1- Evrak İşlemleri - Evrak Arama

Page / - son değiştiren Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2019/05/22 14:22

Evrak Arama

son değiştiren Yazılım Geliştirme Direktörlüğü

on 2019/05/22 14:22

Table of Contents

1. Evrak Arama

2. Detaylı Evrak Arama

3. Tebliğ Arama

4. Arama Motoru

5. ArşivNet'ten Arama

1. Evrak Arama

2. Detaylı Evrak Arama

2.1 Arama

2.2 Arama Detayları

2.3 İçerik Arama

2.4 Klasörde Arama

2.5 Ek Ara

3. Tebliğ Arama

4. Arama Motoru

5. ArşivNet’ten Arama

Kullanıcının sistem içerisinde yer alan ve kendi erişimine izin verilen evraklar arasında arama yapabilmesi için kullanılır.

1. Evrak Arama

2. Detaylı Evrak Arama

3. Tebliğ Arama

4. Arama Motoru

5. ArşivNet'ten Arama

1. Evrak Arama

Kullanıcının sistem içerisinde yer alan ve kendi erişimine izin verilen evraklar arasında arama yapılabilmesi için kullanılır. Kullanıcı evraka ait temel bilgilerini girerek evrak arama gerçekleştirebilir. Evrak Arama ekranında; Gelen Evrak, Giden Evrak ve Onay şeklinde arama kriterleri mevcuttur. Evrak Tarihi, Evrakın Aranacağı Yer ve Arama Kriteri bilgileri girildikten sonra butonuna basılarak evrak arama işlemi gerçekleştirilir. Evraklar listelendikten sonra butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilebilir.

1.1 Evrak Tarihi

Evrak tarihi aralığı girilerek arama yapılması için kullanılır.

1.2 Evrakın Aranacağı Yer

Birim Evrakları Ara, İşlem Yaptıklarımdan Ara, Klasörde Ara başlıkları seçimi yapılan alandır.

1.2.1 Birim Evrakları Ara

Eğer kullanıcı, birimde işlem yapılan belgeler içinde arama yapmak isterse, Birim Evraklarında Ara alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi, Arama Kriteri seçip ve daha sonra butonuna basması gerekmektedir.

1.2.2 İşlem Yaptıklarımdan Ara

Eğer kullanıcı, kendi işlem yaptığı belgeler içinde arama yapmak isterse, İşlem Yaptıklarım alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi Arama Kriteri seçip ve daha sonra butonuna basması gerekmektedir.

1.2.3 Klasörde Ara

Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. Arama Kriteri seçilip butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.

1.3 Arama Kriteri

Evrakın Kayıt sayısı, Evrak Sayı, Evrakın Konusu, Geldiği Yer ve Evrakın Gönderildiği Birim Başlıklarının seçilebileceği alandır.

1.3.1 Evrakın Kayıt sayısı

Sistemin belgeye verdiği kayıt sayısı ile arama yapılması için kullanılır.

1.3.2 Evrak Sayı

Evrakın işlem gördüğü sayı üzerinden arama yapılır.

1.3.3 Evrakın Konusu

Evrakın işlem gördüğü konu üzerinden arama yapılır.

1.3.4 Geldiği Yer

Evrakın geldiği yere göre arama yapılmak istenirse, bu alana evrakın geldiği yer yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir.

1.3.5 Evrakın Gönderildiği Birim

Evrakın gönderildiği birime göre arama yapılmak istenirse, bu alana gönderildiği yer yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir.

Evrak Listesi

Kriterler girildikten sonra yapılan arama sonucunda kullanıcının erişim yetkisi olduğu evraklar listelenecektir.

2. Detaylı Evrak Arama

Açılan ekranda gerekli arama kriterleri girilip butonuna basılarak girilen kriterlere uyan evraklar listelenecektir.

2.1 Arama

Evrak Tarihi

Evrak tarihi aralığı girilerek arama yapılması için kullanılır.

Evrakın Aranacağı Yer

Birim Evrakları Ara, İşlem Yaptıklarımdan Ara, Klasörde Ara başlıkları seçimi yapılan alandır.

Birim Evrakları Ara

Eğer kullanıcı, birimde işlem yapılan belgeler içinde arama yapmak isterse, Birim Evraklarında Ara alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi, Arama Kriteri seçip ve daha sonra butonuna basması gerekmektedir.

İşlem Yaptıklarımdan Ara

Eğer kullanıcı, kendi işlem yaptığı belgeler içinde arama yapmak isterse, İşlem Yaptıklarım alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi Arama Kriteri seçip ve daha sonra butonuna basması gerekmektedir.

Klasörde Ara

Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. Arama Kriteri seçilip butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.

Arama Kriteri

Belge arama işlemi için; tüm belge tipleri için belge konusu, gelen belgeler için belge sayısı ve belge numarası ile arama yapabilmek için kullanılır.

Evrakın Kayıt sayısı

Sistemin belgeye verdiği kayıt sayısı ile arama yapılması için kullanılır.

2.2 Arama Detayları

Oluşturulma Tarihi

Belli tarihler arasında oluşturulan bir belge aramak için, Arama Detayları ekranında Oluşturulma Tarihi alanında bulunan butonuna fare ile bir kez tıklanarak açılan takvimden istenilen tarih girilmelidir.

Miat Günü

Evrakın miat gününe göre arama yapmak için kullanılır.

Miat Tarihi

Evrakın miat tarihi veya miat tarih aralığı girilerek arama yapmak için kullanılır. Miat alanında bulunan işaretine fare ile bir kez tıklanarak açılan takvimden istenilen tarih girilmelidir.

Evrak Tipi

Evrakın tipine göre arama yapılmak istenirse;

Gelen Evrak, Giden Evrak, Onay, E-Dilekçe, Dilekçe, Giden Evrak Defter Kayıt Defteri, Doküman, Karar, Arşiv Gelen Evrak Kayıt ve Arşiv Giden Evrak Kayıt başlıklarında oluşmaktadır. Herhangi biri seçilerek arama işlemi yapılabilir. Bütün evrak türlerinde arama yapılmak istenirse bu alandan herhangi bir kayıt seçilmesine gerek yoktur.

Gizlilik Derecesi

Evrakın gizlilik derecesine göre arama yapmak için kullanılır. Gizlilik derecesi seçildikten sonra butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.

İmzalayanlar

Evrakın ‘’İMZA’’ işlemi gördüğü kullanıcı veya kullanıcıların isimlerine göre arama yapılmak istenirse, bu alana imza işlemi yapan kullanıcı veya kullanıcıların isimleri yazılarak arama yapılır.

Paraflayanlar

Evrakın ‘’PARAFLAMA’’ işlemi gördüğü kullanıcı veya kullanıcıların isimlerine göre arama yapılmak istenirse, bu alana paraflama işlemi yapan kullanıcı veya kullanıcıların isimleri yazılarak arama yapılır.

Gönderildiği Yer: Evrakın gönderildiği dağıtım yerine (Birim, Kurum, vs.) göre arama yapmak isterse, bu alandan istenilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçilir. Ardından açılan listeden gönderilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçimi yapılır.

Gönderildiği Kurum

Evrakın gönderildiği kuruma göre arama yapılmak istenirse, bu alana kurumun adı yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir. Ayrıca kullanıcı kutucuğunu işaretleyerek Alt birime gönderilen evraklara da ulaşabilir.

Geldiği Yer

Kullanıcı, Birim, Gerçek Kişi, Tüzel Kişi ve Kurum başlıklarından oluşmaktadır.

Geldiği yer başlığı seçimi yapıldıktan sonra ilgili başlığa göre aranacak satır gelecektir.

Evrak Türü

Evrak Türü seçimi yapıldığı alandır. Resmi Yazı, Dilekçe, Genelge Beyanname, Resmi Yazışma – Ruhsat, Tebligat ve Diğer olmak üzere yedi farklı seçenek seçilerek arama işlemi yapılabilir.

2.3 İçerik Arama

Evrakın içerisinde geçen bir kelimeden arama yapılabilmesi için kullanılır. Arama kriteri alanına evrakların içerisinde aramak istenen kelime girildikten sonra butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.

Ara butonuna basıldıktan sonra evrakların listelenmesi;

2.4 Klasörde Arama

Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. ‘’Klasöre Kaldırılma Tarihi’’ veya ‘’Aranacak klasörler’’ seçilerek butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.

2.5 Ek Ara

Ek Ara fonksiyonu ile kullanıcı evrakların içerisine eklediği eklerin içerisinde arama yapabilmektedir. Ek arama işlemi; Ek eklerken girilen açıklama bilgisine göre, Evraka eklenen dosyanın adına göre ve, Evraka eklenen ekin dosya formatına göre olmak üzere 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.

Evrak Listesi

Kriterler girildikten sonra yapılan arama sonucunda kullanıcının erişim yetkisi olduğu evraklar listelenecektir.

Evraklar listelendikten sonra butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilebilir, butonuna basılarak evraklar kullanıcının takibimdeki evraklar listesine eklenebilecektir.

Ve/Veya Kriteri

NOT;

Evrak arama ekranında, birden fazla arama kriteri girilerek arama işlemi gerçekleştirilebilecektir. Öyle ki, arama alanlarının sol tarafında yer alan , kriterleri bunun için kullanılacaktır.

Kriteri: Birden fazla alana girilen arama kriterinin aynı evrakta var olması durumunda evraklar listelenecektir. Örneğin, arama işleminde 3 farklı alanda arama yapıyor olalım. Evrak tarihi olarak 11/02/2019 girilsin evrak konusu olarak faaliyet raporu girilsin evrakın geldiği yer olarak da Cumhurbaşkanlığı seçilmiş olsun. Kullanıcı butonuna bastığında arama kriterleri arasında olduğu için girilen 3 kriter aynı anda bir evrakta yer alıyorsa, o evrak arama sonucunda listelenecektir. Ancak, bu 3 kriterden herhangi bir tanesine uyan evrak yok ise arama sonucu boş gelecektir.

Kriteri: Kullanıcının birden fazla alana girdiği arama kriterlerinden herhangi birine uyan bir evrak olması durumunda evraklar listelenecektir. Yukarıdaki maddede verilen örneğe göre, girilen 3 farklı arama kriterinin arasına eklenmiş olması durumunda, 3 kriterden herhangi birisine uyan evrak arama sonucunda listelenecektir.

3. Tebliğ Arama

Tebliğ ve Tebellüğ edilen evrak aramalarının gerçekleştirmesi için kullanılır. Tebliğ veya Tebellüğ eden seçeneği otomatik olarak kullanıcının kendi adı ile görüntülenmektedir. ‘’Tebliğ veya Tebellüğ’’ seçeneklerinden biri seçilir. Tebliğ/Tebellüğ tarih aralığı, Arama kriteri, Geldiği Yer, Tebliğ Eden/Tebellüğ Eden Kullanıcı seçenekleri doldurularak butonuna basılır. Evraklar listelendikten sonra butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilir.

4. Arama Motoru

Evrakın içerisinde geçen bir kelimeden arama yapılabilmesi için kullanılır. Arama kriteri alanına evrakların içerisinde aramak istenen kelime girildikten sonra butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.

Aşağıdaki kutucuğa yazmış olduğunuz tam kelime ile görmeye yetkili olduğunuz evrakların "evrak sayı", "konu" ve "metin içeriğinden" arama yapılmaktadır. Aramalarda En az 3 karakter girilmelidir. Yazılan kelimenin tamamı aramada kullanılmakta olup yazılan kelime ile başlayanları aramak için "*" karakteri kullanılmaktadır. Örnek: "Türk*" yazıldığında Türk ile başlayan tüm kelimeler aranmaktadır. "Türk, Türkiye, Türksat vb."

5. ArşivNet’ten Arama

ArşivNet ile entegrasyonu olan kurumlardaki kullanıcıların Arşiv Planı ve plana bağlı dizini seçerek, belirlediği diğer kriterlerle beraber "Ara" butonuna basılarak uygun sonuçları listelediği alandır.

Arama sonucunda listelenen malzemelerin detay ekranına erişmek için "Detay" butonuna basıldığında kullanıcının Arşivnet yetkilerine bakılır ve yetkisi varsa detaya erişilir.

FİZİKSEL ARŞİV ARAMA

Kullanıcının Fiziksel arşive kaldırılan evraklarda arama yapabildiği alandır. Kullanıcı; ‘’Evrak Tarihi, Arşivin aranacağı Birim, Evrak Kayıt Sayısı, Evrak Kayıt Numarası, Evrak Konusu, Arama Tipi ve Fiziksel Arşiv Yeri’’ kriterlerini doldurup ‘’Ara’’ butonuna basmalıdır. Arama sonucunda listelenen evrakların detay ekranına erişmek için "Detay" butonuna basılmalıdır.