j- Postalanacak Evraklar

Ana ekran >sol menü > Birim Evrakları >  Postalanacak evraklar listesi, elektronik ortamda gönderilemeyen belgelerin listelendiği alandır. Fiziki olarak gönderilecek olan evrakalar bu listeden çıktısı alınarak postalama işlemleri yapılır. Bu işlemi sadece evrak postalama yetkisi verilen kullanıcı yapabilmektedir. Evrakların postalama işlemi için;

• Postalanacak evraklar listesine tıklanır.

• Açılan ekranda; postalama işlemi yapılacak olan evrakın detay ekranında veya ön izleme ekranında yer alan  butonuna basılır. Açılan ekranda evrakın gideceği yer bilgileri gelecektir.

Buradaki yazdır ve orjinalini yazdır butonlarının görevleri;

• Yazdır butonu;  postaya gönderelecek evrakları yazdırmakta kullanılır. Ayrıca dağıtım planı bulunan evraklarda (örn: 87 il müdürlüğüne/tüm valiliklere) yazdır butonunu kulandığımızda her il müdürlüğü ve valilik için ayrı çıktı alabiliriz. Ayrıca evrakın alt antet bilgisinde doğrulama kodu bulunmaktadır. Alıcı evrakın e-imzalı olduğunu bu kod ile evrak doğrulama sunucusundan teyit edebilmektedir.

• Evrak postalama ekranındaki yazdır butonun altına varsa evrakın ekleri de gösterilir. Yazdır ve orijinal yazdır tıklandığında üst yazı ve ekler(dosya, evrak, fiziksel) listelenir. Bu ekranda Fiziksel ekler sadece görüntülenir, diğer ekler yazdırılabilir.

• Orijinal yazdır;  bu seçenek evrakın son imzasını aldıktan sonraki oluşan e-yazışma paketinin orijinal halini gösterir. Burada dağıtım planı bulunan evrakın hitap kısmında dağıtım planının adı yer almaktadır ve alt antet bilgisinde evrak doğrulama kodu bulunmamaktadır.
• E-Postala  : Evrak gönderim tipi e-posta olan evrakların, gönderimi için kullanılmaktadır.
• Faksla  : Evrak gönderim tipi faks olan evrakların, gönderimi için kullanılmaktadır.

Gramaj hesaplama ve postalama işlemi;

• Öncelikle postalanacak evraklarımızın çıktısını alıp zarflama işlemini yapıyoruz.

Zarfladığımız evrakı tartarak kaç gr geldi ise bu miktarı gramaj kısmına yazıp hesapla butonuna basıp tutarı öğreniyoruz

Örnek resimde görüldüğü gibi 100gr gelen postamızın 5TL olan tutarını otomatik olarak hesaplayabiliyoruz

•  Bu işlemleri yaptıktan sonra ‘’postala’’ butonuna basarak evrakımızı postayabiliriz.
• Evrak postalandıktan sonra “postaladıklarım” listesinde listelenecektir.
• Evrak postalandıktan sonra evrakın onay akışında yer alan kişilere evrakın postalandığına dair bilgilendirme mesajı gidecektir.
• Evrak postalama ekranında yer alan “posta kodu” ve “açıklama” bilgileri evrak postalandıktan sonra da güncellenebilmektedir. Bu bilgilerin güncellenebilmesi için;Postaladıklarım listesinde bulunan evrakın üzerine bir kez tıklanarak ön izlemesi açılır.

• 
  
  • Ekranın sağ üstünde yer alan  butonuna basılır.
  • Açılan ekranda evrakın postalandığı yere ait bilgiler gelecektir. Burada bulunan güncelle  butonuna basıldığında gelen ekranda “posta kodu” ve “açıklama” ve tebligat tarihi bilgileri girildikten sonra KAYDET butonuna basılarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.