a- Evrak Oluştur

Evrak oluşturmak için kullanılacak olan butondur. Bu ekranda yapılan işlemler cevap yazma işlemi ile aynıdır.

Yeni bir evrak kaydetmek için Evrak İşlemleri , evrak oluştur [[image:image-20190617150045-3.png]] butonuna basılır. Açılan editör ekranında, evrak metni hazırlanır. Editör, Bilgileri, Ekleri, İlgileri, İlişkili E., Şablon İşlemleri ekranlarında kullanıcının işlem yaptığı ekranın anlaşılabilir olması için bulunduğu ekranın tabı açık renkli ve aktif gösterilir.

5

6

7

[[image:image-20190617152830-12.png]]

Evrak metni 3 farklı şekilde hazırlanabilmektedir.

12

13

1. Kullanıcının manuel olarak evrak metnini yazması,

14

15

Araç çubuğundan yazının içeriği ile ilgili stiller uygulanabilir. Ayrıca, Ariel, Times New Roman, Verdana, Myriad, Minion gibi yazı türleri seçilebilir.

16

17

18

1. Başka bir yerden kopyala / yapıştır işlemi ile evrakın metninin oluşturulması,

19

20

**Not: **Yapıştırma işlemi için araç çubuğunda bulunan “Word’den yapıştır, düz metin

21

22

olarak yapıştır veya yapıştır” [[image:image-20190617152631-8.png]]butonları da kullanabilir.

23

24

1. Sistemde tanımlı şablon var ise editörün araç çubuğunda yer alan [[image:image-20190617152648-9.png]] butonuna basılarak açılan, öntanımlı içerik şablonlarından şablon seçilerek evrak metninin oluşturulması.

25

26

[[image:image-20190617152754-11.png]]

27

28

29

Şablon seçimi yapıldıktan sonra [[image:image-20190617152915-13.png]] butonuna basılarak seçilen şablonun evraka eklenmesi sağlanır. Evraka eklenen şablon metninde istenilen güncellemeler yapıldıktan sonra evrakın metni tamamlanmış olur. Evrakın eki, ilgisi ve ilişkili belgesi var ise bunların tanımlaması yine evrak oluşturma ekranının üzerinde yer alan ilgili butonlardan yapılacaktır.

30

31

32

**Not**: Evrak üzerine not eklenmek istendiği takdirde editör araç çubuğunda yer alan [[image:image-20190617152933-14.png]]butonu kullanılacaktır. [[image:image-20190617153005-16.png]] butonuna basıldığında açılan ekranda, eklenmek istenen not girildikten sonra KAYDET butonuna basılarak notun evraka eklenmesi sağlanır.

[[image:image-20190617153105-17.png]]

37

38

**Not**: Evraklara kişisel ve genel olmak üzere 2 çeşit not girilebilir olup not tipi alanından seçilir.

39

40

41

[[image:image-20190617153140-18.png]]

42

43

Girilen notun editörde görüntüsü aşağıdaki şekilde olup istenildiği takdirde üzerindeki çarpı butonu ile silinebilir.

44

45

46

Evrak editör bilgileri girildikten sonra evraka ait bilgilerin girilmesi için Bilgileri sekmesine geçilir.

47

48

49

[[image:image-20190617153255-19.png]]

50

51

52

1. **Konu Kodu: **Yazılan evraka, standart dosya planında yer alan konu kodunun verileceği alandır. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun adı ya da konu kodu alanının yanında yer alan [[image:image-20190617153328-20.jpeg||height="42" width="40"]] butonuna basılarak açılan konu kodu listesinden konu kodu seçimi yapılır. Ayrıca [[image:image-20190617153517-1.png||height="43" width="41"]] butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz

53

1. **Konu: **Yazılan cevap evrakının konusunun girileceği alandır.

54

1. **Kaldırılacak Klasörler: **Evrak son imzayı aldıktan sonra paraflı suretinin otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı veya [[image:image-20190617153328-22.jpeg||height="46" width="44"]] butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.

55

56

**Not 1**: Seçilen konu kodu ile ilişkilendirilmiş bir klasör var ise ve evrakı yazan kullanıcının bu klasöre erişim yetkisi var ise konu koduna ait klasör bu alana otomatik olarak gelecektir.

57

58

**Not 2**: Klasör kodunun evrak sayı alanında gelmesi istendiğinde seçilen klasörün altında yer alan Sayıyı Aktar kutucuğunun seçilmesi gerekmektedir.

59

60

61

[[image:image-20190617153650-2.png]]

62

63

**Not 3 : **Ayrıca [[image:image-20190617153754-3.jpeg]]butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan kaldırılacak klasörler” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir klasörü seçebiliriz.

64

65

**~ 4.Evrak Türü: **Oluşturulan evrakın türünün (, Resmi yazışma – Ruhsat, Tebligat, Resmi Yazışma, Form ,Dilekçe, Genelge, Beyanname ve Diğer) seçildiği alandır. Seçilen evrak türüne göre

66

67

Editör, Bilgileri vs. ekranları değişir.

68

69

70

[[image:image-20190617153932-4.png]]

71

72

73

**~ 5.Kayıt Tarihi: **Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!

74

75

**~ 6.Evrak dili : **Evrakın yazım dili İngilizce Yada Türkçe olarak seçilebilir.

76

77

[[image:image-20190617154147-5.png]]

78

79

7.**Gizlilik Derecesi : **Yazılan evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecekti

80

81

82

[[image:image-20190617154614-9.png]]

**8. İvedilik: **Cevaben yazılan evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır

87

88

89

[[image:image-20190617154936-11.png]]

90

91

92

**~ 9.Miat: **Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.

93

94

**~ 10.Bilgi Seçim Tipi: **Bilgi seçim tipi alanında, evrakın bilgi için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi / Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir

95

96

**~ 11.Bilgi:** Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.

97

98

**~ 12.Gereği Seçim Tipi: **Gereği seçim tipi alanında, evrakın gereği için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi / Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir

99

100

**~ 13. Gereği:** Evrakın gereği için gönderileceği yer var ise seçimi bu alandan yapılacaktır.

101

102

**Not: **Evrak oluştur ekranında evrak hazırlanması esnasında gereği ya da bilgi için en az 1 yer seçimi zorunludur.

103

104

105

[[image:image-20190617155336-12.png]]

106

107

Gereği ya da bilgi alanında evrakın gideceği yer seçimi yapıldıktan sonra;

108

109

* Evrakın imzalandıktan sonra ne şekilde postalanması gerektiği bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.)

110

* Dağıtım planı oluştururken veya güncellerken seçilen kullanıcı/birim/gerçek kişi/tüzel kişilerin sıralanabilmesi için Editör ekranından aşağı/yukarı oklar kullanılabilir. Editörde dağıtım planının oluşturulduğu ekranda kalıcı olacak şekilde bir sıralama yapılabilir.

111

112

[[image:image-20190617155505-13.png||height="216" width="287"]]

113

114

115

* Butonuna basılarak cevaben yazılan evrakın hitabı düzenlenlenebilir. Açılan ekranda evrakın hitabı düzenlendikten sonra KAYDET butonuna basılmalıdır.

116

* Hitapta; seçilen yerin adresinin de gelmesi istendiği taktirde ekranın altında bulunan “adres hitapta görünsün” kutucuğu işaretlenmelidir.

117

118

[[image:image-20190617155733-14.png]]

119

120

**Dağıtımı Ek Yap: **Yazılmış olan bir evrakta gereği ya da bilgi için seçilmiş olan yerlerin listesinin otomatik olarak bir ek haline getirilmesini sağlayan butondur. Böylece evrakın dağıtım listesi üst yazı üzerinde değil de evrakın eki olarak görüntülenmesi sağlanır.

121

122

[[image:image-20190617155801-15.jpeg||height="24" width="119"]]

123

124

**Onay Akışı: **Yazılan evraka kimler tarafından paraf / koordine / Kontrol ve imza atılacağı bilgisinin seçiminin yapılacağı alandır. Onay akışı seçimi 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.

125

126

a) Onay Akışı alanının yanında yer alan [[image:image-20190617155852-17.png]] butonuna basılarak ekranın alt tarafında açılan kullanıcılar alanında parafçı ve imzacı olacak kişilerin isimleri sırası ile girilerek paraf, koordine veya imza olarak seçimi yapılır. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak işlem tamamlanır.

127

128

129

[[image:image-20190617160008-18.png]]

130

131

132

b) Onay Akışı alanının yanında yer alan [[image:image-20190617160043-19.png]] butonuna basılarak kullanıcının hiyerarşik olarak üst amirlerinin yer aldığı otomatik onay akışının seçimi yapılabilir. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak yapılan seçim evrak üzerine eklenmiş olur.

133

134

135

[[image:image-20190617170904-1.png]]

136

137

C) Kullanıcının kayıtlı bir onay akışı var ise Onay Akışı alanında kayıtlı olan onay akışının adı girilerek de onay akışı seçebilir.

138

139

**Not:** Kayıtlı bir onay akışı üzerinde güncelleme yapmamız gerektiğinde [[image:image-20190617170937-2.jpeg||height="33" width="42"]] butonunu kullanabilir, seçtiğimiz onay akışındaki bir kullanıcıyı çıkarabilir ya da yeni bir kullanıcı ekleyebiliriz.

140

141

**Not:** Onay akışında bulunan kişilerin sırasını değiştirmek için kullanıcı isminin yanındaki **ok **butonu, kullanıcıyı onay akışından çıkarmak için ise **çarpı** butonunu kullanabiliriz.

142

143

Evrakın Onay Akışının da girilmesi ile birlikte evrak bilgileri ekranı tamamlanmış olmaktadır.

144

145

Not: Yeni bir onay akışı oluşturmak için Kişisel İşlemlerim Menüsünde bulunan Onay akışı Yönetimi ekranı kullanılır.Açılan ekranda bulunan [[image:image-20190617171110-1.png]] butonuna tıklanır.Onay akışına bir isim belirlenir ardından onay akışında bulunmasını istediğimiz kullanıcılar girilir ve ardından kaydet butonuna tıklanır.

146

147

148

[[image:image-20190617171346-2.png]]

149

150

151

[[image:image-20190617171542-6.png]]**Ekleri: **Evrakın eklerinin eklenmesi için kullanılır.Evraka 4farklı ek ekleme yöntemi vardır.

152

153

154

1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ek olarak ekleyebilir;

155

156

Bunun için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi bilgisayarımızda ya da herhangi bir digital ortamda bulunan bir dosyayı evrakımıza ekleme yöntemidir. Bunun için [[image:image-20190617171453-3.jpeg||height="26" width="87"]] butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek olan ek dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir.İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan [[image:image-20190617171705-7.png]]butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır.Üçüncü yöntem yani Tarayıcıdan Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise [[image:image-20190617171731-8.png]] butonuna tıklayıp açılan pencerede evraklarınızı tarayabilir ve belgenize ekleyebilirsiniz.

157

158

159

[[image:image-20190617171918-9.png||height="213" width="532"]]

160

161

162

2-Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basıldığında açılan ekranda eke ait açıklama girilerek fiziksel ek eklenir ( Ör: 1 adet Kitap ),

163

164

165

[[image:image-20190618161122-1.png]]

3-Sistemde yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190618161218-2.jpeg||height="30" width="109"]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve [[image:image-20190618161323-4.png||height="27" width="27"]]ek olarak eklenir.Eğer belli bir tarih aralığında arama yapılması isteniliyorsa “Evrak Tarihi” alanı kullanılabilir

170

171

172

[[image:image-20190618161604-5.png]]

173

174

Evraka ek ekleme işleminin ardından; eklenen ekler ekranın alt kısmında listelenecektir.

175

176

177

[[image:image-20190618162308-16.png]]

178

179

Ek listesinde yapılabilecek işlemler;

* [[image:image-20190618161918-12.png]]butonuna basılarak eklenmiş olan ek listeden çıkartılır.

185

* [[image:image-20190618161932-13.png]]butonuna basılarak ekte yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir.

186

* [[image:image-20190618161951-14.png]] butonuna basılarak eklenen ekin detay ekranı açılır.

187

* [[image:image-20190618161839-10.png]] butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak eklerin sıralaması değiştirilir.

188

* [[image:image-20190618162019-15.png]]butonu ile eklenen tüm eklerin tek bir listede toplanması sağlanır

189

190

191

* 4-Arşivnet sisteminde kayıtlı evrakların, evrak oluştururken eklenmesi sağlanmıştır.

[[image:image-20190618162323-17.png]]

196

197

198

* Son olarak da, şayet evrak birden fazla yere gidiyorsa ve evrak ekleri gideceği yere göre farklılık gösteriyorsa [[image:image-20190618162424-18.png]]butonu kullanılacaktır. Bu botuna basıldığında evrakın gereği ya da bilgi alanında seçilmiş olan yerler listelenecektir. Seçtiğimiz ekin nereye gitmesini istemiyorsak yanında bulunan kutucuk tıklanarak seçim kaldırılır. Bu işlemin ardından evrakın dağıtım yerlerinin yanında (ek konuldu / ek konulmadı) bilgisi otomatik olarak gelecektir.

199

200

201

[[image:image-20190618162527-19.png]]

202

203

[[image:image-20190618162604-20.png]]

204

205

206

[[image:image-20190618162701-22.png]] **İlgileri: **Evraka ilgi tutulacaksa kullanılacak olan ekrandır. Evraka 4 farklı ilgi ekleme yöntemi vardır.

207

208

1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilgi olarak ekleyebilir. Evraklara ek eklerken kullandığımız 3 farklı yöntemi evraklara ilgi eklerkende aynı şekilde kullanabiliriz.

209

1. Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basıldığında açılan ekranda ilgiye ait açıklama girilerek fiziksel ilgi eklenir ( Ör: 23.11.2012 tarih ve 156 sayılı yazınız.),

210

1. Sistemde yer alan bir evrakın ilgi olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.

211

1. Arşivnet sisteminde kayıtlı evrakların, evrak oluştururken eklenmesi sağlanmıştır.

[[image:image-20190618162857-23.png]]

216

217

218

[[image:image-20190618162925-24.png]] **İlişkili Evrak: **Cevaben yazılan evrak ile ilgili bir evveliyat ya da geçmişte yazılmış olan evraklar var ise paraflayacak veya imzalayacak olan kullanıcılara sunulmak için eklenebilir. . Evraka 2 farklı şekilde ilişkili evrak ekleme yöntemi vardır.

219

220

1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilişik olarak ekleyebilir. Evraklara ek eklerken kullandığımız 3 farklı yöntemi evraklara ilişik eklerkende aynı şekilde kullanabiliriz.

221

1. Sistemde yer alan bir evrakın ilişkili evrak olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunarak eklenir.

222

1. Tercume ekle ile farklı bir dilde yazılmış olan evrakın tercümesini evraka ilişkili evrak olarak ekleyebiliriz

223

224

[[image:image-20190618163024-25.png||height="288" width="786"]]

225

226

**Not:** Ek, ilgi veya ilişkili evrak eklendiğinde görüntü aşağıdaki gibi olacaktır.

227

228

[[image:image-20190618163124-26.png||height="257" width="746"]]

229

230

231

Evrakın eki, ilgisi, ilişkili evrakı eklendikten sonra kaydet butonuna basıldığında evrak taslak evraklar listesinde listelenecektir. Taslak evraklara yer alan bu evrak daha sonra onaya sunulabilecektir. Ancak, kaydet ve onaya sun butonuna basılarak evrak taslaklara kaydedilmeden direk olarak ilk parafcıya gönderilebilecektir.

232

233

Evrakı hazırlayan kişinin akıştaki ilk kişi olması durumunda bu ekranda KAYDET ve ONAYA SUN butonu gelmeyecek olup sadece KAYDET, parafla/imzala vb. olmak üzere iki farklı buton gelecek ve kullanıcı yapacağı işleme göre ilgili butonu kullanacaktır.

[[image:image-20190618165019-27.jpeg||height="34" width="78"]]**Hareket Geçmişi: **Evrakın geçmişi ile ilgili bilgiler görüntülenir.

239

240

**~ Şablon İşlemleri: **içerik şablonlarından farklı olarak bir evrak bütünüyle (editör, evrak bilgileri, ekleri, ilgileri vb. ) şablon olarak kaydedilebilmekte ve kaydedilen bu şablon evrak yeni evrak oluşturma işleminde kullanılabilmektedir. Şablon işlemleri sekmesinde 2 farklı işlem yapılabilmektedir. Bunlar;

241

242

1. Evrakın şablon olarak kaydedilmesi

243

1. Kayıtlı şablonun kullanılması

244

245

Şablonlarda kayıtlı olan bir evrak var ise, bu şablonun oluşturulan evraka yansıtılması için kullanılır. Şablon işlemlerinde yer alan evrak şablonunun yanında bulunan Şablonu Evraka Uygula butonuna basıldığında şablonda yer alan evrak, oluşturulan evraka eklenmiş olur.

246

247

Şablonda yer alan bu evrakın içerisinde bulunan bütün bilgiler oluşturulan evraka yansıtılmış olacaktır.

248

249

[[image:image-20190618165052-29.png]]

250

251

Yeni bir şanlon oluşturmak için ise editörede evrak metnini hazırladıktan sonra şablon işlemleri sekmesine geçilir.Sağ üst taraftaki bölümden şablona isim verilir ayrıca şablonun kişisel mi genel şablon mu olacağı seçildikten sonra aşağıdaki [[image:image-20190618165112-30.jpeg||height="18" width="123"]] butonuna tıklanır.

252

253

254

[[image:image-20190618165144-31.png]]

255

256

[[image:image-20190618165206-32.png||height="398" width="467"]]

**~ **[[image:image-20190618165230-33.png]]** Evrak Notları: **Evrak Üzerinde görünmesini istediğimiz notu yazarak ekleyebiliriz.

Wiki source code of a- Evrak Oluştur