Wiki source code of c- Gelen Evrak Kayıt

Version 68.6 by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2021/11/19 09:56
Show last authors
1 ==== [[image:1637302816427-293.png]] ====
2
3 ==== ====
4
5 Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi için kullanılacak olan ekrandır. Bu ekrandan kaydedilen gelen evrak daha sonra ilgili birim ya da kişiye havale edilecektir.
6
7 Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte sistem gelen evrak kayıt numarası verecektir. 
8
9 = **1- Evrak Bilgileri** =
10
11 **~ 1.1-Üst Yazı Ekle**
12
13 **~ 1.2-Konu Kodu:**
14
15 **~ 1.3-Konu**
16
17 **~ 1.4-Evrak Türü**
18
19 **~ 1.5-Kayıt Tarihi**
20
21 **~ 1.6-Evrak Tarihi**
22
23 **~ 1.7-Gizlilik Derecesi**
24
25 **~ 1.8-Kişi-Kurum**
26
27 **~ 1.9-Geldiği Kurum**
28
29 **~ 1.10-Evrak Sayı**
30
31 **~ 1.11-Evrak Geliş Tipi**
32
33 **~ 1.12-Miat**
34
35 **~ 1.13-Açıklama**
36
37 **~ 1.14-Postalama Tarihi**
38
39 = **2-Evrak Ekleri** =
40
41 **~ 2.1-Dosya Ekle**
42
43 **~ 2.2-Fiziksel Ek Ekle**
44
45 **~ 2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
46
47 **~ 2.4-Harici Referans Ekle**
48
49 **~ 2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
50
51 = **3-İlgi Bilgileri** =
52
53 **~ 3.1-Dosya Ekle**
54
55 **~ 3.2-Metin Ekle**
56
57 **~ 3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
58
59 **~ 3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
60
61 = **4-İlişki Bilgileri** =
62
63 **~ 4.1-Dosya Ekle**
64
65 **~ 3.2-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
66
67 **~ 3.3-Tercüme Ekle**
68
69 = **5-Havale İşlemleri** =
70
71
72
73 [[image:1613545500880-900.png]]
74
75 **Üst Yazı Ekle~:// //**Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle[[image:1613546400047-765.png]] butonuna basılarak sisteme
76
77 **Evrak Tarama**
78
79 Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan **Tarama Huvuzundan Ekle**, **Tarayıcıdan Ekle**, **Tarama Arayüzden Ekle** ve **Tarama Servisinden Ekle** menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.
80
81 **Tarama Servisinden Ekle;**
82
83 [[image:1613549457168-396.png]]
84
85 [[image:1613549518202-836.png]]Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.
86
87 [[image:1613549618716-350.png]]Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.
88
89 [[image:1613549851045-717.png]]Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.
90
91 [[image:1613549803388-210.png]]Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır
92
93
94 Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.
95
96 Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                     
97
98 * **//Konu Kodu: //**Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, [[image:image-20190621104202-3.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.
99 * **//Konu: //**Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir.
100 * **//Evrak Türü: //** Resmi Yazı, Dilekçe, Genelge ve Beyanname olmak üzere 4 farklı evrak türü olup, gerçek kişilerden gelen yazılarda Dilekçe seçimi yapılır. Dilekçe seçimi yapıldığında evrakın geldiği yer bilgisi otomatik olarak Gerçek Kişi olacaktır.
101 * **//Kayıt Tarihi: //**Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
102 * **//Evrak Dili: //**Evrakların kaydetme dili olarak seçim yapılmaktadır. Türkçe ve İngilizce seçimleri bulunmaktadır.
103 * **//Evrak Tarihi: //**Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Evrakın tarihinin girilmesi için tarih alanına fare ile bir kere tıklandığında kullanıcının karşısına bir takvim açılacak ve kullanıcının evrak tarihini girmesi bu takvim ile sağlanacaktır.
104
105 [[image:1561102952133-931.png]]
106
107
108 * **//Gizlilik Derecesi: //**Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçimi buradan yapılır.
109
110 [[image:1561384798966-449.png]]
111
112 (((
113 **//Kişi - Kurum: //**Gelen evrakın, geldiği kişi ya da kurum bilgilerinin seçileceği alandır. Kişi - Kurum alanının yanında yer alan [[image:1561384895633-618.png||height="21" width="32"]] butonuna basılmasının ardından açılan listede, evrakın geldiği yer olarak;
114
115 [[image:1613118728029-588.png]]
116
117 1-  Kullanıcı, ( Sistemi kullanma yetkisi bulunan tüm kullanıcılar)
118
119 2-  Birim,
120
121 3-  Gerçek Kişi, (Gerçek Kişi menüsünden sisteme kaydedilen tüm gerçek kişiler)
122
123 4-  Tüzel Kişi, (Tüzel Kişi menüsünden sisteme kaydedilen; şirket vakıf, vb. kuruluşlardır)
124
125 5-  Kurum,
126
127 **Önemli Not:** Sistemde kayıtlı kullanıcılardan gelen dilekçeler kaydedilirken kesinlikle gerçek kişi oluşturularak kaydedilmeyecek kullanıcı listesinden bulunarak seçilecektir. Tüm kurum ve Birim kullanıcıları sistemde kayıtlıdır.
128
129 Seçeneklerinden biri seçilecektir. Bu seçimin ardından, Kişi - Kurum alanının altındaki seçim alanı, kişi ya da kuruma göre değişecektir.
130
131 **//Geldiği Kurum: //**Kişi - Kurum alanında Kurum seçilmesi durumunda altta bulunan Geldiği Kurum alanının sağında bulunan[[image:1613118908856-598.png]] butonundan kurum seçimi yapılmalıdır. [[image:1613118908856-598.png]] Butonuna basıldığında sistem içerisinde tanımlı olan kurumların listelendiği ve kurum seçiminin yapılabildiği liste açılmaktadır. Kullanıcı, seçmek istediği kurumu bu ağaç yapısından fare ile bir kez tıklayarak seçtikten sonra, Geldiği Kurum alanına bu kurumun adı gelir. Kullanıcı Geldiği Kurum alanında kendisi arama yapmak istiyorsa, Geldiği Kurum alanına minimum üç karakter girerek, istediği kurumu seçebilir. Kurum seçimi yapıldıktan sonra evrak sayı alanına seçilen kurumun idari birim kimlik kodu bilgisi otomatik olarak gelecektir.
132
133 ~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Gerçek Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kişi alanına gelinip, gerçek kişinin adı yazılmalıdır. Girilen kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kişi alanının sağında bulunan [[image:1561384959750-180.png||height="32" width="29"]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak yeni kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.
134
135 **Not**: Evrakın geldiği yer gerçek kişi olarak seçildiği takdirde Evrak Türü dilekçe olacak şekilde otomatik değişecektir.                                                  
136
137
138 [[image:1561385004856-222.png]]
139
140 Açılan ekranda, gerçek kişi bilgileri girildikten sonra  [[image:1561385058847-448.png||height="27" width="66"]] butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır.
141
142 ~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Tüzel Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Tüzel Kişi alanına tüzel kişinin adı yazılmalıdır. Girilen tüzel kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Tüzel Kişi alanının sağında bulunan [[image:image-20190624170405-4.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni tüzel kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.  [[image:1561385086680-948.png]]
143
144 Açılan ekranda, tüzel kişi bilgileri girildikten sonra [[image:image-20190624170500-5.png]] butonuna basılarak kayıt işlemi
145
146 tamamlanır.
147
148 ~*~*~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Kurum olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kurum alanına Kurum adı yazılmalıdır. Girilen Kurum adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kurumalanının sağında bulunan [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/image-20190624170405-4.png||alt="image-20190624170405-4.png"]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni Kurum kaydetme işlemi yapılacaktır.
149
150 **//Evrak Sayı: //**Evrakın, geldiği yer tarafından verilen evrak numarası olup, bu numara evrak sayı alanına tanımlanacaktır.
151
152 **//Evrak Geliş Tipi: //**Evrakın Kuruma geliş türünün seçildiği alandır.
153
154 Not:** **Belgenet sistem yöneticisi, evrak geliş tiplerine ekleme ya da çıkartma yapalabilir ayrıca varsayılan bir "Evrak geliş tipi" belirleyebilir.
155
156 Ör: Kurumda "Evrak Geliş Tipi" çoğunlukla **Posta **ise varsayılan evrak geliş tipi **Posta** olarak ayarlanabilir.
157
158 [[image:1561385127633-174.png]]
159
160 **//İvedilik: //** Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seçimi burada yapılır  [[image:1561385153317-536.png]]
161
162 **//Miat: //**Gelen Evrak günlü bir evrak ise süresinin girileceği alandır. Evrak miadı girildiği takdirde ivedilik durumu “günlü” olacak şekilde otomatik değişecektir.
163
164 **//Açıklama: //**Gelen Evrak ile ilgili herhangi bir açıklamanın girilebilmesi için kullanıcıya sunulmuş alandır.
165
166 **Not:** Zorunlu alanlar girilmeden kayıt işlemi gerçekleştirilmek istendiğinde sırasıyla;
167
168 Kurum Boş değer alamaz,
169
170 Lütfen Evrak Tarihi Giriniz,
171
172 Evrak sayısı girilmedi,
173
174 Evrak konusu boş olamaz.
175
176 Bu uyarıların ardından ilgili zorunlu alan girildikten sonra kayıt işlemi yapılabilecektir.
177
178 **Eklerin girilmesi**
179
180 Evrakın taranmış eki varsa; bu eklerin evraka eklenebilmesi için evrak ekleri alanının yanında bulunan **+** butonuna basılarak ek ekleme sayfası açılır.  [[image:1561385198647-893.png]]
181
182 Belgenette yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait Tarih aralığı, evrakın aranacağı yer ve evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190624170651-6.png]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.  [[image:1561385237235-336.png]]
183
184 Yukarıdaki bilgilerin girilmesinin ardından evrak kayıt / havale işlemi yapılacaktır. Gelen evrak kayıt ekranında evrakın havale yeri seçilmeden [[image:image-20190624170732-7.png]] butonuna basıldığında kullanıcının karşısına bir uyarı mesajı açılacaktır. Açılan uyarı mesajı EVET butonuna basılarak geçildiği takdirde evrak kaydedilerek sol menüde yer alan KAYDEDİLEN GELEN EVRAKLAR listesine düşecek ve havalesi bu ekrandan yapılabilecektir.  [[image:1561385322430-792.png]]
185 )))