# V3.5.79.6 Versiyon Raporu

Yazılım Geliştirme Direktörlüğü ile modifiye Son 2023/11/20 15:31
Dışa Aktar
Office Formats
PDF olarak dışa aktar Export as ODT Export as RTF
Other Formats

Select the pages to export:

select all / none

Export as HTML

1-)(BN-73942) Karar Modülü

Kurul ve Senato kararlarının Belgenet üzerinden yürütülebilmesi amacıyla karar modülü geliştirilmiş olup Üst Kurul toplantılarında alınan kararların, Belgenet üzerinden oluşturulup imzaya sunulması sağlanmıştır.

Eklenen Aksiyonlar:

- İşlem Yaptığım Kararlar - Raporlama
- Karar Evrak - Karar Önizleme
- Karar Evrak - PDF Yazdır/İndir
- Karar Evrak - İade Et
- Karar Evrak - İmza Akışı İşlemleri Tüm Kullanıcıları Görebilme
- Evrak Arama - Karar Evrak Arama
- Karar Arama - Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle
- Karar Evrak – Kaydetme
- Karar Evrak Onaya Sun

Not: Aksiyonların verilmesi işlemi Kullanıcı İşlemleri > Rol Yönetimi ekranında yapılmaktadır. Karar evrakı oluşturması istenen role gerekli aksiyonların verilmesi beklenmektedir.

Eklenen Menüler:

- Sol Menü > Kurul İşlemleri > İşlem Bekleyen Kararlar
- Sol Menü > Kurul İşlemleri > İşlem Yaptığım Kararlar
- Sol Menü > Kurul İşlemleri > Karar İzleme
- Üst Menü > Evrak İşlemleri > Karar Yazısı Oluştur

Not: Menü yetkilerinin verilmesi işlemi Yönetim Sayfaları > Menü Yönetimi ekranından yapılmaktadır. Karar evrakı oluşturacak ya da işlem yapacak rollere gerekli menü erişiminin verilmesi beklenmektedir.

Gündemin Kayıt Edilmesi ve Dağıtımı

Gündemde görüşülecek olan maddeler Belgenet dışında hazırlanacak olup hazırlanan gündem son halini aldığında Pdf olarak kaydedilecektir. Gündemde görüşülecek maddelere ait evrak, ek vs. “Giden Evrak Kayıt” ekranından eklenerek gündem listesi ile birlikte Belgenet üzerinden üyelere dağıtılabilecektir.

- Dışarda hazırlanan gündem içeriği Giden Evrak Kayıt defteri kullanılarak, üst yazı ekle ekranından eklenir.
- Gündem maddelerine ilişkin evraklar, Evrak Ekleri tabından ek/ilgi olarak eklenebilir. Giden belge kayıt postalanır ise, üyeler gündeme girecek olan evraklara da erişebileceklerdir.
- Gereği ve Bilgi Seçim tipi alanlarından "Kullanıcı"/"Birim" seçimleri yapılarak kurul üyeleri ve/veya birimler seçilebilir.
- Sistem sabitlerindeki "Kaydedilen evrak postalansın mı?" parametresi açık ise “Evrak Postalansın" seçim kutusu gösterilecektir.
- "Evrak Postalansın" kutusu seçili ise evrak posta sürecine girecektir. Böylelikle, Gereği/Bilgi listelerinde seçili kullanıcı/birimlere otomatik postalanacaktır. Postaya düşürülecekse PDF dosya formatı kontrolü yapılacaktır. Eklenen dokümanın formatının PDF olması için kullanıcı uyarılacaktır. Postadan geri alınamayacaktır. Ara posta birimi kullanan kurumlar için, ara posta birimine uğramadan postalanacaktır.
- Gündem yazısı, kurul üyelerine ve/veya birimlere postalanmayacak ise, “Evrak Postalansın" seçimi yapılmaz. Evrak sayı alarak klasöre kaldırılır, üye ve birimlere gönderilmez.
- Kaldırılacak klasör seçimi yapılıp, zorunlu alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanır.
- Belge başarıyla kaydedilmiştir. Belgeniz 304** numarasıyla kaydedilmiştir. uyarı mesajı alınır.
- Giden Evraklar kaydedilirken mükerrer evrak kontrolü yapılacaktır. Aynı tarihli, konulu bir evrak aynı gereği/bilgiye gidiyor ise Giden evrak defter kaydında kayıt yapılırken evrakın daha önce kaydedildiğine dair bir uyarı ekranı gösterilecektir. Aynı evrak daha önce ..... numarası ile kaydedilmiştir. Devam etmek istiyor musunuz? uyarısı gösterilir. Evet seçilir ise kayda devam edilir. Hayır seçilir ise işlem sonlandırılır.
- Sol Menu>Birim Evrakları >Kaydedilen Giden Evraklar listesinde evrak görüntülenir.
- "Evrak Postalansın" kutucuğu seçildi ise evrak kullanıcı ve birimlere otomatik postalanır. Seçilmedi ise, Kaydedilen Giden Evraklar listesinden gündem yazısı güncellenebilir.
- Gündem postalandı ise, kurul üyeleri Gelen Evraklar listesinden, birimler ise teslim alınmayı bekleyenler listesinden erişebilir.

Karar Yazısı Oluşturma

- Karar oluşturma işlemi için "Karar Yazısı Oluştur" ekranı kullanılır.
- Karar yazısı oluşturma ekranına yetkisi olan kullanıcılar kararı yazdıkları sürece Kaydet butonuna tıklandığında taslak halindeki karar yazıları sol menüye eklenen “Karar İzleme” listesine düşmektedir. Burada ister yazan kullanıcı ister yetkili diğer kullanıcılar, karar yazısı onaya sun denene kadar değişiklik yapabilirler.

- Hazırlayan kullanıcı onay akışı listesinde yoksa ve onay akışında kontrolcü var ise onaya sun butonu ile evrak hazırlayan kullanıcının İşlem Yaptığım Kararlar ve kontrolcülerin İşlem Bekleyen Kararlar listelerine düşecektir. Kontrol işlemleri tamamlandıktan sonra, imzacıların İşlem Bekleyen Kararlar listelerine düşecektir.
- Onay akışı listesinde kontrolcü yoksa ise onaya sunulduğunda karar yazısı akışta bulunan tüm üst kurul üyelerinin sol menüdeki İşlem Bekleyen Kararlar listesine düşecektir.
- Kaydet ve Onay işleminde onay akışında yer alan kullanıcıların gizlilik seviyeleri kontrol edilecektir. Evrakı görüntülemeye gizlilik seviyesi yeterli olmayan kullanıcı varsa uyarı mesajı verilir. Uyarı Mesajı: "(Kullanıcı Ad SOYAD) kullanıcısının gizlilik kleransı evrakı görüntülemek için yeterli değildir."
- Kaydet ve Onaya sun işlemi yapıldığında, Onay akışında bulunan kullanıcılara (onaya sunan kullanıcıya gitmez) mail gönderilir.

Bilgileri Sekmesi

- Gizlilik Derecesi seçilecektir ve belgenin güvenlik derecesini gösterecek. Evrak üst verisi olduğundan zorunlu alandır ve varsayılan Yok olarak gelecektir.
- Onay Akışı: Karar yazısını kontrol edecek ve imzalayacak üyelerin listesinin seçileceği alandır. Alanın yanındaki “+” butonuna tıklanarak üye listesi oluşturulur. Onay Akışı Yönetimi ekranından birden fazla akış oluşturulup (farklı üyelerin olduğu) isimlendirilerek kaydedilip kullanılabilir. Seçilen onay akışı düzenlenip imzalamayacak üyeler akıştan çıkarılabilir.
- Onay akışından yalnızca İmzalama ve Kontrol tipi seçilebilir. İmzacıdan sonra kontrolcü seçilemez. İmzacılar arasında kontrolcü olamaz. İmzacıdan sonra kontrolcü seçilmek istendiğinde kullanım esnasında uyarı mesajı verilecektir. Uyarı Mesajı: "Dikkat! İmzacıdan sonra kontrolcü seçilemez.
- Tanımlanan kayıtlı onay akışları, Karar Yazısı Bilgileri sekmesi> Onay Akışı alanında Ağaç olarak kullan butonu ile listelenecektir. Ağaç olarak kullan butonu tıklanarak seçim yapılabilecektir. Ayrıca yazarak arama ile seçim yapılabilecektir.
- Karar Evrak- İmza Akışı İşlemleri Tüm Kullanıcıları Görebilme aksiyonu eklenecektir. Bu aksiyona sahip olan kullanıcılarda Birim butonu görünür olacaktır. Birim butonu tıklanarak tüme çevrilebilir ve kurumda tanımlı tüm kullanıcılardan imzacı ve kontrolcü seçilebilir.
- Onay akışında seçilen üye listesindeki kullanıcılar karar yazısında sırayla editöre yerleştirilecek (Aynı satırda en fazla 3 imzacı gösterilecektir) ve karar yazısının en son sayfasında gösterilecektir.
- Onay akışı oluşturma esnasında seçilen sıraya göre evrak üzerinde gösterilecek. Seçim sırasına göre soldan sağa yerleştirilecek. Onay akışı tanımlama esnasında sıralama değiştirilebilir
- Editör ve PDF de imzacılar; ön ek, Ad Soyad ve Görev bilgisi ile gösterilir. Resmi evrak imzacı gösterimi ile aynı olacak. Görev bilgisi editörde düzenlenebilir.
- Kontrolcü olarak seçilen kullanıcı/lar evrak üzerinde gösterilmeyecektir.
- Toplantıya Katılamayan Kullanıcılar: Karar yazısı oluşturulurken katılması gereken, fakat toplantıya katılamayan kullanıcılar seçilebilecektir. Katılamayanlar için mazeret alanı eklenebilecektir. Zorunlu alan değildir. Katılmayan kullanıcı seçimi yapılmış ise, Toplantıya Katılamayanlar etiketi ile evrak üzerinde gösterilecektir. Katılamayan kullanıcı seçimi yapılmamış ise Toplantıya Katılamayanlar etiketi de karar evraka eklenmeyecek.
- Katılamayan kullanıcılar Editör ve PDF de; ön ek, Ad Soyad ve Görev bilgisi ile gösterilecektir. Resmi evrak imzacı gösterimi ile aynı olacak. Katılamayan kullanıcı seçimi yapılmış ise katılamayan kullanıcı listesi yalnızca ilk sayfada gösterilecektir.
- Toplantı esnasında vekaleti olan ancak vekalet bittikten sonra imzaya sunulma durumları nedeniyle, kullanıcıların vekalet birimleri değil asıl birimleri imzacı olarak seçilir. Karar yazılarında vekalet bittiğinde tüm imzalar otomatik olarak düşeceği için vekalet birimleri listelenmeyecektir. Dekan yardımcısı dekana vekalet ediyor ise dekan yardımcısının birimi seçilecek evrak üzerinde imzacının görevi “Dekan v.” olarak düzenlenebilecektir.
- Farklı birimlerden aynı kişi (aynı kullanıcı farklı kullanıcı birimleri) imzacı olarak seçilebilir.
- Karar yazısı, kontrolcü ya da imzacı tarafından iade edilebilir.
- Karar yazısı, geri alma işlemleri yapılamayacaktır. Geri alınmak istenen karar yazısı karar izleme ekranından güncellenecektir.
- Karar yazısı silme işlemi yapılamayacaktır.
- Toplantı No: Örnek: (2023/143) Bilgilerde kullanıcı tarafından girilecek ve editöre yansıyacak.
- Toplantı Tarihi: Örnek: (23.03.2023) Bilgilerde kullanıcı tarafından girilecek ve editöre yansıyacak. Format: 28.03.203 (Evrak üzerinde gösterimi ile aynı olacaktır)
- Karar No: Örnek: (89) Birime tanımlı Karar numaratöründen otomatik karar no alınacaktır. Karar Evrak "Kaydet Onaya Sun" ile akışa sunulduğunda numaratörden sayı alacak. Karar Numarası evrak üzerinde ve bilgileri alanında gösterilecektir. Kullanıcı karar numarasını değiştiremeyecektir. Karar Evrak Numaratörü tanımlı olmayan birimden karar evrak "Kaydet Onaya Sun" ile gönderilmek istendiğinde engellenecek ve uyarı mesajı verilecektir. Uyarı: "Dikkat! Birime tanımlı aktif Karar Evrak Numaratörü bulunmamaktadır! Lütfen sistem yöneticiniz ile görüşünüz.
- Karar Yazısında gereği/bilgi alanları zorunlu alan olmayacaktır. Karar Yazısında gereği/bilgi alanlarından kurum dışı unsurlar seçilemeyecektir.
- Karar Yazısında gereği/bilgi PDF (evrak) üzerinde gösterilmeyecektir.
- "Elektronik İmzalı İbaresi: Karar Yazısı oluşturulduğunda sayfanın alt kısmında kırmızı renkli (resmi yazı ile aynı formatta) "Bu belge, güvenli elektronik İmza ile İmzalanmıştır" ibaresi eklenecektir. Eyp içinde sayısal imza olsa dahi gösterilecektir.

Editör Sekmesi:

- Toplantıda alınan karar metninin yazıldığı alandır. Bilgileri alanında girilmiş olan toplantı tarihi, toplantı no ve numaratörden otomatik alınan karar no kısımları editör ekranına yansıtılır.
- Karar anteti, Birim Yönetimi ekranında bulunan “Birim Antet ve Logo İşlemleri” bölümündeki Karar Antet alanından alınacaktır. (TC / ANKARA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ / Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Dekanlığı)
- Karar yazısı oluşturma işleminde Antet bilgisi boş ise kullanıcıya uyarı mesajı verilecektir. "Dikkat! Karar antet bilgileri tanımlı değildir! Lütfen sistem yöneticiniz ile görüşünüz!" Birden fazla sayfalı karar yazılarında antet tüm sayfalara eklenecektir.
- Antet, istenildiği takdirde editör üzerinden manuel olarak evrak bazında değiştirilebilecektir.

- Sayfa Numaralandırma: Evrak ile aynı olacaktır. Sayfa numarası editörde gösterilmez. PDF de birden fazla sayfalı karar yazılarında (sayfa no/ toplam sayfa no) şeklinde ortalı olarak sayfanın en altına eklenir. Tek sayfalı karar yazılarında gösterilmez.
- Karar yazılarında logo kullanılmayacaktır.

- Ekleri Sekmesi: Kurul karar yazısına ek yapılmak istenen dokümanlar sistemden, kullanıcının dosyalarından ya da varsa fiziksel eklerin bilgisi (cd gibi) buradan eklenebilecektir. Evrak oluşturmadaki ekler tabının aynısı olacaktır. Eklenen ekler karar yazısı üzerinde görünmeyecektir. Bu özellik karar yazılarına gündem ek olarak eklenmek istenirse kullanılabilir.
- İlgiler Sekmesi: Kurul karar yazısına ilgili tutulacak sistemdeki evraklar ya da kullanıcının bilgisayarındaki evrakı ilgi tutabilecektir. Evrak oluşturmadaki ilgiler tabının aynısı olacaktır. Eklenen ilgiler karar yazısı üzerinde görünmeyecektir. Bu özellik karar yazılarına gündem ilgi olarak eklenmek istenirse kullanılabilir.
- İlişikler Sekmesi: Evrak oluşturmadaki ilişik tabının aynısıdır.

Karar Yazısı PDF Önizleme

Kontrol ve İmzalama:

- Hazırlanan karar yazıları tamamlandığında “kaydet ve onaya sun” butonu ile onaya sunulduğu anda karar numaratöründen otomatik olarak sayı alır.
- Karar yazısını hazırlayan kullanıcı eğer onay akışında bulunmuyorsa “İşlem Yaptığım Kararlar” menüsünden evraka ulaşabilir.
- Onay akışı listesindeki kullanıcıların İşlem Bekleyen Kararlar listesine gönderilecektir.
- Karar izleme ekranındaki durumu "Onay Sürecindekiler" olarak güncellenecektir.
- Kurul üyeleri İşlem Bekleyen Kararlar listesinde kayıtları görüp içeriğini inceleyebileceklerdir. İmzalama işleminden sonra kayıt İşlem Yaptığım Kararlar listesinde gösterilecektir.
- Kontrolcü varsa kontrol işlemi tamamlandıktan sonra karar imzacılara gönderilir.
- Kullanıcıların imzalaması için imza listesindeki sıra gözetilmeyecektir. İmza listesindeki kullanıcılar imzalayabilecektir. Aynı anda imza atma riski göz önünde bulundurularak imzalama esnasında kayıt kilitlenir.
- Kurul üyeleri şerhlerini imzalarken belirtebileceklerdir. Şerhler "Not" seçeneği ile dışardan harici bir dosya eklenebilecektir. Bunlar Belge Notları alanında tutulacaktır. Şerh metni ya da dosyasının özeti alınarak evrakı imzalarken imzalı nüsha ile beraber bu da imzalatılmış olacaktır.
- Karar Yazıları üyeler tarafından toplu imzalanabilir.
- Karar no ve toplantı tarihi (karar tarihi); evrak no ve evrak tarihi olarak işlem görür.

- Karar Tarihi ve Toplantı Tarihi aynı olduğu varsayılmıştır. Evrak üzerinde toplantı tarihi ve karar no gösterilecek. EYP içeresinde imza tarihi evrak tarihi olarak tutulacaktır. Aramalarda Toplantı tarihi (Karar tarihi), Oluşturma tarihi ve Belge tarihi ayrı ayrı gösterilecektir.

Klasöre Kaldırma

Tüm imzaları tamamlanan kayıt klasöre otomatik olarak kalkacaktır. Bundan sonra klasöre yetkisi olan tüm kullanıcılar kurul kararına erişebilecektir. “Karar İzleme” ve “İşlem Yaptığım Kararlar" ekranından da izlenecektir.

Güncelleme:

Kurul kararı imza akışı tamamlanmadı ise güncellenebilecektir. Ancak güncellendiği esnada tüm imzalar düşecektir. Güncelleme esnasında “Kararı güncellediğinizde tüm imzalar düşecektir. Devam etmek istiyor musunuz?” uyarısı verilecektir. "Karar Evrak - Kaydetme” aksiyonuna bağlanacaktır ve bu işlem kayıt altına alınacaktır. Güncelleme yapan kişinin imzalama listesinde olmasına gerek yoktur. Karar izleme yada İşlem Bekleyen Kararlar ekranlarından güncellenebilir. Güncellemede versiyon tutulacak ve kullanıcılara son versiyon gösterilecektir. Versiyon karşılaştırma yapılabilecektir.

Evrak Arama ve Raporlar:

Karar Yazısı Evrak arama tabı ile karar evraklar listelenebilecek ve rapor alınabilecektir.

Detaylı evrak arama ve Arama Motoru (SOLR içerik arama) ekranından aranabilecektir.

Detaylı Evrak arama ekranında "Belge Tipi" alanından "Karar" seçilerek, kararlar listelenebilecektir.

Arama alanından "Karar No" arama kriteri alanına girilerek evrak bulunabilir.

Evrak Arama - Karar Evrak Arama aksiyonuna sahip kullanıcılarda Belge İşlemleri> Belge Arama ekranında "Karar Evrak Arama" tabı gelecektir.

Kullanıcı Karar Tarih aralığı seçerek, belirlediği diğer kriterlerle beraber "Ara" butonuna basarak uygun sonuçları listeleyebilecektir.

Kriter seçmeden de arama yapabilecek. Arama sonuçlarında sorgulama yapılan birimde bugüne kadar evrak olmuş tüm karar yazıları listelenebilecektir.

"Alt Birim Belgeleri Görünsün" check box ı işaretlenir ise, alt birimlerden oluşturulmuş ve belge olmuş karar yazıları ile birlikte sonuçlar listelenecektir.

Arama sonuçlarında, evrak listeleme esnasında kullanıcının erişim yetkileri kontrol edilecektir ve yetkisi varsa evraklar listelenecektir. Listelenen evrakların detay ekranına erişmek için "Detay" butonuna basıldığında klerans kontrolü yapılacaktır. Kullanıcının kleransı evraka erişmek için yeterli ise detaya erişebilecektir. Değil ise uyarı mesajı verilecektir. "Erişiminiz bulunmamaktır."

Sonuç listesinde kullanıcının evraka erişimi yok ise detay butonu tooltipte erişiminiz yoktur uyarısı verilecektir.

Sonuç listesinde evraka erişimi olan kullanıcılar karar evrakı Takip alanından butonu ile kişisel arşive ekleyebilecektir. (Yetki kontrolü yapılacaktır, ayrıca PDF indir/yazdır aksiyona bağladır) Evraklar listesinde Detay butonu ile listelenen evrakların detayına gidilebilecektir, Takip butonuna basılarak evraklar kullanıcının takibimdeki evraklar listesine eklenebilecektir.

Sonuç listesinde toplantı tarihi (karar tarihi), evrak tarihi ve oluşturma tarihi ayrı ayrı gösterilecektir.

Kullanıcının "tüm birim klasörlerini görür" aksiyonu varsa ilgili birimde ayrıca yetkiye bakılmadan arama kriterine uygun evraklar listelenecektir.

"Excel Rapor Al" ve "Pdf Rapor Al" butonları eklenecek. Sonuç listesinde listelenen karar yazılarının Excel ve PDF e raporları alınabilecek.

"Tüm sonuçları raporla" butonları ile sonuç listesindeki tüm karar yazılarının, Excel ve PDF raporları alınabilecek. Sonuç listesinde bulunan tüm alanlar raporlara eklenecektir. "Raporu çıkartmak için tıklayınız" check box eklenecek. Default hepsi checkli gelecek. Kullanıcı isterse rapora eklenmesini istemediği kolonların check işaretini kaldırarak raporu özelleştirebilecektir.

Gidenden Gelen Karar Evraklar içinde Toplantı No ve Toplantı Tarih alanlarını gösterilecektir.

Karar Yazısının Ek-İlgi-İlişik Yapılması (Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle)

Karar Arama - Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle aksiyonu olan kullanıcılarda tüm evrak tiplerinde (Giden, Olur, Giden Evrak Kayıt, Gelen Evrak Kayıt, Arşiv Gelen ve Arşiv Giden Evrak Kayıt) Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle tabında Evrakın Aranacağı Yer alanına "Karar Evraklarında Ara" seçimi eklenecek.

Karar Evraklarında Ara: Tüm birim karar evraklarında arama yapılacaktır.

Arama Sonuçları, aramayı yapan kullanıcının sahip olduğu aksiyon özelliklerine göre değişmektedir:

- Kullanıcı birim bütün evrakları görür aksiyonuna sahip değilse, erişim yetkisi olan ve içinde evrak olan klasörlerde direk kullanıcının iz bıraktıkları ve evrakın içinde bulunduğu klasöre erişim durumuna göre yetki kontrolünden geçer.
- Kullanıcı, birimin bütün evraklarını görür aksiyonuna sahip ise kullanıcının iz bıraktığı ve erişim yetkisine sahip olduğu klasörlere bakılmaksızın, birimin sahip olduğu bütün evrakları görebilecektir.

İşlem Bekleyen Kararlar

Kullanıcılara işlem için gönderilen karar yazılarının listeleneceği ve işlemlerin yapabileceği "İşlem Bekleyen Kararlar" menüsü eklenecektir. Akışa sunulan karar yazıları, İmza Bekleyen ve Kontrol Bekleyen yeni eklenecek sol ile menü takip edilecektir. Ayrıca, Kurul üyelerinin imzalama süreci ve imzası tamamlanan kurul yazılarının izlenebileceği ekrandır.

- Karar yazıları, imza ve kontrol işlemleri için onaya sunulduğunda ilgili kullanıcıların "İşlem Bekleyen Kararlar" menüsüne düşecektir.
- Kullanıcı Kontrol, İmzalama, İade Etme, Kopyalama işlemlerini bu menüden yapabileceklerdir.
- Sol menüde listedeki karar sayısı (İşlem Bekleyen Okunmadı (Kontrol-İmza) / İşlem Bekleyen Toplam) şeklinde kırmızı renkle gösterilir. İşlem bekleyen okunmadı durumda evrak yok ise siyah renk ile gösterilir. Okundu durumu işlem bekleyen (kontrol ve imza) evraklar için eksiltilir.
- Karar evrak listelerinde, Konu, Toplantı Tarihi, Toplantı No, Karar No, varsa Gideceği Yer, Gönderen (kullanıcı Ad Soyad) şeklinde gösterilecektir.
- Karar Yazıları ön izleme yapılabilecektir. Ön izleme ekranında aksiyon butonları ile İmzalama, Kontrol Etme, Karar Kopyalama ve İade Etme işlemlerini yapabilecektir.
- Ön izleme ekranından detaydan açılarak aynı aksiyon butonları ile işlemler yapılabilecektir.
- Sayfalandırma, evrak gösterimi, evrak ön izleme, aksiyon butonları “İşlem bekleyen evraklar” menüleri ile aynı olacaktır.
- Orta alanda tarih sıralaması ve gruplaması işleme gönderilme zamanı şeklinde olacaktır. En yeni işleme gönderilenlerden eskiye doğru sıralanacak ve gruplanacak.
- Kontrol ve İmzası tamamlanmış karar yazıları İşlem Bekleyenler listesinden kaldırılacak. İşlem yapılan evraklara "İşlem Yaptığım Kararlar" menüsünden erişilebilecektir.

Filtreler:

- Sayfada Ara alanında Evrak listelerindeki görünür olan tüm alanlardan arama yapılabilecektir. Arama işlemi sadece işlem yapılan sayfada yapılacaktır. Sayfada arama alanına karakter girildikçe sayfada filtreleme yapacaktır. Kullanıcı tüm sayfalarda filtreleme yapmak isterse sayfalandırma alanında sayfada listelenen evrak sayısını artıracaktır. Sayfada aranan kelimenin bulunduğu satır renklendirilecektir ve sadece o evraklar listelenecektir.

- Gideceği Yer: Evrakın gideceği yere göre filtreleme yapılabilecektir. Birimler için idari birim kimlik kodundan arama yapılabilecektir.
- Başlangıç ve Bitiş tarih: Toplantı Tarihlerine göre filtreleme yapılabilecektir.
- Filtreler - Karar Durum alanında, Varsayılan olarak "Tümü" seçili gelecektir.
  - Tümü
  - Kontrol Bekleyenler: Kullanıcı tarafından henüz kontrol edilmemiş evraklar listelenecektir.
  - İmza Bekleyenler: Kullanıcı tarafından henüz imzalanmamış evraklar listelenecektir.
- Arama kriterlerine uygun bir sonuç dönmezse liste alanında "Listelenecek Veri Bulunamamıştır." yazacaktır.

Liste ve Aksiyon Butonları:

- Karar yazıları ön izleme ya da detay ekranlarından imzalama ve kontrol işlemleri yapılabilir.
- "Toplu İmzala" butonu ile imza bekleyen tüm karar yazılarına toplu işlem yapılabilir.
- Karar evrak tekil veya toplu takibe ekleme, kişisel arşive ekleme işlemleri yapabilir.
- Güncellemede versiyon tutulacak ve "versiyon karşılaştırma" yapılabilir
- İmzacı karar yazısında değişiklik yapar ise "İmzala" ve "İade Et" butonları tıklandığında açılan pencerede “Evrakta değişiklik yaptınız kaydetmek istiyor musunuz?” Evet/Hayır. Kullanıcı “Hayır”ı seçer ise değişiklik iptal edilecek. “Evet”i seçer ise iade etme işlemi öncesi kayıt işlemi otomatik yapılacaktır. Güncelleme yapıldığı için imzala butonu tıklanamayacaktır, kullanıcı iade butonuna yönlendirilecektir.
- Kontrolcülerden herhangi birinin yaptığı değişiklik nedeniyle evrakın iadesi zorunlu değildir. Kullanıcı ister ise evrakı iade edebilir. Kontrolcü güncelleme yapıp, kontrol işlemi yaparak akışı devam ettirebilir.
- Karar Yazısı imzacı tarafından güncellenir ise SADECE iade edebilir. Karar izleme de taslak durumuna geçer. Onay akışını imzacı değiştiremez, imzacılarda onay akışı pasif olarak gösterilir.
- Kopyalanan karar yazısı, taslak olarak Karar İzleme ekranına düşecektir.
- İade işleminde akıştaki kullanıcılar seçilemeyecektir, iade esnasında iade edilecek Birim adı bilgi olarak gösterilecektir ve iade işlemi ile evrak İşlem Bekleyen Kararlar ve İşlem Yaptığım Kararlar listesinden düşecek ve birimin Karar izleme ekranından tekrar akışa sokulabilecektir. İade ve taslak ikonları ile listede gösterilecektir.
- Karar Yazısı imzalama işlemi başlatıldığında farklı bir kullanıcı imzalama butonunu tıklar ise engellenecek ve uyarı mesajı verilecek. Uyarı: Dikkat! Başka bir kullanıcının imzalama işlemi devam ettiği için şu an imzalama işlemi gerçekleşememiştir. Lütfen tekrar deneyiniz!

İşlem Yaptığım Kararlar:

Kullanıcıların işlem yaptığı karar yazılarının listeleneceği “İşlem Yaptığım Kararlar” menüsü eklenecektir. Akışa sunulan karar yazıları, Hazırladıklarım / İmzaladıklarım ve Kontrol Ettiklerim yeni eklenecek sol ile menü takip edilecektir. Kurul üyelerinin imzalama süreci ve imzası tamamlanan kurul yazılarının izlenebileceği ekrandır.

- Onaya sunulan Karar yazıları, "İşlem Bekleyen Kararlar" listesinden imza veya kontrol işlemleri yapıldığında "İşlem Yaptığım Kararlar" listesine düşer
- Akışta olmayan hazırlayan kullanıcı onaya sunduğu kararı bu menüden görüntüleyebilecektir.
- Kullanıcı hem evrakı hazırlayan hem de imzacı/kontrolcü ise evrak listede yalnızca bir tane gösterilir.
- Akıştaki herhangi bir kullanıcı tarafından iade edilen ve güncellenen evrak kullanıcıların "İşlem Bekleyen ve İşlem Yaptığım Kararlar" listesinden düşer.
- Sol menü listedeki karar sayısı gösterilmez.
- Karar evrak listelerinde, Konu, Toplantı Tarihi, Toplantı No, Karar No, varsa Gideceği Yer, Gönderen (kullanıcı Ad Soyad) şeklinde gösterilecektir.
- Karar Yazıları ön izleme yapılabilir.
- Ön izlemeden detay ekran açılarak aynı aksiyon butonları ile işlemler yapılabilir.
- Sayfalandırma, evrak gösterimi, evrak ön izleme ve aksiyon butonları İşlem Yaptıklarım evrak menüleri ile aynı olacaktır. Sayfalandırma, varsayılan olarak 10 olarak gelir.
- Orta alanda tarih sıralaması ve gruplaması işlem tarihine göre yapılacaktır. En yeniden eskiye doğru sıralama ve gruplama yapılır.
- Kullanıcılar işlem yaptıkları karar yazısını geri alamayacaklardır.
- Kontrolcü, kontrol ettiği evrakı geri almak istediğinde, Karar İzleme ekranından güncelleme yaparak kararı yeniden akışa sokabilir.

Filtreler

- Sayfada Ara alanında Evrak listelerindeki görünür olan tüm alanlardan arama yapılabilecektir. Arama işlemi sadece işlem yapılan sayfada yapılacaktır. Sayfada arama alanına karakter girildikçe sayfada filtreleme yapacaktır. Kullanıcı tüm sayfalarda filtreleme yapmak isterse sayfalandırma bölümünde sayfada da listelenen evrak sayısını artıracaktır. Sayfada aranan kelimenin bulunduğu satır renklendirilecektir ve sadece o evraklar listelenecektir.
- Gideceği Yer: Evrakın gideceği yere göre filtreleme yapılabilecektir. Birimler için idari birim kimlik kodundan arama yapılabilecektir.
- Başlangıç ve Bitiş tarih: Toplantı Tarihlerine göre filtreleme yapılabilecektir.
- Filtreler - Karar Durum alanında, Varsayılan olarak Hazırladıklarım, Kontrol Ettiklerim ve İmzaladıklarım seçili gelecektir.
  - Hazırladıklarım: Kullanıcı tarafından hazırlanmış ve onaya sunulmuş evraklar listelenecektir.
  - Kontrol Ettiklerim: Kullanıcı tarafından kontrol işlemi tamamlanmış evraklar listelenecektir.
  - İmzaladıklarım: Kullanıcı tarafından imzası tamamlanmış evraklar listelenecektir.
  - Onay Sürecindekiler: Tüm kullanıcılar tarafından henüz kontrol edilmemiş ve tüm imzacılar tarafından imzalanmamış evraklar listelenecektir.
  - Onay Süreci Tamamlanan: Tüm imzacılar tarafından imzalanan ve sürecini tamamlayan evraklar listelenecektir.

Liste ve Aksiyon Butonları

- Karar evrak tekil ve toplu takibe ekleme, kişisel arşive ekleme işlemleri yapabilecektir.
- Güncellemede versiyon tutulacak ve "versiyon karşılaştırma" yapılabilecektir. Kullanıcıya son versiyonu gösterilir.
- Güncellenen ya da iade edilen evrak bu menüden düşecektir ve "Karar İzleme" listesinden onaya sunulabilecektir.
- Kopyalanan karar yazısı, taslak olarak Karar İzleme ekranına düşecektir.
- Karar Evrak ön izleme ya da detay ekranında yer alan "Evrak Kopyala" butonuna basıldığında sistem kullanıcıya bir uyarı penceresi açacak ve "Karar evrakı kopyalamak istediğinizden emin misiniz?" sorusu sorulacaktır.
- Karar kopyalama işlemi için Kullanıcı "Evet" seçeneğini işaretlediğinde "İşlem Başarılıdır" uyarısı altında "Kopyalanan karar evraka Karar İzleme kısmından erişebilirsiniz" mesajı verilir.

Karar İzleme

“Kurul kararı yazma” yetkisi olan kullanıcılar tarafından oluşturulan ve kayıt edilen, kaydedildiğinde bu ekrana erişimi olan kullanıcılar tarafından güncellenebilen, Kurul üyelerinin imzalama süreci ve imzası tamamlanan kurul yazılarının izlenebileceği ekrandır.

- Karar yazısı oluşturma ekranına yetkisi olan kullanıcılar kararı yazdıkları sürece Kaydet butonuna tıklandığında taslak halindeki karar yazıları sol menüye eklenen “Karar İzleme” listesine düşürülecektir. Burada ister yazan kullanıcı ister yetkili diğer kullanıcılar, karar yazısı onaya sun denene kadar değişiklik yapabileceklerdir.
- Karar izleme ekranı evrak ön izlemeden de evrak kopyalanabilecektir. Kopyalanan evrak Karar İzleme ekranına taslak olarak düşecektir. Kopyalama işlemleri kayıt altına alınacaktır.
  - Log Aksiyon: Evrak Kopyala: (USER)kullanıcısı, (TARİH-SAAT) zamanında (BIRIM), (TOPLANTI TARİH) tarihli,(KARAR NO) sayılı,(KONU) konulu ve ID'li kararı kopyalamıştır.
- Kopyalanan karar yazısı, taslak olarak Karar İzleme ekranına düşecektir.
- Karar Evrak ön izleme ya da detay ekranında yer alan "Evrak Kopyala" butonuna basıldığında sistem kullanıcıya bir uyarı penceresi açacak ve "Karar evrakı kopyalamak istediğinizden emin misiniz?" sorusu sorulacaktır.
- Ekranda yapılabilecek işlemler: Kullanıcılar bu ekranda yetkilerine bağlı olarak, karar yazılarının imzalarını izleme, içerik görüntüleme, durum (taslak, kontrolde, onay süreci tamamlananlar, onay sürecindekiler) izleme, karar evrak toplu takibe ekleme, toplu kişisel arşive ekleme, toplu onaya sunma, kopyalama işlemleri yapabilecektir.
- Taslak halindeki karar yazıları seçilerek, toplu onaya sun butonu ile toplu olarak onaya sunulabilecek. Daha önce onaya sunulmuş evrak seçildiğinde uyarı mesajı verilecek ve engellenecektir. "Dikkat! Daha önce onaya sunulmuş evraklar vardır. Lütfen seçimlerinizi kontrol ediniz!"
- Karar yazısı, geri alma işlemleri yapılamayacaktır. Geri alınmak istenen karar yazısı karar izleme ekranından güncellenecektir.

- Filtreler

- Toplantı Başlangıç ve Bitiş Tarihi: İki tarih aralığındaki karar yazılarının tarih aralığında aranmasını sağlayacaktır.
- Sayfada Ara: alanında Evrak listelerindeki görünür olan tüm alanlardan arama yapılabilecektir. Arama işlemi sadece işlem yapılan sayfada yapılacaktır. Sayfada arama alanına karakter girildikçe sayfada filtreleme yapacaktır. Kullanıcı tüm sayfalarda filtreleme yapmak isterse paginationdan sayfada da listelenen evrak sayısını artıracaktır. Sayfada aranan kelimenin bulunduğu satır renklendirilecektir ve sadece o evraklar listelenecektir.
- Karar Durumu:
  - Taslak: (Henüz onaya sunulmamış ve sadece kaydedilmiş karar yazıları)
  - Kontrol Bekleyenler: (Kontrol bekleyen ya da kontrol edilmiş ve bir sonraki kontrolcüde bekleyen karar yazıları. Onay sürecindeki evraklar)
  - İmza Bekleyenler: (Kaydet onaya sun işlemi yapılmış ve kontrolcülerin hepsinin kontrol işlemini yaptığı karar yazıları. Onay sürecindeki evraklar)
  - Onay Süreci Tamamlananlar: (İmza işlemi tamamlanmış karar yazıları)
  - Onay Sürecindekiler: Tüm kullanıcılar tarafından henüz kontrol edilmemiş ve tüm imzacılar tarafından imzalanmamış evraklar listelenecektir.
  - İade Edilenler: (Akışa sunulmuş ve akıştaki kullanıcılar tarafından iade edilmiş karar yazıları)

- Hangi karar yazısının imzalarının tamamlandığının kolaylıkla takip edilebilmesi için hem listede bir ikonla gösterilecektir hem de filtre alanından listelenebilecektir.

  Karar Numaratörü Tanımlama

  Karar yazıları, sayılarını, numaratör yönetiminden tanımlanacak olan “Karar Yazısı Numaratörü”nden alacaktır.

- Ad: Tanımlaması yapılan numaratörün adı girilir.
- Geçerlilik Tarihi: Tanımlanan numaratörün geçerlilik tarihinin girildiği alandır. (Bugünün tarihinden geride olamaz)
- Başlangıç Değeri: Numaratörün başlangıç sayısının girildiği alandır.
- Değer: Numaratörün mevcut kaldığı değerin görüntülendiği alandır. (Başlangıç değerinden küçük olamaz)
- Açıklama: Numaratör ile ilgili açıklama girilebilmesi için kullanılacak alandır.
- Karar Yazısı Numaratörü Bağlanan Birimler: Numaratörü; karar evrak numaratörü olarak kullanan birimlerin listesidir. Yeni Ekle, Aktif, Pasif butonlarına basılarak numaratöre birim ekleme / güncelleme buradan da yapılabilir.

- 2-(BN-78830)Evrak oluştur ve Olur/Takrir oluşturma süreçlerinde gereği/bilgi alanında “Kullanıcı” seçildiği durumlarda gizlilik seviyesi kontrolü eklenmiştir. Kullanıcıya, gizlilik derecesinin üstünde bir belge yazılmak istendiği durumlarda uyarı verilmesi sağlanmıştır.

- Not: Kullanıcı seçimi sonrası gizlilik derecesinin güncellenmesi durumunda seçilen kullanıcı sistem tarafından otomatik olarak kaldırılacaktır.

- Uyarı İçeriği: “ XXXX XXXX kullanıcısının gizlilik kleransı evrakı görüntülemek için yeterli değildir.” şeklindedir.

Etiketler :
Yazılım Geliştirme Direktörlüğü tarafından düzenlendi 2023/11/20 15:16

- Yorumlar ( 0 )
- Eklentiler ( 21 )
- Tarihçe
- Bilgi

XWiki 11.0.3