Wiki source code of a- Evrak Oluştur

Version 107.2 by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2021/02/09 11:32
Show last authors
1 Evrak oluşturmak için kullanılacak olan butondur. Bu ekranda yapılan işlemler cevap yazma işlemi ile aynıdır.
2
3
4 Yeni bir evrak kaydetmek için Evrak İşlemleri>Evrak Oluştur [[image:1612858363450-196.png]] butonuna basılır. Açılan Bilgileri ekranında, evrakın üst veri bilgileri girilir. Editör, Bilgileri, Ekleri, İlgileri, İlişkili E., Şablon İşlemleri ekranlarında kullanıcının işlem yaptığı ekranın anlaşılabilir olması için bulunduğu ekranın tabı açık renkli ve aktif gösterilir.
5
6 [[image:1612858978780-800.png]]
7
8 **Bilgileri;**
9
10 1. **Konu Kodu: **Yazılan evraka, standart dosya planında yer alan konu kodunun verileceği alandır. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun adı ya da konu kodu alanının yanında yer alan [[image:image-20190617153328-20.jpeg||height="42" width="40"]] butonuna basılarak açılan konu kodu listesinden konu kodu seçimi yapılır. Ayrıca [[image:image-20190617153517-1.png||height="43" width="41"]] butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz
11 1. **Konu: **Yazılan cevap evrakının konusunun girileceği alandır.
12 1. **Kaldırılacak Klasörler: **Evrak son imzayı aldıktan sonra paraflı suretinin otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı veya [[image:image-20190617153328-22.jpeg||height="46" width="44"]] butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.
13
14 **Not 1**: Seçilen konu kodu ile ilişkilendirilmiş bir klasör var ise ve evrakı yazan kullanıcının bu klasöre erişim yetkisi var ise konu koduna ait klasör bu alana otomatik olarak gelecektir.
15
16 **Not 2**: Klasör kodunun evrak sayı alanında gelmesi istendiğinde seçilen klasörün altında yer alan Sayıyı Aktar kutucuğunun seçilmesi gerekmektedir.
17
18
19 [[image:image-20190617153650-2.png]]
20
21 **Not 3 : **Ayrıca [[image:image-20190617153754-3.jpeg]]butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan kaldırılacak klasörler” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir klasörü seçebiliriz.
22
23 **~ 4.Evrak Türü: **Oluşturulan evrakın türünün (, Resmi yazışma – Ruhsat, Tebligat, Resmi Yazışma, Form ,Dilekçe, Genelge, Beyanname ve Diğer) seçildiği alandır. Seçilen evrak türüne göre  
24
25 Editör, Bilgileri vs. ekranları değişir.
26
27
28 [[image:image-20190617153932-4.png]]
29
30
31 **~ 5.Kayıt Tarihi: **Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
32
33 **~ 6.Evrak dili : **Evrakın yazım dili İngilizce Yada Türkçe olarak seçilebilir.
34
35 [[image:image-20190617154147-5.png]]
36
37 **Not:** İngilizce dil seçiminde editör ve parametrelerin uygun dilde çıkması için **1- [[/Ingilizce antet, adres ve logo yardım dokümanı için tıklayınız./>>http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/view/ustMenu/teskilatKisiTanimlari/teskilatIslemleri/birimYonetimi/IngilizceAntetLogo/]] 2- [[/İngilizce Parametre yardım dokümanı için tıklayınız/>>http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/view/ustMenu/yonetimSayfalari/dagitimListeleri/parametreYonetimi/IngilizceParametreninEklenmesi/]]**
38
39 7.**Gizlilik Derecesi : **Yazılan evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecekti
40
41
42 [[image:1612859442946-270.png]]
43
44
45
46 **8. İvedilik: **Cevaben yazılan evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır
47
48
49 [[image:1612859568149-550.png]]
50
51
52 **~ 9.Miat: **Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.
53
54 **~ 10.Bilgi Seçim Tipi: **Bilgi seçim tipi alanında, evrakın bilgi için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir
55
56 **~ 11.Bilgi:** Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.
57
58 **~ 12.Gereği Seçim Tipi: **Gereği seçim tipi alanında, evrakın gereği için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir
59
60 **~ 13. Gereği:** Evrakın gereği için gönderileceği yer var ise seçimi bu alandan yapılacaktır.
61
62 **Not: **Evrak oluştur ekranında evrak hazırlanması esnasında gereği ya da bilgi için en az 1 yer seçimi zorunludur.
63
64
65 [[image:image-20190617155336-12.png]]
66
67 Gereği ya da bilgi alanında evrakın gideceği yer seçimi yapıldıktan sonra;
68
69 * Evrakın imzalandıktan sonra ne şekilde postalanması gerektiği bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.) (Kep ile postalama işleminde gidecek olan yerin birden fazla kep adresi var ise kullanıcı kep adresleri arasından istediğini seçebilir)
70 * Dağıtım planı oluştururken veya güncellerken seçilen kullanıcı/birim/gerçek kişi/tüzel kişilerin sıralanabilmesi için Editör ekranından aşağı/yukarı oklar kullanılabilir. Editörde dağıtım planının oluşturulduğu ekranda kalıcı olacak şekilde bir sıralama yapılabilir.
71
72 [[image:image-20190617155505-13.png||height="216" width="287"]]
73
74
75 * Butonuna basılarak cevaben yazılan evrakın hitabı düzenlenlenebilir. Açılan ekranda evrakın hitabı düzenlendikten sonra KAYDET butonuna basılmalıdır.
76 * Hitapta; seçilen yerin adresinin de gelmesi istendiği taktirde ekranın altında bulunan “adres hitapta görünsün” kutucuğu işaretlenmelidir.
77
78 [[image:image-20190617155733-14.png]]
79
80 **Dağıtımı Ek Yap: **Yazılmış olan bir evrakta gereği ya da bilgi için seçilmiş olan yerlerin listesinin otomatik olarak bir ek haline getirilmesini sağlayan butondur. Böylece evrakın dağıtım listesi üst yazı üzerinde değil de evrakın eki olarak görüntülenmesi sağlanır.
81
82 [[image:image-20190617155801-15.jpeg||height="24" width="119"]]
83
84 **Onay Akışı: **Yazılan evraka kimler tarafından paraf / koordine / Kontrol ve imza atılacağı bilgisinin seçiminin yapılacağı alandır. Onay akışı seçimi 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.
85
86 a) Onay Akışı alanının yanında yer alan [[image:image-20190617155852-17.png]] butonuna basılarak ekranın alt tarafında açılan kullanıcılar alanında parafçı ve imzacı olacak kişilerin isimleri sırası ile girilerek paraf, koordine veya imza olarak seçimi yapılır. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak işlem tamamlanır.
87
88
89 [[image:image-20190617160008-18.png]]
90
91
92 b) Onay Akışı alanının yanında yer alan [[image:image-20190617160043-19.png]] butonuna basılarak kullanıcının hiyerarşik olarak üst amirlerinin yer aldığı otomatik onay akışının seçimi yapılabilir. Kişi seçimi yapıldıktan sonra Kullan butonuna basılarak yapılan seçim evrak üzerine eklenmiş olur.
93
94
95 [[image:image-20190617170904-1.png]]
96
97
98 Evrak metni 3 farklı şekilde hazırlanabilmektedir.
99
100 1. Kullanıcının manuel olarak evrak metnini yazması,
101
102 Araç çubuğundan yazının içeriği ile ilgili stiller uygulanabilir. Ayrıca, Ariel, Times New Roman, Verdana, Myriad, Minion gibi yazı türleri seçilebilir.
103
104
105 1. Başka bir yerden kopyala / yapıştır işlemi ile evrakın metninin oluşturulması,
106
107 **Not: **Yapıştırma işlemi için araç çubuğunda bulunan “Word’den yapıştır, düz metin
108
109 olarak yapıştır veya yapıştır”  [[image:image-20190617152631-8.png]]butonları da kullanabilir.
110
111 1. Sistemde tanımlı şablon var ise editörün araç çubuğunda yer alan [[image:image-20190617152648-9.png]] butonuna basılarak açılan, öntanımlı içerik şablonlarından şablon seçilerek evrak metninin oluşturulması.
112
113 [[image:image-20190617152754-11.png]]
114
115
116 Şablon seçimi yapıldıktan sonra [[image:image-20190617152915-13.png]] butonuna basılarak seçilen şablonun evraka eklenmesi sağlanır. Evraka eklenen şablon metninde istenilen güncellemeler yapıldıktan sonra evrakın metni tamamlanmış olur. Evrakın eki, ilgisi ve ilişkili belgesi var ise bunların tanımlaması yine evrak oluşturma ekranının üzerinde yer alan ilgili butonlardan yapılacaktır.
117
118
119 **Not**: Evrak üzerine not eklenmek istendiği takdirde editör araç çubuğunda yer alan [[image:image-20190617152933-14.png]]butonu kullanılacaktır. [[image:image-20190617153005-16.png]] butonuna basıldığında açılan ekranda, eklenmek istenen not girildikten sonra KAYDET butonuna basılarak notun evraka eklenmesi sağlanır.
120
121
122
123 [[image:image-20190617153105-17.png]]
124
125 **Not**: Evraklara kişisel ve genel olmak üzere 3 çeşit not girilebilir olup not tipi alanından seçilir.
126
127 [[image:noo.JPG||height="327" width="306"]]
128
129
130 Girilen notun editörde görüntüsü aşağıdaki şekilde olup istenildiği takdirde üzerindeki çarpı butonu ile silinebilir.
131
132
133 Evrak editör bilgileri girildikten sonra evraka ait bilgilerin girilmesi için Bilgileri sekmesine geçilir.
134
135
136 [[image:image-20190617153255-19.png]]
137
138
139 1.
140
141 C) Kullanıcının kayıtlı bir onay akışı var ise Onay Akışı alanında kayıtlı olan onay akışının adı girilerek de onay akışı seçebilir.
142
143 **Not:** Kayıtlı bir onay akışı üzerinde güncelleme yapmamız gerektiğinde [[image:image-20190617170937-2.jpeg||height="33" width="42"]] butonunu kullanabilir, seçtiğimiz onay akışındaki bir kullanıcıyı çıkarabilir ya da yeni bir kullanıcı ekleyebiliriz.
144
145 **Not:** Onay akışında bulunan kişilerin sırasını değiştirmek için kullanıcı isminin yanındaki **ok **butonu, kullanıcıyı onay akışından çıkarmak için ise **çarpı** butonunu kullanabiliriz.
146
147 Evrakın Onay Akışının da girilmesi ile birlikte evrak bilgileri ekranı tamamlanmış olmaktadır.
148
149 Not: Yeni bir onay akışı oluşturmak için Kişisel İşlemlerim Menüsünde bulunan Onay akışı Yönetimi ekranı kullanılır.Açılan ekranda bulunan  [[image:image-20190617171110-1.png]] butonuna tıklanır.Onay akışına bir isim belirlenir ardından onay akışında bulunmasını istediğimiz kullanıcılar girilir ve ardından kaydet butonuna tıklanır.
150
151
152 [[image:image-20190617171346-2.png]]
153
154
155 [[image:image-20190617171542-6.png]]**Ekleri: **Evrakın eklerinin eklenmesi için kullanılır.Evraka 4farklı ek ekleme yöntemi vardır.
156
157
158 1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ek olarak ekleyebilir;
159
160 Bunun için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi bilgisayarımızda ya da herhangi bir digital ortamda bulunan bir dosyayı evrakımıza ekleme yöntemidir. Bunun için [[image:image-20190617171453-3.jpeg||height="26" width="87"]] butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek olan ek dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir.İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan [[image:image-20190617171705-7.png]]butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır.Üçüncü yöntem yani Tarayıcıdan Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise [[image:image-20190617171731-8.png]] butonuna tıklayıp açılan pencerede evraklarınızı tarayabilir ve belgenize ekleyebilirsiniz.
161
162
163 [[image:image-20190617171918-9.png||height="213" width="532"]]
164
165
166 2-Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basıldığında açılan ekranda eke ait açıklama girilerek fiziksel ek eklenir ( Ör: 1 adet Kitap ),
167
168
169 [[image:image-20190618161122-1.png]]
170
171
172
173 3-Sistemde yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190618161218-2.jpeg||height="30" width="109"]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve [[image:image-20190618161323-4.png||height="27" width="27"]]ek olarak eklenir.Eğer belli bir tarih aralığında arama yapılması isteniliyorsa “Evrak Tarihi” alanı kullanılabilir
174
175
176 [[image:image-20190618161604-5.png]]
177
178 Evraka ek ekleme işleminin ardından; eklenen ekler ekranın alt kısmında listelenecektir.
179
180
181 [[image:image-20190618162308-16.png]]
182
183 Ek listesinde yapılabilecek işlemler;
184
185
186
187
188 * [[image:image-20190618161918-12.png]]butonuna basılarak eklenmiş olan ek listeden çıkartılır.
189 * [[image:image-20190618161932-13.png]]butonuna basılarak ekte yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir.
190 * [[image:image-20190618161951-14.png]] butonuna basılarak eklenen ekin detay ekranı açılır.
191 * [[image:image-20190618161839-10.png]] butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak eklerin sıralaması değiştirilir.
192 * [[image:image-20190618162019-15.png]]butonu ile eklenen tüm eklerin tek bir listede toplanması sağlanır
193
194 * 4-Arşivnet sisteminde kayıtlı evrakların, evrak oluştururken eklenmesi sağlanmıştır.
195
196 [[image:image-20190618162323-17.png]]
197
198
199 * Son olarak da, şayet evrak birden fazla yere gidiyorsa ve evrak ekleri gideceği yere göre farklılık gösteriyorsa [[image:image-20190618162424-18.png]]butonu kullanılacaktır. Bu botuna basıldığında evrakın gereği ya da bilgi alanında seçilmiş olan yerler listelenecektir. Seçtiğimiz ekin nereye gitmesini istemiyorsak yanında bulunan kutucuk tıklanarak seçim kaldırılır. Bu işlemin ardından evrakın dağıtım yerlerinin yanında (ek konuldu / ek konulmadı) bilgisi otomatik olarak gelecektir.
200
201 [[image:image-20190618162527-19.png]]
202
203 [[image:image-20190618162604-20.png]]
204
205
206 [[image:image-20190618162701-22.png]] **İlgileri: **Evraka ilgi tutulacaksa kullanılacak olan ekrandır. Evraka 4 farklı ilgi ekleme yöntemi vardır.
207
208 1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilgi olarak ekleyebilir. Evraklara ek eklerken kullandığımız 3 farklı yöntemi evraklara ilgi eklerkende aynı şekilde kullanabiliriz.
209 1. Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basıldığında açılan ekranda ilgiye ait açıklama girilerek fiziksel ilgi eklenir ( Ör: 23.11.2012 tarih ve 156 sayılı yazınız.),
210 1. Sistemde yer alan bir evrakın ilgi olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.
211 1. Arşivnet sisteminde kayıtlı evrakların, evrak oluştururken eklenmesi sağlanmıştır.
212
213 [[image:image-20190618162857-23.png]]
214
215
216 [[image:image-20190618162925-24.png]] **İlişkili Evrak: **Cevaben yazılan evrak ile ilgili bir evveliyat ya da geçmişte yazılmış olan evraklar var ise paraflayacak veya imzalayacak olan kullanıcılara sunulmak için eklenebilir. . Evraka 2 farklı şekilde ilişkili evrak ekleme yöntemi vardır.
217
218 1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilişik olarak ekleyebilir. Evraklara ek eklerken kullandığımız 3 farklı yöntemi evraklara ilişik eklerkende aynı şekilde kullanabiliriz.
219 1. Sistemde yer alan bir evrakın ilişkili evrak olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunarak eklenir.
220 1. Tercume ekle ile farklı bir dilde yazılmış olan evrakın tercümesini evraka ilişkili evrak olarak ekleyebiliriz
221
222 [[image:image-20190618163024-25.png||height="288" width="786"]]
223
224 **Not:** Ek, ilgi veya ilişkili evrak eklendiğinde görüntü aşağıdaki gibi olacaktır.
225
226 [[image:image-20190618163124-26.png||height="257" width="746"]]
227
228
229 Evrakın eki, ilgisi, ilişkili evrakı eklendikten sonra kaydet butonuna basıldığında evrak taslak evraklar listesinde listelenecektir. Taslak evraklara yer alan bu evrak daha sonra onaya sunulabilecektir. Ancak, kaydet ve onaya sun butonuna basılarak evrak taslaklara kaydedilmeden direk olarak ilk parafcıya gönderilebilecektir.
230
231 Evrakı hazırlayan kişinin akıştaki ilk kişi olması durumunda bu ekranda KAYDET ve ONAYA SUN butonu gelmeyecek olup sadece KAYDET, parafla/imzala vb. olmak üzere iki farklı buton gelecek ve kullanıcı yapacağı işleme göre ilgili butonu kullanacaktır.
232
233
234
235
236 [[image:image-20190618165019-27.jpeg||height="34" width="78"]]**Hareket Geçmişi: **Evrakın geçmişi ile ilgili bilgiler görüntülenir.
237
238 **~ Şablon İşlemleri: **içerik şablonlarından farklı olarak bir evrak bütünüyle (editör, evrak bilgileri, ekleri, ilgileri vb. ) şablon olarak kaydedilebilmekte ve kaydedilen bu şablon evrak yeni evrak oluşturma işleminde kullanılabilmektedir. Şablon işlemleri sekmesinde 2 farklı işlem yapılabilmektedir. Bunlar;
239
240 1. Evrakın şablon olarak kaydedilmesi
241 1. Kayıtlı şablonun kullanılması
242
243 Şablonlarda kayıtlı olan bir evrak var ise, bu şablonun oluşturulan evraka yansıtılması için kullanılır. Şablon işlemlerinde yer alan evrak şablonunun yanında bulunan Şablonu Evraka Uygula butonuna basıldığında şablonda yer alan evrak, oluşturulan evraka eklenmiş olur.
244
245 Şablonda yer alan bu evrakın içerisinde bulunan bütün bilgiler oluşturulan evraka yansıtılmış olacaktır.
246
247 [[image:image-20190618165052-29.png]]
248
249 Yeni bir şanlon oluşturmak için ise editörede evrak metnini hazırladıktan sonra şablon işlemleri sekmesine geçilir.Sağ üst taraftaki bölümden şablona isim verilir ayrıca şablonun kişisel mi genel şablon mu olacağı seçildikten sonra aşağıdaki [[image:image-20190618165112-30.jpeg||height="18" width="123"]] butonuna tıklanır.
250
251
252 [[image:image-20190618165144-31.png]]
253
254 [[image:image-20190618165333-34.png]]
255
256
257
258 **~ **[[image:image-20190618165230-33.png]]** Evrak Notları: **Evrak Üzerinde görünmesini  istediğimiz  notu yazarak ekleyebiliriz.
259
260 Evrak notları 3 farklı tipte eklenebilir.
261
262 1. Kişisel: Eklenen not sadece kullanıcının kendisi tarafından görüntülenebilir.
263 1. Genel: Eklenen not onay akışındaki tüm kullanıcılar tarafından görüntülenebilir.
264 1. Özel: Eklenen not sadece sahibi tarafından belirlenen kullanıcılar tarafından görüntülenebilir.
265
266 [[image:image-20190618165353-35.png]]
267
268 **Kapatılan Evraklar: **Oluşturulmakta olan evrak ile birlikte kapatılması gereken gelen evrakların seçildiği sekmedir.
269
270 Not: Evrak Oluştur menüsünden kapatılan evrakların hareket geçmişinde " Evrak kapatıldı. Evrak ..... sayılı ve .... tarihli yazı ile kapatılmıştır." bilgisi gelecektir.
271
272 [[image:1608556517314-859.png||height="332" width="789"]]
273
274 **Not: **Akış dâhilinde onaya sunulan evrak ilk parafı almasıyla birlikte sayı alacaktır. Ancak evrak son imzayı almasının ardından tarih almaktadır.
275
276
277 [[image:image-20190618165531-38.png||height="34" width="50"]]**Evrak Kopyala: **Oluşturulan evrakın bir kopyasının taslak evraklara atılması için kullanılır. Evrak kopyalandığında bir bütün olarak kopyalanır ve taslak evraklar listesinde listelenir.

Gezinme