Changes for page c- Gelen Evrak Kayıt

Yazılım Geliştirme Direktörlüğü ile modifiye Son 2021/11/26 09:14
sürümünden itibaren < 68.3 >
Yazılım Geliştirme Direktörlüğü tarafından düzenlendi
2021/11/19 09:51
sürümü için < 82.2 >
Yazılım Geliştirme Direktörlüğü tarafından düzenlendi
2021/11/19 15:28
< >
Değişim Yorum : Bu sürüm için henüz yorum yapılmamış

Summary

Details

Page properties
Content
... ... @@ -2,81 +2,99 @@
2 2  
3 3  ==== ====
4 4  
5 -Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi için kullanılacak olan ekrandır. Bu ekrandan kaydedilen gelen evrak daha sonra ilgili birim ya da kişiye havale edilecektir.
5 +Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi sağlanan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan  [[image:1637305781659-142.png]] menüsüne basılarak ulaşılır.
6 6  
7 -Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte sistem gelen evrak kayıt numarası verecektir. 
7 +Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte gelen evrak kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verecektir. 
8 8  
9 9  = **1- Evrak Bilgileri** =
10 10  
11 -**1.1-Üst Yazı Ekle**
11 +**~ 1.1-Üst Yazı Ekle**
12 12  
13 -**1.2-Konu Kodu:**
13 +**~ 1.2-Konu Kodu:**
14 14  
15 -**1.3-Konu**
15 +**~ 1.3-Konu**
16 16  
17 -**1.4-Evrak Türü**
17 +**~ 1.4-Evrak Türü**
18 18  
19 -**1.5-Kayıt Tarihi**
19 +**~ 1.5-Kayıt Tarihi**
20 20  
21 -**1.6-Evrak Tarihi**
21 +**~ 1.6-Evrak Tarihi**
22 22  
23 -**1.7-Gizlilik Derecesi**
23 +**~ 1.7-Gizlilik Derecesi**
24 24  
25 -**1.8-Kişi-Kurum**
25 +**~ 1.8-Kişi-Kurum**
26 26  
27 -**1.9-Geldiği Kurum**
27 +**~ 1.9-Geldiği Kurum**
28 28  
29 -**1.10-Evrak Sayı**
29 +**~ 1.10-Evrak Sayı**
30 30  
31 -**1.11-Evrak Geliş Tipi**
31 +**~ 1.11-Evrak Geliş Tipi**
32 32  
33 -**1.12-Miat**
33 +**~ 1.12-Miat**
34 34  
35 -**1.13-Açıklama**
35 +**~ 1.13-Açıklama**
36 36  
37 -**1.14-Postalama Tarihi**
37 +**~ 1.14-Postalama Tarihi**
38 38  
39 39  = **2-Evrak Ekleri** =
40 40  
41 -**2.1-Dosya Ekle**
41 +**~ 2.1-Dosya Ekle**
42 42  
43 -**2.2-Fiziksel Ek Ekle**
43 +**~ 2.2-Fiziksel Ek Ekle**
44 44  
45 -**2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
45 +**~ 2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
46 46  
47 -**2.4-Harici Referans Ekle**
47 +**~ 2.4-Harici Referans Ekle**
48 48  
49 -**2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
49 +**~ 2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
50 50  
51 51  = **3-İlgi Bilgileri** =
52 52  
53 -**3.1-Dosya Ekle**
53 +**~ 3.1-Dosya Ekle**
54 54  
55 -**3.2-Metin Ekle**
55 +**~ 3.2-Metin Ekle**
56 56  
57 -**3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
57 +**~ 3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
58 58  
59 -**3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
59 +**~ 3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
60 60  
61 61  = **4-İlişki Bilgileri** =
62 62  
63 -**4.1-Dosya Ekle**
63 +**~ 4.1-Dosya Ekle**
64 64  
65 -**3.2-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
65 +**~ 3.2-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
66 66  
67 -**3.3-Tercüme Ekle**
67 +**~ 3.3-Tercüme Ekle**
68 68  
69 += **5-Havale İşlemleri** =
69 69  
71 +**~ 5.1-Otomatik Havale**
70 70  
71 -[[image:1613545500880-900.png]]
73 +**~ 5.2-Birime Havale**
72 72  
73 -**Üst Yazı Ekle~:// //**Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle[[image:1613546400047-765.png]] butonuna basılarak sisteme
75 +**~ 5.3-Kişiye Havale**
74 74  
75 -**Evrak Tarama**
77 +**~ 5.4-Kullanıcı/Birim Listesi**
76 76  
79 +**~ 5.5-Onaylayacak Kişi**
80 +
81 +**~ 5.6-Açıklama**
82 +
83 +**~ 5.7-İşlem Süresi**
84 +
85 +[[image:1637305631941-791.png]]
86 +
87 += **1- Evrak Bilgileri** =
88 +
89 +**1.1-Üst Yazı Ekle~:// //**
90 +
91 +Üst Yazı Ekleme işlemi için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle[[image:1613546400047-765.png]] butonuna basılarak üst yazı eklenebilir. Bunun için  [[image:1613546400047-765.png]] butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek Üst Yazı dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1629722754861-992.png||alt="1629722754861-992.png"]] butonuna tıklayıp açılan pencerede üst yazıyı tarayarak ekleyebilirsiniz.
92 +
93 +* **Evrak Tarama**
94 +
77 77  Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan **Tarama Huvuzundan Ekle**, **Tarayıcıdan Ekle**, **Tarama Arayüzden Ekle** ve **Tarama Servisinden Ekle** menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.
78 78  
79 -**Tarama Servisinden Ekle;**
97 +* **Tarama Servisinden Ekle; **
80 80  
81 81  [[image:1613549457168-396.png]]
82 82  
... ... @@ -93,48 +93,76 @@
93 93  
94 94  Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                     
95 95  
96 -* **//Konu Kodu: //**Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, [[image:image-20190621104202-3.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.
97 -* **//Konu: //**Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir.
98 -* **//Evrak Türü: //** Resmi Yazı, Dilekçe, Genelge ve Beyanname olmak üzere 4 farklı evrak türü olup, gerçek kişilerden gelen yazılarda Dilekçe seçimi yapılır. Dilekçe seçimi yapıldığında evrakın geldiği yer bilgisi otomatik olarak Gerçek Kişi olacaktır.
99 -* **//Kayıt Tarihi: //**Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
100 -* **//Evrak Dili: //**Evrakların kaydetme dili olarak seçim yapılmaktadır. Türkçe ve İngilizce seçimleri bulunmaktadır.
101 -* **//Evrak Tarihi: //**Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Evrakın tarihinin girilmesi için tarih alanına fare ile bir kere tıklandığında kullanıcının karşısına bir takvim açılacak ve kullanıcının evrak tarihini girmesi bu takvim ile sağlanacaktır.
114 +**1.2-Konu Kodu~:// //**Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, [[image:image-20190621104202-3.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.  Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz
102 102  
103 - [[image:1561102952133-931.png]]
116 +[[image:1637312170193-149.png]]
104 104  
118 +**1.3-Konu~:// //**
105 105  
106 -* **//Gizlilik Derecesi: //**Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçimi buradan yapılır.
120 +Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir. Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Konular" arasına eklenmiş olduğumuz herhangi bir konu seçebiliriz.
107 107  
108 - [[image:1561384798966-449.png]]
122 +[[image:1637312355996-653.png]]
109 109  
124 +**1.4-Evrak Türü~:// //**
125 +
126 +Gelen evrakın türünün seçildiği alandır. Resmi Yazışma-Ruhsat, Tebligat, Resmi Yazışma, Dilekçe, Genelge, Beyanname ve Diğer başlıklardan oluşmaktadır.
127 +
128 +[[image:1637312694833-719.png]]
129 +
130 +**1.5-Kayıt Tarihi: **
131 +
132 +Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
133 +
134 +[[image:1637312980560-776.png]]
135 +
136 +**1.6-Evrak Tarihi~:// //**
137 +
138 +Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Tarih alanı manuel girilir veya [[image:1637320482353-252.png]]takvim butonuna basarak açılan ekranda seçim yapılır.
139 +
140 +**Not:** Evrak Tarihi ileri bir tarih seçimi yapılamayacaktır.
141 +
142 + [[image:1637320327890-766.png]]
143 +
144 +
145 +**1.7-Gizlilik Derecesi: **
146 +
147 +Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır.
148 +
149 +[[image:1637321052516-943.png]]
150 +
110 110  (((
111 -**//Kişi - Kurum: //**Gelen evrakın, geldiği kişi ya da kurum bilgilerinin seçileceği alandır. Kişi - Kurum alanının yanında yer alan [[image:1561384895633-618.png||height="21" width="32"]] butonuna basılmasının ardından açılan listede, evrakın geldiği yer olarak;
152 +**1.8-Kişi-Kurum: **
112 112  
154 +Gelen evrakın geldiği yerin bilgilerinin seçileceği alandır. Varsayılan olarak Kurum başlığı gelmektedir.
155 +
156 +Kişi-Kurum alanının yanında yer alan [[image:1637322675485-651.png]] butonuna basılmasının ardından açılan listede evrakın geldiği yer olarak; Kullanıcı, Birim, Gerçek Kişi, Tüzel Kişi, Kurum başlıkları listelenmektedir.
157 +
113 113  [[image:1613118728029-588.png]]
114 114  
115 -1-  Kullanıcı, ( Sistemi kullanma yetkisi bulunan tüm kullanıcılar)
116 116  
117 -2-  Birim,
161 +**1.9-Geldiği Kurum:**
118 118  
119 -3-  Gerçek Kişi, (Gerçek Kişi menüsünden sisteme kaydedilen tüm gerçek kişiler)
163 +Evrakın geldiği yerin seçiminin yapıldığı alandır. Kişi-Kurum alanında seçime göre Geldiği Kurum alanı ismi değişecektir.
120 120  
121 -4-  Tüzel Kişi, (Tüzel Kişi menüsünden sisteme kaydedilen; şirket vakıf, vb. kuruluşlardır)
165 +**Kullanıcı başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Kişi**
122 122  
123 -5-  Kurum,
167 +**Birim başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Birim**
124 124  
125 -**Önemli Not:** Sistemde kayıtlı kullanıcılardan gelen dilekçeler kaydedilirken kesinlikle gerçek kişi oluşturularak kaydedilmeyecek kullanıcı listesinden bulunarak seçilecektir. Tüm kurum ve Birim kullanıcıları sistemde kayıtlıdır.
169 +**Gerçek Kişi başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Kişi**
126 126  
127 -Seçeneklerinden biri seçilecektir. Bu seçimin ardından, Kişi - Kurum alanının altındaki seçim alanı, kişi ya da kuruma göre değişecektir.
171 +**Tüzel Kişi başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Tüzel Kişi**
128 128  
129 -**//Geldiği Kurum: //**Kişi - Kurum alanında Kurum seçilmesi durumunda altta bulunan Geldiği Kurum alanının sağında bulunan[[image:1613118908856-598.png]] butonundan kurum seçimi yapılmalıdır. [[image:1613118908856-598.png]] Butonuna basıldığında sistem içerisinde tanımlı olan kurumların listelendiği ve kurum seçiminin yapılabildiği liste açılmaktadır. Kullanıcı, seçmek istediği kurumu bu ağaç yapısından fare ile bir kez tıklayarak seçtikten sonra, Geldiği Kurum alanına bu kurumun adı gelir. Kullanıcı Geldiği Kurum alanında kendisi arama yapmak istiyorsa, Geldiği Kurum alanına minimum üç karakter girerek, istediği kurumu seçebilir. Kurum seçimi yapıldıktan sonra evrak sayı alanına seçilen kurumun idari birim kimlik kodu bilgisi otomatik olarak gelecektir.
173 +* Kişi - Kurum alanında Kurum seçilmesi durumunda Geldiği Kurum alanının sağında bulunan[[image:1613118908856-598.png]] butonundan kurum seçimi yapılmalıdır. [[image:1613118908856-598.png]] Butonuna basıldığında sistem içerisinde tanımlı olan kurumların listelendiği ve kurum seçiminin yapılabildiği liste açılmaktadır. Kullanıcı, seçmek istediği kurumu bu ağaç yapısından fare ile bir kez tıklayarak seçtikten sonra, Geldiği Kurum alanına bu kurumun adı gelir. Kullanıcı Geldiği Kurum alanında kendisi arama yapmak istiyorsa, Geldiği Kurum alanına minimum üç karakter girerek istediği kurumu seçebilir. Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Geldiği Yerler ” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir başlığı da seçebiliriz. Kurum seçimi yapıldıktan sonra evrak sayı alanına seçilen kurumun idari birim kimlik kodu bilgisi otomatik olarak gelecektir. Bu durum Birim başlığı seçimi içinde geçerlidir.
130 130  
131 -~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Gerçek Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kişi alanına gelinip, gerçek kişinin adı yazılmalıdır. Girilen kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kişi alanının sağında bulunan [[image:1561384959750-180.png||height="32" width="29"]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak yeni kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.
175 +[[image:1637323203784-378.png]]
132 132  
133 -**Not**: Evrakın geldiği yer gerçek kişi olarak seçildiği takdirde Evrak Türü dilekçe olacak şekilde otomatik değişecektir.                                                  
177 +* Geldiği yer **Gerçek Kişi **olarak seçilirse, Geldiği Kişi alanına gerçek kişinin adı yazılarak gelen listede seçim yapılır. Girilen gerçek kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kişi alanının sağında bulunan [[image:1637324597592-337.png]] butonuna basılır. Açılan sayfada yeni kişi kaydetme işlemi yapılır.(Bu alan için yetkilendirme gerekebilir.)
134 134  
179 +**Not**: Evrakın geldiği yer gerçek kişi olarak seçildiğinde Evrak Türü otomatik olarak **Dilekçe **olacaktır. 
135 135  
136 -[[image:1561385004856-222.png]]
137 137  
182 +[[image:1637324873047-276.png]]
183 +
138 138  Açılan ekranda, gerçek kişi bilgileri girildikten sonra  [[image:1561385058847-448.png||height="27" width="66"]] butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır.
139 139  
140 140  ~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Tüzel Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Tüzel Kişi alanına tüzel kişinin adı yazılmalıdır. Girilen tüzel kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Tüzel Kişi alanının sağında bulunan [[image:image-20190624170405-4.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni tüzel kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.  [[image:1561385086680-948.png]]
... ... @@ -153,7 +153,7 @@
153 153  
154 154  Ör: Kurumda "Evrak Geliş Tipi" çoğunlukla **Posta **ise varsayılan evrak geliş tipi **Posta** olarak ayarlanabilir.
155 155  
156 - [[image:1561385127633-174.png]]
202 + [[image:1561385127633-174.png]]
157 157  
158 158  **//İvedilik: //** Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seçimi burada yapılır  [[image:1561385153317-536.png]]
159 159  
1637305589751-432.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +310.6 KB
Content
1637305631941-791.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +207.3 KB
Content
1637305781659-142.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1.4 KB
Content
1637312170193-149.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +3.3 KB
Content
1637312355996-653.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2.1 KB
Content
1637312694833-719.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +5.0 KB
Content
1637312980560-776.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1.2 KB
Content
1637320327890-766.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +14.9 KB
Content
1637320482353-252.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +826 bytes
Content
1637321052516-943.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +4.6 KB
Content
1637322675485-651.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +207 bytes
Content
1637323203784-378.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +4.1 KB
Content
1637324597592-337.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +595 bytes
Content
1637324873047-276.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +98.1 KB
Content

Gezinme