c- Gelen Evrak Kayıt
Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi sağlanan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan 
menüsüne basılarak ulaşılır.
Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte gelen evrak kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verecektir.
1- Evrak Bilgileri
1.1-Üst Yazı Ekle
1.2-Konu Kodu:
1.3-Konu
1.4-Evrak Türü
1.5-Kayıt Tarihi
1.6-Evrak Tarihi
1.7-Gizlilik Derecesi
1.8-Kişi-Kurum
1.9-Geldiği Kurum
1.10-Evrak Sayı
1.11-Evrak Geliş Tipi
1.12-Miat
1.13-Açıklama
1.14-Postalama Tarihi
2-Evrak Ekleri
2.1-Dosya Ekle
2.2-Fiziksel Ek Ekle
2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle
2.4-Harici Referans Ekle
2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle
3-İlgi Bilgileri
3.1-Dosya Ekle
3.2-Metin Ekle
3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle
3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle
4-İlişki Bilgileri
4.1-Dosya Ekle
3.2-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle
3.3-Tercüme Ekle
5-Havale İşlemleri
5.1-Otomatik Havale
5.2-Birime Havale
5.3-Kişiye Havale
5.4-Kullanıcı/Birim Listesi
5.5-Onaylayacak Kişi
5.6-Açıklama
5.7-İşlem Süresi
1- Evrak Bilgileri
1.1-Üst Yazı Ekle:
Üst Yazı Ekleme işlemi için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle
butonuna basılarak üst yazı eklenebilir. Bunun için butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek Üst Yazı dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise 
butonuna tıklayıp açılan pencerede üst yazıyı tarayarak ekleyebilirsiniz.
- Evrak Tarama
Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan Tarama Huvuzundan Ekle, Tarayıcıdan Ekle, Tarama Arayüzden Ekle ve Tarama Servisinden Ekle menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.
- Tarama Servisinden Ekle;
Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.
Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.
Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.
Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır
Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.
Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.
1.2-Konu Kodu: Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, 
butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir. Ayrıca 
butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz
1.3-Konu:
Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir. Ayrıca butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Konular" arasına eklenmiş olduğumuz herhangi bir konu seçebiliriz.
1.4-Evrak Türü:
Gelen evrakın türünün seçildiği alandır. Resmi Yazışma-Ruhsat, Tebligat, Resmi Yazışma, Dilekçe, Genelge, Beyanname ve Diğer başlıklardan oluşmaktadır.
1.5-Kayıt Tarihi:
Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
1.6-Evrak Tarihi:
Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Evrakın tarihinin girilmesi için tarih alanına fare ile bir kere tıklandığında kullanıcının karşısına bir takvim açılacak ve kullanıcının evrak tarihini girmesi bu takvim ile sağlanacaktır.
- Gizlilik Derecesi: Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçimi buradan yapılır.
Kişi - Kurum: Gelen evrakın, geldiği kişi ya da kurum bilgilerinin seçileceği alandır. Kişi - Kurum alanının yanında yer alan 
butonuna basılmasının ardından açılan listede, evrakın geldiği yer olarak;
1- Kullanıcı, ( Sistemi kullanma yetkisi bulunan tüm kullanıcılar)
2- Birim,
3- Gerçek Kişi, (Gerçek Kişi menüsünden sisteme kaydedilen tüm gerçek kişiler)
4- Tüzel Kişi, (Tüzel Kişi menüsünden sisteme kaydedilen; şirket vakıf, vb. kuruluşlardır)
5- Kurum,
Önemli Not: Sistemde kayıtlı kullanıcılardan gelen dilekçeler kaydedilirken kesinlikle gerçek kişi oluşturularak kaydedilmeyecek kullanıcı listesinden bulunarak seçilecektir. Tüm kurum ve Birim kullanıcıları sistemde kayıtlıdır.
Seçeneklerinden biri seçilecektir. Bu seçimin ardından, Kişi - Kurum alanının altındaki seçim alanı, kişi ya da kuruma göre değişecektir.
Geldiği Kurum: Kişi - Kurum alanında Kurum seçilmesi durumunda altta bulunan Geldiği Kurum alanının sağında bulunan
butonundan kurum seçimi yapılmalıdır. Butonuna basıldığında sistem içerisinde tanımlı olan kurumların listelendiği ve kurum seçiminin yapılabildiği liste açılmaktadır. Kullanıcı, seçmek istediği kurumu bu ağaç yapısından fare ile bir kez tıklayarak seçtikten sonra, Geldiği Kurum alanına bu kurumun adı gelir. Kullanıcı Geldiği Kurum alanında kendisi arama yapmak istiyorsa, Geldiği Kurum alanına minimum üç karakter girerek, istediği kurumu seçebilir. Kurum seçimi yapıldıktan sonra evrak sayı alanına seçilen kurumun idari birim kimlik kodu bilgisi otomatik olarak gelecektir.
** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Gerçek Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kişi alanına gelinip, gerçek kişinin adı yazılmalıdır. Girilen kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kişi alanının sağında bulunan 
butonuna fare ile bir kez tıklanarak yeni kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.
Not: Evrakın geldiği yer gerçek kişi olarak seçildiği takdirde Evrak Türü dilekçe olacak şekilde otomatik değişecektir.
Açılan ekranda, gerçek kişi bilgileri girildikten sonra 
butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır.
** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Tüzel Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Tüzel Kişi alanına tüzel kişinin adı yazılmalıdır. Girilen tüzel kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Tüzel Kişi alanının sağında bulunan 
butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni tüzel kişi kaydetme işlemi yapılacaktır. 
Açılan ekranda, tüzel kişi bilgileri girildikten sonra 
butonuna basılarak kayıt işlemi
tamamlanır.
**** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Kurum olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kurum alanına Kurum adı yazılmalıdır. Girilen Kurum adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kurumalanının sağında bulunan 
butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni Kurum kaydetme işlemi yapılacaktır.
Evrak Sayı: Evrakın, geldiği yer tarafından verilen evrak numarası olup, bu numara evrak sayı alanına tanımlanacaktır.
Evrak Geliş Tipi: Evrakın Kuruma geliş türünün seçildiği alandır.
Not: Belgenet sistem yöneticisi, evrak geliş tiplerine ekleme ya da çıkartma yapalabilir ayrıca varsayılan bir "Evrak geliş tipi" belirleyebilir.
Ör: Kurumda "Evrak Geliş Tipi" çoğunlukla Posta ise varsayılan evrak geliş tipi Posta olarak ayarlanabilir.
İvedilik: Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seçimi burada yapılır 
Miat: Gelen Evrak günlü bir evrak ise süresinin girileceği alandır. Evrak miadı girildiği takdirde ivedilik durumu “günlü” olacak şekilde otomatik değişecektir.
Açıklama: Gelen Evrak ile ilgili herhangi bir açıklamanın girilebilmesi için kullanıcıya sunulmuş alandır.
Not: Zorunlu alanlar girilmeden kayıt işlemi gerçekleştirilmek istendiğinde sırasıyla;
Kurum Boş değer alamaz,
Lütfen Evrak Tarihi Giriniz,
Evrak sayısı girilmedi,
Evrak konusu boş olamaz.
Bu uyarıların ardından ilgili zorunlu alan girildikten sonra kayıt işlemi yapılabilecektir.
Eklerin girilmesi
Evrakın taranmış eki varsa; bu eklerin evraka eklenebilmesi için evrak ekleri alanının yanında bulunan + butonuna basılarak ek ekleme sayfası açılır. 
Belgenette yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait Tarih aralığı, evrakın aranacağı yer ve evraka ait bilgiler girilerek 
butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir. 
Yukarıdaki bilgilerin girilmesinin ardından evrak kayıt / havale işlemi yapılacaktır. Gelen evrak kayıt ekranında evrakın havale yeri seçilmeden 
butonuna basıldığında kullanıcının karşısına bir uyarı mesajı açılacaktır. Açılan uyarı mesajı EVET butonuna basılarak geçildiği takdirde evrak kaydedilerek sol menüde yer alan KAYDEDİLEN GELEN EVRAKLAR listesine düşecek ve havalesi bu ekrandan yapılabilecektir. 