŞİV MALZEMESİ

Arşiv Malzemesinin Tanımı:

Arşiv malzemesi kavramı farklı amaçlarla kullanılabilen bir kavramdır. Arşiv malzemesinin mülkiyetini elinde bulunduran özel veya tüzel kişilerin
amaçlarına göre ya da arşiv malzemesini oluşturan belge formlarına göre farklı tanımlamalar yapılabilir.

Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) arşiv malzemesi kavramını en geniş tanımıyla ele alır. Bu bağlamda aşağıda tanımlanan ancak bunlarla sınırlı olmayan arşiv malzemesi tanımları Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) kapsamında yönetilebilmelidir.

Arşiv malzemesi:

Özel veya kamu kurumlarının faaliyetleri sırasında alınan ya da üretilen; kanıt değeri ya da idarî, hukukî, malî ve/veya tarihî bilgi değeri taşıdığı için saklanmasına karar verilen, genel olarak güncel olmayan her türlü belgeyi,

Belli bir amaç ve bütünlük içerisinde derlenmiş her türlü;

Ses ve görüntü kayıtlarını,

Mikro form kayıtlarını,

Harita, plan, çizim ve benzeri kartografik malzemeyi, Elektronik ortamda üretilmiş belge ve dosyaları ifade eder.

Arşiv Malzemesinin Özellikleri:

Erişilebilirlik: Arşiv Malzemesi fiziksel veya idari açıdan erişilebilir olmalıdır.

Arşiv Malzemesine erişim yetkileri tanımlanmış olmalıdır.

Saklama üniteleri güncel teknolojilerle okunabilir olmalıdır.

Dosya formatları belgenin bütünlüğüne zarar vermeden kullanıma hazır olmalıdır.

Tanımlanabilirlik: Arşiv malzemesi Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM)sistemi içerisinde hem bağımsız hem de bağlantılı olarak
tanımlanabilir olmalıdır.

Kimlik bilgisi: referans numarası, varsa adı ve diğer ayırıcı özellikleri,

Aidiyet bilgisi: üretim sorumlu kişi veya kurumları,

Form özellikleri: üretim formatı ve/veya belge türü,

Tarih ve/veya zaman bilgisi tanımlanabilir olmalıdır.

Bütünlük: Arşiv malzemesinin içerdiği bilgi, kurumsal aidiyeti ile cari olduğu dönemdeki belge ve sunum formatı her türlü değişiklikten ve
müdahaleden korunmuş olmalıdır. Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) içerisinde bütünlüğün korunmasının devamı sağlanmalıdır.