ARŞİV MALZEMESİ

Arşiv Malzemesinin Tanımı:

Arşiv malzemesi kavramı farklı amaçlarla kullanılabilen bir kavramdır. Arşiv malzemesinin mülkiyetini elinde bulunduran özel veya tüzel kişilerin
amaçlarına göre ya da arşiv malzemesini oluşturan belge formlarına göre farklı tanımlamalar yapılabilir.
 

• Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) arşiv malzemesi kavramını en geniş tanımıyla ele alır. Bu bağlamda aşağıda tanımlanan ancak bunlarla sınırlı olmayan arşiv malzemesi tanımları Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) kapsamında yönetilebilmelidir.

Arşiv malzemesi:

• Özel veya kamu kurumlarının faaliyetleri sırasında alınan ya da üretilen; kanıt değeri ya da idarî, hukukî, malî ve/veya tarihî bilgi değeri taşıdığı için
saklanmasına karar verilen, genel olarak güncel olmayan her türlü belgeyi,
• Belli bir amaç ve bütünlük içerisinde derlenmiş her türlü;
◦ Ses ve görüntü kayıtlarını,
◦ Mikro form kayıtlarını,
◦ Harita, plan, çizim ve benzeri kartografik malzemeyi,
• Elektronik ortamda üretilmiş belge ve dosyaları ifade eder.

Arşiv Malzemesinin Özellikleri:

Erişilebilirlik: Arşiv Malzemesi fiziksel veya idari açıdan erişilebilir olmalıdır.

• Arşiv Malzemesine erişim yetkileri tanımlanmış olmalıdır.
• Saklama üniteleri güncel teknolojilerle okunabilir olmalıdır.
• Dosya formatları belgenin bütünlüğüne zarar vermeden kullanıma hazır olmalıdır.

Tanımlanabilirlik: Arşiv malzemesi Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM)sistemi içerisinde hem bağımsız hem de bağlantılı olarak
tanımlanabilir olmalıdır.

• Kimlik bilgisi: referans numarası, varsa adı ve diğer ayırıcı özellikleri,
• Aidiyet bilgisi: üretim sorumlu kişi veya kurumları,
• Form özellikleri: üretim formatı ve/veya belge türü,
• Tarih ve/veya zaman bilgisi tanımlanabilir olmalıdır.

Bütünlük: Arşiv malzemesinin içerdiği bilgi, kurumsal aidiyeti ile cari olduğu dönemdeki belge ve sunum formatı her türlü değişiklikten ve
müdahaleden korunmuş olmalıdır. Elektronik Arşiv Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) içerisinde bütünlüğün korunmasının devamı sağlanmalıdır.