Summary

• Page properties (1 modified, 0 added, 0 removed)

Details

Page properties

Content

...	...	@@ -139,117 +139,9 @@
139	139
140	140	[[image:image-20190725162356-16.png]] Personelin kimlik numarasıdır. Elektronik imza kullanan personellerde yanlış kimlik numarası ile girilirse imza atamayacaktır. [[image:image-20190725162411-17.png]] Personelin imzaladığı belgenin üzerinde görünen ismi bu tablodan çekmektedir. [[Yazışma kurallarına>>url:http://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=3.5.20147074&MevzuatIliski=0&sourceXmlSearch=yaz%C4%B1%C5%9Fma]] göre Adın ilk harfi, Soyadın tamamı büyük yazılmalıdır. BELGENET’e giriş yaparken girilen kullanıcı adı bilgisidir. Tamamı küçük harf olmalı ve Türkçe karakter (ş,ğ,ı v.b.) içeremez.
141	141
142		-[[image:image-20190725162515-1.png]]
143	143
144		-Login ekranında iki şekilde sisteme giriş şekli mevcuttur. Kurum sistem sabitlerinde e-imza ile girişi açarsa, login ekranında [[image:image-20190725164307-2.png]] kutucuğunu seçerek e-imza ile sisteme giriş yapabilir. Sisteme e-imza ile giriş yapabilmesi için kullanıcı yönetimi ekranında personelin sisteme giriş tipi kısmında e-imza kutucuğunun seçilmiş olması gerekir. Şifre doğrulama ekranı [[image:image-20190725164307-4.png]] sistem yönetimi tarafından belirlendiği şekliyle kalacak müdahale edilmeyecektir.
145	145
146		-İmzalama yönteminde, eğer personelin elektronik imzası var ise sadece e-imza kutucuğu seçilecek, s-imza kutucuğu seçilmeyecektir. Son imza yetkisi olan personelde belge imzalarken mutlaka e-imzasını kullanarak belgesini imzalayacak s-imza atamayacaktır.
147	147
148	148
149		-İmza uygulama tipi [[image:image-20190725164307-6.png]] e-imza kullanan tüm kullanıcılar için servis seçili olarak kalacaktır.
150	150
151		- Barkot etiket uygulama tipi sadece gelen evrak ve giden evrak servisleri için geçerlidir. Bu servislerde barkod yazıcı kullanıyor ve etiket bastırılıyor ise barkot tipi servis olarak seçilecektir.
152	152
153		-Personelin tanımlı olduğu birim ilişki tipini görevli olduğu birimler bölümünden yapabilirsiniz.
154		-
155		-[[image:image-20190725164400-1.png]]
156		-
157		-Birim ilişki güncelleme [[image:image-20190725164413-2.png]] butonuna tıkladığınızda birim ilişki penceresi açılır.
158		-
159		-[[image:image-20190725164426-3.png]]
160		-
161		-[[image:image-20190725164441-4.png]] Görev tablosuna seçeceğiniz unvan personel belge imzalarken belgenin üzerinde yer alan unvan kısmıdır. **Örneğin: **Bir personelin mesleki unvanı bilgisayar mühendisi ancak çalıştığı birimde uzman olarak nitelendirilmişse görev tablosuna uzman seçilir. Bir şube müdürünün mesleki unvanı yazılımcı ise görev tablosu şube müdürü olarak seçilir.
162		-
163		-Personel görev yaptığı birimde geçici görevle atanmamış daimi olarak bu birimde görev yapıyor ise görev bitiş tarihine müdahale etmeyiniz. Geçici görevli ise görev bitiş tarihini düzenleyebilirsiniz.
164		-
165		-[[image:image-20190725164519-8.png]]
166		-
167		-
168		-Personel görev yaptığı birimde asaleten atanmış: Şube md, daire başkanı v.b. seviyede yönetici ise bağ tipi [[image:image-20190725164545-9.png]] amir olarak seçilmelidir. Eğer görev yaptığı birime vekaleten atanmış bir yönetici ise bağ tipi vekaleten amir olarak seçilmelidir. Yönetici konumunda olmayan tüm personelin bağ tipi personel olarak seçilmelidir.
169		-
170		-[[image:image-20190725164441-7.png]] Bağ tipi personel olan tüm kullanıcıların gizlilik derecesi hizmete özel olmalı, amir amir ve vekaleten amir ise çok gizli olmalıdır.
171		-
172		-Önemli Not: Bir personelin gizlilik derecesi çok gizli yapılacak ise, Birim sorumlusunun, talep eden amirden yazılı bir mail alması önerilmektedir.
173		-
174		-== **Kullanıcı Rollerinin Tanımlanması** ==
175		-
176		-//Bu başlıktaki roller Bulut BELGENET sunucusu içindir. Bulut kullanmayan diğer kurumlarda farklılık gösterebilir.//
177		-
178		-Personelin tanımlı olduğu birimde yapacağı iş ve işlemlerin tanımlandığı menüdür. Ayrıca bu menüde bulunan roller personele tanımlandığında BELGENET üzerindeki yetkilerini artırmaktadır. Dikkat edilmesi gereken personele yetkisi dışında bir rolün tanımlanmaması gerekir.
179		-
180		-
181		-== **Kullanıcının Yetki Alanına Göre Roller ve Tanımları** ==
182		-
183		-
184		- Bir kurumda BELGENET’in sağladığı tüm yetkilere sahip olan kişidir. Tüm sistem üzerinde her türlü; rapor, sorgu-sonuç, yetki-yetkilendirme ve diğer tüm işlemleri kısıtlamasız yapabilen roldür. Bir kurumda sadece bir kişiye yedekli çalışıyor ise en fazla iki kişiye verilmelidir.
185		-
186		- Kurumda görevli, Sayıştay denetçisi, müfettiş ve İç denetçi yetkisine sahip kişilere verilir. Rolün verildiği personel veya üçüncü taraf bir kişi, hangi birim için bu rol verilmişse, o birim üzerindeki tüm belge trafiğini dilediği gibi kontrol edebilir.
187		-
188		- Kurumun tamamına destek vermek amacıyla kurulmuş yardım masasında tanımlı kullanıcıya verilen roldür. Sistem yöneticisinin sahip olduğu bir alt, yetki ve yetkilendirmelere sahiptir. Tanımlanması gereken kullanıcılara bu rolü sadece sistem yöneticisi tanımlayabilir.
189		-
190		-[[image:image-20190725164620-13.png]] Bir birimde Birim yöneticisi adına, birime gelen tüm belge trafiğini yönetebilen ve birime gelen belgeleri, havale, tebliğ etme yetkisine sahip personele tanımlanan roldür. Birim yöneticisinin talebi ile yardım masası yetkisine sahip kullanıcı bu rolü personele tanımlayabilir.
191		-
192		- Bir birimin arşivinde bulunan belgelerin, sorgu-sonuç raporlarını alabilme ve sorgulanan belgeleri okuyabilme yetkisine sahip personele verilen roldür. Birim yöneticisinin talebi ile yardım masası yetkisine sahip kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
193		-
194		-[[image:image-20190725164620-15.png]] Birimde, sürekli tüzel kişiler (firmalar, özel kuruluşlar, vakıflar v.b.) belge yazan personellerin sistemde tanımlı olmayan tüzel kişileri sisteme tanımlama yetkisine sahip personellere verilen roldür. Birim yöneticisinin talebi ile yardım masası yetkisine sahip kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
195		-
196		-[[image:image-20190725164620-16.png]] Birim adına seçilmiş ve TÜRKSAT eğitmenleri tarafından verilen 5 günlük “Birim BELGENET Sorumlusu” eğitimine katılmış personellere verilen roldür. Bu role sahip personel tanımlı olduğu birim üzerinde sadece, yetki-yetkilendirme, bilgi: ekleme-güncelleme yetkisine sahiptir. Birim yöneticisinin talebi ile yardım masası yetkisine sahip kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
197		-
198		-[[image:image-20190725164620-17.png]] Birimde, Daire Başkanı, Genel Müdür Yardımcısı, Genel Müdür ve üstü personele verilen roldür. Ayrıca bu unvanlara sahip personel, üst yöneticisi olduğu birime gelen belgelerin, dağıtım, tebliğ, havale, v.b. işlemleri kendi adına yetkilendirdiği bir personele (sekreter, özel kalem, birim evrak memuru v.b.) yaptırıyor ise, yetkilendirdiği personele [[image:image-20190725164620-18.png]] rolü tanımlanmalıdır. Eğer bu işlemler için yetkilendirdiği bir personeli yok ve üst yönetici bu işlemleri kendisi yapıyor ise, yukarıda verilen unvanlara sahip personele[[image:image-20190725164620-19.png]] ve rolleri tanımlanmalıdır. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
199		-
200		-[[image:image-20190725164620-21.png]] Birimde, şube müdürü ve altında bulunan, servis yapısından olan birimlerin yöneticisi olan personele verilen roldür. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
201		-
202		-[[image:image-20190725164620-22.png]] Kurumun evrak kayıt servislerinde, kurum dışından ( Diğer kamu kurum kuruluşları, tüzel ve gerçek kişiler) gelen evrakları kaydederek havalesini yapan kullanıcılara verilen roldür. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
203		-
204		-[[image:image-20190725164620-23.png]] Kurumun evrak servislerinde, kurum dışına ( Diğer kamu kurum kuruluşları, tüzel ve gerçek kişiler) posta yoluyla belge postalayan kişilere verilen roldür. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
205		-
206		-[[image:image-20190725164620-24.png]] Kurum içi ve kurum dışı üretilen belgelerin, sisteme dahil edilmeden elektronik ortamda e-imza ile imzalanmayan, tamamen fiziksel ortamda hazırlanıp ıslak imza ile imzalanan belgelere tarih sayı alınması için kullanılan “giden evrak kayıt” menüsünden bu işlemi yapmaya yetkili kullanıcılara verilen roldür. Fiziksel ortam kullanılan protokol defteri ile aynı işlemi görür. Diğer farkı ise fiziksel olarak hazırlanmış ve ıslak imza ile imzalanmış belgeyi tarih sayı aldıktan sonra tarayarak elektronik arşive kapatılması içinde kullanılır. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
207		-
208		-[[image:image-20190725164620-25.png]] Kurumun adına alınmış PTT KEP adresini kullanma yetkisi olan personele verilen roldür. BELGENET arayüzünde KEP entegrasyonu mevcuttur. KEP e girmeden BELGENET ara yüzünde KEP ten gelen ve gidecek olan evrakları, kayıt ve postalama yetkisine sahip kullanıcılar işlem yapabilir. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
209		-
210		-Kurumda çalışan ve belge üreten, kamunun işini yapan tüm personellerin hepsine verilmesi zorunlu olan bir roldür. Diğer roller yetkilere göre standart kullanıcı rolü ise yetki kısıtı olsun olmasın tüm herkese verilir. Bu role sahip olmayan kullanıcı BELGENET üzerinde belge üretemez. Belgenet Sorumlusu yetkisine sahip bir kullanıcı bu rolü tanımlayabilir.
211		-
212		- BELGENET te yeni kullanıcı oluşturma, birim değişimi, kullanıcı pasif etme, kullanıcı bloke etme v.b. diğer işlemlerin nasıl yapıldığına göz atmak isterseniz [[buradaki>>url:https://dosya.turksat.com.tr/index.php/s/JEEiAJocyfTrV1h]] Yardım dokümanları içerisinde bulunan, kullanıcı yönetimi başlıklı dokümanlardan yardım alabilirsiniz.
213		-
214		-= **ERİŞİM YÖNETİMİ** =
215		-
216		- Bu menüde personele birimin klasörlerine erişim yetkisi verilir. Erişim tipine göre birimdeki klasörlerde arama yapacak belgeleri okuyabilecek ya da arama yapabilecek belgeleri okuyamayacaktır. Personele erişim yetkisi verebilmek için: [[image:image-20190725164754-3.png]] üst menüsü altında yer alan [[image:image-20190725164733-2.png]] menüsünü açınız. Açılan ekranda erişim yetkisi verilecek personeli sorgulama filtreleme ekranından arayarak bulabilirsiniz.
217		-
218		-[[image:image-20190725164806-4.png]]
219		-
220		-[[image:image-20190725164818-5.png]] Bir birimdeki, bir klasöre o birimde çalışan tüm personele erişim yetkisi verebilirsiniz.  Bir birimdeki, bir personele o birimin tüm klasörlerine erişim yetkisi verebilirsiniz. [[image:image-20190725164855-12.png]] Bir birimdeki, tüm klasörlere o birimdeki tüm personele erişim yetkisi verebilirsiniz.[[image:image-20190725164915-13.png]] Erişim yetkisi verirken, erişim tiplerine dikkat etmeniz önemlidir. Erişit plerine göre: [[image:image-20190725164818-8.png]] Birimdeki tüm belgeleri, arar, bulur, okur demektir. [[image:image-20190725164818-9.png]] Birimdeki tüm belgeleri, arar, bulur, okuyamaz demektir. [[image:image-20190725164818-10.png]] Birimdeki klasörleri görür, bu klasörlere belge arşivleyebilir. Ancak bu klasörlerde belgeleri, arayamaz, bulamaz, okuyamaz. Erişim yönetimi ekranında en fazla tercih edilen [[image:image-20190725164818-11.png]] ekranıdır. Kullanıcıdan erişim ile bir personele nasıl erişim yetkisi verilir.  Kullanıcıdan erişim ekranında yetki vermek istediğiniz personeli sorgulayarak bulunuz.
221		-
222		-[[image:image-20190725164934-14.png]]
223		-
224		-Personeli listede bulduktan sonra, [[image:image-20190725164946-15.png]] Kullanıcı birimleri butonuna tıklayınız.
225		-
226		-[[image:image-20190725164958-16.png]]
227		-
228		-Personelin tanımlı olduğu birim ekranı açılacaktır. Bu ekranda [[image:image-20190725165013-17.png]] kullanıcı birim yetkileri butonuna tıklayınız. Kullanıcı birim yetkileri ekranı açılacaktır.
229		-
230		-[[image:image-20190725165030-18.png]]
231		-
232		-Kullanıcı birim yetkileri ekranı resimdeki gibi boş geliyor ise, personele herhangi bir klasöre erişimi yoktur. Erişim vermek için [[image:image-20190725165042-19.png]] yeni yetki butonuna tıklayınız. Açılan pencerede birime ait tüm klasörlerin hepsi listelenmektedir.
233		-
234		-[[image:image-20190725165054-20.png]]
235		-
236		-Klasör yetki ekleme ekranında bulunan SDP nın tamamını seçmek için [[image:image-20190725165110-21.png]] butonunu tıklayınız. Tüm klasörlerin üzerindeki kutucukların tamamı seçilmiş duruma geldiğinde, erişim tipi alanından yukarıda açıklaması anlatılan erişim tiplerinden birini seçerek [[image:image-20190725165134-25.png]] butonuna bastığınızda [[image:image-20190725165145-26.png]] mesajını alıyorsanız erişim yetkisini doğru bir şekilde vermişsinizdir. Bunlarla birlikte erişim yetkisi verilen personel, oturum açtığında: Evrak İşlemleri / Evrak oluştur / Evrak bilgileri Ekranında bulunan “Kaldırılacak klasör tablosunda [[image:image-20190725165213-27.png]] erişim yetkisi verilen klasörler geliyor ise, tüm işlemler doğru bir şekilde yapılmıştır. Bunlara istinaden erişim yönetimi menüsünün tamamına ilişkin yardım dokümanına [[buradaki>>url:https://dosya.turksat.com.tr/index.php/s/JEEiAJocyfTrV1h]] yardım dokümanları ve videolar içerisinden “erişim yönetimi” başlıklı dokümana göz atabilirsiniz.
237		-
238		-= **BİRİM İÇERİK ŞABLONLARI** =
239		-
240		-Kurumun tamamının kullandığı içerik şablonları diğer adıyla matbu formlar, form evrak olarak kullanılan, (yıllık izin, görevlendirme, malzeme talep formları v.b. ) türden içerik şablonları, sistem yöneticisi tarafından eklenerek tüm kurumun kullanabileceği şekilde sisteme yüklenir. Bunların dışında birime özel olarak kullanılan içerik şablonları, birim BELGENET sorumluları tarafından oluşturularak birime tanımlanır ve birimde tanımlı tüm personel bu şablonları seçerek kullanabilir. Birim içerik şablonlarınızı [[image:image-20190725165226-28.png]] menüsü altında menüsünü açınız.
241		-
242		-[[image:image-20190725165241-30.png]]
243		-
244		-[[image:image-20190725165253-31.png]] Butonuna tıklayınız. [[image:image-20190725165307-34.png]] birimde tanımlı personelin hepsinin bildiği ortak bir isim ile şablonu isimlendiriniz. Kullanılacak birimler kısmında [[image:image-20190725165316-35.png]] şablonu kullanacak birimi seçiniz. Şablonu eklediğiniz birimin alt birimlerinde bu şablonu kullanmasını istiyorsanız. “alt birimler görsün” şeklinde tercihinizi belirleyebilirsiniz.  Oluşturduğunuz şablon normal evrak şeklinde kullanılıyorsa, [[image:image-20190725165333-36.png]] alanını “giden evrak” OLUR yazısı şeklinde kullanılıyor ise “onay “ şeklinde değiştiriniz. Editör alanında şablonu oluşturduktan sonra kaydedebilirsiniz. Birim içerik şablonu oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinmek için, [[buradaki>>url:https://dosya.turksat.com.tr/index.php/s/JEEiAJocyfTrV1h]]  dokümanlar içinden ön tanımlı içerik şablonu oluşturma isimli dokümandan ve videolardan yardım alabilirsiniz. Oluşturduğunuz şablonu evrak tipine göre kullanacak personel, Evrak İşlemleri / “Evrak oluştur veya Olur Yazısı Oluştur”/ Evrak Editörü içindeki editör araç çubuklarında bulunan [[image:image-20190725165352-38.png]] Ön tanımlı İçerik şablonu kullan butonuna bastığında oluşturulan şablonları görüntüleyebilir.
245		-
246		-= **KULLANICI LİSTELERİNİN OLUŞTURULMASI** =
247		-
248		-
249		- Kullanıcı listeleri bir birimde çalışan tüm personelin tek bir listeye eklenerek, bu listede bulunan kişilere toplu havale ve tebliğ yapabilmek için kullanılır. Örneğin:  A dairesi başkanlığında ve şube müdürlüğünde tanımlı olan kullanıcılara, Birime gelen bir duyuru veya tebliğ belgesini herkese göndermek istiyorsunuz. İki seçeneğiz var. Birincisi bu belgeyi havale ya da tebliğ etmek istiyorsanız birimdeki tüm kullanıcıları tek tek sorgulayarak seçtikten ve sonra havale ya da tebliğ edebilirsiniz. Bir diğe seçenek ise, birim Belgenet sorumlusunun birimde tanımlı tüm kullanıcıları bir liste altında toplayarak tek hamlede havale ya da tebliğ yapılması işlemidir. Kullanıcı listesini mail grupları gibi düşünebilirsiniz.
250		-
251		-Bunu yapabilmek için, [[image:image-20190725165405-39.png]] altında bulunan menüsünü [[image:image-20190725165423-41.png]]açınız.
252		-
253		-
254		-
255		-