c- Gelen Evrak Kayıt
Kurum Dışı Gelen Evrakların sisteme kaydedilmesi sağlanan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan 
menüsüne basılarak ulaşılır.
Gelen evrak kaydı yapılırken; kurum dışından gelmiş olan ıslak imzalı evrak tarandıktan sonra zaman damgası alarak bu ekran vasıtasıyla kaydı yapılıp ilgili birim ya da kişiye havale edilir. Kayıt işlemi ile birlikte gelen evrak kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verecektir.
1- Evrak Bilgileri
1.1-Üst Yazı Ekle
1.2-Konu Kodu:
1.3-Konu
1.4-Evrak Türü
1.5-Kayıt Tarihi
1.6-Evrak Tarihi
1.7-Gizlilik Derecesi
1.8-Kişi-Kurum
1.9-Geldiği Kurum
1.10-Evrak Sayı
1.11-Evrak Geliş Tipi
1.12-Miat
1.13-Açıklama
1.14-Postalama Tarihi
2-Evrak Ekleri
2.1-Dosya Ekle
2.2-Fiziksel Ek Ekle
2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle
2.4-Harici Referans Ekle
2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle
3-İlgi Bilgileri
3.1-Dosya Ekle
3.2-Metin Ekle
3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle
3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle
4-İlişki Bilgileri
4.1-Dosya Ekle
3.2-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle
3.3-Tercüme Ekle
5-Havale İşlemleri
5.1-Otomatik Havale
5.2-Birime Havale
5.3-Kişiye Havale
5.4-Kullanıcı/Birim Listesi
5.5-Onaylayacak Kişi
5.6-Açıklama
5.7-İşlem Süresi
1- Evrak Bilgileri
1.1-Üst Yazı Ekle:
Üst Yazı Ekleme işlemi için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle
butonuna basılarak üst yazı eklenebilir. Bunun için butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek Üst Yazı dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise 
butonuna tıklayıp açılan pencerede üst yazıyı tarayarak ekleyebilirsiniz.
- Evrak Tarama
Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan Tarama Huvuzundan Ekle, Tarayıcıdan Ekle, Tarama Arayüzden Ekle ve Tarama Servisinden Ekle menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.
- Tarama Servisinden Ekle;
Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.
Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.
Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.
Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır
Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.
Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.
1.2-Konu Kodu: Gelen belgenin konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, 
butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu kodu alanı zorunlu bir alan olmayıp konu kodu alanından konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir. Ayrıca 
butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz
1.3-Konu:
Gelen evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir. Ayrıca butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Konular" arasına eklenmiş olduğumuz herhangi bir konu seçebiliriz.
1.4-Evrak Türü:
Gelen evrakın türünün seçildiği alandır. Resmi Yazışma-Ruhsat, Tebligat, Resmi Yazışma, Dilekçe, Genelge, Beyanname ve Diğer başlıklardan oluşmaktadır.
1.5-Kayıt Tarihi:
Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
1.6-Evrak Tarihi:
Gelen evrakın tarihinin girileceği alandır. Tarih alanı manuel girilir veya 
takvim butonuna basarak açılan ekranda seçim yapılır.
Not: Evrak Tarihi ileri bir tarih seçimi yapılamayacaktır.
1.7-Gizlilik Derecesi:
Gelen Evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır.
1.8-Kişi-Kurum:
Gelen evrakın geldiği yerin bilgilerinin seçileceği alandır. Varsayılan olarak Kurum başlığı gelmektedir.
Kişi-Kurum alanının yanında yer alan 
butonuna basılmasının ardından açılan listede evrakın geldiği yer olarak; Kullanıcı, Birim, Gerçek Kişi, Tüzel Kişi, Kurum başlıkları listelenmektedir.
1.9-Geldiği Kurum:
Evrakın geldiği yerin seçiminin yapıldığı alandır. Kişi-Kurum alanında seçime göre Geldiği Kurum alanı ismi değişecektir.
Kullanıcı başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Kişi
Birim başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Birim
Gerçek Kişi başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Kişi
Tüzel Kişi başlığı seçimi yapıldığında; Geldiği Tüzel Kişi
- Kişi - Kurum alanında Kurum seçilmesi durumunda Geldiği Kurum alanının sağında bulunan
butonundan kurum seçimi yapılmalıdır. Butonuna basıldığında sistem içerisinde tanımlı olan kurumların listelendiği ve kurum seçiminin yapılabildiği liste açılmaktadır. Kullanıcı, seçmek istediği kurumu bu ağaç yapısından fare ile bir kez tıklayarak seçtikten sonra, Geldiği Kurum alanına bu kurumun adı gelir. Kullanıcı Geldiği Kurum alanında kendisi arama yapmak istiyorsa, Geldiği Kurum alanına minimum üç karakter girerek istediği kurumu seçebilir. Ayrıca butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Geldiği Yerler ” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir başlığı da seçebiliriz. Kurum seçimi yapıldıktan sonra evrak sayı alanına seçilen kurumun idari birim kimlik kodu bilgisi otomatik olarak gelecektir. Bu durum Birim başlığı seçimi içinde geçerlidir.
- Geldiği yer Gerçek Kişi olarak seçilirse, Geldiği Kişi alanına gerçek kişinin adı yazılarak gelen listede seçim yapılır. Girilen gerçek kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Kişi alanının sağında bulunan
butonuna basılarak yeni Gerçek Kişi kaydetme ekranı açılır. Açılan ekranda, gerçek kişi bilgileri girildikten sonra 
butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır.
Not: Evrakın geldiği yer gerçek kişi olarak seçildiğinde Evrak Türü otomatik olarak Dilekçe olacaktır.
- Geldiği yer Tüzel Kişi olarak seçilirse, Geldiği Tüzel Kişi alanına Tüzel Kişi adı yazılarak gelen listede seçim yapılır. Girilen Tüzel Kişinin adı sistemde yer almıyorsa; Geldiği Tüzel Kişi alanının sağında bulunan butonuna basılarak yeni Tüzel Kişi kaydetme ekranı açılır. Açılan ekranda, Tüzel Kişi bilgileri girildikten sonra butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır.
- Geldiği yer Kurum seçildikten sonra kullanıcı aradığı kurumu sitemde Detsis (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) numarası ile arar. Bulamazsa Geldiği Kurum alanının sağında bulunan Detsis No ile KAYSİS'ten
butonuna basar. Bu butona basıldığında Detsis numarasının 8 karakter sayı yazılıp yazılmadığı kontrol edilir. Önce kurum tablosunda tekrar aranır bulunamazsa servis tetiklenir. Servisten sonuç dönerse seçilen kurum Geldiği Kurum alanına ve kurum tablosuna eklenir. Bulunamazsa kullanıcı bilgilendirilir.
Not: Kullanıcı Detsis No ile KAYSİS'ten butonunu görebilmesi için ilgili rolüne Detsis No ile KAYSİS'ten Ekle aksiyonu verilmelidir.
1.10-Evrak Sayı:
Evrakın, geldiği yer tarafından verilen evrak numarası olup, bu numara evrak sayı alanına tanımlanacaktır.
1.11-Evrak Geliş Tipi:
Evrakın Kuruma geliş türünün seçildiği alandır.
Not: Belgenet sistem yöneticisi, evrak geliş tiplerine ekleme ya da çıkartma yapalabilir ayrıca varsayılan bir "Evrak geliş tipi" belirleyebilir.
Ör: Kurumda "Evrak Geliş Tipi" çoğunlukla Posta ise varsayılan evrak geliş tipi Posta olarak ayarlanabilir.
1.12-İvedilik:
Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seçimi burada yapılır.
Miat: Gelen Evrak günlü bir evrak ise süresinin girileceği alandır. Evrak miadı girildiği takdirde ivedilik durumu “günlü” olacak şekilde otomatik değişecektir.
Açıklama: Gelen Evrak ile ilgili herhangi bir açıklamanın girilebilmesi için kullanıcıya sunulmuş alandır.
Not: Zorunlu alanlar girilmeden kayıt işlemi gerçekleştirilmek istendiğinde sırasıyla;
Kurum Boş değer alamaz,
Lütfen Evrak Tarihi Giriniz,
Evrak sayısı girilmedi,
Evrak konusu boş olamaz.
Bu uyarıların ardından ilgili zorunlu alan girildikten sonra kayıt işlemi yapılabilecektir.
Eklerin girilmesi
Evrakın taranmış eki varsa; bu eklerin evraka eklenebilmesi için evrak ekleri alanının yanında bulunan + butonuna basılarak ek ekleme sayfası açılır. 
Belgenette yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait Tarih aralığı, evrakın aranacağı yer ve evraka ait bilgiler girilerek 
butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir. 
Yukarıdaki bilgilerin girilmesinin ardından evrak kayıt / havale işlemi yapılacaktır. Gelen evrak kayıt ekranında evrakın havale yeri seçilmeden 
butonuna basıldığında kullanıcının karşısına bir uyarı mesajı açılacaktır. Açılan uyarı mesajı EVET butonuna basılarak geçildiği takdirde evrak kaydedilerek sol menüde yer alan KAYDEDİLEN GELEN EVRAKLAR listesine düşecek ve havalesi bu ekrandan yapılabilecektir. 