1-(BN-77027) 26.04.2022 tarih ve 31821 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e istinaden “Hizmete Özel” ve üstü gizlilik derecesine sahip belgelere süreli olarak gizlilik verilebilmesi, gizlilik sürelerinin sonlandırılması ya da devam ettirilebilmesi için geliştirme yapılmıştır.

Bu kapsamda;

Gizlilik Sürelerinin belirlenmesi;

• Evrak oluştur>Bilgileri sekmesinde gizlilik derecesinin hizmete özel ve üstü olduğu durumlarda görünecek olan “Gizlilik derecesi geçerlilik tipi” açılır penceresi eklenmiştir.
• Gelen evrak kayıt ekranında gizlilik derecesinin hizmete özel ve üstü olduğu durumlarda görünecek olan “Gizlilik derecesi geçerlilik tipi” açılır penceresi eklenmiştir.
• Giden evrak kayıt ekranında gizlilik derecesinin hizmete özel ve üstü olduğu durumlarda görünecek olan “Gizlilik derecesi geçerlilik tipi” açılır penceresi eklenmiştir.
• Olur/Takrir Yazısı oluştur>Bilgileri sekmesinde gizlilik derecesinin hizmete özel ve üstü olduğu durumlarda görünecek olan “Gizlilik derecesi geçerlilik tipi” açılır penceresi eklenmiştir.
• Arşiv giden evrak kayıt ekranında gizlilik derecesinin hizmete özel ve üstü olduğu durumlarda görünecek olan “Gizlilik derecesi geçerlilik tipi” açılır penceresi eklenmiştir.
• Arşiv gelen evrak kayıt ekranında gizlilik derecesinin hizmete özel ve üstü olduğu durumlarda görünecek olan “Gizlilik derecesi geçerlilik tipi” açılır penceresi eklenmiştir.
  • Süreli: Gizlilik derecesi geçerlilik tarihi kullanıcı tarafından belirlenir.
  • Süresiz: Gizlilik derecesi süresiz olarak geçerlidir. (Gizlilik yönetimi ekranında değişiklik yapılabilecektir.)
  • Tüm belge tiplerinde “Gizlilik derecesi geçerlilik tipi” süreli  olarak seçildiğinde “Gizlilik derecesi geçerlilik tarihi” açılacak olup tarih seçimi yapılacaktır.
  • Evrak akışı esnasında “Gizlilik derecesi geçerlilik tarihi” değiştirilebilir olup  değiştirildiği takdirde imza ve paraflar düşecektir. Belgenin yeniden onaya sunulması gerekmektedir.

Gizlilik Seviyelerinin Sonlandırılması ya da  Devam Ettirilmesi (Gizlilik Seviyesi Yönetimi Ekranı)

26.04.2022 tarih ve 31821 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e istinaden “Hizmete Özel” ve üstü gizlilik derecesine sahip belgelere süreli olarak verilen gizlilik derecelerinin sonlandırılması ya da devam ettirilebilmesi için;

Üst Menü > Yönetim Sayfaları başlığı altına “Gizlilik Seviyesi Yönetimi Ekranı” eklenmiştir.

Sorgulama ve Filtreleme:

• Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi Sona Ermiş Evraklar: Gizlilik derecesi geçerlilik tarihi sona ermiş evraklar listelenir.

Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi Sona Ermiş Evraklar: Gizlilik derecesi geçerlilik tarihi sona ermiş evraklar listelenir.

Birim: Evrakı oluşturan birim seçilir. (“Alt Birimler Dahil” kutucuğu seçildiğinde seçilen birim ve bağlı olan alt birimlerde sorgulama yapılır)

Gizlilik Derecesi: Gizlilik Derecesi Geçerlilik tipinin seçileceği alandır.

Evrak Sayısı: Evrak sayısının girileceği alandır.

Evrak Konusu: Evrakın konusunun girileceği alandır.

Evrak Tipi: Sorgulanacak evrak tipinin seçileceği alandır.

• Gelen Evrak
• Giden Evrak
• Onay
• Giden Evrak Defter Kaydı

• Arşiv Gelen Evrak
• Arşiv Giden Evrak

Evrak Tarihi: Evrak tarih aralığının girileceği alandır.

• Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi Devam Eden Evraklar: Gizlilik derecesi geçerlilik tarihi devam eden evraklar listelenir.

Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi Sona Ermiş Evraklar: Gizlilik derecesi geçerlilik tarihi sona ermiş evraklar listelenir.

Birim: Evrakı oluşturan birim seçilir. (“Alt Birimler Dahil” kutucuğu seçildiğinde seçilen birim ve bağlı olan alt birimlerde sorgulama yapılır)

Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tipi: Gizlik derecesi geçerlilik tipinin seçileceği alandır.

Gizlilik Derecesi: Gizlilik Derecesi Geçerlilik tipinin seçileceği alandır.

Evrak Sayısı: Evrak sayısının girileceği alandır.

Evrak Konusu: Evrakın konusunun girileceği alandır.

Evrak Tipi: Sorgulanacak evrak tipinin seçileceği alandır.

• Gelen Evrak
• Giden Evrak
• Onay
• Giden Evrak Defter Kaydı
• Arşiv Gelen Evrak
• Arşiv Giden Evrak

Evrak Tarihi: Evrak tarih aralığının girileceği alandır.

Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi: Gizlik Derecesi Geçerlilik Tarihinin  seçileceği alandır.

Sorgula: Sorgulama işleminin gerçekleştirileceği butondur.

• Evrak Listesi: Sorgulama verilerinin listelendiği alandır.

• 
  
  • Sorgulama işlemi öncesi zorunlu alanlar kontrol edilir. Boş geçilen zorunlu alan varsa uyarı mesajı verilir. Uyarı: "Zorunlu alanları doldurunuz."
  • "Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi Sona Ermiş Evraklar"  seçilerek sorgulama yapılmış ise sorgulama sonucu sadece "Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi" sona ermiş klasöre kaldırılmış olan evraklar girilen kritere göre listelenecektir. İptal edilen evraklar listelenmez.
  • "Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi Devam Eden Evraklar" işaretlenerek sorgulama yapılmış ise  sadece süresiz ve "Gizlilik Derecesi Geçerlilik Tarihi" henüz sona ermemiş klasöre kaldırılmış evraklar girilen kriterlere  listelenecektir. İptal edilen evraklar listelenmez.
  • Sorgulama işlemi sonrası girilen kriterlere göre bulunan evraklar herhangi bir erişim kontrolü olmaksızın  liste alanı doldurulur. Bulunan kayıt sayısı gösterilir.
  • Sorgulama işlemi kayıt altına alınır.
  • Pdf Dışa Aktar: Sonuçlar pdf formatında dışa aktarılır
  • Excel Dışa Aktar: Sonuçlar excel formatında dışa aktarılır.
  • Detay: Listelenen evrakın ön izlemesi gösterilir.

• Gizlilik Derecelerinin Güncellenmesi: Evrak listesinde yapılan seçim sonrasında “Gizlilik Derecesi Güncelleme” butonuna tıklanır.

Komisyon Kararı Ekle: Evrakların Gizlilik Derecesinin düzenlenmesine ilişkin oluşturulmuş komisyon kararının ekleneceği alandır.

Açıklama: Evrakın Gizlilik Derecesinin kaldırılmasına ilişkin açıklamanın girileceği alandır.

Gizlilik Derecesini Kaldır: Seçilen evrakların gizlilik derecesi kaldırılacaksa işaretlenecek olan alandır.

Gizlilik Derecesi Devam Etsin: Seçilen evrakların gizlilik derecesinin devam etmesine  karar verilmiş ise seçilecek olan alandır.

Liste Alanı: Gizlilik Derecesi Yönetimi ekranında seçilmiş evraklar listelenir

Güncelle: Gizlilik güncelleştirme işlemi gerçekleştirilir.

• Güncelleme butonuna basıldığında onay mesajı verilecektir. Uyarı Mesajı: "Dikkat! Seçmiş olduğunuz evrakların gizlilik dereceleri güncellenecektir. İşleme devam etmek istiyor musunuz? Evet/Hayır
• Evet: Güncelleme işlemini başlatır.
• Hayır: Açılan onay mesajı penceresini kapatır.

İptal: İşlem iptal edilmek isteniyor ise kullanılacak olan butondur.

Not:

• Güncelleme işlemi her belge için sadece bir defa yapılabilir olup belgenin yeniden mühürlenmesi gerekmektedir.

• İç yazışmalarda; giden belgeden oluşmuş olan gelen belgeler “Gizlilik derecesi güncelleme” ekranında listelenmeyecektir. Söz konusun belgelerin gizlilik güncelleme işlemi belgeyi oluşturan birim tarafından yapılacaktır. Yapılan güncelleme işlemi belgenin gittiği birim(ler)e yansıtılacaktır.
• Kurum  dışı gelen evraklar (Arşiv Gelen Dahil) için evrak hangi birime gelirse gelsin en üst birimden sorgulama yapıldığında bu evraklar listelenecek ve işlem görecektir.
• Gizlilik derecesi güncellenen belgeler kullanıcılar tarafından aranırken “güncellenen gizlilik derecesi” baz alınarak raporlanacaktır.
• Genel Evrak Raporu sorgu sonucunda "Yeni Gizlilik Derecesi" nin gösterilmesi için geliştirme yapılmıştır. Gizlilik derecesi güncellenen belgenin gizlilik derecesi genel evrak raporunda da güncellenecektir.

Güncelleme öncesi:

Güncelleme sonrası:

• Gizlilik derecesi güncellenen belgelerin sonra "Yeni Gizlilik Derecesi"nin evrak bilgilerinde gösterilmesi sağlanmıştır.

2-(BN-77303) Belge oluşturma işlemleri esnasında “Gizlilik Derecesi” alanının “Yok” olarak gelmesi için geliştirme yapılmıştır.

3- (BN-77528) Dilekçe hazırlanması esnasında gereği-bilgi alanında sadece birim seçilebilmesi için geliştirme yapılmıştır.

4-) (BN-77109) Genel Evrak Raporu sorgu sonucunda "Yeni Gizlilik Derecesi" nin gösterilmesi için geliştirme yapılmıştır. Gizlilik derecesi güncellenen belgenin gizlilik derecesi genel evrak raporunda da güncellenecektir.

Güncelleme öncesi:

Güncelleme sonrası:

5-) (Bn-77022) E-posta seçenekleri arasına “Amiri olduğum birimin alt birimindeki kullanıcılarda miadı yaklaşan evrak varsa” seçeneği de eklenmiş olup birim yöneticilerinin, kendilerine bağlı alt birimlerde bulunan ve miat tarihi yaklaşan belge olması durumunda e-posta alması sağlanmıştır.

6-) (BN-77107) Gizlilik derecesi güncellenen belgelerin sonra "Yeni Gizlilik Derecesi"nin evrak bilgilerinde gösterilmesi sağlanmıştır.

7-) (BN-76600) Belge oluşturulurken, sistemde kayıtlı herhangi bir belgenenin ilgi olarak eklenmesi esnasında “Gizlilik Kontrolü” yapılması sağlanmıştır. Böylece eklenen ilginin gizlilik derecesinin, oluşturulan belgenin gizlilik seviyesinden yüksek olması engellenmiştir.

8-) (BN-75578) Klasör evrak işlemleri ekranında “İptal Edilen Evrakların” listelenmesi sağlanmış olup pasif şekilde görünecek şekilde ayarlanmıştır. Kullanıcılar iptal edilen belgeler üzerinde sadece “Klasöre Taşıma” işlemi yapabilecektir.

9-) (BN-74929 - BN-74889) Kullanıcı tarafından gönderim şekli "Birim Elden" seçildiği durumlarda uyarı mesajı verilmesi sağlanmıştır. Kullanıcı verilecek uyarı “Gönderim şekli “Birim Elden” olarak seçilen evraklar posta birimine düşmemektedir. Evrak biriminiz tarafından gönderilmesi gerekmektedir” şeklindedir.

10-) (BN-70762) Postalanan evrak raporunda bulunan liste bölümüne “Mobil Tel No” sütunu eklenmiş olup postalanan kişiye ait mobil telefon numarasının rapor üzerinde görünmesi sağlanmıştır. (Gerçek kişi yönetimi ekranında kişiye ait “mobil tel no” bilgisinin daha önceden tanımlanmış olması gerekmektedir.)