Arşiv İşlemleri - 3-Arşive Kayıt

Page / - last modified by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2025/06/30 09:57

3-Arşive Kayıt

last modified by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü

on 2025/06/30 09:57

Table of Contents

Arşive Kayıt

Arşive malzeme kaydetmek için kullanılacak ekrandır. Kullanıcılar ilk olarak hangi arşiv tipi üzerinden kayıt yapmak istiyorsa ilgili arşiv tipini seçer ve açılan ekranda kayıt işlemine başlar.
(Fotoğraflar, personel özlük dosyaları, haritalar, plak, form vs)

Not 1: Sadece yayımlanmış olan arşiv tipleri bu ekranda görüntülenecektir.

Not 2: Sadece gerekli dizin yetkisi olan kullanıcılar kayıt işlemi gerçekleştirebilecektir.

Arşive Kayıt İşlemi

Arşiv tipinin ardından kayıt ekranı açılır.

Ekranın sol tarafında kaydedilecek olan malzemenin veri girişinin yapılacağı;

Malzemenin Sahip ve Konumu

Malzemenin Tanımı

Üst veri Tanım Bilgileri alanları,

Sağ tarafında; Malzemeye ait belgelerin (üstyazı, ek, ilgi, tarihçe vb) dosya olarak eklenmesini sağlayan, istenildiği taktirde tarama işlemlerinin yapılacağı tarama modülünün barındıran “Belge Ekle” bölümü

Ayrıca eklenen belge detaylarının görüntülenebileceği “Belge Detayları” bölümü, Sağ alt kısımda ise; Vazgeç ve Kaydet butonları bulunmaktadır.

Malzemenin Sahip ve Konumu Arşive Gönderen Birim: Arşiv malzemesi hangi birime ait ise seçiminin yapılacağı alandır. (Zorunlu alandır) Konum: Arşiv malzemesinin arşivleneceği plan ve dizin seçiminin yapıldığı alandır. (Zorunlu alandır) Malzemenin Tanımı Konu: Arşiv malzemesine ait konunun seçileceği alandır. (Zorunlu alandır) Sayı: Arşiv malzemesine ait sayının girileceği alandır. (Zorunlu alan değildir.) Tarih: Arşiv malzemesine ait tarihin girileceği alandır.(Zorunlu alan değildir.) Gizlilik Derecesi: Arşiv malzemesinin gizlilik derecesinin girileceği alandır. (Zorunlu alandır.) Fiziksel Durum: Arşiv malzemesinin fiziksel durumunun seçildiği alandır. (Zorunlu alandır) Anahtar Kelimeler: Arşiv malzemesini aramalarda daha kolay bulunmasını sağlayacak olan anahtar kelimelerin girildiği alandır. (Zorunlu alan değildir.)

Veri girişini tamamlandıktan sonra sağ tarafta bulunan “Belge Ekle” bölümünden malzemeye ait belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Belge Ekle Kullanıcıların arşiv malzemesine ait belgeleri direkt olarak yükleyebileceği yada tarayabileceği Arşivnet ekranıdır. Bilgisayardan Ekle: Kullanıcı bilgisayarında mevcut olan taranmış belgelerin yüklenmesi için kullanılacak butondur. Açılan gezgin aracılığı ile taranmış belge seçilir daha sonra belge tipi seçimi yapılır ve “Ekle”butonuna tıklanır. Tarayıcıdan Ekle: Masaüstü tarayıcı aracılığı ile Arşivnet tarama modülü üzerinden kullanıcıların kendi belgelerini taramasını sağlayan ekrandır.Açılan pencereden tarama ayarları yapıldıktan sonra tarama işlemi başlatılır. Tarama Havuzundan Ekle: Tarama Havuzu ekranı aracılığı ile taranmış olan belgelerin bulunduğu ekrandır. Açılan pencerede taranmış olan belgeler arasından seçim yapılır ve “Ekle” butonuna tıklanır. Tümünü Temizle: Eklenmiş olan belgelerin tümünü silmek için kullanılan butondur.
Belge Detayları Belge Ekle ekranından eklemiş olan belgelerin görüntülendiği ve gerekirse silinebildiği bölümdür. Ekranın sol bölümünde kaydedilen malzemeye eklenmiş olan belgeler listelenir. (üstyazı, ek, ilgi vb.) Sol bolümde bulunan herhangi bir belgenin üzerinde fare ile gelindiğinde belgeye ait; Açıklama Boyut Sayfa Sayısı Dosya Uzantısı bilgileri ekrana yansıtılır. Belgelerin üzerine tıklandığında ekranın sağ tarafında önizlemesi yapılır. Sadece desteklenen uzantıların önizlemesi yapılabilmektedir. Herhangi bir belgeyi silmek için belgenin üzerinde bulunan butonu kullanılır. OCR İçerik: OCR (Optic Character Recognition – Optik Karakter Tanıma) özelliği ile çözümlenen belge içeriklerinin görüntüleneceği alandır

Kullanıcı son olarak “Kaydet” butonunu kullanarak işlemini tamamlayabilir ya da “Vazgeç” butonu ile kayıt işlemini iptal edebilir.

Kaydetme işlemini tamamlandıktan sonra malzeme üzerinde yapılabilecek işlemlerin olduğu bir araç kutusu açılır. Kullanıcı bu alandan malzemeye ait;

Mülkiyet Tarihçesi

İşlemler

Damga Doğrulama

Log Göster

Referans bilgilerine ulaşabilir.

Mülkiyet Tarihçesi: Malzemeye ait mülkiyet tarihçesinin girildiği alandır.
İşlemler: Malzeme üzerinde yapılmış olan işlemlerin girildiği alandır.(Restorasyon işlemi ve bu işlemin maliyet, tarih vb. bilgileri)
Damga Doğrulama: Zaman damgası ile damgalanmış bir malzemenin doğrulama işleminin yapılmasını sağlayan butondur.
Log Göster: Malzeme ile ilgili işlem kayıtlarının tutulduğu alandır.
Referans: Malzemeye ait referans bilgisinin gösterilmesini sağlayan butondur.

Belge Sırala Belge Ekle ekranından eklemiş olan belgelerin görüntülendiği ve sıralandığı ekrandır. Ekranın orta alanında belgeler ve sıraları görüntülenir. Bulunduğu konumdan farklı bir belgenin yanına taşınmak istenen belge önce belge adının altında yer alan kutucuk aracılığıyla seçilir ( ) daha sonra taşınmak istenen belgenin yanında yer alan yön tuşları kullanılarak ( ) taşınmak istenen alana taşınır. Bu işlem birden fazla belge seçilerek de yapılabilir. Tüm Seçimleri Kaldır : ( ) Belge altında yer alan seçim kutucuğuyla işaretlenmiş olan belgelerin tamamının seçimlerini kaldıran butondur. Seçilenler İçin Sırayı Tersine Çevir : ( ) Belge altında yer alan seçim kutucuğuyla işaretlenmiş olan belgeler arasında sonda yer alan belgeyi ilk sıraya , ilk sırada yer alan belgeyi ise son sıraya , aralarında belge var ise tersine bir sıralama yapan butondur. Tümü İçin Sırayı Tersine Çevir : ( ) Bütün belgeler için seçim olmadan sıralamasını tersine çeviren butondur. Sıralama işlemleri tamamlandıktan sonra kaydet butonu ile sıralama kaydedilmelidir.