1- Klasör İşlemleri - f- Saklama Planı Yönetimi

Page / - son değiştiren Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2022/01/04 15:58

f- Saklama Planı Yönetimi

son değiştiren Yazılım Geliştirme Direktörlüğü

on 2022/01/04 15:58

Table of Contents

Sistemde tanımlı klasörlerde kullanılmak üzere elektronik arşiv uyarında saklama planları tanımlanmaktadır. Tanımlanacak olan bu saklama planları daha sonra klasörlere atanacak, akabinde klasörlere kaldırılan evraklar bu saklama planlarındaki süreler uyarınca e-arşiv ve tasfiye işlemleri gerçekleştirilecektir.

Saklama planı yönetimi ekranına sadece yetkisi olan kullanıcılar tarafından erişilebilmektedir.

Saklama planı tanımlama işlemi için; Saklama Planı Yönetimi ekranında yer alan butonuna basılır. Açılan ekranda gerekli olan bilgiler girildikten sonra butonuna basılarak saklama planı kaydetme işlemi gerçekleştirilir.

Birim: Saklama planının tanımlanacağı birim seçilir.

Ad: Tanımlanacak olan saklama planının adının girileceği alandır.

Süre (Ay): Saklama Planının süresinin ay cinsinden girileceği alandır.

Saklama Kriteri: Tanımlanacak olan saklama planının saklama kriterinin girileceği alandır.

Hukuki,

İdari,

Mali,

Tarihi

Yasal dayanak: Tanımlanacak olan saklama planının yasal dayanağının girileceği alandır.

Tasfiye İşlemi: Tasfiye İşleminin yapılacağı değerin girildiği alandır. Sürekli Saklama, Değerlendirme, İmha ve Transfer başlıklarından oluşmaktadır.

Saklama Süresi Başlatma Aksiyonu: Tanımlanacak olan saklama planının saklama süresi başlatma aksiyonunun girileceği alandır.

Belge Üretim Tarihi: Klasöre kaldırılan her evrak ayrı değerlendirilir. Her evrakın üretim tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör Açılış Tarihi: Klasör açılış tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör İçine Yerleştirilen İlk Belgenin Üretim Tarihi: Klasörün içerisine kaldırılan ilk belgenin üretim tarihi alınarak üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör İçine Yerleştirilen Son Belgenin Üretim Tarihi: : Klasörün içerisine kaldırılan son belgenin üretim tarihi alınarak üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör Kapanış Tarihi: Klasör kapanış tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Açıklama: Tanımlanacak olan saklama planına ait açıklamanın girileceği alandır.

Yukarıdaki alanlara ait bilgiler girildikten sonra butonuna basılarak saklama planı kaydetme işlemi tamamlanır.

Saklama Planı Güncelleme: Tanımlanan saklama planı güncellenmek istenirse; saklama planı listesinde yer alan butonuna basılarak açılan ekranda ilgili değişiklikler girildikten sonra butonuna basılacaktır.

Saklama Planının Pasif Yapılması: Saklama planının pasif yapılması için listelenen saklama planlarının yanında yer alan butonuna basılarak pasif yapılacaktır. Pasif yapılan bir saklama planının aktif edilme işleminde de aynı yöntem kullanılacaktır.