“Arşiv Planları” kurumunuzun geçmişte kullandığı ve günümüzde kullanmakta olduğu güncel arşiv planlarının tanımlandığı ya da güncellenebildiği ekrandır.

Ekrana giriş ile birlikte tanımlanmış olan tüm arşiv planları listelenir.

• Yeni bir arşiv planı oluşturmak için “Arşiv Planı Ekle” butonu kullanılır.
• Mevcutta bulunan bir plan üzerinde değişiklik yapmak için ise ilgili arşiv planı seçilerek düzenle komutu verilir.

Arşiv Planı Ekleme:

Yeni bir arşiv planı ihtiyacı olması durumunda kullanılır.
 

Ad:  Arşiv planının adının girileceği alandır.
Dönem Başlangıç Tarihi: Arşiv planının kullanım başlangıç
tarihinin girileceği alandır.
Dönem Bitiş Tarihi:  Arşiv planının kullanım bitiş tarihinin
girileceği alandır
Açıklama: Arşiv planı ile ilgili girilmesi gereken bir açıklama
varsa bu alana girilebilir.
Güncelleme Zamanı:  Arşiv planının en son güncellenme
tarihidir ve otomatik olarak sistem tarafından yansıtılır.

Arşiv Planı Altına Yeni Klasör Oluşturma:

• Arşiv planı bünyesinde yeni bir dizin oluşturmak için ilk olarak arşiv planı üzerine tıklanıp “aç” komutu verilir.

Üst Dizin: Otomatik olarak dizinin bağlı olacağı dizin gelir.
Dizin Kodu: Dizine ait kodun girileceği alandır.
Ad: Dizin adının girileceği alandır.
Alan Ekle: Oluşturulan dizine ait meta data alanı oluşturmak için kullanılır.
Açıklama: Dizinle ile ilgili girilmesi gereken bir açıklama varsa bu alana girilebilir.
Paylaşım durumu: Paylaşma yok / Kuruma Açık
Paylaşma Yok: Bu dizine yetkisi olan kullanıcılar tarafından erişim sağlanabilir.
Kuruma Açık: Bu dizine yetkisine bakılmaksızın tüm kurum tarafından erişim sağlanabilecektir.

• Kaydet butonu ile işlem tamamlanır.
• Oluşturulan dizin altına yeni dizinler eklenebilir ya da düzenle butonu ile dizin güncellenebilir. Silme butonu ile silinebilir .

Arşiv Dizin Grup Ekleme ve Güncelleme : 

• Arşiv planın düzenlendiği ekranda  dizine bir dizin grubu tanımlanmak isteniyorsa arşiv dizin grubu ekle ve güncelle butonu kullanılarak bir dizin grubu eklenebilir .
• Dizine tanımlanan bir dizin grubu var ise  ve bu dizine ait alt dizinler varsa alt dizinler üst dizine ait dizin grubundan etkilenir.  Alt dizine farklı bir dizin grubu tanımlanarak alt dizinde farklı bir dizin grubu oluşturulabilir .
• Her dizine ait bir dizin grubu olmalıdır. 
• Dizin grubu alanında dizin grup değerleri seçilebilir.
• Dizin Grup değerleri değer yönetiminden değerler alanından eklenebilir veya güncellenebilir.

Dizin grubu seçildikten sonra kaydet butonu ile işlemler tamamlanmalıdır.