Wiki source code of c- Gelen Evrak Kayıt

Version 80.2 by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2021/11/19 15:13
Show last authors
1 ==== [[image:1637302816427-293.png]] ====
2
3 ==== ====
4
5 Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi sağlanan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan  [[image:1637305781659-142.png]] menüsüne basılarak ulaşılır.
6
7 Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte gelen evrak kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verecektir. 
8
9 = **1- Evrak Bilgileri** =
10
11 **~ 1.1-Üst Yazı Ekle**
12
13 **~ 1.2-Konu Kodu:**
14
15 **~ 1.3-Konu**
16
17 **~ 1.4-Evrak Türü**
18
19 **~ 1.5-Kayıt Tarihi**
20
21 **~ 1.6-Evrak Tarihi**
22
23 **~ 1.7-Gizlilik Derecesi**
24
25 **~ 1.8-Kişi-Kurum**
26
27 **~ 1.9-Geldiği Kurum**
28
29 **~ 1.10-Evrak Sayı**
30
31 **~ 1.11-Evrak Geliş Tipi**
32
33 **~ 1.12-Miat**
34
35 **~ 1.13-Açıklama**
36
37 **~ 1.14-Postalama Tarihi**
38
39 = **2-Evrak Ekleri** =
40
41 **~ 2.1-Dosya Ekle**
42
43 **~ 2.2-Fiziksel Ek Ekle**
44
45 **~ 2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
46
47 **~ 2.4-Harici Referans Ekle**
48
49 **~ 2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
50
51 = **3-İlgi Bilgileri** =
52
53 **~ 3.1-Dosya Ekle**
54
55 **~ 3.2-Metin Ekle**
56
57 **~ 3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
58
59 **~ 3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
60
61 = **4-İlişki Bilgileri** =
62
63 **~ 4.1-Dosya Ekle**
64
65 **~ 3.2-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
66
67 **~ 3.3-Tercüme Ekle**
68
69 = **5-Havale İşlemleri** =
70
71 **~ 5.1-Otomatik Havale**
72
73 **~ 5.2-Birime Havale**
74
75 **~ 5.3-Kişiye Havale**
76
77 **~ 5.4-Kullanıcı/Birim Listesi**
78
79 **~ 5.5-Onaylayacak Kişi**
80
81 **~ 5.6-Açıklama**
82
83 **~ 5.7-İşlem Süresi**
84
85 [[image:1637305631941-791.png]]
86
87 = **1- Evrak Bilgileri** =
88
89 **1.1-Üst Yazı Ekle~:// //**
90
91 Üst Yazı Ekleme işlemi için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle[[image:1613546400047-765.png]] butonuna basılarak üst yazı eklenebilir. Bunun için  [[image:1613546400047-765.png]] butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek Üst Yazı dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1629722754861-992.png||alt="1629722754861-992.png"]] butonuna tıklayıp açılan pencerede üst yazıyı tarayarak ekleyebilirsiniz.
92
93 * **Evrak Tarama**
94
95 Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan **Tarama Huvuzundan Ekle**, **Tarayıcıdan Ekle**, **Tarama Arayüzden Ekle** ve **Tarama Servisinden Ekle** menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.
96
97 * **Tarama Servisinden Ekle; **
98
99 [[image:1613549457168-396.png]]
100
101 [[image:1613549518202-836.png]]Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.
102
103 [[image:1613549618716-350.png]]Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.
104
105 [[image:1613549851045-717.png]]Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.
106
107 [[image:1613549803388-210.png]]Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır
108
109
110 Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.
111
112 Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                     
113
114 **1.2-Konu Kodu~:// //**Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, [[image:image-20190621104202-3.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.  Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz
115
116 [[image:1637312170193-149.png]]
117
118 **1.3-Konu~:// //**
119
120 Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir. Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Konular" arasına eklenmiş olduğumuz herhangi bir konu seçebiliriz.
121
122 [[image:1637312355996-653.png]]
123
124 **1.4-Evrak Türü~:// //**
125
126 Gelen evrakın türünün seçildiği alandır. Resmi Yazışma-Ruhsat, Tebligat, Resmi Yazışma, Dilekçe, Genelge, Beyanname ve Diğer başlıklardan oluşmaktadır.
127
128 [[image:1637312694833-719.png]]
129
130 **1.5-Kayıt Tarihi: **
131
132 Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
133
134 [[image:1637312980560-776.png]]
135
136 **1.6-Evrak Tarihi~:// //**
137
138 Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Tarih alanı manuel girilir veya [[image:1637320482353-252.png]]takvim butonuna basarak açılan ekranda seçim yapılır.
139
140 **Not:** Evrak Tarihi ileri bir tarih seçimi yapılamayacaktır.
141
142 [[image:1637320327890-766.png]]
143
144
145 **1.7-Gizlilik Derecesi: **
146
147 Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır.
148
149 [[image:1637321052516-943.png]]
150
151 (((
152 **1.8-Kişi-Kurum: **
153
154 Gelen evrakın geldiği yerin bilgilerinin seçileceği alandır. Varsayılan olarak Kurum başlığı gelmektedir.
155
156 Kişi-Kurum alanının yanında yer alan [[image:1637322675485-651.png]] butonuna basılmasının ardından açılan listede evrakın geldiği yer olarak; Kullanıcı, Birim, Gerçek Kişi, Tüzel Kişi, Kurum başlıkları listelenmektedir.
157
158 [[image:1613118728029-588.png]]
159
160
161 **1.9-Geldiği Kurum:**
162
163 Evrakın geldiği yerin seçiminin yapıldığı alandır. Kişi-Kurum alanında seçime göre Geldiği Kurum alanı ismi değişecektir.
164
165 **Kullanıcı başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Kişi**
166
167 **Birim başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Birim**
168
169 **Gerçek Kişi başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Kişi**
170
171 **Tüzel Kişi başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Tüzel Kişi**
172
173 Kişi - Kurum alanında Kurum seçilmesi durumunda Geldiği Kurum alanının sağında bulunan[[image:1613118908856-598.png]] butonundan kurum seçimi yapılmalıdır. [[image:1613118908856-598.png]] Butonuna basıldığında sistem içerisinde tanımlı olan kurumların listelendiği ve kurum seçiminin yapılabildiği liste açılmaktadır. Kullanıcı, seçmek istediği kurumu bu ağaç yapısından fare ile bir kez tıklayarak seçtikten sonra, Geldiği Kurum alanına bu kurumun adı gelir. Kullanıcı Geldiği Kurum alanında kendisi arama yapmak istiyorsa, Geldiği Kurum alanına minimum üç karakter girerek istediği kurumu seçebilir. Kurum seçimi yapıldıktan sonra evrak sayı alanına seçilen kurumun idari birim kimlik kodu bilgisi otomatik olarak gelecektir. Bu durum Birim başlığı seçimi içinde geçerlidir.
174
175 [[image:1637323203784-378.png]]
176
177 ~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Gerçek Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kişi alanına gelinip, gerçek kişinin adı yazılmalıdır. Girilen kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kişi alanının sağında bulunan [[image:1561384959750-180.png||height="32" width="29"]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak yeni kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.
178
179 **Not**: Evrakın geldiği yer gerçek kişi olarak seçildiği takdirde Evrak Türü dilekçe olacak şekilde otomatik değişecektir.                                                  
180
181
182 [[image:1561385004856-222.png]]
183
184 Açılan ekranda, gerçek kişi bilgileri girildikten sonra  [[image:1561385058847-448.png||height="27" width="66"]] butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır.
185
186 ~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Tüzel Kişi olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Tüzel Kişi alanına tüzel kişinin adı yazılmalıdır. Girilen tüzel kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Tüzel Kişi alanının sağında bulunan [[image:image-20190624170405-4.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni tüzel kişi kaydetme işlemi yapılacaktır.  [[image:1561385086680-948.png]]
187
188 Açılan ekranda, tüzel kişi bilgileri girildikten sonra [[image:image-20190624170500-5.png]] butonuna basılarak kayıt işlemi
189
190 tamamlanır.
191
192 ~*~*~** Kişi - Kurum alanında evrakın geldiği yer Kurum olarak seçilirse, altta bulunan Geldiği Kurum alanına Kurum adı yazılmalıdır. Girilen Kurum adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kurumalanının sağında bulunan [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/image-20190624170405-4.png||alt="image-20190624170405-4.png"]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, yeni Kurum kaydetme işlemi yapılacaktır.
193
194 **//Evrak Sayı: //**Evrakın, geldiği yer tarafından verilen evrak numarası olup, bu numara evrak sayı alanına tanımlanacaktır.
195
196 **//Evrak Geliş Tipi: //**Evrakın Kuruma geliş türünün seçildiği alandır.
197
198 Not:** **Belgenet sistem yöneticisi, evrak geliş tiplerine ekleme ya da çıkartma yapalabilir ayrıca varsayılan bir "Evrak geliş tipi" belirleyebilir.
199
200 Ör: Kurumda "Evrak Geliş Tipi" çoğunlukla **Posta **ise varsayılan evrak geliş tipi **Posta** olarak ayarlanabilir.
201
202 [[image:1561385127633-174.png]]
203
204 **//İvedilik: //** Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seçimi burada yapılır  [[image:1561385153317-536.png]]
205
206 **//Miat: //**Gelen Evrak günlü bir evrak ise süresinin girileceği alandır. Evrak miadı girildiği takdirde ivedilik durumu “günlü” olacak şekilde otomatik değişecektir.
207
208 **//Açıklama: //**Gelen Evrak ile ilgili herhangi bir açıklamanın girilebilmesi için kullanıcıya sunulmuş alandır.
209
210 **Not:** Zorunlu alanlar girilmeden kayıt işlemi gerçekleştirilmek istendiğinde sırasıyla;
211
212 Kurum Boş değer alamaz,
213
214 Lütfen Evrak Tarihi Giriniz,
215
216 Evrak sayısı girilmedi,
217
218 Evrak konusu boş olamaz.
219
220 Bu uyarıların ardından ilgili zorunlu alan girildikten sonra kayıt işlemi yapılabilecektir.
221
222 **Eklerin girilmesi**
223
224 Evrakın taranmış eki varsa; bu eklerin evraka eklenebilmesi için evrak ekleri alanının yanında bulunan **+** butonuna basılarak ek ekleme sayfası açılır.  [[image:1561385198647-893.png]]
225
226 Belgenette yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait Tarih aralığı, evrakın aranacağı yer ve evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190624170651-6.png]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.  [[image:1561385237235-336.png]]
227
228 Yukarıdaki bilgilerin girilmesinin ardından evrak kayıt / havale işlemi yapılacaktır. Gelen evrak kayıt ekranında evrakın havale yeri seçilmeden [[image:image-20190624170732-7.png]] butonuna basıldığında kullanıcının karşısına bir uyarı mesajı açılacaktır. Açılan uyarı mesajı EVET butonuna basılarak geçildiği takdirde evrak kaydedilerek sol menüde yer alan KAYDEDİLEN GELEN EVRAKLAR listesine düşecek ve havalesi bu ekrandan yapılabilecektir.  [[image:1561385322430-792.png]]
229 )))

Gezinme