Arşiv İşlemleri - 3-Arşiv Kayıt 

Page / - last modified by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2024/11/25 12:35 

3-Arşiv Kayıt 
last modified by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü
on 2024/11/25 12:35

Table of Contents

Arşive Kayıt
Arşive malzeme kaydetmek için kullanılacak ekrandır. Kullanıcılar ilk olarak hangi arşiv tipi üzerinden kayıt yapmak istiyorsa ilgili arşiv tipini seçer ve açılan ekranda kayıt işlemine başlar.
(Fotoğraflar, personel özlük dosyaları, haritalar, plak, form vs)
Not 1: Sadece yayımlanmış olan arşiv tipleri bu ekranda görüntülenecektir.
Not 2: Sadece gerekli dizin yetkisi olan kullanıcılar kayıt işlemi gerçekleştirebilecektir.

Arşive Kayıt İşlemi
Arşiv tipinin ardından kayıt ekranı açılır.
•	Ekranın sol tarafında kaydedilecek olan malzemenin veri girişinin yapılacağı;
•	Malzemenin Sahip ve Konumu
•	Malzemenin Tanımı
•	Üst veri Tanım Bilgileri alanları,
Sağ tarafında; Malzemeye ait belgelerin (üstyazı, ek, ilgi, tarihçe vb) dosya olarak eklenmesini sağlayan, istenildiği taktirde tarama işlemlerinin yapılacağı tarama modülünün barındıran “Belge Ekle” bölümü
Ayrıca eklenen belge detaylarının görüntülenebileceği “Belge Detayları” bölümü, Sağ alt kısımda ise; Vazgeç ve Kaydet butonları bulunmaktadır.

Malzemenin Sahip ve Konumu
Arşive Gönderen Birim: Arşiv malzemesi hangi birime ait ise seçiminin
yapılacağı alandır. (Zorunlu alandır)
Konum: Arşiv malzemesinin arşivleneceği plan ve dizin seçiminin yapıldığı
alandır. (Zorunlu alandır)
Malzemenin Tanımı
Konu: Arşiv malzemesine ait konunun seçileceği alandır. (Zorunlu alandır)
Sayı: Arşiv malzemesine ait sayının girileceği alandır. (Zorunlu alan
değildir.)
Tarih: Arşiv malzemesine ait tarihin girileceği alandır.(Zorunlu alan
değildir.)
Gizlilik Derecesi: Arşiv malzemesinin gizlilik derecesinin girileceği alandır.
(Zorunlu alandır.)
Fiziksel Durum: Arşiv malzemesinin fiziksel durumunun seçildiği alandır.
(Zorunlu alandır)
Anahtar Kelimeler: Arşiv malzemesini aramalarda daha kolay bulunmasını
sağlayacak olan anahtar kelimelerin girildiği alandır. (Zorunlu alan
değildir.)		
Veri girişini tamamlandıktan sonra sağ tarafta bulunan “Belge Ekle”  bölümünden malzemeye ait belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Belge Ekle
•	Kullanıcıların arşiv malzemesine ait belgeleri direkt olarak
          yükleyebileceği yada tarayabileceği Arşivnet ekranıdır.
Bilgisayardan Ekle:
Kullanıcı bilgisayarında mevcut olan taranmış
belgelerin yüklenmesi için kullanılacak
butondur. Açılan gezgin aracılığı ile taranmış
belge seçilir daha sonra belge tipi seçimi yapılır
ve “Ekle”butonuna tıklanır.
Tarayıcıdan Ekle:
Masaüstü tarayıcı aracılığı ile Arşivnet tarama
modülü üzerinden kullanıcıların kendi
belgelerini taramasını sağlayan ekrandır.Açılan
pencereden tarama ayarları yapıldıktan sonra
tarama işlemi başlatılır.
Tarama Havuzundan Ekle:
Tarama Havuzu ekranı aracılığı ile taranmış olan
belgelerin bulunduğu ekrandır. Açılan
pencerede taranmış olan belgeler arasından
seçim yapılır ve “Ekle” butonuna tıklanır.
Tümünü Temizle:
Eklenmiş olan belgelerin tümünü silmek için
kullanılan butondur.		
Belge Detayları
•	Belge Ekle ekranından eklemiş olan belgelerin
          görüntülendiği ve gerekirse silinebildiği bölümdür.
•	Ekranın sol bölümünde kaydedilen
          malzemeye eklenmiş olan belgeler listelenir. (üstyazı, ek, ilgi vb.)
•	Sol bolümde bulunan herhangi bir belgenin üzerinde fare ile gelindiğinde belgeye ait;
•	Açıklama
•	Boyut
•	Sayfa Sayısı
•	Dosya Uzantısı bilgileri ekrana yansıtılır.
•	Belgelerin üzerine tıklandığında ekranın sağ tarafında önizlemesi yapılır.
•	Sadece desteklenen uzantıların önizlemesi yapılabilmektedir.
•	Herhangi bir belgeyi silmek için belgenin  üzerinde bulunan    butonu kullanılır.

OCR İçerik:
OCR (Optic Character Recognition – Optik Karakter Tanıma) özelliği ile
çözümlenen belge içeriklerinin görüntüleneceği alandır
 		
•	Kullanıcı son olarak “Kaydet” butonunu kullanarak işlemini tamamlayabilir ya da “Vazgeç” butonu ile kayıt işlemini iptal edebilir.
•	Kaydetme işlemini tamamlandıktan sonra malzeme üzerinde yapılabilecek işlemlerin olduğu bir araç kutusu açılır. Kullanıcı bu alandan malzemeye ait;
•	Mülkiyet Tarihçesi
•	İşlemler
•	Damga Doğrulama                                                           
•	Log Göster
•	Referans bilgilerine ulaşabilir.
	Mülkiyet Tarihçesi: Malzemeye ait mülkiyet tarihçesinin girildiği alandır.	
	İşlemler: Malzeme üzerinde yapılmış olan işlemlerin girildiği alandır.(Restorasyon işlemi ve bu işlemin maliyet, tarih vb. bilgileri)	
	Damga Doğrulama: Zaman damgası ile damgalanmış bir malzemenin doğrulama işleminin yapılmasını sağlayan butondur.	
	Log Göster: Malzeme ile ilgili işlem kayıtlarının tutulduğu alandır.	
	Referans: Malzemeye ait referans bilgisinin gösterilmesini sağlayan butondur.