Elektronik ortamdaki belgelerin saklama planına göre Değerlendirme, İmha ve Transfer İşlemlerin yapıldığı ekrandır.

1- Tasfiye İşlemleri Girişi

2- Sorgulama ve Filtreleme

3- Tasfiye Listeleri

4- Tasfiye Listesi Oluştur

5- Tasfiye Listesi Hazırla

1- Tasfiye İşlemleri Girişi

Evrak İşlemleri>Tasfiye İşlemleri butonuna basılır.

2- Sorgulama ve Filtreleme

Daha önce oluşturulan Tasfiye listeleri için sorgulama ve filtreleme işlemlerinin yapılacağı ekrandır.

 2.1- Birim

Tasfiye Listeleri sorgulanacak birimin seçildiği alandır. Kullanıcının işlem yaptığı birim varsayılan olarak gelir. Sadece yetkili olunan birim ve alt birimlerden seçim yapılabilecektir.

Alt Birimler Dahil: Alt birimlerde tanımlı tasfiye listelerinin  listelenmesi sağlanır.

 2.2-Tasfiye Listesi Adı

Tasfiye Listesi Adı içerisinde geçen değerden arama yapmak için kullanılır. 

2.3- Oluşturma Tarihi

Tasfiye Listesi oluşturulduğu tarih aralığında sorgulama yapmak için doldurulacak alandır.

 2.3- Tasfiye Tarihi

Tasfiye tarihi alanından arama yapmak için kullanılacaktır.

 2.4- İşlem

Değerlendirme, İmha ve Transfer başlıklarından oluşmaktadır. Varsayılan olarak Tümü gelecektir.

 2.5 Durum

Tasfiye Bekliyor, Tasfiye Ediliyor ve Tasfiye Edildi başlıklarından oluşmaktadır. Varsayılan olarak Hepsi gelecektir.

3- Tasfiye Listeleri

Daha önce oluşturulan tasfiye listelerinin Sorgulama ve Filtreleme alanında girilen değer sonrası   butonuna basılarak listelenen verilerin bulunduğu alandır. Tasfiye Listesi; Birim, Tasfiye Listesi Adı, Tasfiye İşlemi, Oluşturma, Uygulama, Durum ve İşlem başlıklarından oluşmaktadır.

Not1: Kullanıcının listeleri görebilmesi ve bu listeyi silebilmesi için kullanıcının rolüne "Tasfiye Listesi Görüntüle Yetkisi" ve "Tasfiye Listesi Sil Yetkisi" aksiyonları verilmelidir.

Not2: Kullanıcı Belgenet sistemine giriş yaptığında tasfiye süresi gelmiş klasörü uyarı listesini görebilmesi için kullanıcının rolüne "Tasfiye Süresi Geçen Klasörleri Sisteme Girişte Görme" aksiyonu verilmelidir.

 Tasfiye Bekliyor

Tasfiye Ediliyor

 Tasfiye Edildi

 Güncelle 

 Sil

 Tasfiye Listesi Göster

4- Tasfiye Listesi Oluştur

Bir birimdeki tasfiye tarihi gelen evrakların tasfiye edilebilmesi için tasfiye listelerinin oluşturulması gerekmektedir. Tasfiye İşlemleri ekranındaki Yeşil artı  butonuna basılarak sağ ekranda Tasfiye Listesi Hazırla ekranı açılır.

5- Tasfiye Listesi Hazırla

5.1 Tasfiye Edilecek Evrakları Sorgula

 Birim: Kullanıcı tasfiye edilecek evraklarını sorgulamak istediği birimi bu alandan seçecektir.

 Seri / Klasör: Tasfiye edilecek klasör seçiminin yapıldığı alandır. Zorunlu alan değildir.

Tasfiye Tarihi: Tasfiye tarihinin seçildiği alandır. Tasfiye tarihi bu tarih aralığına giren tüm evraklar listeye getirilecektir. Seçilmezse varsayılan son 1 ay aralığı olacaktır. 

Tasfiye İşlemi: Değerlendirme, İmha ve Transfer başlıklarından oluşmaktadır. Seçim zorunludur.

Tasfiye Edilecek Evrakları Sorgula ekranında değerler girildikten sonra  butonuna basılarak Klasör Listesi gelmesi sağlanır.

 Klasör Listesi

Tasfiye İşlemi başlıklarından seçilen değere göre yapılan sorgulama sonrası listelenen klasör/klasörlerin sonunda bulunan butona basılarak klasöre ait Evrak Listesi bilgisi görüntülenir.

 Aktarılacağı Tasfiye Listesi

Tasfiye listesi hazırlama işlemi iki aşamadan oluşur. Öncelikle tasfiye süresi gelmiş evraklar sorgulanarak listelenir. Listelenen evraklar henüz tasfiye edilmemiş bir listeye eklenebileceği gibi yeni bir liste oluşturularak yeni listeye de eklenebilir. 

• Evrakları tasfiye listesine aktarma işlemi, sorgulanarak ekranda listelenen tasfiye tarihi gelen evraklar var olan bir tasfiye listesi "Aktarılacak Tasfiye Listesi" alanından seçilerek ilgili tasfiye listesine aktarılır.

• Aktarılmak istenen tasfiye listesi listede yoksa yeni bir tasfiye listesi oluşturmak için yeşil artı  butonuna tıklanarak "Yeni Tasfiye Listesi" ekranı açılır. Tasfiye Listesi Adı girilerek kaydet butonuna basılır.

5.3 Evrakları Tasfiye Listesine Aktar

Aktarılacağı Tasfiye Listesi alanında seçimi yapılan Tasfiye Listesi sonrası "Evrakları Tasfiye Listesine Aktar" butonu aktif hale gelecektir.

Evrakları Tasfiye Listesine Aktar butonuna basılarak Tasfiye Listesi oluşturulur. Tasfiye Listesi ekranında bulunan  güncelle butonuna basılarak Tasfiye Listesi Düzenle ekranı açılır.

Klasör Listesi

Klasörlerin listelendiği alandır. Sıra, Klasör Kodu, Klasör Adı, Tasfiye Tarihi, Saklama Planı ve Evrak Sayısı başlıklarından oluşmaktadır.

 Sil butonuna basarak klasörün tasfiye listesinde çıkarılması sağlanır. Not: Sil butonu ile listeden çıkarılan klasörün, listeden çıkması için alt alanında bulunan butonuna basılmalıdır.

Seç butonuna basılarak klasörün içerisindeki evrak listesi açılır.

Evrak Listesi

Klasör listesi alanında bulunan  seç butonuna basılarak evrak listesi açılır.

Sil butonuna basarak evrakın evrak listesinde çıkarılması sağlanır. Not: Sil butonu ile listeden çıkarılan evrakın, listeden çıkması için alt alanında bulunan butonuna basılmalıdır.

 Detay butonuna basılarak evrakın detayı açılır.

Tasfiyeyi Başlat

Tasnif işlemi bittikten sonra Tasfiyeyi Başlat butonuna basılarak Tasfiyeyi Başlat penceresi açılır. Açılan ekranda Komisyon Kararı Ekle alanında Yeşil artı butonuna basılarak varsa karar ile ilgili evrak eklenir.

Not: Tasfiye İşlemi yapılabilmesi için Belgenet Sisteminin Arşivnet ile entegrasyonu olmalıdır.

• Tasfiyeyi Başlattıktan sonra son durumu bilgisini tasfiye listesi ekranında takip edilebilir. Detay butonuna basılarak Tasfiye Listesi görüntülenebilecektir.

Not: Değerlendirme, İmha ve Transfer başlıkları Saklama Planı alanında girilen değere göre listeler oluşmaktadır. Klasör Yönetimi ekranında klasör listelenerek güncelle butonuna basılarak ekranın sağında açılan bölümde Saklama Planı alanında görülebilir. Saklama Planı Yönetimi yardım dokümanına http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/edit/ustMenu/klasorIslemleri/KlasorIslemleri/saklamaPlani/WebHome adresinden ulaşabilirsiniz.