EVRAKIN SON KULLANICIYA KADAR HAVALE İŞLEMLERİ

Birim evrak tarafından birim amirine Havale Onayı ile veya havale edilerek evrak gönderilir. Havale edilen evraklar; işlem bekleyen evraklar/gelen evraklar listesinde listelenir. Buradan seçilen evraklar, sırası ile ilgililere hiyerarşik olarak havale edilir. Son kullanıcısına kadar havale edilen evraklar; gönderildiği kullanıcının ekranında sol menü/İşlem Bekleyen Evraklar/Gelen Evraklar listesinde listelenecektir.

Kullanıcı Gelen Evraklar listesinde listelen evraklarda yapması gereken işlemleri ön izleme alanının üstünde yer alan butonlardan ya da evrak içeriği ekranındaki butonlardan gerçekleştirebilecektir.

Havale Yap: Gelen Evraklar listesinde yer alan evrakların ilgili kullanıcıya, birime ya da havale onayına gönderilmesi için kullanılır. Havale yap butonuna basıldığında açılan havale ekranında, evrakın gönderileceği birim / kişi / kullanıcı listesi bilgileri seçildikten sonra gereği ya da bilgi seçimi yapılarak butonuna basılır.

Evrakın havale onayına gönderilme durumu var ise; gerek havale yeri bilgisi seçilerek gerekse de havale yeri seçilmeden sadece ONAYLAYACAK KİŞİ bilgisi seçildikten sonra HAVALE ONAYINA GÖNDER butonuna basılmalıdır. Bu işlemin ardından evrak, onaylayacak kişi alanında seçilmiş olan kullanıcının HAVALE ONAYINA GELENLER listesine düşecektir. Bu kullanıcının havale onayı vermesinin ardından evrak ilgili kişilere havale edilmiş olacaktır.

Not: Birime Havale ve Kişiye Havale seçim alanlarında seçilebilecek bilgiler;

Birime Havale: Kullanıcının dâhil olduğu birimin varsa alt birimleri gelecektir. Kullanıcı kendi birimini seçemeyecektir.

Kişiye Havale: Kullanıcının dâhil olduğu birimdeki kişiler seçilebilecektir.

Kullanıcıların kendi birimi veya kendi biriminin kullanıcıları haricindekilere evrakı havale etmesi gerekirse; birim-kişi seçim alanının yanında bulunan  butonuna basması gerekmektedir. Bu butona basılmasının ardından kişi-birim alanlarında bütün birimler ve kişiler gelecektir. (bu butonlar yetki dâhilinde gelmektedir.)

Tebliğ Et: Gelen Evraklar listesinde yer alan evrakların kullanıcılara tebliğ edilmesi için kullanılır. Tebliğ et butonuna basıldığında açılan ekranda evrakın tebliğ edileceği kişi veya kullanıcı listesi bilgileri seçildikten sonra  butonuna basılır.

Tebliğ edilen evrak; tebliğ edilen kullanıcının sol menüsünde yer alan İŞLEM BEKLEYENLER başlığının altındaki Tebliğler listesinde listelenecektir.

Tebliğ edilen evraklar, İşlem Yaptıklarım başlığının altında yer alan TEBLİĞ ETTİKLERİM listesinin altında listelenmektedir.

Tebliğ edilen evraklar; tebliğ edilen kişiler tarafından henüz tebellüğ edilmemiş ise, tebliğ eden kullanıcı tarafından hatırlatma gönderilebilmektedir.

Tebliğ hatırlatma işlemi için işlem yaptıklarım başlığının altındaki tebliğ ettiklerim listesi tıklanır. Açılan ekranda tebliğ edilen evrakın ön izlemesinde veya detay ekranında yer alan  butonuna basılarak açılan ekranda;

Okunmamış tebliğleri hatırlat,

Tebellüğ edilmemiş tebliğleri hatırlat seçenekleri seçildikten sonra  butonuna basılır.

Tebliğ hatırlatma işleminde; kullanıcıların isteği dâhilinde hatırlatma notu da girilebilmektedir.

İade Et: Gereği ya da bilgi için gönderilen evrakın havale eden yere kişiye iade edilmesi için kullanılır. İade et butonuna basıldığında açılan ekranda zorunlu olan iade notu girildikten sonra  butonuna basılarak iade etme işlemi gerçekleşir.

                                       GELEN EVRAK KLASÖRE KALDIRMA (EVRAK KAPATMA)

Gelen bir belge üzerinde herhangi bir işlem yapılmayacaksa veya işlemi biten bir belge kullanıcıya sadece bilgi amaçlı gönderilmişse Belgenin Detay ekranında veya belgenin ön izlemesinde yer alan Evrak Kapat butonuna tıklanır.

Evrak Kapat butonuna tıklandıktan sonra açılan ekranda belgenin kaldırılacağı klasör ve konu kodu seçimi yapıldıktan sonra ilgili butonlar kullanılarak klasöre kaldırma işlemi gerçekleştirilir. Klasöre kaldırma işlemini sadece yetki verilen kullanıcılar yapabilir.

Evrak; süreli kapatma ve evrak kapatma olmak üzere 2 farklı şekilde kapatılabilmektedir.

Süreli Kapatma: Gelen Evraklar listesinde yer alan ve işlemi belli bir süre sonra yapılacak olan evrakların kullanıcının isteği dâhilinde belli bir süreliğine klasöre kaldırılabilecektir. Bu işlemi gerçekleştirmek için; evrak kapat butonuna basıldığında açılan ekranda KAPATMA TİPİ olarak Süreli Kapatma seçilir. Bu seçenek seçildiğinde ekranda gelen Kapatma Süresi bilgisi girildikten sonra;

Evrak kapatma onayı alınacaksa, ONAY AKIŞI alanından kapatma imzası verecek kişi seçilmesinin ardından  butonuna basılarak evrak kapatma onayına gider. Kapatma onayı alan evrak seçilen klasöre otomatik olarak kalkacaktır.

Kapatma Onayı almayacak evrak ONAY AKIŞI seçilmeden sadece konu kodu ve kaldırılmak istenen klasör bilgileri girildikten sonra  butonuna basılarak klasöre kaldırılır.

Süreli kapatılan evrak; girilen tarihe kadar seçilen klasörde listelenecek, girilen tarih dolduğunda da tekrar gelen evraklar listesine otomatik olarak düşecektir.

Kapatma: Gelen Evraklar listesinde yer alan evrakları klasöre kaldırmak için kullanılacak olan butondur. Evrak kapatma ekranında; evrakın konu kodu ve kaldırılacağı klasör bilgileri girildikten sonra;

Kapatma Onayı alınacaksa ONAY AKIŞI alanından kapatma imzası verecek kişi seçilmesinin ardından  butonuna basılarak evrak kapatma onayına gider. Kapatma onayı alan evrak seçilen klasöre otomatik olarak kalkacaktır.

Kapatma Onayı almayacak evrak ONAY AKIŞI seçilmeden sadece konu kodu ve kaldırılmak istenen klasör bilgileri girildikten sonra  butonuna basılarak klasöre kaldırılır.