İçindekiler Tablosu

Arşiv niteliği taşıyan belgelerin ve malzemelerin yasal mevzuatlara, kriterlere uygun olarak elektronik ortama aktarılmasını, arşivlenmesini, tasniflenmesini ve yönetilmesini sağlayan bir elektronik arşiv yönetim sistemidir.

136

137

ArşivNet, Kurum ve kuruluşların elektronik ortamda üretilmiş her türlü belge, doküman ve kayıtlarını güncel oldukları dönemdeki içerik, format ve sunum özellikleri korunarak Türksat güvencesiyle; hızlı ve güvenli şekilde aktarmasını ve yönetmesini sağlayacak arşiv yönetim sistemidir. Dijital formatta üretilmiş her türlü ses ve görüntü kayıtları; sayısallaştırılan fiziksel ortamda üretilmiş belge ve dokümanlar ile analog sistemlerde üretilmiş resim, ses ve görüntü kayıtları da ArşivNet ortamına aktarılabilir.

138

139

== {{id name="_Toc515419949"/}}Genel Özellikler ==

140

141

* Kuruma özel Arşiv Malzemesi tanımlayabilme(Evrak, Form, Harita, Plak vb.)

142

* Birden fazla Arşiv Planı ve bağlı dizin yapısı oluşturulabilmesi

143

* Dinamik üst veri ile farklı Arşiv Malzemesi tanımlanabilmesi

144

* Fiziksel belgelerin sistem içerisinde taranmasını sağlayacak Tarama Modülü ve OCR Entegrasyonu

145

* İçerik arama (Full Text Search) yapılabilmesi

146

* Webservis imkanlarıyla (SOAP ve REST) tanımlama, güncelleme işlemlerinin yapılabilmesi

147

* Farklı sistemler ile servis bazlı entegrasyon sağlayabilmesi

148

* Arşiv Malzemesinin Zaman Damgası ile damgalanabilmesi

149

* Birim ve Kişi bazlı Arşiv Dizini ve Arşiv Malzemesi yetkilendirilmesi

150

* İşlem ve hata detaylarının loglanması ve logların zaman damgası ile damgalanması

== ==

== {{id name="_Toc515419950"/}}Arşiv Malzemesi ==

159

160

=== {{id name="_Toc515419951"/}}Arşiv Malzemesinin Tanımı ===

161

162

Arşiv malzemesi kavramı farklı amaçlarla kullanılabilen bir kavramdır. Arşiv malzemesinin mülkiyetini elinde bulunduran özel veya tüzel kişilerin amaçlarına göre ya da arşiv malzemesini oluşturan belge formlarına göre farklı tanımlamalar yapılabilir.

163

164

Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) arşiv malzemesi kavramını en geniş tanımıyla ele alır. Bu bağlamda aşağıda tanımlanan ancak bunlarla sınırlı olmayan arşiv malzemesi tanımları Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) kapsamında yönetilebilmelidir.

Arşiv malzemesi:

* Özel veya kamu kurumlarının faaliyetleri sırasında alınan ya da üretilen; kanıt değeri ya da idarî, hukukî, malî ve/veya tarihî bilgi değeri taşıdığı için saklanmasına karar verilen, genel olarak güncel olmayan her türlü belgeyi,

169

* Belli bir amaç ve bütünlük içerisinde derlenmiş her türlü;

170

171

* Ses ve görüntü kayıtlarını,

172

* Mikro form kayıtlarını,

173

* Harita, plan, çizim ve benzeri kartografik malzemeyi,

174

175

* Elektronik ortamda üretilmiş belge ve dosyaları ifade eder.

176

177

178

=== {{id name="_Toc515419952"/}}Arşiv Malzemesinin Özellikleri ===

179

180

==== Erişilebilirlik: Arşiv Malzemesi fiziksel veya idari açıdan erişilebilir olmalıdır. ====

181

182

* (((

183

==== Arşiv Malzemesine erişim yetkileri tanımlanmış olmalıdır. ====

184

)))

185

* (((

186

==== Saklama üniteleri güncel teknolojilerle okunabilir olmalıdır. ====

187

)))

188

* Dosya formatları belgenin bütünlüğüne zarar vermeden kullanıma hazır olmalıdır.

189

190

==== Tanımlanabilirlik: Arşiv malzemesi Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) sistemi içerisinde hem bağımsız hem de bağlantılı olarak tanımlanabilir olmalıdır. ====

191

192

* Kimlik bilgisi: referans numarası, varsa adı ve diğer ayırıcı özellikleri,

193

* Aidiyet bilgisi: üretim sorumlu kişi veya kurumları,

194

* Form özellikleri: üretim formatı ve/veya belge türü,

195

* Tarih ve/veya zaman bilgisi tanımlanabilir olmalıdır.

196

197

//Bütünlük~:// Arşiv malzemesinin içerdiği bilgi, kurumsal aidiyeti ile cari olduğu dönemdeki belge ve sunum formatı her türlü değişiklikten ve müdahaleden korunmuş olmalıdır. Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) içerisinde bütünlüğün korunmasının devamı sağlanmalıdır.

198

199

200

= {{id name="_Toc515419953"/}}Sisteme Giriş Ve Ana Ekran =

201

202

Sisteme giriş ekranında; Kullanıcı Adı ve Şifre alanları doldurulduktan sonra [[image:Arsivnet_Tanıtım_html_708504d2782ba8f7.png||height="23" width="47"]] butonuna basılarak sisteme giriş sağlanır. Sisteme giriş yapıldığında sol menüde kullanıcının yetkilerine göre menülerin erişimi gösterilir.

203

204

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_7e86b229545aba87.png||height="165" width="294"]]

205

206

207

__//Sistem giriş yapıldığında sol menüde 2 (İki) sekme bulunur~://__

208

209

1. ArşivNet İşlemleri

210

1. Yönetici İşlemleri

211

212

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_fc0aa69e6ecd1b75.png||height="287" width="648"]]

213

214

1. (((

215

= {{id name="_Toc515419954"/}}ArşivNet İşlemleri =

216

)))

217

218

Sisteme yeni bir arşiv malzemesi tanımlama, tanımlı arşiv malzemelerini sorgulama ve tarama işlemleri için başvurulacak menüdür.

219

220

//__ArşivNet İşlemleri menüsü 3 (Üç) alt başlıktan oluşur:__//

221

222

1. Arşiv Malzemesi Tanımla

223

1. Arşiv Malzemesi Sorgula

1. Tarama Havuzu

1. (((

=== {{id name="_Toc515419955"/}}**Arşiv Malzemesi Tanımla** ===

)))

ArşivNet sistemine belge, doküman ve kayıtlar; dijital formatta üretilmiş her türlü ses ve görüntü kayıtları; sayısallaştırılan fiziksel ortamda üretilmiş belge ve dokümanlar ile analog sistemlerde üretilmiş resim, ses ve görüntü kayıtları aktarılabilmektedir. Bu malzemeler şekil ve format olarak birbirinden farklıdır ve farklı üst veri alanlarıyla tanımlanması gereklidir. ArşivNet sisteminde arşiv malzemesi tiplerine göre dinamik olarak tanımlanabilen üst veri alanları ile sistemde birden çok arşiv malzemesi tipi oluşturulabilecektir.

232

233

=== {{id name="_Toc515419956"/}}__Arşiv Malzemesi Tanımlama:__ ===

234

235

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_e014ef9af6f5456e.png||height="394" width="711"]]

236

237

238

Arşiv Malzemesi Tanımla ekranı iki alandan oluşmaktadır. İlki malzemenin tanım bilgilerinin ve üst veri bilgilerinin girildiği alan, diğeri ise malzemenin detayının (elektronik verisinin) tanımlandığı ve görüntülendiği alandır.

239

240

=== {{id name="_Toc515419957"/}}__Arşiv Malzemesi Tanım Bilgileri ve Üst Veri Bilgileri:__ ===

241

242

243

Arşiv Malzemesinin Arşivdeki Konumu, Adı, Kodu, Fiziksel Durumu, Tarihi, Arşive Sağlayan Birimi ve varsa malzeme tipine özel dinamik üst veri bilgilerinin girileceği alandır. Bu bilgiler Arşiv Malzemesinin kimlik bilgileridir. Ara yüzden elle girilebileceği gibi web servis yardımı ile tüm alanlar doldurulabilir.

244

245

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_ea2e9fd3ce8242db.png||height="447" width="370"]]

246

247

=== {{id name="_Toc515419958"/}}__Arşiv Malzemesi Detay Tanımlama:__ ===

248

249

Arşiv Malzemesi Detayları da Arşiv Malzemesi Tipine göre kurum tarafından düzenlenerek ekleme/çıkarma yapılabilir. Arşiv Malzemesi Detay Tanımlama alanında Arşiv Malzemesine üstyazı, ek, ilgi ve diğer detay dokümanların eklenebilmektedir. Bu alanda “Bilgisayardan Ekle” ile bilgisayarınızdaki bir dosyayı, “Tarama Havuzundan Seç” ile tarama havuzuna aktarılmış dokümanları ve “Taramadan Ekle” ile doğrudan tarayıcıdan tarama işlemi yaparak malzemenin detayı (elektronik verisinin) sisteme eklenebilmektedir.

250

251

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_bf4d981b2ca85697.png||height="302" width="711"]]

1. (((

=== {{id name="_Toc515419959"/}}**Arşiv Malzemesi Sorgula** ===

256

)))

257

258

ArşivNet sistemine tanımlı arşiv malzemelerinin sorgulanması için Arşiv Malzemesi Sorgula ekranı kullanılmaktadır. Ekran “Hızlı Arama” ve “Detaylı Arama” olmak üzere iki sekmeden oluşur. Detaylı Sorgula ekranında malzemenin Adına, Koduna, Tipine, Tanım ve Üst Veri bilgilerine göre arama yapılabilecek gelişmiş arama seçeneği sunulur. ArşivNet OCR (Optic Character Recognition – Optik Karakter Tanıma) özelliği sayesinde taranmış materyallerin de içerisinde geçen kelimelere göre aranmasını sağlamaktadır.

259

260

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_55c3dc0a80dd8cde.gif]]

261

262

263

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_e4383e5903adfd87.gif]]

264

265

1. (((

266

== {{id name="_Toc515419960"/}}Tarama Havuzu ==

267

)))

268

269

ArşivNet sisteminde dokümanları tarayarak Arşiv Malzemesi detayına ekleme imkanı sunulmaktadır.

270

271

Sistem içinden tarama yapılabileceği gibi sistem dışından da bilgisayardan dosya eklenerek sisteme aktarılması “Tarama Havuzu” ekranından sağlanabilmektedir. Bu özellikle fotoğraf, Resim, Harita vb. malzemeler türlerine ayrılarak sisteme aktarılabilmektedir. Sistem içinde görüntülenmesine imkan olmayan diğer uzantılar için de indirme linki olanağı sağlanmaktadır.

272

273

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_c22bc44b3485e138.gif]]

1. (((

= {{id name="_Toc515419961"/}}Yönetici İşlemleri =

282

)))

283

284

Sistem yöneticisi tarafından kuruma özel tanımların ve yetkilendirmelerin yapılacağı ekranların bulunduğu başlıktır.

285

286

* Kurumun birimlerinin ve hiyerarşik yapısının tanımlanması

287

* Kamu kurumlarının, Tüzel Kişilerin, Gerçek Kişilerin sisteme tanımlanması

288

* Kurumun kullanmakta olduğu ya da geçmişte kullandığı Arşiv Planlarının ve Fiziksel Arşiv bilgilerinin tanımlanması

289

* Sisteme kullanıcı tanımları ve Arşiv Dizini ile Arşiv Malzemesi yetkilendirmesinin yapılması

290

* Sistem hata loglarının ve işlem loglarının erişimi

291

292

1. (((

293

== {{id name="_Toc515419962"/}}Birim / Kurum / Tüzel Kişi / Gerçek Kişi Tanımlama ==

294

)))

295

296

ArşivNet sisteminde Birim / Kurum / Tüzel Kişi / Gerçek Kişi tanımlama işlemlerinin dinamik olarak yapılabileceği, tanımlara özel üst veri alanlarının eklenebileceği, hiyerarşik yapıların düzenlenebileceği ekranlar sunulmaktadır.

297

298

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_64b1bdd9051aec47.gif]]

== ==

1. (((

== {{id name="_Toc515419963"/}}Arşiv Planları ve Klasörler ==

304

)))

305

306

Arşiv malzemesi genel olarak iki farklı yapıda dosyalanmış olabilir. Bunlardan birincisi belli bir olay, şahıs, proje, kurum gibi birbirinden kesin olarak ayrılabilecek nitelikteki belgelerin oluşturduğu bütündür ve vaka dosyası olarak anılırlar. (Ör: Personel sicil dosyaları, Dava dosyaları, Proje dosyaları vb.) İkinci dosya türü konu dosyalarıdır. Konu dosyaları aynı veya benzer konudaki belgelerin bir araya gelmesi ile oluşur.

307

308

ArşivNet sisteminde kurumunuzun geçmişte kullanmış olduğu, güncel kullanmakta olduğu Arşiv Planları tanımlanabilmektedir. Arşiv planlarına arşiv dizinleri ve klasörler tanımlanarak kuruma özel dinamik arşiv planlarına dönüştürülebilir.

309

310

ArşivNet sisteminde kurumun Fiziksel Arşivinde yer alan arşiv malzemelerinin Oda, Dolap, Raf bilgileriyle beraber sisteme tanımlanarak aranmasına ve yönetilmesine imkan sağlamaktadır.

311

312

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_57d1c468e743b5a3.gif]]

313

314

1. (((

315

== {{id name="_Toc515419964"/}}Kullanıcı Yönetimi ve Yetkilendirme ==

316

)))

317

318

ArşivNet sistemine yeni bir kullanıcı tanımlama ve Arşiv Planı bazlı ve Arşiv Malzemesi bazlı yetkilendirme yapılabilecek ekran Kullanıcı İşlemleri ekranıdır. ArşivNet sistemi TÜRKSAT ürünü olan Belgenet sistemi ile entegre çalışmaktadır. Diğer sistemler ile de web servisler aracılığıyla entegrasyonlar sağlanabilmektedir.

319

320

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_dc07e730a3667975.gif]]

321

322

Kullanıcı yetkilendirme alanında, kullanıcılar Kurum ve Birim arşivinde yer alan konu dosyalarına, proje dosyalarına, personel dosyalarına yetki alanlarına göre farklı yetkilendirilebilir. Kullanıcının yetkilendirileceği Birim ve Arşiv Planı bilgileri seçilerek kullanıcı yetkilendirme yapılabilmektedir.

323

324

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_52842f4348c2c1a3.gif]]

325

326

1. (((

327

== {{id name="_Toc515419965"/}}Sistem Logları ve Hata Logları Raporlanması ==

328

)))

329

330

ArşivNet sisteminde yapılan işlemler ve alınan sistem hataları loglanmaktadır. Sistem yöneticisi tarafından tarih aralığı, kullanıcı ve yapılan işlem bazlı rapor alınabilmektedir. Aynı zamanda işlem logları zaman damgası ile damgalanarak geçerliliği güvence altına alınmaktadır.

331

332

[[image:Arsivnet_Tanıtım_html_1ca2c0204206d26a.gif]]

333

334

1. (((

335

= {{id name="_Toc515419966"/}}Sistem Özellikleri =

336

)))

337

338

ArşivNet sisteminde kullanılan teknolojiler, desteklenen sunucular, işletim sistemleri, veritabanları ve entegrasyonlar aşağıdaki gibidir:

339

340

* Arşiv sistemi çok katmanlı yapıda web uygulaması olarak çalışmaktadır.

341

* İşletim sistemi bağımsız çalışmaktadır.

342

* Uygulama işlevleri Apache Tomcat, Wildfly (JBoss) uygulama sunucuları üzerinde çalışabilmektedir.

343

* {{id name="_GoBack"/}}Web servis iletişimleri http protokolü üzerinden SOAP ve REST web servisleri kullanılmaktadır. Kurumlarda kullanılmakta olan farklı EBYS, ERP vb. ürünleri ile entegrasyon kapsamında veri aktarımı, veri güncelleme, tanımlamalar ve yetkilendirmeler için web servisleri imkanı sağlamaktadır.

344

* Arşiv sistemi uygulama verileri PostgreSql veritabanı sunucularında tutulmaktadır.

345

* Depolama işlemleri için DosyaNet dosya sistemi kullanılmaktadır. Depolama ortamı olarak Dosya Sistemi, Veritabanı Sistemi kullanılabilmektedir.

346

* Kullanıcı arayüzünün geliştirilmesi için Javascript framework olarak// Sencha ExtJs kullanılmaktadır.//

347

* Arşiv içeriklerinin indekslenmesi için SOLR uygulaması kullanılacaktır.

348

* Gerek görülen yerlerde Zaman Damgası kullanılarak verinin değişmezliği garanti altına alınacaktır.

Wiki source code of İçindekiler Tablosu

Navigation