3- Arşiv Tipi İşlemleri - Belgenet | Arşivnet Yardım Dokümanları

(% style="color: rgb(52, 152, 219); font-size: 18px" %)**Arşiv Tipi İşlemleri**

(% style="font-size:16px" %)Arşiv malzemelerinin tiplerine göre dinamik olarak tanımlanabilmesini sağlayan ekrandır. Arşiv malzemeleri oluşturulurken daha önceden tanımlanan

5

değerler ve organizasyon/kişi tiplerinden faydalanır. Arşiv malzemesinin niteliğine göre her malzeme için farklı kombinasyonlar oluşturulabilmektedir.

6

Arşiv tipi işlemleri ekranına tıklandığında daha önceden tanımlanmış olan arşiv tipleri listelenir. Yeni bir arşiv tipi kaydetmek için sol üst tarafta bulunan

7

“Arşiv Tipi Ekle” butonu kullanılır.

8

9

10

[[image:1732537154923-486.png]]

11

12

13

|[[image:https://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/arsiv/download/6-Y%C3%B6netici%20%C4%B0%C5%9Flemleri/2-Veri%20S%C3%B6zl%C3%BC%C4%9F%C3%BC%20Y%C3%B6netimi/2-Organizasyon%20Ki%C5%9Fi%20Tipi%20%C4%B0%C5%9Flemleri%3A/WebHome/1732535218622-461.png?width=28&height=29||alt="1732535218622-461.png" height="29" width="28"]]|(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Yayımdan Kaldır :__**(% style="font-size:16px" %) Tanımlanmış olan arşiv tiplerinin yayından kaldırılması için kullanılır.

14

|[[image:https://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/arsiv/download/6-Y%C3%B6netici%20%C4%B0%C5%9Flemleri/2-Veri%20S%C3%B6zl%C3%BC%C4%9F%C3%BC%20Y%C3%B6netimi/2-Organizasyon%20Ki%C5%9Fi%20Tipi%20%C4%B0%C5%9Flemleri%3A/WebHome/1732535248748-564.png?width=28&height=31||alt="1732535248748-564.png" height="31" width="28"]]|(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Üst Veri Tanımı Ekle / Güncelle :__**(% style="font-size:16px" %) Tanımlanmış olan arşiv tiplerinin üst/veri eklemek veya güncellemek için kullanılır.

15

|[[image:https://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/arsiv/download/6-Y%C3%B6netici%20%C4%B0%C5%9Flemleri/2-Veri%20S%C3%B6zl%C3%BC%C4%9F%C3%BC%20Y%C3%B6netimi/2-Organizasyon%20Ki%C5%9Fi%20Tipi%20%C4%B0%C5%9Flemleri%3A/WebHome/1732535299314-968.png?width=29&height=31||alt="1732535299314-968.png" height="31" width="29"]]|(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Güncelle :__** (% style="font-size:16px" %)Tanımlanmış olan arşiv tiplerinin güncellemesi için kullanılır.

16

|[[image:https://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/arsiv/download/6-Y%C3%B6netici%20%C4%B0%C5%9Flemleri/2-Veri%20S%C3%B6zl%C3%BC%C4%9F%C3%BC%20Y%C3%B6netimi/2-Organizasyon%20Ki%C5%9Fi%20Tipi%20%C4%B0%C5%9Flemleri%3A/WebHome/1732535315735-317.png?width=28&height=32||alt="1732535315735-317.png" height="32" width="28"]]|(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Yayımla: __**(% style="font-size:16px" %)Tanımlanmış olan arşiv tiplerinin yayımlanması için kullanılır.

|(((

(% style="font-size: 18px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**Arşiv Tipi Ekle**

22

23

24

(% style="font-size:16px" %)Arşiv Tipi Ekle butonuna tıklandıktan sonra sağ tarafta açılan ekranda

25

aşağıdaki işlemler yapılıp ardından “Kaydet” butonuna tıklanması gerekmektedir.

26

27

28

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)__**İkon:**__(% style="font-size:16px" %) Arşiv tipine ait bir ikon eklemek için kullanılır.

29

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)__**Kod:**__(% style="font-size:16px" %) Arşiv tipi kodu girilir.

30

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)__**Metin: **__(% style="font-size:16px" %)Arşiv tipinin adının girildiği alandır.

31

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)__**Kısa Metin:**__(% style="font-size:16px" %) Arşiv tipinin kısa adının girilebileceği alandır.

32

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)__**Detap Tipi:**__ (% style="font-size:16px" %)Arşiv Malzemesi detay tipi seçilir.

33

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)__**Yayımlanma Tarihi:**__ (% style="font-size:16px" %)Yayımlanma tarihi otomatik olarak gelecektir.

34

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)__**Güncelleme Zamanı:**__ (% style="font-size:16px" %)Güncelleme tarihi otomatik olarak gelecektir.

35

36

37

(% style="font-size:16px" %)Arşiv tipi tanımlama işlemi bittikten sonra arşiv malzemesine ait üstverilerin girilmesi gerekmektedir

38

)))|(((

39

(% style="text-align:center" %)

40

[[image:1732537467660-390.png]]

41

)))

42

43

(% style="color: rgb(52, 152, 219); font-size: 18px" %)**Arşiv tipine üstveri eklenmesi**

(% style="font-size:16px" %)Arşiv tipine üst veri eklemek için arşiv tiplerinin listelendiği ekranda ilgili “Arşiv Tipi” üzerinde bulunan “Üstveri Tanımı Ekle” [[image:1732537827680-856.png||height="30" width="28"]] butonuna tıklanır ardından sağ tarafta açılan ekranda “Üstveri Ekle” butonu kullanılarak Arşiv Tipinde bulunması

48

49

(% style="font-size:16px" %)gereken üstveriler sırası ile tanımlanır.

50

51

52

(% style="font-size:16px" %)**__Önemli Not:__ **Arşiv tipinde bulunması gereken üstverilerin analizinin çok dikkatli bir şekilde yapılması gerekmektedir.

53

54

* (% style="font-size:16px" %)Arşive kaydı girilen bir “Arşiv Tipi” daha sonradan güncellenemez

55

56

|(((

57

(% style="font-size:16px" %)Örnek Arşiv Tipi olarak Personel Özlük Dosyalarına ait arşiv tipinin tanımlanması

58

işlemi aşağıda adım adım anlatılacaktır.

59

60

61

* (% style="font-size:16px" %)Analiz Süreci:

62

** (% style="font-size:16px" %)Tanımlanacak olan üstveri alanlarının belirlenmesi. (ad, soyad, kimlik no,sicil numarası, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, calışma durumu)

63

** (% style="font-size:16px" %)Tanımlanacak olan üstveri alanlarının tiplerinin belirlenmesi. (alfabetik,numerik, alfanumerik, değer, tarih, varlık, mantıksal,karma varlık ve karma değer)

64

** (% style="font-size:16px" %)Tanımlanacak alanların zorunlu alan olup olmayacağının belirlenmesi

)))|(((

(% style="text-align:center" %)

69

[[image:1732537782089-175.png]]

)))

|(((

(% style="color: rgb(52, 152, 219); font-size: 18px" %)**Üst verilerin tanımlanması süreci:**

76

77

* (% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Sıra Numarası:__**(% style="font-size:16px" %) Üstveri sıra numarası girilir.

78

* (% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)__**Etiket:**__(% style="font-size:16px" %) Üstveriye ait etiket ismi girilir.

79

* (% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Alan Adı:__**(% style="font-size:16px" %) Üstveri alan adı. (otomatik olarak gelecektir)

80

* (% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Veri Tipi:__**(% style="font-size:16px" %) Veri tipinin seçileceği alandır.

81

** (% style="font-size:16px" %)Alfabetik (uzunluk)

82

** (% style="font-size:16px" %)Numerik (maksimum ve minimum değer)

83

** (% style="font-size:16px" %)Alfanumerik (uzunluk)

84

** (% style="font-size:16px" %)Değer (referans değer tipi)

85

** (% style="font-size:16px" %)Tarih

86

** (% style="font-size:16px" %)Mantıksal (referans varlık tipi)

87

** (% style="font-size:16px" %)Karma varlık (referans varlık tipleri)

88

** (% style="font-size:16px" %)Karma değer (referans değer tipleri)

89

* (% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Zorunluluk:__**(% style="font-size:16px" %) Zorunlu alan olup olmayacağı seçimi

90

* (% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Çoklu seçim:__**(% style="font-size:16px" %) Birden fazla seçeneğin seçilmesi gerektiği durumlarda kullanılır.

91

* (% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__İndekslensin:__**(% style="font-size:16px" %) Seçili alanın indekslenmesi ve bu içerik üzerinden arama yapılmasını sağlar

92

)))|[[image:1732539145820-232.png]]

93

94

* (% style="font-size:16px" %)Tanımlanacak üstveri alanları; Ad, soyad, kimlik no, sicil numarası, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, calışma durumu olarak belirlenmiştir.

95

96

|(% style="width:467px" %)(((

97

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Ad:__**(% style="font-size:16px" %) Veri tipi Alfabetik, 100 karakter ve zorunlu alan olarak belirlenmiştir.

(% style="text-align: right;" %)

105

(% style="font-size:16px" %)**1.**

106

107

(% style="text-align: right;" %)

108

(% style="font-size:16px" %)**Üst Veri **

109

)))|(% style="width:481px" %)(((

110

(% style="text-align:center" %)

111

[[image:1732539428472-389.png]]

112

)))|(% style="width:349px" %)(((

113

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Doğum Tarihi:__**(% style="font-size:16px" %)**__ __**Veri tipi tarih ve zorunlu

114

alan olarak belirlenmiştir.

(% style="text-align: right;" %)

122

(% style="font-size:16px" %)**5.**

123

124

(% style="text-align: right;" %)

125

(% style="font-size:16px" %)**Üst Veri**

126

)))|(% style="width:565px" %)(((

127

(% style="text-align:center" %)

128

[[image:1732539772129-149.png]]

129

)))

130

131

|(% style="width:467px" %)(((

132

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Soyad:__**(% style="font-size:16px" %)**__ __**Veri tipi Alfabetik , 100 karakter

133

ve zorunlu alan olarak belirlenmiştir.

(% style="text-align: right;" %)

141

(% style="font-size:16px" %)**2.**

142

143

(% style="text-align: right;" %)

144

(% style="font-size:16px" %)**Üst Veri **

145

)))|(% style="width:481px" %)(((

146

(% style="text-align:center" %)

147

[[image:1732539710480-441.png||height="248" width="352"]]

148

)))|(% style="width:349px" %)(((

149

150

151

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Doğum Yeri:__** (% style="font-size:16px" %)Veri tipi varlık ve zorunlu

152

alan olarak belirlenmiştir. Organizasyon

153

/ Kişi tanımlamaları (il,ilçe,ülke, kurum

154

tüzel kişi vs) veri tipinde varlık

155

tablosundan seçilebilmektedir.

(% style="text-align: right;" %)

160

(% style="font-size:16px" %)**6.**

161

162

(% style="text-align: right;" %)

163

(% style="font-size:16px" %)**Üst Veri**

164

)))|(% style="width:565px" %)(((

165

(% style="text-align:center" %)

166

[[image:1732539963081-767.png||height="240" width="305"]]

167

)))

168

169

|(% style="width:467px" %)(((

170

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Ad:__** (% style="font-size:16px" %)Veri tipi Alfabetik, 100 karakter ve zorunlu alan olarak belirlenmiştir.

(% style="text-align: right;" %)

178

(% style="font-size:16px" %)**3.**

179

180

(% style="text-align: right;" %)

181

(% style="font-size:16px" %)**Üst Veri **

182

)))|(% style="width:481px" %)(((

183

(% style="text-align:center" %)

184

[[image:1732539428472-389.png]]

185

)))|(% style="width:349px" %)(((

186

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Cinsiyet:__**(% style="font-size:16px" %)**__ __**Veri tipi değer, referans cinsiyet

187

ve zorunlu alan olarak belirlenmiştir.

(% style="text-align: right;" %)

195

(% style="font-size:16px" %)**7.**

196

197

(% style="text-align: right;" %)

198

(% style="font-size:16px" %)**Üst Veri**

199

)))|(% style="width:565px" %)(((

200

(% style="text-align:center" %)

201

[[image:1732540016785-879.png||height="259" width="329"]]

202

)))

203

204

|(% style="width:467px" %)(((

205

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Sicil No:__**(% style="font-size:16px" %) Veri tipi Alfanumerik, 50

206

karakter ve zorunlu alan olarak

207

belirlenmiştir. ( Sicil numaralarında Harf

208

da kullanabileceği varsayılarak

209

alfanumerik alan seçilmiştir.)

(% style="text-align: right;" %)

215

(% style="font-size:16px" %)**4.**

216

217

(% style="text-align: right;" %)

218

(% style="font-size:16px" %)**Üst Veri **

219

)))|(% style="width:481px" %)(((

220

(% style="text-align:center" %)

221

[[image:1732539624799-125.png]]

222

)))|(% style="width:349px" %)(((

223

(% style="font-size: 16px; color: rgb(52, 152, 219)" %)**__Çalışma Durumu:__**(% style="font-size:16px" %) Veri tipi Mantıksal ve

224

zorunlu alan olarak belirlenmiştir.

225

(Çalışma durumu alanı tercihe göre

226

mantıksal alan ya da değer olarak

eklenebilir.)

(% style="text-align: right;" %)

233

(% style="font-size:16px" %)**8.**

234

235

(% style="text-align: right;" %)

236

(% style="font-size:16px" %)**Üst Veri**

237

)))|(% style="width:565px" %)(((

238

(% style="text-align:center" %)

239

[[image:1732540052075-714.png||height="251" width="345"]]

240

)))

241

242

(% style="font-size:16px" %)Üstveri tanımlama işlemi bittikten sonra “Ekle” butonu ile yapılan işlemler kayıt altına alınır.

243

244

245

* (% style="font-size:16px" %)Arşiv tipi yayımda olduğu süreçte üstveriler güncellenemez ya da silinemez.

246

* (% style="font-size:16px" %)Herhangi bir arşiv tipi üzerinden arşiv kaydı yapıldıktan sonra arşiv tipi yayımdan kaldırılsa bile “Üstveriler” güncellenemez ya da silinemez

247

248

(% style="text-align:center" %)

249

[[image:1732540118894-740.png]]

* (% style="font-size:16px" %)Arşiv tipi yayımlandıktan sonra artık “Arşive Kayıt” ekranında listelenmeye başlayacaktır.

254

255