Wiki source code of a- Evrak Oluştur

Version 129.2 by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2021/08/12 15:42
Show last authors
1 (% style="text-align:center" %)
2 [[image:1628764315002-149.png]]
3
4 Yeni giden bir evrak oluşturmak için kullanılacak olan butondur.
5
6
7 Yeni bir evrak kaydetmek için Evrak İşlemleri>Evrak Oluştur [[image:1612858363450-196.png]] butonuna basılır. Açılan ekranda aşağıdaki başlıkların geldiği görülür.
8
9 1- **Bilgileri**
10
11 2- **Editör**
12
13 3- **Ekleri**
14
15 4- **İlgileri**
16
17 5- **İlişkili Evraklar**
18
19 6- **Şablon İşlemleri**
20
21 7- **Evrak Notları**
22
23 8- **Kapatılan Evraklar**
24
25 **NOT: **Ekranlarında kullanıcının işlem yaptığı ekranın anlaşılabilir olması için bulunduğu ekranın tabı açık renkli ve aktif gösterilir.
26
27 [[image:1628749812148-839.png]]
28
29 = 1-[[image:1612859779649-461.png]]**Bilgileri;** =
30
31 **1.1  Konu Kodu: **Yazılan evraka, standart dosya planında yer alan konu kodunun verileceği alandır. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun adı en az ilk üç harf yazılarak ya da konu kodu alanının yanında yer alan [[image:1628771353429-952.png]] butonuna basılarak açılan konu kodu listesinden konu kodu seçimi yapılır. Ayrıca [[image:1628771492210-510.png]] butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz
32
33 **1.2 Konu: **Yazılan cevap evrakının konusunun girileceği alandır.
34
35 **1.3 Kaldırılacak Klasörler: **Evrak son imzayı aldıktan sonra paraflı suretinin otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı veya [[image:1628771360508-971.png]] butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.
36
37 **Not 1**: Seçilen konu kodu ile ilişkilendirilmiş bir klasör var ise ve evrakı yazan kullanıcının bu klasöre erişim yetkisi var ise konu koduna ait klasör bu alana otomatik olarak gelecektir.
38
39 **Not 2**: Klasör kodunun evrak sayı alanında gelmesi istendiğinde seçilen klasörün altında yer alan Sayıyı Aktar kutucuğunun seçilmesi gerekmektedir.
40
41
42 [[image:1628771616816-895.png]]
43
44 **Not 3 : **Ayrıca [[image:1628771504232-837.png]]butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan kaldırılacak klasörler” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir klasörü seçebiliriz.
45
46 **1..4 Evrak Türü: **Oluşturulan evrakın türünün (, Resmi yazışma – Ruhsat, Tebligat, Resmi Yazışma, Form ,Dilekçe, Genelge, Beyanname ve Diğer) seçildiği alandır. Seçilen evrak türüne göre  
47
48 Editör, Bilgileri vs. ekranları değişir.
49
50
51 [[image:1628771837264-616.png]]
52
53
54 **1.5 Kayıt Tarihi: **Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
55
56 **1.6 Evrak dili : **Evrakın yazım dili İngilizce Yada Türkçe olarak seçilebilir.
57
58 [[image:1628771933546-873.png]]
59
60 **Not:** İngilizce dil seçiminde editör ve parametrelerin uygun dilde çıkması için **1- [[/Ingilizce antet, adres ve logo yardım dokümanı için tıklayınız./>>http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/view/ustMenu/teskilatKisiTanimlari/teskilatIslemleri/birimYonetimi/IngilizceAntetLogo/]] 2- [[/İngilizce Parametre yardım dokümanı için tıklayınız/>>http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/view/ustMenu/yonetimSayfalari/dagitimListeleri/parametreYonetimi/IngilizceParametreninEklenmesi/]]**
61
62 **1.7 Gizlilik Derecesi : **Yazılan evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecekti
63
64
65 [[image:1612859442946-270.png]]
66
67 **1.8 İvedilik: **Cevaben yazılan evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır
68
69
70 [[image:1612859568149-550.png]]
71
72 **1.9 Miat: **Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.
73
74 [[image:1628772092250-863.png]]
75
76 **1.10 Bilgi Seçim Tipi: **Bilgi seçim tipi alanında, evrakın bilgi için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir.
77
78
79 **1.11 Bilgi:** Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.
80
81 **1.12 Gereği Seçim Tipi: **Gereği seçim tipi alanında, evrakın gereği için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir
82
83 **1.13 Gereği:** Evrakın gereği için gönderileceği yer var ise seçimi bu alandan yapılacaktır.
84
85 **Not: **Evrak oluştur ekranında evrak hazırlanması esnasında gereği ya da bilgi için en az 1 yer seçimi zorunludur.
86
87
88 [[image:image-20190617155336-12.png]]
89
90 NOT: Gereği ya da bilgi alanında evrakın gideceği yer seçimi yapıldıktan sonra evrakın gidiş şeklinin seçilmesi gerekmektedir.
91
92 Varsayılan olarak gelen değer görülecektir.
93
94
95 * Evrakın imzalandıktan sonra ne şekilde postalanması gerektiği bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.) (Kep ile postalama işleminde gidecek olan yerin birden fazla kep adresi var ise kullanıcı kep adresleri arasından istediğini seçebilir)
96 * Dağıtım planı oluştururken veya güncellerken seçilen kullanıcı/birim/gerçek kişi/tüzel kişilerin sıralanabilmesi için Editör ekranından aşağı/yukarı oklar kullanılabilir. Editörde dağıtım planının oluşturulduğu ekranda kalıcı olacak şekilde bir sıralama yapılabilir.
97
98 [[image:image-20190617155505-13.png||height="216" width="287"]]
99
100
101 * Butonuna basılarak cevaben yazılan evrakın hitabı düzenlenlenebilir. Açılan ekranda evrakın hitabı düzenlendikten sonra KAYDET butonuna basılmalıdır.
102 * Hitapta; seçilen yerin adresinin de gelmesi istendiği taktirde ekranın altında bulunan “adres hitapta görünsün” kutucuğu işaretlenmelidir.
103
104 [[image:image-20190617155733-14.png]]
105
106 **Dağıtımı Ek Yap: **Yazılmış olan bir evrakta gereği ya da bilgi için seçilmiş olan yerlerin listesinin otomatik olarak bir ek haline getirilmesini sağlayan butondur. Böylece evrakın dağıtım listesi üst yazı üzerinde değil de evrakın eki olarak görüntülenmesi sağlanır.
107
108 [[image:image-20190617155801-15.jpeg||height="24" width="119"]]
109
110 **Onay Akışı: **Yazılan evraka kimler tarafından paraf / koordine / Kontrol ve imza atılacağı bilgisinin seçiminin yapılacağı alandır. Onay akışı seçimi 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.
111
112 a) Onay Akışı alanının yanında yer alan [[image:image-20190617155852-17.png]] butonuna basılarak ekranın alt tarafında açılan kullanıcılar alanında parafçı ve imzacı olacak kişilerin isimleri sırası ile girilerek paraf, koordine veya imza olarak seçimi yapılır. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak işlem tamamlanır.
113
114
115 [[image:image-20190617160008-18.png]]
116
117
118 b) Onay Akışı alanının yanında yer alan [[image:image-20190617160043-19.png]] butonuna basılarak kullanıcının hiyerarşik olarak üst amirlerinin yer aldığı otomatik onay akışının seçimi yapılabilir. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak yapılan seçim evrak üzerine eklenmiş olur.
119
120
121 [[image:image-20190617170904-1.png]]
122
123 C) Kullanıcının kayıtlı bir onay akışı var ise Onay Akışı alanında kayıtlı olan onay akışının adı girilerek de onay akışı seçebilir.
124
125 **Not:** Kayıtlı bir onay akışı üzerinde güncelleme yapmamız gerektiğinde [[image:image-20190617170937-2.jpeg||height="33" width="42"]] butonunu kullanabilir, seçtiğimiz onay akışındaki bir kullanıcıyı çıkarabilir ya da yeni bir kullanıcı ekleyebiliriz.
126
127 **Not:** Onay akışında bulunan kişilerin sırasını değiştirmek için kullanıcı isminin yanındaki **ok **butonu, kullanıcıyı onay akışından çıkarmak için ise **çarpı** butonunu kullanabiliriz.
128
129 Evrakın Onay Akışının da girilmesi ile birlikte evrak bilgileri ekranı tamamlanmış olmaktadır.
130
131 Not: Yeni bir onay akışı oluşturmak için Kişisel İşlemlerim Menüsünde bulunan Onay akışı Yönetimi ekranı kullanılır.Açılan ekranda bulunan  [[image:image-20190617171110-1.png]] butonuna tıklanır.Onay akışına bir isim belirlenir ardından onay akışında bulunmasını istediğimiz kullanıcılar girilir ve ardından kaydet butonuna tıklanır.
132
133
134 [[image:image-20190617171346-2.png]]
135
136 [[image:1612859746942-698.png]]**Editör;**
137
138 Evrak metni 3 farklı şekilde hazırlanabilmektedir.
139
140 ~1. Kullanıcının manuel olarak evrak metnini yazması,
141
142 Araç çubuğundan yazının içeriği ile ilgili stiller uygulanabilir. Ayrıca, Ariel, Times New Roman, Verdana, Myriad, Minion gibi yazı türleri seçilebilir.
143
144
145 2. Başka bir yerden kopyala / yapıştır işlemi ile evrakın metninin oluşturulması,
146
147 **Not: **Yapıştırma işlemi için araç çubuğunda bulunan “Word’den yapıştır, düz metin
148
149 olarak yapıştır veya yapıştır”  [[image:image-20190617152631-8.png]]butonları da kullanabilir.
150
151 3. Sistemde tanımlı şablon var ise editörün araç çubuğunda yer alan [[image:image-20190617152648-9.png]] butonuna basılarak açılan, öntanımlı içerik şablonlarından şablon seçilerek evrak metninin oluşturulması.
152
153 [[image:image-20190617152754-11.png]]
154
155
156 Şablon seçimi yapıldıktan sonra [[image:image-20190617152915-13.png]] butonuna basılarak seçilen şablonun evraka eklenmesi sağlanır. Evraka eklenen şablon metninde istenilen güncellemeler yapıldıktan sonra evrakın metni tamamlanmış olur. Evrakın eki, ilgisi ve ilişkili belgesi var ise bunların tanımlaması yine evrak oluşturma ekranının üzerinde yer alan ilgili butonlardan yapılacaktır.
157
158
159 **Not**: Evrak üzerine not eklenmek istendiği takdirde editör araç çubuğunda yer alan [[image:image-20190617152933-14.png]]butonu kullanılacaktır. [[image:image-20190617153005-16.png]] butonuna basıldığında açılan ekranda, eklenmek istenen not girildikten sonra KAYDET butonuna basılarak notun evraka eklenmesi sağlanır.
160
161
162
163 [[image:image-20190617153105-17.png]]
164
165 **Not**: Evraklara kişisel, özel ve genel olmak üzere 3 çeşit not girilebilir olup not tipi alanından seçilir.
166
167 [[image:noo.JPG||height="327" width="306"]]
168
169
170 Girilen notun editörde görüntüsü aşağıdaki şekilde olup istenildiği takdirde üzerindeki çarpı butonu ile silinebilir.
171
172
173 Evrak editör bilgileri girildikten sonra evraka ait bilgilerin girilmesi için Bilgileri sekmesine geçilir.
174
175
176 [[image:image-20190617153255-19.png]]
177
178
179
180 [[image:image-20190617171542-6.png]]**Ekleri: **Evrakın eklerinin eklenmesi için kullanılır.Evraka 4farklı ek ekleme yöntemi vardır.
181
182
183 ~1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ek olarak ekleyebilir;
184
185 Bunun için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi bilgisayarımızda ya da herhangi bir digital ortamda bulunan bir dosyayı evrakımıza ekleme yöntemidir. Bunun için [[image:image-20190617171453-3.jpeg||height="26" width="87"]] butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek olan ek dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir.İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan [[image:image-20190617171705-7.png]]butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır.Üçüncü yöntem yani Tarayıcıdan Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise [[image:image-20190617171731-8.png]] butonuna tıklayıp açılan pencerede evraklarınızı tarayabilir ve belgenize ekleyebilirsiniz.
186
187
188 [[image:image-20190617171918-9.png||height="213" width="532"]]
189
190
191 2-Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basıldığında açılan ekranda eke ait açıklama girilerek fiziksel ek eklenir ( Ör: 1 adet Kitap ),
192
193
194 [[image:image-20190618161122-1.png]]
195
196
197
198 3. Sistemde yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190618161218-2.jpeg||height="30" width="109"]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve [[image:image-20190618161323-4.png||height="27" width="27"]]ek olarak eklenir.Eğer belli bir tarih aralığında arama yapılması isteniliyorsa “Evrak Tarihi” alanı kullanılabilir
199
200
201 [[image:image-20190618161604-5.png]]
202
203 Evraka ek ekleme işleminin ardından; eklenen ekler ekranın alt kısmında listelenecektir.
204
205
206 [[image:image-20190618162308-16.png]]
207
208 Ek listesinde yapılabilecek işlemler;
209
210
211
212
213 * [[image:image-20190618161918-12.png]]butonuna basılarak eklenmiş olan ek listeden çıkartılır.
214 * [[image:image-20190618161932-13.png]]butonuna basılarak ekte yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir.
215 * [[image:image-20190618161951-14.png]] butonuna basılarak eklenen ekin detay ekranı açılır.
216 * [[image:image-20190618161839-10.png]] butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak eklerin sıralaması değiştirilir.
217 * [[image:image-20190618162019-15.png]]butonu ile eklenen tüm eklerin tek bir listede toplanması sağlanır
218
219 * 4-Arşivnet sisteminde kayıtlı evrakların, evrak oluştururken eklenmesi sağlanmıştır.
220
221 [[image:image-20190618162323-17.png]]
222
223
224 * Son olarak da, şayet evrak birden fazla yere gidiyorsa ve evrak ekleri gideceği yere göre farklılık gösteriyorsa [[image:image-20190618162424-18.png]]butonu kullanılacaktır. Bu botuna basıldığında evrakın gereği ya da bilgi alanında seçilmiş olan yerler listelenecektir. Seçtiğimiz ekin nereye gitmesini istemiyorsak yanında bulunan kutucuk tıklanarak seçim kaldırılır. Bu işlemin ardından evrakın dağıtım yerlerinin yanında (ek konuldu / ek konulmadı) bilgisi otomatik olarak gelecektir.
225
226 [[image:image-20190618162527-19.png]]
227
228 [[image:image-20190618162604-20.png]]
229
230
231 [[image:image-20190618162701-22.png]] **İlgileri: **Evraka ilgi tutulacaksa kullanılacak olan ekrandır. Evraka 4 farklı ilgi ekleme yöntemi vardır.
232
233 1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilgi olarak ekleyebilir. Evraklara ek eklerken kullandığımız 3 farklı yöntemi evraklara ilgi eklerkende aynı şekilde kullanabiliriz.
234 1. Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basıldığında açılan ekranda ilgiye ait açıklama girilerek fiziksel ilgi eklenir ( Ör: 23.11.2012 tarih ve 156 sayılı yazınız.),
235 1. Sistemde yer alan bir evrakın ilgi olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.
236 1. Arşivnet sisteminde kayıtlı evrakların, evrak oluştururken eklenmesi sağlanmıştır.
237
238 [[image:image-20190618162857-23.png]]
239
240
241 [[image:image-20190618162925-24.png]] **İlişkili Evrak: **Cevaben yazılan evrak ile ilgili bir evveliyat ya da geçmişte yazılmış olan evraklar var ise paraflayacak veya imzalayacak olan kullanıcılara sunulmak için eklenebilir. . Evraka 2 farklı şekilde ilişkili evrak ekleme yöntemi vardır.
242
243 1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilişik olarak ekleyebilir. Evraklara ek eklerken kullandığımız 3 farklı yöntemi evraklara ilişik eklerkende aynı şekilde kullanabiliriz.
244 1. Sistemde yer alan bir evrakın ilişkili evrak olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunarak eklenir.
245 1. Tercume ekle ile farklı bir dilde yazılmış olan evrakın tercümesini evraka ilişkili evrak olarak ekleyebiliriz
246
247 [[image:image-20190618163024-25.png||height="288" width="786"]]
248
249 **Not:** Ek, ilgi veya ilişkili evrak eklendiğinde görüntü aşağıdaki gibi olacaktır.
250
251 [[image:image-20190618163124-26.png||height="257" width="746"]]
252
253
254 Evrakın eki, ilgisi, ilişkili evrakı eklendikten sonra kaydet butonuna basıldığında evrak taslak evraklar listesinde listelenecektir. Taslak evraklara yer alan bu evrak daha sonra onaya sunulabilecektir. Ancak, kaydet ve onaya sun butonuna basılarak evrak taslaklara kaydedilmeden direk olarak ilk parafcıya gönderilebilecektir.
255
256 Evrakı hazırlayan kişinin akıştaki ilk kişi olması durumunda bu ekranda KAYDET ve ONAYA SUN butonu gelmeyecek olup sadece KAYDET, parafla/imzala vb. olmak üzere iki farklı buton gelecek ve kullanıcı yapacağı işleme göre ilgili butonu kullanacaktır.
257
258
259
260
261 [[image:image-20190618165019-27.jpeg||height="34" width="78"]]**Hareket Geçmişi: **Evrakın geçmişi ile ilgili bilgiler görüntülenir.
262
263 **~ Şablon İşlemleri: **içerik şablonlarından farklı olarak bir evrak bütünüyle (editör, evrak bilgileri, ekleri, ilgileri vb. ) şablon olarak kaydedilebilmekte ve kaydedilen bu şablon evrak yeni evrak oluşturma işleminde kullanılabilmektedir. Şablon işlemleri sekmesinde 2 farklı işlem yapılabilmektedir. Bunlar;
264
265 1. Evrakın şablon olarak kaydedilmesi
266 1. Kayıtlı şablonun kullanılması
267
268 Şablonlarda kayıtlı olan bir evrak var ise, bu şablonun oluşturulan evraka yansıtılması için kullanılır. Şablon işlemlerinde yer alan evrak şablonunun yanında bulunan Şablonu Evraka Uygula butonuna basıldığında şablonda yer alan evrak, oluşturulan evraka eklenmiş olur.
269
270 Şablonda yer alan bu evrakın içerisinde bulunan bütün bilgiler oluşturulan evraka yansıtılmış olacaktır.
271
272 [[image:image-20190618165052-29.png]]
273
274 Yeni bir şanlon oluşturmak için ise editörede evrak metnini hazırladıktan sonra şablon işlemleri sekmesine geçilir.Sağ üst taraftaki bölümden şablona isim verilir ayrıca şablonun kişisel mi genel şablon mu olacağı seçildikten sonra aşağıdaki [[image:image-20190618165112-30.jpeg||height="18" width="123"]] butonuna tıklanır.
275
276
277 [[image:image-20190618165144-31.png]]
278
279 [[image:image-20190618165333-34.png]]
280
281
282
283 **~ **[[image:image-20190618165230-33.png]]** Evrak Notları: **Evrak Üzerinde görünmesini  istediğimiz  notu yazarak ekleyebiliriz.
284
285 Evrak notları 3 farklı tipte eklenebilir.
286
287 1. Kişisel: Eklenen not sadece kullanıcının kendisi tarafından görüntülenebilir.
288 1. Genel: Eklenen not onay akışındaki tüm kullanıcılar tarafından görüntülenebilir.
289 1. Özel: Eklenen not sadece sahibi tarafından belirlenen kullanıcılar tarafından görüntülenebilir.
290
291 [[image:image-20190618165353-35.png]]
292
293 **Kapatılan Evraklar: **Oluşturulmakta olan evrak ile birlikte kapatılması gereken gelen evrakların seçildiği sekmedir.
294
295 Not: Evrak Oluştur menüsünden kapatılan evrakların hareket geçmişinde " Evrak kapatıldı. Evrak ..... sayılı ve .... tarihli yazı ile kapatılmıştır." bilgisi gelecektir.
296
297 [[image:1608556517314-859.png||height="332" width="789"]]
298
299 **Not: **Akış dâhilinde onaya sunulan evrak ilk parafı almasıyla birlikte sayı alacaktır. Ancak evrak son imzayı almasının ardından tarih almaktadır.
300
301
302 [[image:image-20190618165531-38.png||height="34" width="50"]]**Evrak Kopyala: **Oluşturulan evrakın bir kopyasının taslak evraklara atılması için kullanılır. Evrak kopyalandığında bir bütün olarak kopyalanır ve taslak evraklar listesinde listelenir.