GİRİŞ

TÜRKSAT A.Ş’nin Yazılım Geliştirme Direktörlüğü bünyesinde, Kamu kurumlarının EBYS ihtiyacını karşılamak amacıyla, TÜRKSAT mühendisleri tarafından geliştirilmiş olan BELGENET ürünü, 2018 yılı ilk çeyrek itibariyle, Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, 9 Bakanlık ve bağlı birimleri ile 43 diğer kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere, toplam 52 Kamu Kurumunun EBYS ihtiyacını karşılamıştır. Teknolojinin bürokrasiyi kolaylaştırmasıyla, kurumların EBYS alanında farkındalığı her geçen gün artmaktadır. EBYS ihtiyaçlarını karşılamak için bir ürün araştırması yapan kurumlar, BELGENET kullanan diğer kurumlarında referanslarını alarak, yasal standart ve mevzuatlara uygun şekilde geliştirilmiş BELGENET ürününü tercih etmektedir. BELGENET, mutfağında 45 kişilik uzman bir ekip ile kurumların taleplerini geliştirerek yeni versiyonlar üretmektedir. Bu versiyonlar ile sürekli güncelliğini koruyarak uzun vade de kamunun ortak EBYS’ si olma hedefinde ilerlemektedir.

Bu dokümanda, BELGENET kullanmaya başlayacak kamu kurumlarına TÜRKSAT ürün eğitmenleri tarafından beş gün uygulamalı eğitim verilen Birim BELGENET sorumlusu personelin, eğitim bittikten sonra uygulamaya geçiş öncesi, görevli olduğu birimde yapması gerekenleri adım-adım özetlerle anlatılmıştır.

BİRİM YÖNETİMİ

Birime ait bilgilerin güncellendiği alandır. Resimdeki alanlarda girilmiş yanlış bilgiler var ise canlı uygulamaya geçmeden önce düzenlenmesi birim sorumlusunun görevidir. Güncelleme yaparken nelere dikkat edeceği başlıklar halinde anlatılmıştır.

Birim Bilgilerinin Güncellenmesi

Teşkilat Kişi Tanımlamaları / Birim Yönetimi menüsünü açınız.

  Bastığınızda otomatik olarak tanımlı olduğunuz birime ait bilgiler resimdeki gibi birim listesinde çıkmaktadır.    küçük siyah ok simgesine tıkladığınızda alt birimleriniz var ise resimdeki gibi listelenecektir.   Birim bilgileri ekranını açınız.

Eğer bilgilerini güncellediğiniz birime, Havale ya da kurum içinden direkt dağıtımlı belge yazılıyorsa görünür, yazılmıyor ise görünmez yapınız.

Örneğin: A biriminden, bir belgenin dağıtımı: gereği-bilgi kısmına “B birimi Başkanlığına” şeklinde direkt dağıtımlı bir belge gönderiliyorsa A ve B biriminin görünürlük tipi görünür olarak kalmalıdır.

ve kısa ad satırına birimin antet adının tamamı büyük harfle yazılır kısa ad kısmına isteğe bağlı olarak birimin kısaltılmış adı yazılabilir. Bu tablo belgenin dağıtım yerleri kısmında çıkmaktadır.

Antet Nedir : Antet Kurum içi veya Kurum dışı yazılan belgelerin üst kısmında yer alan ve belgenin hangi kurumun, hangi biriminden geldiğini belirten, diğer bir adıyla belge üst bilgisi olarak bilinmektedir. Yazışma kuralları yönetmeliğinde Üst ve alt antet olarak belirtilmiştir. Resimde örnek bir üst antet görebilirsiniz.

Antet tipine: birim, antet de ismini kullanıyor ise antet tipi normal seçilmelidir. Kullanmıyor ise antet yok seçilmelidir. Birim taşra teşkilatı ise ve taşrada yerinden yönetim ile Valilik ya da kaymakamlıklara bağlı ise özel antet seçilmelidir.

Örneğin:  A Başkanlığı kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda üst antet de ismini kullanıyor ise antet tipi normal, kullanmıyor ise antet tipi antet yok olarak seçilmelidir. Özel antet kullanılıyor ise özel antet seçildikten sonra açılan satırlar aşağıdaki örneğe göre doldurulmalıdır.  

Doldurduktan sonra  basarak kaydetmeyi unutmayınız.

  Bu satıra birime ait idari birim kimlik kodu girilir. Belge çıkaran her birim için kaysiste kaydı mevcuttur. Kaysiste yer almayan birimler bağlı olduğu bir üst birimin, idari birim kimlik kodu ile belge üretebilir. KAYSİS’ten idari birim kimlik kodunuzu öğrenmek için tıklayınız. 

  Bağlı olduğu üst birimin girilmesi gerekir.

Birim tipi seçilir. Başkanlık, şube müdürlüğü v.b.

 Posta birimi önemli bir alandır. Kurum dışına giden belgeyi, hangi birim postalama işlemini yapıyorsa, posta birimi olarak seçilmelidir. Örneğin: A dairesi ve A dairesi başkanlığı altında bulunan tüm şube müdürlüklerinin kurum dışına (diğer kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere) gönderilen belgeler hangi birim tarafından postaya veriliyor ise o birim seçilmelidir. Genellikle kurumlarda bu tablo dolu gelir birim doğru girilmişse müdahele etmeyiniz.

 Kep posta birimi, posta birimi ile aynı mantıkta çalışmaktadır. Kurumun KEP yetkilisinin tanımlı olduğu birim seçilir genellikle posta birimi ile aynıdır.

Birime ait özel bir KEP adresi var ise kutucuk tiklenir ve menünün altında bulunan KEP iletişim bilgileri kısmına KEP adresi girilir.

Yetki Devri Nedir: Yetki devri bir kurumun en üst yöneticisinin alt birim yöneticilerine adına imza yetkisi vermesine denir. Örneğin:  A kurumunun üst yöneticisi genel müdür ise belirli konularda kurum dışına yazılan belgelerde kendi adına imza atma yetkisini B daire başkanına bırakır. B daire başkanı kurum dışına giden belgeyi imzaladığında belgenin üzerinde üst yöneticinin adına imza atıldığını belirtmek için otomatik olarak unvanı getirir. Resimde yetki devri için bir örnek görebilirsiniz.

Hangi birim üzerinde işlem yapıyorsanız o birimin birim yöneticisinin eklendiği bölümdür. Örneğin: A dairesi başkanlığının güncelleme işlemi yapılıyorsa A dairesi başkanı amir olarak atanmalıdır.  butonuna tıkladığınızda açılan pencerede birim amiri tanımlaması yapılır.

Kullanıcı satırına yöneticinin adını, görev satırına unvanı, (daire başkanı, şube müdürü v.b.) bağ tipi amir gizlilik derecesi çok gizli seçilmelidir.

Önemli Not: Gizlilik derecesi sadece birim yöneticileri için çok gizli seçilecek, diğer tüm personel için hizmete özel kalacaktır. Bir personelin gizlilik derecesinin değiştirilmesi yetkisi, personelin tanımlı olduğu birim amirinin onayına aittir.

Birim İletişim Bilgilerinin güncellenmesi

Bu ekranda, Üretilen belgelerin alt antette yer alan adres bilgileri girilmektedir. birime ait açık adres bilgileri, telf, fax, e-posta, web site adresi ve KEP adres bilgileri yer almaktadır. Bilgiler doğru ise müdahale etmeyiniz yanlış ise resimdeki satırları doğru bilgiler ile güncelleyiniz. Birime ait iletişim bilgileri örnek resim ile gösterilmiştir.

Bilgilerini girmek için   iletişim bilgileri butonuna basınız.

İletişim bilgileri ekranında yeni iletişim bilgisi girmek ya da güncellemek için

güncelle butonuna basınız.

Satır 1, birimin bulunduğu lokasyonun açık adresini giriniz. Satır 2, birime ait telefon, fax numaralarını giriniz. Satır 3, birime ait kurumsal e-posta adresini, web adresini, Kep adresini giriniz. Bu adresler isteğe bağlıdır. Ancak KEP adresi her kamu kurumu için bulunmalı ve buraya birimin adına alınmış bir KEP adresi yoksa kurumun adına alınmış KEP adresi mutlaka girilmelidir.

Yukarıda anlatılan işlemlerin hepsini tüm alt birimleriniz için tek tek gözden geçirilerek yapılması gerekmektedir. Birim yönetimi ile ilgili daha fazla bilgiye ihtiyacınız olduğunda, buradaki yardım dokümanları içerisinde, birim yönetimi başlıklı doküman ve videoları inceleyebilirsiniz.

KLASÖR YÖNETİMİ

Birime ait Standart dosya planı (SDP) ve özel klasörlerin tanımlandığı menüdür. BELGENET’ e geçtikten sonra belgeleriniz elektronik arşive kapatılmaktadır. Dolayısıyla Devlet Arşivleri genel Müdürlüğünün Kamu kurumları için uygulamış olduğu SDP’nin tamamı bu menüde bulunması gerekir.

SDP Nedir: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Standart  Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimleri­nin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Pla­nı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır.

Birimlere Yüklenen SDP’nın Kontrol Edilmesi

 Klasör İşlemleri / Klasör Yönetimi menüsünü açınız. Sorgulama ve Filtreleme menüsünde  butonuna basarak klasör listesini kontrol ediniz. Eğer klasör listeniz buradaki listede yer alan SDP listesindeki klasörlerin tamamı mevcut ise SDP biriminize yüklenmiştir. Birime yüklenen SDP örnek resimdeki listede göründüğü şekildedir.

Listede eksik görünen klasörleriniz var ise Kurumun BELGENET sistem yöneticisine başvurarak listeyi revize ettirmeniz gerekmektedir.

Özel Klasörlerin Birime Tanımlanması

Devlet Arşivleri SDP dışında kurumlar tarafından kullanılan özel klasörlerin sisteme eklenebilmesini 100-599 arası kodları boş olarak bırakmıştır. Bu kodlar arasına bir klasör eklenecek ise   100-599 satırında   alta yeni ekle butonu kullanılarak yapılır. Oluşturulan bir özel klasör kurumun tüm alt birimleri için kullanılacak ise bu klasörü sistem yöneticisi ekleyerek alt birimlere uyguladığında tüm alt birimlerde bir kopyası oluşur. Birim için oluşturulacak ise BELGENET sorumlusu tanımlar. Tanımlamak için alta yeni ekle butonuna tıkladığınızda resimdeki ekran açılır.

Bu ekrandaki tabloları doldurarak birime yeni klasör tanımlama işlemi yapılır. Tabloların nasıl doldurulacağı, buradaki yardım dokümanları ve videolarında bulunan klasör yönetimi başlığında detaylı şekilde anlatılmıştır.

KULLANICI YÖNETİMİ

   Kullanıcı yönetimi bir birimde tanımlı olan tüm kullanıcıların bilgilerinin ve yetkilerinin güncellendiği menüdür. Kuruma yeni atanmış, emekli olmuş unvanı değişmiş, v.b. tüm kullanıcıların güncellemeleri bu menüden yapılmaktadır.

Kullanıcı Bilgilerinin Güncellenmesi

Kullanıcı İşlemleri  Kullanıcı yönetimi  menüsünü açınız. Sorgulama ve filtreleme ekranında bilgilerini güncellemek istediğiniz kullanıcıya ait sorgulama meta datalarından en az bir tanesini doldurarak sorgulama yapabilirsiniz. Eğer kuruma yeni atanmış bir personel ise  butonuna tıklayarak yeni kullanıcı kayıt menüsünden kullanıcı bilgilerini doldurup kaydedebilirsiniz.

Bir kullanıcının yetki ve bilgileri güncellenirken aşağıdaki alanlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Ayrıca bir kullanıcıya hangi yetkilerin verileceği de önemli bir kısmı oluşturmaktadır. Kullanıcı bilgilerini güncellemek istediğiniz kullanıcının, sorgulanarak bulunduktan sonra kullanıcı bilgilerini güncelle  butonuna tıklayınız.

Kullanıcı bilgileri ekranı açılır. Bu ekranda dikkat edeceğiniz satırları sırasıyla:

 Personelin kimlik numarasıdır. Elektronik imza kullanan personellerde yanlış kimlik numarası ile girilirse imza atamayacaktır.   Personelin imzaladığı belgenin üzerinde görünen ismi bu tablodan çekmektedir. Yazışma kurallarına göre Adın ilk harfi, Soyadın tamamı büyük yazılmalıdır.   BELGENET’e giriş yaparken girilen kullanıcı adı bilgisidir. Tamamı küçük harf olmalı ve Türkçe karakter (ş,ğ,ı v.b.) içeremez.