GÜNDEM OLUŞTUR

Gündeme girecek olur yazıları (Gereği/Bilgi için) ilgili birime(üst kurul büro vs.) gönderilir. Bu evraklar birimin “Teslim alınmayı bekleyenler” menüsüne düşecektir.

Üst Kurul Büro Personeli Teslim Alınmayı Bekleyenler listesindeki gündeme girecek evrakları seçerek Evrak Kapat butonuna basarak önceden oluşturulmuş gündem klasörüne kaldırılır.

Kullanıcı istediği takdirde teslim alınmayı bekleyenler menüsündeki evrakların evrak listesini rapor al  butonuna basarak liste alabilir.

Kullanıcı Gündeme alınacak evrakların içine atılabilmesi için “Klasör Yönetimi-Klasör İşlemleri” ekranından bir klasör oluşturur. Kullanıcı gündem klasörünü oluştururken klasör türü alanından “GÜNDEM KLASÖRÜ” tipini seçer.

Yeni açılan gündem klasörü için Üst Kurul personellerine Klasör İşlemleri-Erişim Yönetimi menüsünden  “Evrak İçerik Görür” olacak şekilde klasör yetkisi verilir.

GÜNDEM OLUŞTUR ADIMLARI

Üst Kurul Büro yetkisi olan personel sol menü de Kurul İşlemleri -Gündem İzleme sekmesi ile gündem klasörü içerisindeki evrakları seçerek Gündem Sırasını belirleyerek Gündem Kaydet butonu ile listeyi kaydedecektir.

Gündem Yayınla butonuna basıldığında Üst Kurul üyelerine otomatik olarak klasör yetkilendirmesi yapılacak aynı zamanda Kurul Üyelerinin e-postalarına Gündemin oluştuğuna dair bilgilendirme yapacaktır. Kurul üyesi Belgenet’e giriş yaptığında Kurul işlemleri sekmesi altındaki Gündem izleme ile Gündem toplantısında görüşülecek gündemi buradan takip edebilecektir.

Gündem Maddesi kopyalama/taşıma butonu ile kullanıcılar gündemde görüşülemeyen ya da daha sonra görüşülmesi kararlaştırılan maddeleri daha sonraki gündemlerden birine taşıyabileceklerdir.

Yayımlanan Gündemin Üst Kurul Üyeleri Tarafından İzlenmesi

Üst kurul üyeleri, Belgenet’e giriş yaptıktan sonra sol menüde bulunan Kurul İşlemleri-Gündem İzleme menüsünden, Üst Kurul Büro Müdürlüğü tarafından yayımlanmış olan haftalık gündem maddelerini görebileceklerdir. Bunun için üst kurul üyelerinin sorgulama ve filtreleme alanına görmek istedikleri gündemin sayısını yazmaları gerekmektedir.(ör:2015/36)

Üst kurul üyeleri, herhangi bir gündemin maddelerini görmek istediklerinde, filtre alanında bulunan klasör bölümüne istedikleri gündemin no’sunu yazıp “Filtrele ”butonunu kullanarak gündemde bulunan maddelerin listelenmesini sağlayabilecekler. Üst kurul üyeleri sayı, tarih, oluşturan birim gibi detayları girerek gündem maddeleri arasından arama yapabilecekler.

Aralıklı Gündem Oluştur butonu ile kullanıcılar, gündemde görüşülecek konuları, her madde arasında belirli bir boşluk bırakılmış şekilde Word formatında listeleyebileceklerdir. Böylece Üst kurul toplantısı esnasında görüşülen konu ile ilgili notları ilgili maddenin altındaki boş satırlara yazabileceklerdir.

Sıralı Gündem Oluştur butonu ile kullanıcılar o hafta gündemde görüşülecek olan maddelerin listesini Word formatında alabileceklerdir.

Aralıklı Gündem Örneği