ARŞİVNET

ELEKTRONİK ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

T.C. KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞIÇANAKKALE

MAYIS 2018

İçindekiler Tablosu

ARŞİVNET 4

Genel Özellikler 4

Arşiv Malzemesi 5

Arşiv Malzemesinin Tanımı 5

Arşiv Malzemesinin Özellikleri 5

Sisteme Giriş Ve Ana Ekran 6

1. ArşivNet İşlemleri 7

A. Arşiv Malzemesi Tanımla 7

Arşiv Malzemesi Tanımlama: 7

Arşiv Malzemesi Tanım Bilgileri ve Üst Veri Bilgileri: 8

Arşiv Malzemesi Detay Tanımlama: 8

B. Arşiv Malzemesi Sorgula 9

C. Tarama Havuzu 10

2. Yönetici İşlemleri 11

A. Birim / Kurum / Tüzel Kişi / Gerçek Kişi Tanımlama 11

B. Arşiv Planları ve Klasörler 11

C. Kullanıcı Yönetimi ve Yetkilendirme 12

D. Sistem Logları ve Hata Logları Raporlanması 13

3. Sistem Özellikleri 14

ARŞİVNET

Arşiv niteliği taşıyan belgelerin ve malzemelerin yasal mevzuatlara, kriterlere uygun olarak elektronik ortama aktarılmasını, arşivlenmesini, tasniflenmesini ve yönetilmesini sağlayan bir elektronik arşiv yönetim sistemidir.

ArşivNet, Kurum ve kuruluşların elektronik ortamda üretilmiş her türlü belge, doküman ve kayıtlarını güncel oldukları dönemdeki içerik, format ve sunum özellikleri korunarak Türksat güvencesiyle; hızlı ve güvenli şekilde aktarmasını ve yönetmesini sağlayacak arşiv yönetim sistemidir. Dijital formatta üretilmiş her türlü ses ve görüntü kayıtları; sayısallaştırılan fiziksel ortamda üretilmiş belge ve dokümanlar ile analog sistemlerde üretilmiş resim, ses ve görüntü kayıtları da ArşivNet ortamına aktarılabilir.

Genel Özellikler

• Kuruma özel Arşiv Malzemesi tanımlayabilme(Evrak, Form, Harita, Plak vb.)
• Birden fazla Arşiv Planı ve bağlı dizin yapısı oluşturulabilmesi
• Dinamik üst veri ile farklı Arşiv Malzemesi tanımlanabilmesi
• Fiziksel belgelerin sistem içerisinde taranmasını sağlayacak Tarama Modülü ve OCR Entegrasyonu
• İçerik arama (Full Text Search) yapılabilmesi
• Webservis imkanlarıyla (SOAP ve REST) tanımlama, güncelleme işlemlerinin yapılabilmesi
• Farklı sistemler ile servis bazlı entegrasyon sağlayabilmesi
• Arşiv Malzemesinin Zaman Damgası ile damgalanabilmesi
• Birim ve Kişi bazlı Arşiv Dizini ve Arşiv Malzemesi yetkilendirilmesi
• İşlem ve hata detaylarının loglanması ve logların zaman damgası ile damgalanması

Arşiv Malzemesi

Arşiv Malzemesinin Tanımı

Arşiv malzemesi kavramı farklı amaçlarla kullanılabilen bir kavramdır. Arşiv malzemesinin mülkiyetini elinde bulunduran özel veya tüzel kişilerin amaçlarına göre ya da arşiv malzemesini oluşturan belge formlarına göre farklı tanımlamalar yapılabilir.

Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) arşiv malzemesi kavramını en geniş tanımıyla ele alır. Bu bağlamda aşağıda tanımlanan ancak bunlarla sınırlı olmayan arşiv malzemesi tanımları Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) kapsamında yönetilebilmelidir.

Arşiv malzemesi:

• Özel veya kamu kurumlarının faaliyetleri sırasında alınan ya da üretilen; kanıt değeri ya da idarî, hukukî, malî ve/veya tarihî bilgi değeri taşıdığı için saklanmasına karar verilen, genel olarak güncel olmayan her türlü belgeyi,
• Belli bir amaç ve bütünlük içerisinde derlenmiş her türlü;

• Ses ve görüntü kayıtlarını,
• Mikro form kayıtlarını,
• Harita, plan, çizim ve benzeri kartografik malzemeyi,

• Elektronik ortamda üretilmiş belge ve dosyaları ifade eder.

Arşiv Malzemesinin Özellikleri

Erişilebilirlik: Arşiv Malzemesi fiziksel veya idari açıdan erişilebilir olmalıdır.

• Arşiv Malzemesine erişim yetkileri tanımlanmış olmalıdır.

• Saklama üniteleri güncel teknolojilerle okunabilir olmalıdır.

• Dosya formatları belgenin bütünlüğüne zarar vermeden kullanıma hazır olmalıdır.

Tanımlanabilirlik: Arşiv malzemesi Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) sistemi içerisinde hem bağımsız hem de bağlantılı olarak tanımlanabilir olmalıdır.

• Kimlik bilgisi: referans numarası, varsa adı ve diğer ayırıcı özellikleri,
• Aidiyet bilgisi: üretim sorumlu kişi veya kurumları,
• Form özellikleri: üretim formatı ve/veya belge türü,
• Tarih ve/veya zaman bilgisi tanımlanabilir olmalıdır.

Bütünlük: Arşiv malzemesinin içerdiği bilgi, kurumsal aidiyeti ile cari olduğu dönemdeki belge ve sunum formatı her türlü değişiklikten ve müdahaleden korunmuş olmalıdır. Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) içerisinde bütünlüğün korunmasının devamı sağlanmalıdır.

Sisteme Giriş Ve Ana Ekran

Sisteme giriş ekranında; Kullanıcı Adı ve Şifre alanları doldurulduktan sonra  butonuna basılarak sisteme giriş sağlanır. Sisteme giriş yapıldığında sol menüde kullanıcının yetkilerine göre menülerin erişimi gösterilir.

Sistem giriş yapıldığında sol menüde 2 (İki) sekme bulunur:

1. ArşivNet İşlemleri
2. Yönetici İşlemleri

1. ArşivNet İşlemleri

Sisteme yeni bir arşiv malzemesi tanımlama, tanımlı arşiv malzemelerini sorgulama ve tarama işlemleri için başvurulacak menüdür.

ArşivNet İşlemleri menüsü 3 (Üç) alt başlıktan oluşur:

1. Arşiv Malzemesi Tanımla
2. Arşiv Malzemesi Sorgula
3. Tarama Havuzu

1. Arşiv Malzemesi Tanımla

ArşivNet sistemine belge, doküman ve kayıtlar; dijital formatta üretilmiş her türlü ses ve görüntü kayıtları; sayısallaştırılan fiziksel ortamda üretilmiş belge ve dokümanlar ile analog sistemlerde üretilmiş resim, ses ve görüntü kayıtları aktarılabilmektedir. Bu malzemeler şekil ve format olarak birbirinden farklıdır ve farklı üst veri alanlarıyla tanımlanması gereklidir. ArşivNet sisteminde arşiv malzemesi tiplerine göre dinamik olarak tanımlanabilen üst veri alanları ile sistemde birden çok arşiv malzemesi tipi oluşturulabilecektir.

Arşiv Malzemesi Tanımlama:

Arşiv Malzemesi Tanımla ekranı iki alandan oluşmaktadır. İlki malzemenin tanım bilgilerinin ve üst veri bilgilerinin girildiği alan, diğeri ise malzemenin detayının (elektronik verisinin) tanımlandığı ve görüntülendiği alandır.

Arşiv Malzemesi Tanım Bilgileri ve Üst Veri Bilgileri:

Arşiv Malzemesinin Arşivdeki Konumu, Adı, Kodu, Fiziksel Durumu, Tarihi, Arşive Sağlayan Birimi ve varsa malzeme tipine özel dinamik üst veri bilgilerinin girileceği alandır. Bu bilgiler Arşiv Malzemesinin kimlik bilgileridir. Ara yüzden elle girilebileceği gibi web servis yardımı ile tüm alanlar doldurulabilir.

Arşiv Malzemesi Detay Tanımlama:

Arşiv Malzemesi Detayları da Arşiv Malzemesi Tipine göre kurum tarafından düzenlenerek ekleme/çıkarma yapılabilir. Arşiv Malzemesi Detay Tanımlama alanında Arşiv Malzemesine üstyazı, ek, ilgi ve diğer detay dokümanların eklenebilmektedir. Bu alanda “Bilgisayardan Ekle” ile bilgisayarınızdaki bir dosyayı, “Tarama Havuzundan Seç” ile tarama havuzuna aktarılmış dokümanları ve “Taramadan Ekle” ile doğrudan tarayıcıdan tarama işlemi yaparak malzemenin detayı (elektronik verisinin) sisteme eklenebilmektedir.

1. Arşiv Malzemesi Sorgula

ArşivNet sistemine tanımlı arşiv malzemelerinin sorgulanması için Arşiv Malzemesi Sorgula ekranı kullanılmaktadır. Ekran “Hızlı Arama” ve “Detaylı Arama” olmak üzere iki sekmeden oluşur. Detaylı Sorgula ekranında malzemenin Adına, Koduna, Tipine, Tanım ve Üst Veri bilgilerine göre arama yapılabilecek gelişmiş arama seçeneği sunulur. ArşivNet OCR (Optic Character Recognition – Optik Karakter Tanıma) özelliği sayesinde taranmış materyallerin de içerisinde geçen kelimelere göre aranmasını sağlamaktadır.

1. Tarama Havuzu

ArşivNet sisteminde dokümanları tarayarak Arşiv Malzemesi detayına ekleme imkanı sunulmaktadır.

Sistem içinden tarama yapılabileceği gibi sistem dışından da bilgisayardan dosya eklenerek sisteme aktarılması “Tarama Havuzu” ekranından sağlanabilmektedir. Bu özellikle fotoğraf, Resim, Harita vb. malzemeler türlerine ayrılarak sisteme aktarılabilmektedir. Sistem içinde görüntülenmesine imkan olmayan diğer uzantılar için de indirme linki olanağı sağlanmaktadır.

1. Yönetici İşlemleri

Sistem yöneticisi tarafından kuruma özel tanımların ve yetkilendirmelerin yapılacağı ekranların bulunduğu başlıktır.

• Kurumun birimlerinin ve hiyerarşik yapısının tanımlanması
• Kamu kurumlarının, Tüzel Kişilerin, Gerçek Kişilerin sisteme tanımlanması
• Kurumun kullanmakta olduğu ya da geçmişte kullandığı Arşiv Planlarının ve Fiziksel Arşiv bilgilerinin tanımlanması
• Sisteme kullanıcı tanımları ve Arşiv Dizini ile Arşiv Malzemesi yetkilendirmesinin yapılması
• Sistem hata loglarının ve işlem loglarının erişimi

1. Birim / Kurum / Tüzel Kişi / Gerçek Kişi Tanımlama

ArşivNet sisteminde Birim / Kurum / Tüzel Kişi / Gerçek Kişi tanımlama işlemlerinin dinamik olarak yapılabileceği, tanımlara özel üst veri alanlarının eklenebileceği, hiyerarşik yapıların düzenlenebileceği ekranlar sunulmaktadır.

1. Arşiv Planları ve Klasörler

Arşiv malzemesi genel olarak iki farklı yapıda dosyalanmış olabilir. Bunlardan birincisi belli bir olay, şahıs, proje, kurum gibi birbirinden kesin olarak ayrılabilecek nitelikteki belgelerin oluşturduğu bütündür ve vaka dosyası olarak anılırlar. (Ör: Personel sicil dosyaları, Dava dosyaları, Proje dosyaları vb.) İkinci dosya türü konu dosyalarıdır. Konu dosyaları aynı veya benzer konudaki belgelerin bir araya gelmesi ile oluşur.

ArşivNet sisteminde kurumunuzun geçmişte kullanmış olduğu, güncel kullanmakta olduğu Arşiv Planları tanımlanabilmektedir. Arşiv planlarına arşiv dizinleri ve klasörler tanımlanarak kuruma özel dinamik arşiv planlarına dönüştürülebilir.

ArşivNet sisteminde kurumun Fiziksel Arşivinde yer alan arşiv malzemelerinin Oda, Dolap, Raf bilgileriyle beraber sisteme tanımlanarak aranmasına ve yönetilmesine imkan sağlamaktadır.

1. Kullanıcı Yönetimi ve Yetkilendirme

ArşivNet sistemine yeni bir kullanıcı tanımlama ve Arşiv Planı bazlı ve Arşiv Malzemesi bazlı yetkilendirme yapılabilecek ekran Kullanıcı İşlemleri ekranıdır. ArşivNet sistemi TÜRKSAT ürünü olan Belgenet sistemi ile entegre çalışmaktadır. Diğer sistemler ile de web servisler aracılığıyla entegrasyonlar sağlanabilmektedir.

Kullanıcı yetkilendirme alanında, kullanıcılar Kurum ve Birim arşivinde yer alan konu dosyalarına, proje dosyalarına, personel dosyalarına yetki alanlarına göre farklı yetkilendirilebilir. Kullanıcının yetkilendirileceği Birim ve Arşiv Planı bilgileri seçilerek kullanıcı yetkilendirme yapılabilmektedir.

1. Sistem Logları ve Hata Logları Raporlanması

ArşivNet sisteminde yapılan işlemler ve alınan sistem hataları loglanmaktadır. Sistem yöneticisi tarafından tarih aralığı, kullanıcı ve yapılan işlem bazlı rapor alınabilmektedir. Aynı zamanda işlem logları zaman damgası ile damgalanarak geçerliliği güvence altına alınmaktadır.

1. Sistem Özellikleri

ArşivNet sisteminde kullanılan teknolojiler, desteklenen sunucular, işletim sistemleri, veritabanları ve entegrasyonlar aşağıdaki gibidir:

• Arşiv sistemi çok katmanlı yapıda web uygulaması olarak çalışmaktadır.
• İşletim sistemi bağımsız çalışmaktadır.
• Uygulama işlevleri Apache Tomcat, Wildfly (JBoss) uygulama sunucuları üzerinde çalışabilmektedir.
• Web servis iletişimleri http protokolü üzerinden SOAP ve REST web servisleri kullanılmaktadır. Kurumlarda kullanılmakta olan farklı EBYS, ERP vb. ürünleri ile entegrasyon kapsamında veri aktarımı, veri güncelleme, tanımlamalar ve yetkilendirmeler için web servisleri imkanı sağlamaktadır.
• Arşiv sistemi uygulama verileri PostgreSql veritabanı sunucularında tutulmaktadır.
• Depolama işlemleri için DosyaNet dosya sistemi kullanılmaktadır. Depolama ortamı olarak Dosya Sistemi, Veritabanı Sistemi kullanılabilmektedir.
• Kullanıcı arayüzünün geliştirilmesi için Javascript framework olarak  Sencha ExtJs kullanılmaktadır.
• Arşiv içeriklerinin indekslenmesi için SOLR uygulaması kullanılacaktır.
• Gerek görülen yerlerde Zaman Damgası kullanılarak verinin değişmezliği garanti altına alınacaktır.