b- Olur Yazısı Oluştur
OLUR/TAKRİR YAZISI OLUŞTUR
Olur yazısı oluşturma işlemleri bu menüden gerçekleştirilir. Daha önce anlatılan evrak oluşturma işlemleri ile aynı yöntemler izlenerek olur yazısı oluşturma işlemi gerçekleştirilir.
Olur yazısı şekil itibariyle iç yazışma ile bazı farklılıklara sahiptir. Bu farklılıklar;
- Olur Yazısında gereği/bilgi alanı zorunlu alan değildir,
- Olur Yazısında gereği/bilgi alanında kurum dışı unsurlar seçilemez,
- Son imzacının üzerinde OLUR ibaresi gelmektedir.
- Evrakın hitap kısmı kullanıcı tarafından manuel olarak yazılabilmektedir.
Son imzacının birimi tanımlanırken oluşturulmuş bir OLUR metni var ise evrak hitabına tanımlanmış olan bu metin otomatik olarak gelmektedir.
Yeni bir Olur/Takrir yazısı kaydetmek için Evrak İşlemlerièOlur/Takrir Yazısı Oluştur butonuna basılır. Açılan ekranda Evrak Bilgilerinin doldurulacağı Bilgileri sayfası açılır.
Konu Kodu: Yazılan evraka, standart dosya planında yer alan konu kodunun verileceği alandır. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun adı ya da konu kodu alanının yanında yer alan
butonuna basılarak açılan konu kodu listesinden konu kodu seçimi yapılır.
Konu: Yazılan cevap evrakının konusunun girileceği alandır.
Kaldırılacak Klasörler: Evrak son imzayı aldıktan sonra paraflı suretinin otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı veya 
butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.
Not 1: Seçilen konu kodu ile ilişkilendirilmiş bir klasör ve evrakı yazan kullanıcının bu klasöre erişim yetkisi var ise konu koduna ait klasör bu alana otomatik olarak gelecektir.
Not 2: Klasör kodunun evrak sayı alanında gelmesi istendiğinde seçilen klasörün altında yer alan “Sayıyı Aktar” kutucuğunun seçilmesi gerekmektedir.
Kayıt Tarihi: Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
Gizlilik Derecesi: Yazılan evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecektir.
- Çok gizli,
- Gizli,
- Özel,
- Kişiye özel,
- Hizmete özel,
- Tasnif dışı,
İvedilik: Cevaben yazılan evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır.
Normal,
Günlü,
İvedi,
Çok ivedi,
Kıymetli Evraktır.
Miat: Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.
Bilgi: Olur yazısının bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.
Not: Bilgi alanında kullanıcı ve birim seçimi yapılabilmektedir.
Gereği: Olur yazısının gereği için gönderileceği bir yer var ise seçimi bu alandan yapılacaktır.
Not1: Oluşturulan evrak bir olur yazısı olduğu için gereği / bilgi alanlarında seçim yapmak zorunlu değildir. Dolayısıyla gereği / bilgi seçimi yapılmadan oluşturulan ve imzayı alan evrak direk olarak klasöre kaldırılacaktır.
Not2: Gereği alanında kullanıcı ve birim seçimi yapılabilmektedir.
Onay Akışı: Yazılan olura kimler tarafından paraf / koordine ve imza atılacağı bilgisinin seçiminin yapılacağı alandır. Onay akışı seçimi 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.
Onay Akışı alanının yanında yer alan 
butonuna basılarak ekranın alt açılan ekranda kullanıcılar alanında parafcı ve imzacı olacak kişilerin isimleri sırası ile girilerek kontrol, paraf, koordine veya imza olarak seçimi yapılır. Kişi seçimi yapıldıktan sonra alta bulunan Kullan butonuna basılarak işlem tamamlanır.
Onay Akışı alanının yanında yer alan 
butonuna basılarak kullanıcının hiyerarşik olarak üst amirlerinin yer aldığı otomatik onay akışının seçimi yapılabilir. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak yapılan seçim evrak üzerine eklenmiş olur.
Kullanıcının kayıtlı bir onay akışı var ise Onay Akışı alanında kayıtlı olan onay akışının adı girilerek veya 
butonuna basılarak onay akışı seçilir.
Evrakın Onay Akışının da girilmesi ile birlikte evrak bilgileri ekranı tamamlanmış olmaktadır.
Olur yazısı metni 3 farklı şekilde oluşturulabilmektedir.
Kullanıcının manuel olarak olur yazısı metnini yazması,
Başka bir yerden kopyala / yapıştır işlemi ile olur yazısının metninin oluşturulması,
Sistemde tanımlı şablon var ise editörün araç çubuğunda yer alan 
butonuna basılarak açılan içerik şablonlarından şablon seçilerek olur yazısı metninin oluşturulması.
Şablon seçimi yapıldıktan sonra 
butonuna basılarak seçilen şablonun evraka eklenmesi sağlanır. Evraka eklenen şablon metninde istenilen güncellemeler yapıldıktan sonra olur yazısının metni tamamlanmış olur. Olur yazısının eki, ilgisi ve ilişkili belgesi var ise bunların tanımlaması yine olur yazısı oluşturma ekranının üzerinde yer alan ilgili butonlardan yapılacaktır.
Not: Olur yazısı üzerine not eklenmek istendiği takdirde editör araç çubuğunda yer alan 
butonu kullanılacaktır. 
Butonuna basıldığında açılan ekranda, eklenmek istenen not girildikten sonra KAYDET butonuna basılarak notun olur yazısına eklenmesi sağlanır.
Editörde olur yazısı metni girildikten sonra olur yazısına ait bilgilerin girilmesi için “Bilgileri” sekmesine geçilir.
Ekleri: Evrakın eklerinin eklenmesi için kullanılır. Farklı ek ekleme yöntemleri vardır.
Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ek olarak eklenmesi. Bunun için; ilk etapta 
butonuna basılarak açılan ekranda evraka eklenecek olan ek dosyası seçilir. Eke ait açıklama “ek metni” alanına girildikten sonra
butonuna basılarak ek eklenir.
Fiziksel Ek Ekle; Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basıldığında açılan ekranda eke ait açıklama girilerek fiziksel ek eklenir ( Ör: 1 adet Kitap ),
Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle; Belgenette yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait Tarih aralığı, evrakın aranacağı yer ve evraka ait bilgiler girilerek 
butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.
ArşivNetten Evrak Ekle; ArşivNet Sistemine kayıtlı evrakları eklemek için kullanılır. Gerekli bilgiler girildikten sonra 
butonuna basılır ve evraklar bulunur. Ek olarak eklenir.
Evraka ek ekleme işleminin ardından; eklenen ekler ekranın alt kısmında listelenecektir.
Ek listesinde yapılabilecek işlemler;
Butonuna basılarak eklenmiş olan ek listeden çıkartılır.-
Butonuna basılarak ekte yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir. 
Butonuna basılarak eklenen ekin detay ekranı açılır.-
Butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak eklerin sıralaması değiştirilir. - Son olarak da, şayet evrak birden fazla yere gidiyorsa ve evrak ekleri gideceği yere göre farklılık gösteriyorsa
butonu kullanılacaktır. Bu botuna basıldığında evrakın gereği ya da bilgi alanında seçilmiş olan yerler listelenecektir. Ek nereye girmeyecekse oranın yanında bulunan kutucuk tıklanarak seçim kaldırılır. Bu işlemin ardından evrakın dağıtım yerlerinin yanında (ek konuldu / ek konulmadı) bilgisi otomatik olarak gelecektir. 
İlgileri: Evraka ilgi tutulacaksa kullanılacak olan ekrandır. Evraka 3 farklı ilgi ekleme yöntemi vardır.Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilgi olarak ekleyebilir,
Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basıldığında açılan ekranda ilgiye ait açıklama girilerek fiziksel ilgi eklenir ( Örn: 23.11.2012 tarih ve 156 sayılı yazınız.), Sistemde yer alan bir evrakın ilgi olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.
İlişkili Evrak: Cevaben yazılan evrak ile ilgili bir evveliyat ya da geçmişte yazılmış olan evraklar var ise paraflayacak veya imzalayacak olan kullanıcılara sunulmak için eklenebilir. . Evraka 2 farklı şekilde ilişkili evrak ekleme yöntemi vardır.Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilişkili evrak olarak ekleyebilir,
Sistemde yer alan bir evrakın ilişkili evrak olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunarak eklenir.
Not: Ek, ilgi veya ilişkili evrak eklendiğinde görüntü aşağıdaki gibi olacaktır.
Evrakın eki, ilgisi, ilişkili evrakı eklendikten sonra kaydet butonuna basıldığında evrak taslak evraklar listesinde listelenecektir. Taslak evraklara yer alan bu evrak daha sonra onaya sunulabilecektir. Ancak, kaydet ve onaya sun butonuna basılarak evrak taslaklara kaydedilmeden direk olarak ilk parafcıya gönderilebilecektir.
Evrakı hazırlayan kişinin akıştaki ilk kişi olması durumunda bu ekranda KAYDET ve ONAYA SUN butonu gelmeyecek olup sadece KAYDET, parafla/imzala vb. olmak üzere iki farklı buton gelecek ve kullanıcı yapacağı işleme göre ilgili butonu kullanacaktır.
Hareket Geçmişi: Evrakın geçmişi ile ilgili bilgiler görüntülenir. 
Evrak Kopyala: Oluşturulan evrakın bir kopyasının taslak evraklara atılması için kullanılır. Evrak kopyalandığında bir bütün olarak kopyalanır ve taslak evraklar listesinde listelenir. 
Şablon İşlemleri: içerik şablonlarından farklı olarak bir evrak bütünüyle (editör, evrak bilgileri, ekleri, ilgileri vb. ) şablon olarak kaydedilebilmekte ve kaydedilen bu şablon evrak yeni oluşturma işleminde kullanılabilmektedir. Şablon işlemleri sekmesinde 2 farklı işlem yapılabilmektedir.Bunlar;
Evrakın şablon olarak kaydedilmesi
Kayıtlı şablonun kullanılması
Şablonlarda kayıtlı olan bir evrak var ise, bu şablonun oluşturulan evraka yansıtılması için kullanılır. Şablon işlemlerinde yer alan evrak şablonunun yanında bulunan “Şablonu Evraka Uygula” butonuna basıldığında şablonda yer alan evrak, oluşturulan evraka eklenmiş olur.
Şablonda yer alan bu evrakın içerisinde yer alan bütün bilgiler oluşturulan evraka yansıtılmış olacaktır.
Not: Akış dâhilinde onaya sunulan evrak ilk parafı almasıyla birlikte sayı alacaktır. Ancak evrak son imzayı almasının ardından tarih almaktadır.