Wiki source code of c- Gelen Evrak Kayıt

Version 74.1 by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2021/11/19 12:04
Show last authors
1 ==== [[image:1637302816427-293.png]] ====
2
3 ==== ====
4
5 Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi sağlanan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan  [[image:1637305781659-142.png]] menüsüne basılarak ulaşılır.
6
7 Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte gelen evrak kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verecektir. 
8
9 = **1- Evrak Bilgileri** =
10
11 **~ 1.1-Üst Yazı Ekle**
12
13 **~ 1.2-Konu Kodu:**
14
15 **~ 1.3-Konu**
16
17 **~ 1.4-Evrak Türü**
18
19 **~ 1.5-Kayıt Tarihi**
20
21 **~ 1.6-Evrak Tarihi**
22
23 **~ 1.7-Gizlilik Derecesi**
24
25 **~ 1.8-Kişi-Kurum**
26
27 **~ 1.9-Geldiği Kurum**
28
29 **~ 1.10-Evrak Sayı**
30
31 **~ 1.11-Evrak Geliş Tipi**
32
33 **~ 1.12-Miat**
34
35 **~ 1.13-Açıklama**
36
37 **~ 1.14-Postalama Tarihi**
38
39 = **2-Evrak Ekleri** =
40
41 **~ 2.1-Dosya Ekle**
42
43 **~ 2.2-Fiziksel Ek Ekle**
44
45 **~ 2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
46
47 **~ 2.4-Harici Referans Ekle**
48
49 **~ 2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
50
51 = **3-İlgi Bilgileri** =
52
53 **~ 3.1-Dosya Ekle**
54
55 **~ 3.2-Metin Ekle**
56
57 **~ 3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
58
59 **~ 3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
60
61 = **4-İlişki Bilgileri** =
62
63 **~ 4.1-Dosya Ekle**
64
65 **~ 3.2-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
66
67 **~ 3.3-Tercüme Ekle**
68
69 = **5-Havale İşlemleri** =
70
71 **~ 5.1-Otomatik Havale**
72
73 **~ 5.2-Birime Havale**
74
75 **~ 5.3-Kişiye Havale**
76
77 **~ 5.4-Kullanıcı/Birim Listesi**
78
79 **~ 5.5-Onaylayacak Kişi**
80
81 **~ 5.6-Açıklama**
82
83 **~ 5.7-İşlem Süresi**
84
85 [[image:1637305631941-791.png]]
86
87 = **1- Evrak Bilgileri** =
88
89 **1.1-Üst Yazı Ekle~:// //**
90
91 Üst Yazı Ekleme işlemi için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle[[image:1613546400047-765.png]] butonuna basılarak üst yazı eklenebilir. Bunun için  [[image:1613546400047-765.png]] butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek Üst Yazı dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1629722754861-992.png||alt="1629722754861-992.png"]] butonuna tıklayıp açılan pencerede üst yazıyı tarayarak ekleyebilirsiniz.
92
93 * **Evrak Tarama**
94
95 Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan **Tarama Huvuzundan Ekle**, **Tarayıcıdan Ekle**, **Tarama Arayüzden Ekle** ve **Tarama Servisinden Ekle** menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.
96
97 * **Tarama Servisinden Ekle; **
98
99 [[image:1613549457168-396.png]]
100
101 [[image:1613549518202-836.png]]Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.
102
103 [[image:1613549618716-350.png]]Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.
104
105 [[image:1613549851045-717.png]]Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.
106
107 [[image:1613549803388-210.png]]Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır
108
109
110 Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.
111
112 Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                     
113
114 **1.2-Konu Kodu~:// //**Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, [[image:image-20190621104202-3.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.  Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz
115
116 [[image:1637312170193-149.png]]
117
118 **1.3-Konu~:// //**Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir. Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Konular" arasına eklenmiş olduğumuz herhangi bir konu seçebiliriz.
119
120 [[image:1637312355996-653.png]]
121
122 * **//Evrak Türü: //** Resmi Yazı, Dilekçe, Genelge ve Beyanname olmak üzere 4 farklı evrak türü olup, gerçek kişilerden gelen yazılarda Dilekçe seçimi yapılır. Dilekçe seçimi yapıldığında evrakın geldiği yer bilgisi otomatik olarak Gerçek Kişi olacaktır.
123 * **//Kayıt Tarihi: //**Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
124 * **//Evrak Dili: //**Evrakların kaydetme dili olarak seçim yapılmaktadır. Türkçe ve İngilizce seçimleri bulunmaktadır.
125 * **//Evrak Tarihi: //**Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Evrakın tarihinin girilmesi için tarih alanına fare ile bir kere tıklandığında kullanıcının karşısına bir takvim açılacak ve kullanıcının evrak tarihini girmesi bu takvim ile sağlanacaktır.
126
127 [[image:1561102952133-931.png]]
128
129
130 * **//Gizlilik Derecesi: //**Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçimi buradan yapılır.
131
132 [[image:1561384798966-449.png]]
133
134 (((
135 **//Kişi - Kurum: //**Gelen evrakın, geldiği kişi ya da kurum bilgilerinin seçileceği alandır. Kişi - Kurum alanının yanında yer alan [[image:1561384895633-618.png||height="21" width="32"]] butonuna basılmasının ardından açılan listede, evrakın geldiği yer olarak;
136
137 [[image:1613118728029-588.png]]
138
139 1-  Kullanıcı, ( Sistemi kullanma yetkisi bulunan tüm kullanıcılar)
140
141 2-  Birim,
142
143 3-  Gerçek Kişi, (Gerçek Kişi menüsünden sisteme kaydedilen tüm gerçek kişiler)
144
145 4-  Tüzel Kişi, (Tüzel Kişi menüsünden sisteme kaydedilen; şirket vakıf, vb. kuruluşlardır)
146
147 5-  Kurum,
148
149 **Önemli Not:** Sistemde kayıtlı kullanıcılardan gelen dilekçeler kaydedilirken kesinlikle gerçek kişi oluşturularak kaydedilmeyecek kullanıcı listesinden bulunarak seçilecektir. Tüm kurum ve Birim kullanıcıları sistemde kayıtlıdır.
150
151 Seçeneklerinden biri seçilecektir. Bu seçimin ardından, Kişi - Kurum alanının altındaki seçim alanı, kişi ya da kuruma göre değişecektir.
152
153 **//Geldiği Kurum: //**Kişi - Kurum alanında Kurum seçilmesi durumunda altta bulunan Geldiği Kurum alanının sağında bulunan[[image:1613118908856-598.png]] butonundan kurum seçimi yapılmalıdır. [[image:1613118908856-598.png]] Butonuna basıldığında sistem içerisinde tanımlı olan kurumların listelendiği ve kurum seçiminin yapılabildiği liste açılmaktadır. Kullanıcı, seçmek istediği kurumu bu ağaç yapısından fare ile bir kez tıklayarak seçtikten sonra, Geldiği Kurum alanına bu kurumun adı gelir. Kullanıcı Geldiği Kurum alanında kendisi arama yapmak istiyorsa, Geldiği Kurum alanına minimum üç karakter girerek, istediği kurumu seçebilir. Kurum seçimi yapıldıktan sonra evrak sayı alanına seçilen kurumun idari birim kimlik kodu bilgisi otomatik olarak gelecektir.
154
155 ~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Gerçek Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kişi alanına gelinip, gerçek kişinin adı yazılmalıdır. Girilen kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kişi alanının sağında bulunan [[image:1561384959750-180.png||height="32" width="29"]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak yeni kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.
156
157 **Not**: Evrakın geldiği yer gerçek kişi olarak seçildiği takdirde Evrak Türü dilekçe olacak şekilde otomatik değişecektir.                                                  
158
159
160 [[image:1561385004856-222.png]]
161
162 Açılan ekranda, gerçek kişi bilgileri girildikten sonra  [[image:1561385058847-448.png||height="27" width="66"]] butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır.
163
164 ~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Tüzel Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Tüzel Kişi alanına tüzel kişinin adı yazılmalıdır. Girilen tüzel kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Tüzel Kişi alanının sağında bulunan [[image:image-20190624170405-4.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni tüzel kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.  [[image:1561385086680-948.png]]
165
166 Açılan ekranda, tüzel kişi bilgileri girildikten sonra [[image:image-20190624170500-5.png]] butonuna basılarak kayıt işlemi
167
168 tamamlanır.
169
170 ~*~*~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Kurum olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kurum alanına Kurum adı yazılmalıdır. Girilen Kurum adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kurumalanının sağında bulunan [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/image-20190624170405-4.png||alt="image-20190624170405-4.png"]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni Kurum kaydetme işlemi yapılacaktır.
171
172 **//Evrak Sayı: //**Evrakın, geldiği yer tarafından verilen evrak numarası olup, bu numara evrak sayı alanına tanımlanacaktır.
173
174 **//Evrak Geliş Tipi: //**Evrakın Kuruma geliş türünün seçildiği alandır.
175
176 Not:** **Belgenet sistem yöneticisi, evrak geliş tiplerine ekleme ya da çıkartma yapalabilir ayrıca varsayılan bir "Evrak geliş tipi" belirleyebilir.
177
178 Ör: Kurumda "Evrak Geliş Tipi" çoğunlukla **Posta **ise varsayılan evrak geliş tipi **Posta** olarak ayarlanabilir.
179
180 [[image:1561385127633-174.png]]
181
182 **//İvedilik: //** Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seçimi burada yapılır  [[image:1561385153317-536.png]]
183
184 **//Miat: //**Gelen Evrak günlü bir evrak ise süresinin girileceği alandır. Evrak miadı girildiği takdirde ivedilik durumu “günlü” olacak şekilde otomatik değişecektir.
185
186 **//Açıklama: //**Gelen Evrak ile ilgili herhangi bir açıklamanın girilebilmesi için kullanıcıya sunulmuş alandır.
187
188 **Not:** Zorunlu alanlar girilmeden kayıt işlemi gerçekleştirilmek istendiğinde sırasıyla;
189
190 Kurum Boş değer alamaz,
191
192 Lütfen Evrak Tarihi Giriniz,
193
194 Evrak sayısı girilmedi,
195
196 Evrak konusu boş olamaz.
197
198 Bu uyarıların ardından ilgili zorunlu alan girildikten sonra kayıt işlemi yapılabilecektir.
199
200 **Eklerin girilmesi**
201
202 Evrakın taranmış eki varsa; bu eklerin evraka eklenebilmesi için evrak ekleri alanının yanında bulunan **+** butonuna basılarak ek ekleme sayfası açılır.  [[image:1561385198647-893.png]]
203
204 Belgenette yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait Tarih aralığı, evrakın aranacağı yer ve evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190624170651-6.png]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.  [[image:1561385237235-336.png]]
205
206 Yukarıdaki bilgilerin girilmesinin ardından evrak kayıt / havale işlemi yapılacaktır. Gelen evrak kayıt ekranında evrakın havale yeri seçilmeden [[image:image-20190624170732-7.png]] butonuna basıldığında kullanıcının karşısına bir uyarı mesajı açılacaktır. Açılan uyarı mesajı EVET butonuna basılarak geçildiği takdirde evrak kaydedilerek sol menüde yer alan KAYDEDİLEN GELEN EVRAKLAR listesine düşecek ve havalesi bu ekrandan yapılabilecektir.  [[image:1561385322430-792.png]]
207 )))

Gezinme