1-Arşiv Planları

“Arşiv Planları” kurumunuzun geçmişte kullandığı ve günümüzde kullanmakta olduğu güncel arşiv planlarının tanımlandığı ya da güncellenebildiği ekrandır.

Ekrana giriş ile birlikte tanımlanmış olan tüm arşiv planları listelenir.

• Yeni bir arşiv planı oluşturmak için “Arşiv Planı Ekle” butonu kullanılır.
• Mevcutta bulunan bir plan üzerinde değişiklik yapmak için ise ilgili arşiv planı seçilerek düzenle komutu verilir.

Arşiv Planı Ekleme:

Yeni bir arşiv planı ihtiyacı olması durumunda kullanılır.
 

Ad:  Arşiv planının adının girileceği alandır.
Dönem Başlangıç Tarihi: Arşiv planının kullanım başlangıç
tarihinin girileceği alandır.
Dönem Bitiş Tarihi:  Arşiv planının kullanım bitiş tarihinin
girileceği alandır
Açıklama: Arşiv planı ile ilgili girilmesi gereken bir açıklama
varsa bu alana girilebilir.
Güncelleme Zamanı:  Arşiv planının en son güncellenme
tarihidir ve otomatik olarak sistem tarafından yansıtılır.

Arşiv Planı Altına Yeni Klasör Oluşturma:

• Arşiv planı bünyesinde yeni bir dizin oluşturmak için ilk olarak arşiv planı üzerine tıklanıp “aç” komutu verilir.

Üst Dizin: Otomatik olarak dizinin bağlı olacağı dizin gelir.
Dizin Kodu: Dizine ait kodun girileceği alandır.
Ad: Dizin adının girileceği alandır.
Alan Ekle: Oluşturulan dizine ait meta data alanı oluşturmak için kullanılır.
Açıklama: Dizinle ile ilgili girilmesi gereken bir açıklama varsa bu alana girilebilir.
Paylaşım durumu: Paylaşma yok / Kuruma Açık
Paylaşma Yok: Bu dizine yetkisi olan kullanıcılar tarafından erişim sağlanabilir.
Kuruma Açık: Bu dizine yetkisine bakılmaksızın tüm kurum tarafından erişim sağlanabilecektir.

• Kaydet butonu ile işlem tamamlanır.
• Oluşturulan dizin altına yeni dizinler eklenebilir ya da düzenle butonu ile dizin güncellenebilir. Silme butonu ile silinebilir .

Arşiv Dizin Grup Ekleme ve Güncelleme : 

* Dizin Grubu Nedir ve Ne için Kullanılır?

  Dizin grubu dizinleri belirli bir gruba atanıp ilgili dizinler için toplu işlem yapılabilmesini sağlayan bir geliştirmedir.

Böylece bir gruba yetki verildiğinde veya mevcut yetki alınmak istenildiğinde, belirlenen gruba tanımlanan dizinler için toplu işlem yapılabilmektedir.

* Dizin Grubu Nasıl Eklenir ve Güncellenir?

Arşiv planın düzenlendiği ekranda  dizine bir dizin grubu tanımlanmak isteniyorsa arşiv dizin grubu ekle ve güncelle butonu (en sağda yer alan ikon) kullanılarak ilgili dizine grup tanımlaması ve güncellemesi yapılan ekran açılır. Açılır listeden (combobox) atanacak dizin grubu seçilir ve kaydet butonu ile işlem tamamlanır.

Dizine tanımlanan bir dizin grubu var ve bu dizinin de alt dizinleri var ise alt dizinler üst dizine ait dizin grubundan ve dizin grubu için yapılan işlemlerden etkilenir.

Alt dizine farklı yetki tanımlaması yapılacaksa yeni bir dizin grubu tanımlanarak alt dizinde farklı bir dizin grubu oluşturulabilir.

Dizinlere yalnızca bir dizin grubu tanımlanabilir, birden fazla dizin grubu tanımlanamamaktadır. 

Dizin Grup değerleri değer yönetiminden değerler alanından eklenebilir veya güncellenebilir.

**Dizin grubu seçildikten sonra kaydet butonu ile işlemler tamamlanmalıdır.**