1- Evrak İşlemleri - a- Evrak Oluştur

Page / - son değiştiren Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2020/12/21 16:15

a- Evrak Oluştur

son değiştiren Yazılım Geliştirme Direktörlüğü

on 2020/12/21 16:15

Table of Contents

1-Bilgileri;

2- Editör;

3 Ekleri:

4 İlgileri:

5 İlişkili Evrak:

Yeni giden bir evrak oluşturmak için kullanılacak olan alandır.

Yeni bir evrak kaydetmek için Evrak İşlemleri>Evrak Oluştur butonuna basılır. Açılan ekranda aşağıdaki başlıkların geldiği görülür.

1- Bilgileri

2- Editör

3- Ekleri

4- İlgileri

5- İlişkili Evraklar

6- Şablon İşlemleri

7- Evrak Notları

8- Kapatılan Evraklar

NOT: Ekranlarında kullanıcının işlem yaptığı ekranın anlaşılabilir olması için bulunduğu ekranın tabı açık renkli ve aktif gösterilir.

1-Bilgileri;

1.1 Konu Kodu: Yazılan evraka, standart dosya planında yer alan konu kodunun verileceği alandır. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun adı en az ilk üç harf yazılarak ya da konu kodu alanının yanında yer alan butonuna basılarak açılan konu kodu listesinden konu kodu seçimi yapılır. Ayrıca butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz

1.2 Konu: Yazılan evrakın konusunun girileceği alandır.

1.3 Kaldırılacak Klasörler: Evrak son imzayı aldıktan sonra paraflı suretinin otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı veya butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.

Not 1: Seçilen konu kodu ile ilişkilendirilmiş bir klasör var ise ve evrakı yazan kullanıcının bu klasöre erişim yetkisi var ise konu koduna ait klasör bu alana otomatik olarak gelecektir.

Not 2: Klasör kodunun evrak sayı alanında gelmesi istendiğinde seçilen klasörün altında yer alan Sayıyı Aktar kutucuğunun seçilmesi gerekmektedir.

Not 3 : Ayrıca butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan kaldırılacak klasörler” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir klasörü seçebiliriz.

1..4 Evrak Türü: Oluşturulan evrakın türünün (, Resmi yazışma – Ruhsat, Tebligat, Resmi Yazışma, Form ,Dilekçe, Genelge, Beyanname ve Diğer) seçildiği alandır. Seçilen evrak türüne göre

Editör, Bilgileri vs. ekranları değişir.

1.5 Kayıt Tarihi: Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!

1.6 Evrak dili : Evrakın yazım dili İngilizce yada Türkçe olarak seçilebilir.

Not: İngilizce dil seçiminde editör ve parametrelerin uygun dilde çıkması için 1- /Ingilizce antet, adres ve logo yardım dokümanı için tıklayınız./ 2- /İngilizce Parametre yardım dokümanı için tıklayınız/

1.7 Gizlilik Derecesi : Yazılan evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecekti

1.8 İvedilik: Yazılan evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır

1.9 Miat: Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.

1.10 Bilgi Seçim Tipi: Bilgi seçim tipi alanında, evrakın bilgi için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi / Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir.

1.11 Bilgi: Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.

1.12 Gereği Seçim Tipi: Gereği seçim tipi alanında, evrakın gereği için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi / Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir

1.13 Gereği: Evrakın gereği için gönderileceği yer var ise seçimi bu alandan yapılacaktır.

Not: Evrak oluştur ekranında evrak hazırlanması esnasında gereği ya da bilgi için en az 1 yer seçimi zorunludur.

Gereği ya da bilgi alanında evrakın gideceği yer seçimi yapıldıktan sonra evrakın gidiş şeklinin seçilmesi gerekmektedir. Varsayılan olarak gelen değer değiştirilerek evrakın imzalandıktan sonra ne şekilde postalanması gerektiği bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.)

KEP adresi tanımlı dağıtım yerleri otomatik olarak KEP olarak gelecektir. Kep ile postalama işleminde gidecek olan yerin birden fazla kep adresi var ise kullanıcı kep adresleri arasından istediğini seçebilir.

Gereği veya Bilgi olarak seçilen dağıtım birden fazla seçim yapılmışsa seçilen değerin sırasını değiştirmek için aşağı/yukarı okları kullanılır.

Dağıtım Hitap Güncelle butonuna basılarak hitabı düzenlenebilir. Açılan ekranda evrakın hitabı düzenlendikten sonra KAYDET butonuna basılmalıdır.

Hitapta; seçilen yerin adresinin de gelmesi istendiği taktirde ekranın altında bulunan “Adres Hitapta Görünsün” kutucuğu işaretlenmelidir. Postalama etiketi üzerinden seçilen dağıtımın adresinin çıkması isteniyorsa "Adres Dağıtımda Görünsün" kutucuğu işaretlenmelidir.

1.14 Dağıtımı Ek Yap: Yazılmış olan bir evrakta gereği ya da bilgi için seçilmiş olan yerlerin listesinin otomatik olarak bir ek haline getirilmesini sağlayan butondur. Böylece evrakın dağıtım listesi üst yazı üzerinde değil de evrakın eki olarak görüntülenmesi sağlanır.

1.15 Dağıtım Listesi Yap: Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa Dağıtım Listesi Yap kutucuğu seçimi yapılarak “DAĞITIM LİSTESİ” ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir.

Muhataplar, bağlı/ilgili/ilişkili kurum ve kuruluşlarına bildirmeli: Dağıtım listesi ek yapıldığında yada dağıtım listesi üst yazının devamına eklendiğinde yazının sonunda "Kurum ve kuruluşlar, bağlı/ilgili/ilişkili kurum ve kuruluşlarına bildirmekle yükümlüdür." ibaresinin çıkması sağlanır

1.16 Onay Akışı: Yazılan evraka kimler tarafından paraf / koordine / Kontrol ve imza atılacağı bilgisinin seçiminin yapılacağı alandır. Onay akışı seçimi 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.

1.16.1 Onay Akışı alanının yanında yer alan butonuna basılarak ekranın alt tarafında açılan kullanıcılar alanında parafçı ve imzacı olacak kişilerin isimleri sırası ile girilerek paraf, kontrol veya imza olarak seçimi yapılır. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak işlem tamamlanır.

1.16.2 Onay Akışı alanının yanında yer alan butonuna basılarak kullanıcının hiyerarşik olarak üst amirlerinin yer aldığı otomatik onay akışının seçimi yapılabilir. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak yapılan seçim evrak üzerine eklenmiş olur.

1.16.3 Kullanıcının kayıtlı bir onay akışı var ise Onay Akışı alanında kayıtlı olan onay akışının adı girilerek veya butonuna basarak listelenen onay akışını seçebilir.

Not: Kayıtlı bir onay akışı üzerinde güncelleme yapmamız gerektiğinde butonunu kullanabilir, seçtiğimiz onay akışındaki bir kullanıcıyı çıkarabilir ya da yeni bir kullanıcı ekleyebiliriz.

Not: Koordine parafçı seçimi için Koordineli kutucuğu seçilmelidir.

Not: Onay akışında bulunan kişilerin sırasını değiştirmek için kullanıcı isminin yanındaki ok butonu, kullanıcıyı onay akışından çıkarmak için ise çarpı butonunu kullanabiliriz.

Evrakın Onay Akışının da girilmesi ile birlikte evrak bilgileri ekranı tamamlanmış olmaktadır.

Not: /Onay Akışı Yönetimi Yardım Dokümanı için buraya tıklayınız/

2- Editör;

Evrak metnin yazıldığı alandır. Evrak metni 3 farklı şekilde hazırlanabilmektedir.

2.1 Kullanıcının manuel olarak klavye yardımı ile evrak metnini yazması,

Araç çubuğundan yazının içeriği ile ilgili stiller uygulanabilir. Ayrıca Arial ve Times New Roman tema yazı tipleri seçilebilir.

2.2 Başka bir yerden kopyala/yapıştır işlemi ile evrakın metninin oluşturulması,

Not: Yapıştırma işlemi için araç çubuğunda bulunan “Word’den yapıştır, düz metin olarak yapıştır veya yapıştır” butonları da kullanılabilir.

2.3 Sistemde tanımlı şablon var ise editörün araç çubuğunda yer alan butonuna basılarak açılan, Öntanımlı İçerik Şablonlarından şablon seçilerek evrak metninin oluşturulması.

Şablon seçimi yapıldıktan sonra butonuna basılarak seçilen şablonun evraka eklenmesi sağlanır. Evraka eklenen şablon metninde istenilen güncellemeler yapıldıktan sonra evrakın metni tamamlanmış olur. Evrakın eki, ilgisi ve ilişkili belgesi var ise bunların tanımlaması yine evrak oluşturma ekranının üzerinde yer alan ilgili butonlardan yapılacaktır.

/Birim İçerik Şablonları Yardım Dokümanı için Tıklayınız/

/Kullanıcı İçerik Şablonları Yardım Dokümanı için Tıklayınız/

Not: Evrak üzerine not eklenmek istendiği takdirde editör araç çubuğunda yer alan butonu kullanılacaktır. butonuna basıldığında açılan ekranda, eklenmek istenen not girildikten sonra KAYDET butonuna basılarak notun evraka eklenmesi sağlanır.

Not: Evraklara kişisel, özel ve genel olmak üzere 3 çeşit not girilebilir olup not tipi alanından seçilir.

3 Ekleri:

Evrakın eklerinin eklenmesi için kullanılır. Evraka 5 farklı ek ekleme yöntemi vardır.

3.1 Dosya Ekle

Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ek olarak ekleyebilir;

Bunun için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi bilgisayarımızda ya da herhangi bir dijital ortamda bulunan bir dosyayı evrakımıza ekleme yöntemidir. Bunun için butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek olan ek dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise butonuna tıklayıp açılan pencerede evraklarınızı tarayabilir ve belgenize ekleyebilirsiniz.

3.2 Fiziksel Ek Ekle

Evrakın fiziki bir eki var ise, fiziksel ek ekle butonuna basıldığında açılan ekranda eke ait açıklama girilerek fiziksel ek eklenir.

3.3 Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle

Sistemde yer alan bir evrakın ek olarak eklenebilmesi için Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna tıklanır. Açılan sayfada Evrak Tarih aralığı girilir. Evrakın Aranacağı Yer seçimi yapılır. Eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek(Konu, evrak sayı veya evrak no) butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve listelenen evrakın butonuna basılarak ek olarak eklenir.

3.4 Harici Referans Ekle

Harici Referans (HRF) Bir URI ile ifade edilebilen, paket içerisine elektronik dosya olarak eklenmesi pratik olarak mümkün olmayan veya tercih edilmeyen eklerdir.

Not: Girilen adresin formatı https:// veya http:// ile başlamalıdır.

3.5 ArşivNet'ten Evrak Ekle

ArşivNet'ten Evrak Ekle menüsüne tıklanır. Açılan sayfada Evrak Tarihi aralığı seçimi yapılır. Evrak arama kriteri olarak en az bir tanesi girilerek butonuna basılır. Listelenen evrakı butonuna basarak evraka ek olarak eklenir.

Evraka ek ekleme işleminin ardından; eklenen ekler ekranın alt kısmında listelenecektir.

Ek listesinde yapılabilecek işlemler;

butonuna basılarak eklenmiş olan ek listeden çıkartılır.

butonuna basılarak ekte yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir.

butonuna basılarak eklenen ekin detay ekranı açılır.

butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak eklerin sıralaması değiştirilir.

butonu ile eklenen tüm eklerin tek bir listede toplanması sağlanır.

Son olarak da, şayet evrak birden fazla yere gidiyorsa ve evrak ekleri gideceği yere göre farklılık gösteriyorsa Dağıtım Yerleri satırında bulunan butonu kullanılacaktır. Bu botuna basıldığında evrakın gereği ya da bilgi alanında seçilmiş olan yerler listelenecektir. Seçtiğimiz ekin nereye gitmesi istenmiyorsa önünde bulunan kutucuk tıklanarak seçim kaldırılır. Bu işlemin ardından evrakın dağıtım yerlerinin yanında (ek konuldu / ek konulmadı) bilgisi otomatik olarak gelecektir.

4 İlgileri:

Evraka ilgi tutulacaksa kullanılacak olan ekrandır. Evraka 4 farklı ilgi ekleme yöntemi vardır.

4.1 Dosya Ekle;

Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilgi olarak ekleyebilir. Evraklara ek eklerken kullandığımız 3 farklı yöntemi evraklara ilgi eklerken de aynı şekilde kullanabiliriz.

4.2 Metin Ekle;

Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basıldığında açılan ekranda ilgiye ait açıklama girilerek fiziksel ilgi eklenir ( Ör: 23.11.2020 tarih ve 156 sayılı yazınız.),

4.3 Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle;

Sistemde yer alan bir evrakı İlgi olarak eklenebilmesi için Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna tıklanır. Açılan sayfada Evrak Tarih aralığı girilir. Evrakın Aranacağı Yer seçimi yapılır. Eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek(Konu, evrak sayı veya evrak no) butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve listelenen evrakın sonunda bulunan butonuna basılarak evrak İlgi olarak eklenir.

4.4 ArşivNet'ten Evrak Ekle

ArşivNet'ten Evrak Ekle menüsüne tıklanır. Açılan sayfada Evrak Tarihi aralığı seçimi yapılır. Evrak arama kriteri olarak en az bir tanesi girilerek butonuna basılır. Listelenen evrakı butonuna basarak evraka İlgi olarak eklenir.

Not: Eklenen İlgi listesinde bulunan Ek Olarak Ekle satırında buluna kutucuk seçimi yapılırsa seçilen İlgi, evraka ek olarak eklenebilecektir.

Not: Açıklama alanı yanlış yazımdan dolayı vb. durumlarda değişmesi gerekiyorsa listelenen İlgi açıklamasının üzerine tıklanır. Açılan ekranda gerekli düzenlemeler yapılır. butonuna basılarak yapılan değişiklik kaydedilir.

5 İlişkili Evrak:

Yazılan evrak ile ilgili bir evveliyat, geçmişte yazılmış olan evraklar ve farklı dilde yazılmış evrak tercümesi var ise paraflayacak veya imzalayacak olan kullanıcılara sunulmak için eklenebilir. Farklı dilde yazılmış evraka tercüme eklemek zorunludur. Evraka 3 farklı şekilde ilişkili evrak ekleme yöntemi vardır.

5.1 Dosya Ekle;

Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilişik olarak ekleyebilir. Evraklara ek veya İlgi eklediğimiz yöntemler bu ekranda da geçerlidir.

5.2 Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle;

Ek ve ilgideki gibi evrak ekleme yöntemi ile aynıdır.

5.3 Tercüme Ekle;

Farklı bir dilde yazılmış olan evrakın tercümesini evraka ilişkili evrak olarak eklendiği ekrandır. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evrakın tercümesi olarak ekleyebilir.

Not: Ek, ilgi veya ilişkili evrak eklendiğinde görüntü aşağıdaki gibi olacaktır.

Evrakın eki, ilgisi, ilişkili evrakı eklendikten sonra kaydet butonuna basıldığında evrak taslak evraklar listesinde listelenecektir. Taslak evraklara yer alan bu evrak daha sonra onaya sunulabilecektir. Ancak, kaydet ve onaya sun butonuna basılarak evrak taslaklara kaydedilmeden direk olarak ilk parafcıya gönderilebilecektir.

Evrakı hazırlayan kişinin akıştaki ilk kişi olması durumunda bu ekranda KAYDET ve ONAYA SUN butonu gelmeyecek olup sadece KAYDET, parafla/imzala vb. olmak üzere iki farklı buton gelecek ve kullanıcı yapacağı işleme göre ilgili butonu kullanacaktır.

Not: Hareket Geçmişi: Evrak taslaklara kaydedildikten sonra görünecektir Evrakın geçmişi ile ilgili bilgiler görüntülenir.

6- Şablon İşlemleri:

içerik şablonlarından farklı olarak bir evrak bütünüyle (editör, evrak bilgileri, ekleri, ilgileri vb. ) şablon olarak kaydedilebilmekte ve kaydedilen bu şablon evrak yeni evrak oluşturma işleminde kullanılabilmektedir. Şablon işlemleri sekmesinde 2 farklı işlem yapılabilmektedir. Bunlar;

6.1 Evrakın şablon olarak kaydedilmesi

Yeni bir şablon oluşturmak için evrakın tüm bilgileri girildikten sonra sağ üst alanda bulunan butonuna basılarak evrak kaydedilir. menüsüne geçilir. Açılan ekranda Şablon Türü seçimi yapılarak Şablon Adı girilir. butonuna basılarak yeni şablon kaydedilir.

Not: Şablon Türü olarak iki başlık bulunmaktadır.

6.1.2 Kişi; Sadece Şablonu kaydeden kullanıcının görebileceği Şablonlar listelenir.

6.1.3 Birim; Yetkili kullanıcı tarafından kaydedilebilir. Tüm birim kullanıcıları ve seçimi yapılan birim kullanıcıların görebileceği Şablonlar listelenir.

6.2 Kayıtlı şablonun kullanılması

Şablonlarda kayıtlı olan bir evrak var ise, bu şablonun oluşturulan evraka yansıtılması için kullanılır. Şablon işlemlerinde yer alan evrak şablonunun yanında bulunan Şablonu Evraka Uygula butonuna basıldığında şablonda yer alan evrak, oluşturulan evraka eklenmiş olur.

Şablonda yer alan bu evrakın içerisinde bulunan bütün bilgiler oluşturulan evraka yansıtılmış olacaktır.

7- Evrak Notları:

Evrak ile birlikte tutulacak bloknotların girileceği alandır. Evrak Notları sekmesine basılır. Açılan ekranda yeşil artı butonuna basılır. Çıkan Not Tipi ekranında gerekli not alanı doldurularak not tipi seçimi yapıldıktan sonra kaydet butonuna basılır.

NOT: Evrak notları 3 farklı tipte eklenebilir.

a-Kişisel: Eklenen not sadece kullanıcının kendisi tarafından görüntülenebilir.

b-Genel: Eklenen not onay akışındaki tüm kullanıcılar tarafından görüntülenebilir.

b-Özel: Eklenen not sadece sahibi tarafından belirlenen kullanıcılar tarafından görüntülenebilir.

7- Kapatılan Evraklar:

Oluşturulmakta olan evrak ile birlikte kapatılması gereken kullanıcının gelen evraklar menüsünde bulunan evrakların seçildiği sekmedir. Kapatılan Evraklar menüsüne basılır. Listelenen evrakın sonunda bulunan yeşil artı butonuna basarak seçilen evraklar listesine eklenir. Eklene evrak listeden çıkarılmak istenirse butonuna basılarak çıkartılır.

Not: Evrak Oluştur menüsünden kapatılan evrakların hareket geçmişinde " Evrak kapatıldı. Evrak ..... sayılı ve .... tarihli yazı ile kapatılmıştır." bilgisi gelecektir.

Not: Oluşturulan evrak son imzayı aldıktan sonra imzalı evrakla birlikte otomatik olarak klasöre kaldırılır

Not: Akış dahilinde onaya sunulan evrak ilk parafı almasıyla birlikte sayı alacaktır. Ancak evrak son imzayı almasının ardından tarih almaktadır.

Taslak evrakın PDF önizlemesini sağlar.

Oluşturulan taslak evrakı kaydetmeyi sağlar

Evrakı hazırlayan onay akışında olmadığı zaman evrakı ilk onay akışında bulunan kullanıcıya göndermesini sağlar.

Taslak evrakı silmesini sağlar

Oluşturulan evrakın bir kopyasının taslak evraklara atılmasını sağlar. Evrak kopyalandığında bir bütün olarak kopyalanır ve taslak evraklar listesinde listelenir.

Taslak evrakı başka bir kullanıcıyla paylaşmasını sağlar.

Ekranın sağ üst alanında bulunan butonlar.

Ekrana ait yardım dokümanına yönlendirir.

Ekranı aşağı indirmeyi sağlar.

Ekranı kapatmayı sağlar