GİRİŞ

TÜRKSAT A.Ş’nin Yazılım Geliştirme Direktörlüğü bünyesinde, Kamu kurumlarının EBYS ihtiyacını karşılamak amacıyla, TÜRKSAT mühendisleri tarafından geliştirilmiş olan BELGENET ürünü, 2018 yılı ilk çeyrek itibariyle, Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, 9 Bakanlık ve bağlı birimleri ile 43 diğer kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere, toplam 52 Kamu Kurumunun EBYS ihtiyacını karşılamıştır. Teknolojinin bürokrasiyi kolaylaştırmasıyla, kurumların EBYS alanında farkındalığı her geçen gün artmaktadır. EBYS ihtiyaçlarını karşılamak için bir ürün araştırması yapan kurumlar, BELGENET kullanan diğer kurumlarında referanslarını alarak, yasal standart ve mevzuatlara uygun şekilde geliştirilmiş BELGENET ürününü tercih etmektedir. BELGENET, mutfağında 45 kişilik uzman bir ekip ile kurumların taleplerini geliştirerek yeni versiyonlar üretmektedir. Bu versiyonlar ile sürekli güncelliğini koruyarak uzun vade de kamunun ortak EBYS’ si olma hedefinde ilerlemektedir.

Bu dokümanda, BELGENET kullanmaya başlayacak kamu kurumlarına TÜRKSAT ürün eğitmenleri tarafından beş gün uygulamalı eğitim verilen Birim BELGENET sorumlusu personelin, eğitim bittikten sonra uygulamaya geçiş öncesi, görevli olduğu birimde yapması gerekenleri adım-adım özetlerle anlatılmıştır.

BİRİM YÖNETİMİ

Birime ait bilgilerin güncellendiği alandır. Resimdeki alanlarda girilmiş yanlış bilgiler var ise canlı uygulamaya geçmeden önce düzenlenmesi birim sorumlusunun görevidir. Güncelleme yaparken nelere dikkat edeceği başlıklar halinde anlatılmıştır.

Birim Bilgilerinin Güncellenmesi

Teşkilat Kişi Tanımlamaları / Birim Yönetimi menüsünü açınız.

  Bastığınızda otomatik olarak tanımlı olduğunuz birime ait bilgiler resimdeki gibi birim listesinde çıkmaktadır.    küçük siyah ok simgesine tıkladığınızda alt birimleriniz var ise resimdeki gibi listelenecektir.   Birim bilgileri ekranını açınız.

Eğer bilgilerini güncellediğiniz birime, Havale ya da kurum içinden direkt dağıtımlı belge yazılıyorsa görünür, yazılmıyor ise görünmez yapınız.

Örneğin: A biriminden, bir belgenin dağıtımı: gereği-bilgi kısmına “B birimi Başkanlığına” şeklinde direkt dağıtımlı bir belge gönderiliyorsa A ve B biriminin görünürlük tipi görünür olarak kalmalıdır.

ve kısa ad satırına birimin antet adının tamamı büyük harfle yazılır kısa ad kısmına isteğe bağlı olarak birimin kısaltılmış adı yazılabilir. Bu tablo belgenin dağıtım yerleri kısmında çıkmaktadır.

Antet Nedir : Antet Kurum içi veya Kurum dışı yazılan belgelerin üst kısmında yer alan ve belgenin hangi kurumun, hangi biriminden geldiğini belirten, diğer bir adıyla belge üst bilgisi olarak bilinmektedir. Yazışma kuralları yönetmeliğinde Üst ve alt antet olarak belirtilmiştir. Resimde örnek bir üst antet görebilirsiniz.

Antet tipine: birim, antet de ismini kullanıyor ise antet tipi normal seçilmelidir. Kullanmıyor ise antet yok seçilmelidir. Birim taşra teşkilatı ise ve taşrada yerinden yönetim ile Valilik ya da kaymakamlıklara bağlı ise özel antet seçilmelidir.

Örneğin:  A Başkanlığı kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda üst antet de ismini kullanıyor ise antet tipi normal, kullanmıyor ise antet tipi antet yok olarak seçilmelidir. Özel antet kullanılıyor ise özel antet seçildikten sonra açılan satırlar aşağıdaki örneğe göre doldurulmalıdır.  

Doldurduktan sonra  basarak kaydetmeyi unutmayınız.

  Bu satıra birime ait idari birim kimlik kodu girilir. Belge çıkaran her birim için kaysiste kaydı mevcuttur. Kaysiste yer almayan birimler bağlı olduğu bir üst birimin, idari birim kimlik kodu ile belge üretebilir. KAYSİS’ten idari birim kimlik kodunuzu öğrenmek için tıklayınız. 

  Bağlı olduğu üst birimin girilmesi gerekir.

Birim tipi seçilir. Başkanlık, şube müdürlüğü v.b.

 Posta birimi önemli bir alandır. Kurum dışına giden belgeyi, hangi birim postalama işlemini yapıyorsa, posta birimi olarak seçilmelidir. Örneğin: A dairesi ve A dairesi başkanlığı altında bulunan tüm şube müdürlüklerinin kurum dışına (diğer kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere) gönderilen belgeler hangi birim tarafından postaya veriliyor ise o birim seçilmelidir. Genellikle kurumlarda bu tablo dolu gelir birim doğru girilmişse müdahele etmeyiniz.

 Kep posta birimi, posta birimi ile aynı mantıkta çalışmaktadır. Kurumun KEP yetkilisinin tanımlı olduğu birim seçilir genellikle posta birimi ile aynıdır.

Birime ait özel bir KEP adresi var ise kutucuk tiklenir ve menünün altında bulunan KEP iletişim bilgileri kısmına KEP adresi girilir.

Yetki Devri Nedir: Yetki devri bir kurumun en üst yöneticisinin alt birim yöneticilerine adına imza yetkisi vermesine denir. Örneğin:  A kurumunun üst yöneticisi genel müdür ise belirli konularda kurum dışına yazılan belgelerde kendi adına imza atma yetkisini B daire başkanına bırakır. B daire başkanı kurum dışına giden belgeyi imzaladığında belgenin üzerinde üst yöneticinin adına imza atıldığını belirtmek için otomatik olarak unvanı getirir. Resimde yetki devri için bir örnek görebilirsiniz.

Hangi birim üzerinde işlem yapıyorsanız o birimin birim yöneticisinin eklendiği bölümdür. Örneğin: A dairesi başkanlığının güncelleme işlemi yapılıyorsa A dairesi başkanı amir olarak atanmalıdır.  butonuna tıkladığınızda açılan pencerede birim amiri tanımlaması yapılır.

Kullanıcı satırına yöneticinin adını, görev satırına unvanı, (daire başkanı, şube müdürü v.b.) bağ tipi amir gizlilik derecesi çok gizli seçilmelidir.

Önemli Not: Gizlilik derecesi sadece birim yöneticileri için çok gizli seçilecek, diğer tüm personel için hizmete özel kalacaktır. Bir personelin gizlilik derecesinin değiştirilmesi yetkisi, personelin tanımlı olduğu birim amirinin onayına aittir.

Birim İletişim Bilgilerinin güncellenmesi

Bu ekranda, Üretilen belgelerin alt antette yer alan adres bilgileri girilmektedir. birime ait açık adres bilgileri, telf, fax, e-posta, web site adresi ve KEP adres bilgileri yer almaktadır. Bilgiler doğru ise müdahale etmeyiniz yanlış ise resimdeki satırları doğru bilgiler ile güncelleyiniz. Birime ait iletişim bilgileri örnek resim ile gösterilmiştir.

Bilgilerini girmek için   iletişim bilgileri butonuna basınız.

İletişim bilgileri ekranında yeni iletişim bilgisi girmek ya da güncellemek için

güncelle butonuna basınız.

Satır 1, birimin bulunduğu lokasyonun açık adresini giriniz. Satır 2, birime ait telefon, fax numaralarını giriniz. Satır 3, birime ait kurumsal e-posta adresini, web adresini, Kep adresini giriniz. Bu adresler isteğe bağlıdır. Ancak KEP adresi her kamu kurumu için bulunmalı ve buraya birimin adına alınmış bir KEP adresi yoksa kurumun adına alınmış KEP adresi mutlaka girilmelidir.

Yukarıda anlatılan işlemlerin hepsini tüm alt birimleriniz için tek tek gözden geçirilerek yapılması gerekmektedir. Birim yönetimi ile ilgili daha fazla bilgiye ihtiyacınız olduğunda, buradaki yardım dokümanları içerisinde, birim yönetimi başlıklı doküman ve videoları inceleyebilirsiniz.

KLASÖR YÖNETİMİ

Birime ait Standart dosya planı (SDP) ve özel klasörlerin tanımlandığı menüdür. BELGENET’ e geçtikten sonra belgeleriniz elektronik arşive kapatılmaktadır. Dolayısıyla Devlet Arşivleri genel Müdürlüğünün Kamu kurumları için uygulamış olduğu SDP’nin tamamı bu menüde bulunması gerekir.

SDP Nedir: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Standart  Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimleri­nin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Pla­nı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır.

Birimlere Yüklenen SDP’nın Kontrol Edilmesi

 Klasör İşlemleri / Klasör Yönetimi menüsünü açınız. Sorgulama ve Filtreleme menüsünde  butonuna basarak klasör listesini kontrol ediniz. Eğer klasör listeniz buradaki listede yer alan SDP listesindeki klasörlerin tamamı mevcut ise SDP biriminize yüklenmiştir. Birime yüklenen SDP örnek resimdeki listede göründüğü şekildedir.

Listede eksik görünen klasörleriniz var ise Kurumun BELGENET sistem yöneticisine başvurarak listeyi revize ettirmeniz gerekmektedir.

Özel Klasörlerin Birime Tanımlanması

Devlet Arşivleri SDP dışında kurumlar tarafından kullanılan özel klasörlerin sisteme eklenebilmesini 100-599 arası kodları boş olarak bırakmıştır. Bu kodlar arasına bir klasör eklenecek ise   100-599 satırında   alta yeni ekle butonu kullanılarak yapılır. Oluşturulan bir özel klasör kurumun tüm alt birimleri için kullanılacak ise bu klasörü sistem yöneticisi ekleyerek alt birimlere uyguladığında tüm alt birimlerde bir kopyası oluşur. Birim için oluşturulacak ise BELGENET sorumlusu tanımlar. Tanımlamak için alta yeni ekle butonuna tıkladığınızda resimdeki ekran açılır.

Bu ekrandaki tabloları doldurarak birime yeni klasör tanımlama işlemi yapılır. Tabloların nasıl doldurulacağı, buradaki yardım dokümanları ve videolarında bulunan klasör yönetimi başlığında detaylı şekilde anlatılmıştır.

KULLANICI YÖNETİMİ

   Kullanıcı yönetimi bir birimde tanımlı olan tüm kullanıcıların bilgilerinin ve yetkilerinin güncellendiği menüdür. Kuruma yeni atanmış, emekli olmuş unvanı değişmiş, v.b. tüm kullanıcıların güncellemeleri bu menüden yapılmaktadır.

Kullanıcı Bilgilerinin Güncellenmesi

Kullanıcı İşlemleri  Kullanıcı yönetimi  menüsünü açınız. Sorgulama ve filtreleme ekranında bilgilerini güncellemek istediğiniz kullanıcıya ait sorgulama meta datalarından en az bir tanesini doldurarak sorgulama yapabilirsiniz. Eğer kuruma yeni atanmış bir personel ise  butonuna tıklayarak yeni kullanıcı kayıt menüsünden kullanıcı bilgilerini doldurup kaydedebilirsiniz.

Bir kullanıcının yetki ve bilgileri güncellenirken aşağıdaki alanlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Ayrıca bir kullanıcıya hangi yetkilerin verileceği de önemli bir kısmı oluşturmaktadır. Kullanıcı bilgilerini güncellemek istediğiniz kullanıcının, sorgulanarak bulunduktan sonra kullanıcı bilgilerini güncelle  butonuna tıklayınız.

Kullanıcı bilgileri ekranı açılır. Bu ekranda dikkat edeceğiniz satırları sırasıyla:

 Personelin kimlik numarasıdır. Elektronik imza kullanan personellerde yanlış kimlik numarası ile girilirse imza atamayacaktır.   Personelin imzaladığı belgenin üzerinde görünen ismi bu tablodan çekmektedir. Yazışma kurallarına göre Adın ilk harfi, Soyadın tamamı büyük yazılmalıdır.   BELGENET’e giriş yaparken girilen kullanıcı adı bilgisidir. Tamamı küçük harf olmalı ve Türkçe karakter (ş,ğ,ı v.b.) içeremez.

Login ekranında iki şekilde sisteme giriş şekli mevcuttur. Kurum sistem sabitlerinde e-imza ile girişi açarsa, login ekranında   kutucuğunu seçerek e-imza ile sisteme giriş yapabilir. Sisteme e-imza ile giriş yapabilmesi için kullanıcı yönetimi ekranında personelin  sisteme giriş tipi kısmında e-imza kutucuğunun seçilmiş olması gerekir. Şifre doğrulama ekranı   sistem yönetimi tarafından belirlendiği şekliyle kalacak müdahale edilmeyecektir.

İmzalama yönteminde, eğer personelin elektronik imzası var ise sadece e-imza kutucuğu seçilecek, s-imza kutucuğu seçilmeyecektir. Son imza yetkisi olan personelde belge imzalarken mutlaka e-imzasını kullanarak belgesini imzalayacak s-imza atamayacaktır.

İmza uygulama tipi   e-imza kullanan tüm kullanıcılar için servis seçili olarak kalacaktır.

 Barkot etiket uygulama tipi sadece gelen evrak ve giden evrak servisleri için geçerlidir. Bu servislerde barkod yazıcı kullanıyor ve etiket bastırılıyor ise barkot tipi servis olarak seçilecektir.

Personelin tanımlı olduğu birim ilişki tipini görevli olduğu birimler bölümünden yapabilirsiniz.

Birim ilişki güncelleme    butonuna tıkladığınızda birim ilişki penceresi açılır.

  Görev tablosuna seçeceğiniz unvan personel belge imzalarken belgenin üzerinde yer alan unvan kısmıdır. Örneğin: Bir personelin mesleki unvanı bilgisayar mühendisi ancak çalıştığı birimde uzman olarak nitelendirilmişse görev tablosuna uzman seçilir. Bir şube müdürünün mesleki unvanı yazılımcı ise görev tablosu şube müdürü olarak seçilir.

Personel görev yaptığı birimde geçici görevle atanmamış daimi olarak bu birimde görev yapıyor ise görev bitiş tarihine müdahale etmeyiniz. Geçici görevli ise görev bitiş tarihini düzenleyebilirsiniz.

Personel görev yaptığı birimde asaleten atanmış: Şube md, daire başkanı v.b. seviyede yönetici ise bağ tipi  amir olarak seçilmelidir. Eğer görev yaptığı birime vekaleten atanmış bir yönetici ise bağ tipi vekaleten amir olarak seçilmelidir. Yönetici konumunda olmayan tüm personelin bağ tipi personel olarak seçilmelidir.  

  Bağ tipi personel olan tüm kullanıcıların gizlilik derecesi hizmete özel olmalı, amir amir ve vekaleten amir ise çok gizli olmalıdır.

Önemli Not: Bir personelin gizlilik derecesi çok gizli yapılacak ise, Birim sorumlusunun, talep eden amirden yazılı bir mail alması önerilmektedir.

Kullanıcı Rollerinin Tanımlanması

Bu başlıktaki roller Bulut BELGENET sunucusu içindir. Bulut kullanmayan diğer kurumlarda farklılık gösterebilir.

Personelin tanımlı olduğu birimde yapacağı iş ve işlemlerin tanımlandığı menüdür. Ayrıca bu menüde bulunan roller personele tanımlandığında BELGENET üzerindeki yetkilerini artırmaktadır. Dikkat edilmesi gereken personele yetkisi dışında bir rolün tanımlanmaması gerekir.

Kullanıcının Yetki Alanına Göre Roller ve Tanımları

 Bir kurumda BELGENET’in sağladığı tüm yetkilere sahip olan kişidir. Tüm sistem üzerinde her türlü; rapor, sorgu-sonuç, yetki-yetkilendirme ve diğer tüm işlemleri kısıtlamasız yapabilen roldür. Bir kurumda sadece bir kişiye yedekli çalışıyor ise en fazla iki kişiye verilmelidir.

 Kurumda görevli, Sayıştay denetçisi, müfettiş ve İç denetçi yetkisine sahip kişilere verilir. Rolün verildiği personel veya üçüncü taraf bir kişi, hangi birim için bu rol verilmişse, o birim üzerindeki tüm belge trafiğini dilediği gibi kontrol edebilir.

 Kurumun tamamına destek vermek amacıyla kurulmuş yardım masasında tanımlı kullanıcıya verilen roldür. Sistem yöneticisinin sahip olduğu bir alt, yetki ve yetkilendirmelere sahiptir. Tanımlanması gereken kullanıcılara bu rolü sadece sistem yöneticisi tanımlayabilir.

  Bir birimde Birim yöneticisi adına, birime gelen tüm belge trafiğini yönetebilen ve birime gelen belgeleri, havale, tebliğ etme yetkisine sahip personele tanımlanan roldür. Birim yöneticisinin talebi ile yardım masası yetkisine sahip kullanıcı bu rolü personele tanımlayabilir.

 Bir birimin arşivinde bulunan belgelerin, sorgu-sonuç raporlarını alabilme ve sorgulanan belgeleri okuyabilme yetkisine sahip personele verilen roldür. Birim yöneticisinin talebi ile yardım masası yetkisine sahip kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

   Birimde, sürekli tüzel kişiler (firmalar, özel kuruluşlar, vakıflar v.b.) belge yazan personellerin sistemde tanımlı olmayan tüzel kişileri sisteme tanımlama yetkisine sahip personellere verilen roldür. Birim yöneticisinin talebi ile yardım masası yetkisine sahip kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

  Birim adına seçilmiş ve TÜRKSAT eğitmenleri tarafından verilen 5 günlük “Birim BELGENET Sorumlusu” eğitimine katılmış personellere verilen roldür. Bu role sahip personel tanımlı olduğu birim üzerinde sadece, yetki-yetkilendirme, bilgi: ekleme-güncelleme yetkisine sahiptir. Birim yöneticisinin talebi ile yardım masası yetkisine sahip kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

  Birimde, Daire Başkanı, Genel Müdür Yardımcısı, Genel Müdür ve üstü personele verilen roldür. Ayrıca bu unvanlara sahip personel, üst yöneticisi olduğu birime gelen belgelerin, dağıtım, tebliğ, havale, v.b. işlemleri kendi adına yetkilendirdiği bir personele (sekreter, özel kalem, birim evrak memuru v.b.) yaptırıyor ise, yetkilendirdiği personele   rolü tanımlanmalıdır. Eğer bu işlemler için yetkilendirdiği bir personeli yok ve üst yönetici bu işlemleri kendisi yapıyor ise, yukarıda verilen unvanlara sahip personele ve  rolleri tanımlanmalıdır. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

 Birimde, şube müdürü ve altında bulunan, servis yapısından olan birimlerin yöneticisi olan personele verilen roldür. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

 Kurumun evrak kayıt servislerinde, kurum dışından ( Diğer kamu kurum kuruluşları, tüzel ve gerçek kişiler) gelen evrakları kaydederek havalesini yapan kullanıcılara verilen roldür. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

 Kurumun evrak servislerinde, kurum dışına ( Diğer kamu kurum kuruluşları, tüzel ve gerçek kişiler) posta yoluyla belge postalayan kişilere verilen roldür. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

 Kurum içi ve kurum dışı üretilen belgelerin, sisteme dahil edilmeden elektronik ortamda e-imza ile imzalanmayan, tamamen fiziksel ortamda hazırlanıp ıslak imza ile imzalanan belgelere tarih sayı alınması için kullanılan “giden evrak kayıt” menüsünden bu işlemi yapmaya yetkili kullanıcılara verilen roldür. Fiziksel ortam kullanılan protokol defteri ile aynı işlemi görür. Diğer farkı ise fiziksel olarak hazırlanmış ve ıslak imza ile imzalanmış belgeyi tarih sayı aldıktan sonra tarayarak elektronik arşive kapatılması içinde kullanılır. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

 Kurumun adına alınmış PTT KEP adresini kullanma yetkisi olan personele verilen roldür. BELGENET arayüzünde KEP entegrasyonu mevcuttur. KEP e girmeden BELGENET ara yüzünde KEP ten gelen ve gidecek olan evrakları, kayıt ve postalama yetkisine sahip kullanıcılar işlem yapabilir. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

Kurumda çalışan ve belge üreten, kamunun işini yapan tüm personellerin hepsine verilmesi zorunlu olan bir roldür. Diğer roller yetkilere göre standart kullanıcı rolü ise yetki kısıtı olsun olmasın tüm herkese verilir. Bu role sahip olmayan kullanıcı BELGENET üzerinde belge üretemez. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.

                BELGENET te yeni kullanıcı oluşturma, birim değişimi, kullanıcı pasif etme, kullanıcı bloke etme v.b. diğer işlemlerin nasıl yapıldığına göz atmak isterseniz buradaki Yardım dokümanları içerisinde bulunan, kullanıcı yönetimi başlıklı dokümanlardan yardım alabilirsiniz.

ERİŞİM YÖNETİMİ

                Bu menüde personele birimin klasörlerine erişim yetkisi verilir. Erişim tipine göre birimdeki klasörlerde arama yapacak belgeleri okuyabilecek ya da arama yapabilecek belgeleri okuyamayacaktır. Personele erişim yetkisi verebilmek için:  üst menüsü altında yer alan   menüsünü açınız. Açılan ekranda erişim yetkisi verilecek personeli sorgulama filtreleme ekranından arayarak bulabilirsiniz.

  Bir birimdeki, bir klasöre o birimde çalışan tüm personele erişim yetkisi verebilirsiniz.   Bir birimdeki, bir personele o birimin tüm klasörlerine erişim yetkisi verebilirsiniz.   Bir birimdeki, tüm klasörlere o birimdeki tüm personele erişim yetkisi verebilirsiniz. Erişim yetkisi verirken, erişim tiplerine dikkat etmeniz önemlidir. Erişit plerine göre:   Birimdeki tüm belgeleri, arar, bulur, okur demektir.  Birimdeki tüm belgeleri, arar, bulur, okuyamaz demektir.   Birimdeki klasörleri görür, bu klasörlere belge arşivleyebilir. Ancak bu klasörlerde belgeleri, arayamaz, bulamaz, okuyamaz. Erişim yönetimi ekranında en fazla tercih edilen   ekranıdır. Kullanıcıdan erişim ile bir personele nasıl erişim yetkisi verilir.  Kullanıcıdan erişim ekranında yetki vermek istediğiniz personeli sorgulayarak bulunuz.

Personeli listede bulduktan sonra,   Kullanıcı birimleri butonuna tıklayınız. 

Personelin tanımlı olduğu birim ekranı açılacaktır. Bu ekranda   kullanıcı birim yetkileri butonuna tıklayınız. Kullanıcı birim yetkileri ekranı açılacaktır.

Kullanıcı birim yetkileri ekranı resimdeki gibi boş geliyor ise, personele herhangi bir klasöre erişimi yoktur. Erişim vermek için   yeni yetki butonuna tıklayınız. Açılan pencerede birime ait tüm klasörlerin hepsi listelenmektedir.

Klasör yetki ekleme ekranında bulunan SDP nın tamamını seçmek için   butonunu tıklayınız. Tüm klasörlerin üzerindeki kutucukların tamamı seçilmiş duruma geldiğinde, erişim tipi alanından yukarıda açıklaması anlatılan erişim tiplerinden birini seçerek  butonuna bastığınızda  mesajını alıyorsanız erişim yetkisini doğru bir şekilde vermişsinizdir. Bunlarla birlikte erişim yetkisi verilen personel, oturum açtığında: Evrak İşlemleri / Evrak oluştur / Evrak bilgileri Ekranında bulunan “Kaldırılacak klasör tablosunda   erişim yetkisi verilen klasörler geliyor ise, tüm işlemler doğru bir şekilde yapılmıştır. Bunlara istinaden erişim yönetimi menüsünün tamamına ilişkin yardım dokümanına buradaki yardım dokümanları ve videolar içerisinden “erişim yönetimi” başlıklı dokümana göz atabilirsiniz.

BİRİM İÇERİK ŞABLONLARI

Kurumun tamamının kullandığı içerik şablonları diğer adıyla matbu formlar, form evrak olarak kullanılan, (yıllık izin, görevlendirme, malzeme talep formları v.b. ) türden içerik şablonları, sistem yöneticisi tarafından eklenerek tüm kurumun kullanabileceği şekilde sisteme yüklenir. Bunların dışında birime özel olarak kullanılan içerik şablonları, birim BELGENET sorumluları tarafından oluşturularak birime tanımlanır ve birimde tanımlı tüm personel bu şablonları seçerek kullanabilir. Birim içerik şablonlarınızı   menüsü altında  menüsünü açınız.

  Butonuna tıklayınız.  birimde tanımlı personelin hepsinin bildiği ortak bir isim ile şablonu isimlendiriniz. Kullanılacak birimler kısmında   şablonu kullanacak birimi seçiniz. Şablonu eklediğiniz birimin alt birimlerinde bu şablonu kullanmasını istiyorsanız. “alt birimler görsün” şeklinde tercihinizi belirleyebilirsiniz.  Oluşturduğunuz şablon normal evrak şeklinde kullanılıyorsa,   alanını “giden evrak” OLUR yazısı şeklinde kullanılıyor ise “onay “ şeklinde değiştiriniz. Editör alanında şablonu oluşturduktan sonra kaydedebilirsiniz. Birim içerik şablonu oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinmek için, buradaki  dokümanlar içinden ön tanımlı içerik şablonu oluşturma isimli dokümandan ve videolardan yardım alabilirsiniz. Oluşturduğunuz şablonu evrak tipine göre kullanacak personel, Evrak İşlemleri / “Evrak oluştur veya Olur Yazısı Oluştur”/ Evrak Editörü içindeki editör araç çubuklarında bulunan   Ön tanımlı İçerik şablonu kullan butonuna bastığında oluşturulan şablonları görüntüleyebilir.

KULLANICI LİSTELERİNİN OLUŞTURULMASI

                Kullanıcı listeleri bir birimde çalışan tüm personelin tek bir listeye eklenerek, bu listede bulunan kişilere toplu havale ve tebliğ yapabilmek için kullanılır. Örneğin:  A dairesi başkanlığında ve şube müdürlüğünde tanımlı olan kullanıcılara, Birime gelen bir duyuru veya tebliğ belgesini herkese göndermek istiyorsunuz. İki seçeneğiz var. Birincisi bu belgeyi havale ya da tebliğ etmek istiyorsanız birimdeki tüm kullanıcıları tek tek sorgulayarak seçtikten ve sonra havale ya da tebliğ edebilirsiniz. Bir diğe seçenek ise, birim Belgenet sorumlusunun birimde tanımlı tüm kullanıcıları bir liste altında toplayarak tek hamlede havale ya da tebliğ yapılması işlemidir. Kullanıcı listesini mail grupları gibi düşünebilirsiniz.

Bunu yapabilmek için,   altında bulunan  menüsünü açınız.

Daha önceden oluşturduğunu bir şablonu sorgulama filtreleme ekranından bulup güncelleyebilirsiniz. Yeni oluşturmak için,    tıklayarak yeni kullanıcı listesi ekranını açınız.  kısmına birimin adına ait veya tamamen kendi belirleyeceğiniz bir isim ile adlandırabilirsiniz.   kısmına bu listeyi diğer birimlerin listesinden ayıracak şekilde bir açıklama notu girmelisiniz. Örneğin:  Adı, “A birimipersonel listesi” olan bir kullanıcı listesinin açıklama kısmına, “ A birimi personeline yapılan tebliğ ve havaleler için kullanılır” şeklinde bir açıklama yazabilirsiniz. Kullanıcı listesi oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinmek için, buradaki  dokümanlar içinden “Kullanıcı listesi yönetimi” dokümanından ve videolardan yardım alabilirsiniz.

TÜRKSAT İMZA SERVİSİ KURULUMU

İnternet tarayıcılarının java aplet desteğini kaldırmasıyla internet tarayıcıları üzerinde java aplet destekli uygulamalar çalışmamaktadır. Mozilla Firefox internet tarayıcısı ise, 52.0 versiyonu ile java aplet desteğini tamamen kaldırmıştır. Java eklentisini 52 versiyonunda aktif etmek için yardım alabileceğiniz “Firefox 52 update sonrası java plugin'in aktif edilmesi” dokümanına buradan erişebilirsiniz. Tarayıcıların son versiyonunda imza servisini kurmadan önce PC üzerinden JAVA JRE kurulu ve olmalı ve versiyon java 8 ve üzeri olmalıdır. Bilgisayarınıza java ve Akis kart kurulumunu yapmak için burada bulunan “Akis Kart Kurlum Dokümanı”nından faydalanabilirsiniz. Ayrıca güncel java sürümünü indirmek için tıklayınız.

Windows İçin İmza Servis Kurulumu

TÜRKSAT imza sevisinin e-imza kullanılacak bilgisayarlara yüklenmesi yeterlidir. Windows için imza servisini (Link açma şifresi : imza ) buradan   imza servisini indirip yükleyiniz. Servis kurulumu tamamladıktan sonra imza servisinin çalışıp çalışmadığını teyit etmek için, Bilgisayarıma komut satırı ya da arama kısmına, “Hizmetler” yazarak yönetim panelindeki “hizmetler” menüsünü açınız.

Hizmetler uygulamasını açarak çalışan hizmetler içerisinde Türksat imza servisinin çalıştığını kontrol etmeniz gerekir.

E-imza atacak bilgisayarda resimdeki gibi imza servisi çalışır durumda olmalıdır.

Mac OS İçin İmza Servis Kurulumu

Mac OS için imza servisini (Link açma şifresi : imza ) buradan   imza servisini indirip yükleyiniz. PKG dosyasını kurmadan önce Mac üzerinde java JDK yüklü olması gerekir. Gerekli java sürümünü indirmek için tıklayınız.

İmza Servislerinin Kontrolü

Her iki işletim sisteminde de imza servislerinin kurulumunu mozilla firefox ile kontrol etmek için tarayıcının adres çubuğuna, https://localhost:9001  yazarak enter tuşuna basınız.    Açılan pencerede gelişmiş sekmesine tıklayınız.

Sertifika bilgilerini görüntülemek için   butonuna tıklayınız.

Bu pencerede ilk olarak   Sertifikayı al butonuna, ardından   Güvenlik ayrıcalığını doğrula butonuna basarak sertifikayı içeri yükleme işlemini yapınız. Bu adımları yaptıktan sonra e-imza kartını bilgisayarınıza takın ve  bu adrese tekrar tıkladığınızda ya da otomatik olarak yönlendirildiğinizde aşağıdaki resimde gördüğünüz şekilde bir ekran geliyor ise imza servisi başarılı bir şekilde kurulmuş ve çalışıyor demektir.

Her iki işletim sisteminde de bu adımları yaparak imza servisini aktif edebilirsiniz.

Önemli Not:   Mozilla firefox kullanan bilgisayarlarda, fireoxun kaldırılması, ön belleğinin silinmesi, tarayıcının yenilenmesi v.b. işlemler yapılır ise, firefoxun imza servisini kullanması için, “İmza Servislerinin Kontrolu” Başlığının tekrar edilmesi gerekmektedir.

BELGENET Üzerinde E-İmzanın Check Edilmesi

  Uygulamaya geçmeden önce e-imza kullanacak personellerin bilgisayarlarında yukarıda “E-İmza” ile ilgili başlıklar yapıldıktan sonra BELGENET üzerinde imza atmaya hazırdır. Tüm işlemler bittikten sonra Kullanıcı yönetiminde e-imzası olan kullanıcılarda:

İmza uygulama tipi   e-imza kullanan tüm kullanıcılar için servis seçili olduğuna dikkat ediniz.

BELGENET test sunucusu veya canlı uygulama sunucusu üzerinde bir belgenin  butonuna bastığınızda aplet ekranında sertifika sahibinin ismi resimdeki gibi çıkıyorsa imza atabilir.

BELGENET MOBİL

 BELGENET mobil uygulama, kurumun sözleşmeye ek satın almasıyla aktif edilmektedir. Mobil uygulamayı satın alan bir kurumda mobil imzası olan bir personelin mobil uygulamayı kullanarak belgelerini imzalayabilir ve gelen belgelerin havalesini yapabilir. Mobil uygulama üst düzey bürokratların kurum dışında olduğu zamanlarda, birimlerine ait belge trafiğini yönetebilir, imza bekleyen belgelerini ise zaman kaybı yaşanmaksızın imzalayarak işlemlerini hızlandırabilir.

Mobil Uygulama Kurulum ve Aktivasyon

 Mobil uygulama, Anroid için buradan (android market ) ve iOS için buradan (apple store) indirebilirsiniz. Uygulamayı indirdikten sonra telefonunuzu, kurumun kablosuz internet ağına (Wİ-Fi) ye bağlayınız. Kurumun Wİ-Fi ağı yoksa VPN ( Virtual Private Network) kullanarak kurumun internet / İntranet ağına bağlanarak aktivasyonunu yapmanız gerekmektedir.

Mobil telefonunuzun internet tarayıcısı üzerinden, kurumunuza ait BELGENET adresini giriniz.

 ve ekrandaki aktive et butonuna tıkayınız. Bu işlemin ardından açılan pencerede BELEGENET login bilgilerinizi giriniz.

Giriş butonuna bastığınızda uygulamaya yönlendirileceksiniz.

Bu işlemler bir kereye mahsus, kurumunuza özel mobil uygulamayı aktive etmek içindir. Daha sonraki giriş işlemlerinde indirmiş olduğunuz mobil uygulama üzerinden BELGENET e login olabilirsiniz.

Android kullanıcıları da aynı işlemleri yaparak BELEGENET mobil uygulamasını kullanabilir.

DİĞER YARDIMCI DOKÜMANLAR

                Kurumların birim BELGENET sorumlularının kaynak olarak kullanabileceği ve diğer kurumların ihtiyaçları doğrultusunda önceden hazırlanmış, BELGENET ve E-imza ile ilgili mevcut yardımcı dokümanlara aşağıdaki linkeler üzerinden indirilebilir.

• Tübitak Akis Kart Kurulum Klavuzu indirmek için tıklayınız.
• Firefox 52 update sonrası java plugin'in aktif edilmesi indirmek için tıklayınız.
• Akis Kart Pin Kilit Çözme Klavuzu indirmek için tıklayınız.
• 7 Adımda BELGENET indirmek için tıklayınız.
• Canlı geçis kontrol listesi indirmek için tıklayınız.

BELGENET TERCİH EDEN KURUMLAR

GELİŞTİRİCİ

ve KKTC tüm devlet kurumlarında

KAPANIŞ

                Dokümanda anlatılan özet başklıkları, birim belgenet sorumluları tarafından uygulamaya geçmeden önce birim ve kurum bazlı gözden geçirilmesi, uygulamaya geçişte daha sağlıklı bir alt yapı oluşturmasına fayda sağlayacaktır. Böylelikle BELGENET kurum tarafında daha hızlı bir şekilde oturmasını, belge sirkülasyonundaki minumum duraksamayı ortadan kaldırmış olacaktır.

UNUTMAYIN !

Kesilen her ağaç cebimizdeki deliğin biraz daha büyümesidir.