Changes for page c- Gelen Evrak Kayıt

Yazılım Geliştirme Direktörlüğü ile modifiye Son 2021/11/26 09:14
sürümünden itibaren < 71.8 >
Yazılım Geliştirme Direktörlüğü tarafından düzenlendi
2021/11/19 10:34
sürümü için < 58.3 >
Yazılım Geliştirme Direktörlüğü tarafından düzenlendi
2021/02/12 11:42
< >
Değişim Yorum : Bu sürüm için henüz yorum yapılmamış

Summary

Details

Page properties
Content
... ... @@ -1,128 +1,45 @@
1 -==== [[image:1637302816427-293.png]] ====
1 +==== **GELEN EVRAK KAYIT** ====
2 2  
3 -==== ====
3 +Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi için kullanılacak olan fonksiyondur. Bu ekrandan kaydedilen gelen evrak daha sonra ilgili birim ya da kişiye havale edilecektir.
4 4  
5 -Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi sağlanan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan  [[image:1637305781659-142.png]] menüsüne basılarak ulaşılır.
5 +Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası (Zaman Damgası yardım dokümanına bakınız.) alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte sistem gelen evrak kayıt numarası verecektir. 
6 6  
7 -Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte gelen evrak kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verecektir. 
7 +[[image:1561102823089-311.png]]
8 8  
9 -= **1- Evrak Bilgileri** =
9 +**//Üst Yazı Ekle: //**Kurum dışından gelen ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra gelen evrak kayıt ekranında yer alan ÜST YAZI EKLE butonuna basılarak sisteme aktarılacaktır. Evrak tarama işleminde izlenmesi gereken adımlar;
10 10  
11 -**~ 1.1-Üst Yazı Ekle**
12 -
13 -**~ 1.2-Konu Kodu:**
14 -
15 -**~ 1.3-Konu**
16 -
17 -**~ 1.4-Evrak Türü**
18 -
19 -**~ 1.5-Kayıt Tarihi**
20 -
21 -**~ 1.6-Evrak Tarihi**
22 -
23 -**~ 1.7-Gizlilik Derecesi**
24 -
25 -**~ 1.8-Kişi-Kurum**
26 -
27 -**~ 1.9-Geldiği Kurum**
28 -
29 -**~ 1.10-Evrak Sayı**
30 -
31 -**~ 1.11-Evrak Geliş Tipi**
32 -
33 -**~ 1.12-Miat**
34 -
35 -**~ 1.13-Açıklama**
36 -
37 -**~ 1.14-Postalama Tarihi**
38 -
39 -= **2-Evrak Ekleri** =
40 -
41 -**~ 2.1-Dosya Ekle**
42 -
43 -**~ 2.2-Fiziksel Ek Ekle**
44 -
45 -**~ 2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
46 -
47 -**~ 2.4-Harici Referans Ekle**
48 -
49 -**~ 2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
50 -
51 -= **3-İlgi Bilgileri** =
52 -
53 -**~ 3.1-Dosya Ekle**
54 -
55 -**~ 3.2-Metin Ekle**
56 -
57 -**~ 3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
58 -
59 -**~ 3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
60 -
61 -= **4-İlişki Bilgileri** =
62 -
63 -**~ 4.1-Dosya Ekle**
64 -
65 -**~ 3.2-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
66 -
67 -**~ 3.3-Tercüme Ekle**
68 -
69 -= **5-Havale İşlemleri** =
70 -
71 -**~ 5.1-Otomatik Havale**
72 -
73 -**~ 5.2-Birime Havale**
74 -
75 -**~ 5.3-Kişiye Havale**
76 -
77 -**~ 5.4-Kullanıcı/Birim Listesi**
78 -
79 -**~ 5.5-Onaylayacak Kişi**
80 -
81 -**~ 5.6-Açıklama**
82 -
83 -**~ 5.7-İşlem Süresi**
84 -
85 -[[image:1637305631941-791.png]]
86 -
87 -= **1- Evrak Bilgileri** =
88 -
89 -**~ 1.1-Üst Yazı Ekle~:// //**Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle[[image:1613546400047-765.png]] butonuna basılarak sisteme
90 -
91 91  **Evrak Tarama**
92 92  
93 -Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan **Tarama Huvuzundan Ekle**, **Tarayıcıdan Ekle**, **Tarama Arayüzden Ekle** ve **Tarama Servisinden Ekle** menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.
13 +* Islak imzalı evrak; tüm zımba, tel ve kâğıt dışı diğer unsurlardan arındırılır.
14 +* Evraklar orijinal sırası bozulmadan tarayıcıya yerleştirilir.
15 +* Tarama işlemi gerçekleştirilir.
16 +* Taranan dosya adına; evrak üzerinde bulunan evrak sayısı ve geldiği yer bilgisi verilir.
17 +* Evrak eki varsa, bunlar ayrıca taranır gelen evrak kayıt ekranında EKLER alanına kaydedilir.
94 94  
95 -**Tarama Servisinden Ekle;**
19 +Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.
96 96  
97 -[[image:1613549457168-396.png]]
21 +*
22 +** Gelen evraka Üst yazı eklemek için [[image:image-20190621104056-1.png]] butonuna tıklanır ve açılan ekrandan taranmış belgenin zaman damgası almış olan “zip” formatlı eki seçilir. (Zaman damgası yardım dokümanına bakınız.) Ardından eklenen dosyanın konusu yazılarak [[image:1561102890742-737.png||height="38" width="74"]] butonuna basılır. Dosyanın eklenmesinin ardından taranmış olan yazı ekranın sağ tarafında görüntülenecektir.
98 98  
99 -[[image:1613549518202-836.png]]Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.
24 +Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                     
100 100  
101 -[[image:1613549618716-350.png]]Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.
26 +Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.
102 102  
103 -[[image:1613549851045-717.png]]Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.
28 +*
29 +** **//Konu Kodu: //**Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, [[image:image-20190621104202-3.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.
30 +** **//Konu: //**Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir.
31 +** **//Evrak Türü: //** Resmi Yazı, Dilekçe, Genelge ve Beyanname olmak üzere 4 farklı evrak türü olup, gerçek kişilerden gelen yazılarda Dilekçe seçimi yapılır. Dilekçe seçimi yapıldığında evrakın geldiği yer bilgisi otomatik olarak Gerçek Kişi olacaktır.
32 +** **//Kayıt Tarihi: //**Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
33 +** **//Evrak Dili: //**Evrakların kaydetme dili olarak seçim yapılmaktadır. Türkçe ve İngilizce seçimleri bulunmaktadır.
34 +** **//Evrak Tarihi: //**Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Evrakın tarihinin girilmesi için tarih alanına fare ile bir kere tıklandığında kullanıcının karşısına bir takvim açılacak ve kullanıcının evrak tarihini girmesi bu takvim ile sağlanacaktır.
104 104  
105 -[[image:1613549803388-210.png]]Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır
106 106  
107 107  
108 -Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.
38 + [[image:1561102952133-931.png]]
109 109  
110 -Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                     
111 111  
112 -* **//Konu Kodu: //**Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, [[image:image-20190621104202-3.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.
113 -* **//Konu: //**Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir.
114 -* **//Evrak Türü: //** Resmi Yazı, Dilekçe, Genelge ve Beyanname olmak üzere 4 farklı evrak türü olup, gerçek kişilerden gelen yazılarda Dilekçe seçimi yapılır. Dilekçe seçimi yapıldığında evrakın geldiği yer bilgisi otomatik olarak Gerçek Kişi olacaktır.
115 -* **//Kayıt Tarihi: //**Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
116 -* **//Evrak Dili: //**Evrakların kaydetme dili olarak seçim yapılmaktadır. Türkçe ve İngilizce seçimleri bulunmaktadır.
117 -* **//Evrak Tarihi: //**Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Evrakın tarihinin girilmesi için tarih alanına fare ile bir kere tıklandığında kullanıcının karşısına bir takvim açılacak ve kullanıcının evrak tarihini girmesi bu takvim ile sağlanacaktır.
41 +* **//Gizlilik Derecesi: //**Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçimi buradan yapılır.  [[image:1561384798966-449.png]]
118 118  
119 - [[image:1561102952133-931.png]]
120 -
121 -
122 -* **//Gizlilik Derecesi: //**Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçimi buradan yapılır.
123 -
124 - [[image:1561384798966-449.png]]
125 -
126 126  (((
127 127  **//Kişi - Kurum: //**Gelen evrakın, geldiği kişi ya da kurum bilgilerinin seçileceği alandır. Kişi - Kurum alanının yanında yer alan [[image:1561384895633-618.png||height="21" width="32"]] butonuna basılmasının ardından açılan listede, evrakın geldiği yer olarak;
128 128  
... ... @@ -169,10 +169,8 @@
169 169  
170 170  Ör: Kurumda "Evrak Geliş Tipi" çoğunlukla **Posta **ise varsayılan evrak geliş tipi **Posta** olarak ayarlanabilir.
171 171  
172 - [[image:1561385127633-174.png]]
89 + [[image:1561385127633-174.png]] **//İvedilik: //** Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seçimi burada yapılır  [[image:1561385153317-536.png]]
173 173  
174 -**//İvedilik: //** Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seçimi burada yapılır  [[image:1561385153317-536.png]]
175 -
176 176  **//Miat: //**Gelen Evrak günlü bir evrak ise süresinin girileceği alandır. Evrak miadı girildiği takdirde ivedilik durumu “günlü” olacak şekilde otomatik değişecektir.
177 177  
178 178  **//Açıklama: //**Gelen Evrak ile ilgili herhangi bir açıklamanın girilebilmesi için kullanıcıya sunulmuş alandır.
... ... @@ -191,9 +191,5 @@
191 191  
192 192  **Eklerin girilmesi**
193 193  
194 -Evrakın taranmış eki varsa; bu eklerin evraka eklenebilmesi için evrak ekleri alanının yanında bulunan **+** butonuna basılarak ek ekleme sayfası açılır.  [[image:1561385198647-893.png]]
195 -
196 - Belgenette yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait Tarih aralığı, evrakın aranacağı yer ve evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190624170651-6.png]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.  [[image:1561385237235-336.png]]
197 -
198 -Yukarıdaki bilgilerin girilmesinin ardından evrak kayıt / havale işlemi yapılacaktır. Gelen evrak kayıt ekranında evrakın havale yeri seçilmeden [[image:image-20190624170732-7.png]] butonuna basıldığında kullanıcının karşısına bir uyarı mesajı açılacaktır. Açılan uyarı mesajı EVET butonuna basılarak geçildiği takdirde evrak kaydedilerek sol menüde yer alan KAYDEDİLEN GELEN EVRAKLAR listesine düşecek ve havalesi bu ekrandan yapılabilecektir.  [[image:1561385322430-792.png]]
109 +Evrakın taranmış eki varsa; bu eklerin evraka eklenebilmesi için evrak ekleri alanının yanında bulunan **+** butonuna basılarak ek ekleme sayfası açılır.  [[image:1561385198647-893.png]] Belgenette yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait Tarih aralığı, evrakın aranacağı yer ve evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190624170651-6.png]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.  [[image:1561385237235-336.png]] Yukarıdaki bilgilerin girilmesinin ardından evrak kayıt / havale işlemi yapılacaktır. Gelen evrak kayıt ekranında evrakın havale yeri seçilmeden [[image:image-20190624170732-7.png]] butonuna basıldığında kullanıcının karşısına bir uyarı mesajı açılacaktır. Açılan uyarı mesajı EVET butonuna basılarak geçildiği takdirde evrak kaydedilerek sol menüde yer alan KAYDEDİLEN GELEN EVRAKLAR listesine düşecek ve havalesi bu ekrandan yapılabilecektir.  [[image:1561385322430-792.png]]
199 199  )))
1613545500880-900.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -193.7 KB
Content
1613546400047-765.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -804 bytes
Content
1613549457168-396.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -158.8 KB
Content
1613549518202-836.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -996 bytes
Content
1613549618716-350.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1000 bytes
Content
1613549708931-399.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.8 KB
Content
1613549803388-210.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -839 bytes
Content
1613549851045-717.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -899 bytes
Content
1637302816427-293.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -88.6 KB
Content
1637305589751-432.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -310.6 KB
Content
1637305631941-791.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -207.3 KB
Content
1637305781659-142.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -xwiki:XWiki.arsiv
Size
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.4 KB
Content

Gezinme