Vekalet Verme İşlemi

Vekalet bırakabilen kullanıcıların; izin, rapor, vb. gibi durumlarda, kendisinin sorumluluğunda olan evrak işlemlerinin aksamaması ve yerinde bulunamayacağı durumlarda bu süreçlerin devam edebilmesi için birimindeki başka bir kullanıcıya vekalet vermesi gerekmektedir. İşte bu vekalet verme işlemi, Amir İşlemleri menüsünün altında yer alan Vekalet Ver butonuna basılarak açılan ekrandan gerçekleştirilecektir.

Vekalet işlemini gerçekleştirmek için girilen ekran iki bölümden oluşmaktadır. Bunlar;

• Yeni Vekalet,
• Vekalet Listesi.

1.Yeni Vekalet: Yeni bir vekalet verme işlemi için kullanılır. Zorunlu alanlar doldurulduktan sonra butonuna basılarak vekalet işlemi gerçekleştirilir. 

Not: Aşağıda Tüm alanların açıklaması yapılacaktır

Onay Evrakı Ekle: Sistemden vekâlet verilmeden önce vekâlete ait resmi olur yazısı alınmalıdır. Alınan bu olur yazısı sisteme vekâlet verilirken bu alandan seçilebilir. Vekâlete olur yazısı ekleyebilmek için onay evrakı ekle alanının yanında bulunan   butonuna basılır. Açılan ekranda evrak arama alanına olur yazısına ait konu ya da sayı bilgisi girildikten sonra   butonuna basılacaktır. Listelenen olur yazılarının içerisinde vekâlete ait olur yazısı   butonuna basılarak seçilir. Not: Bu alan zorunlu değildir.

Vekâleti Veren: Vekâleti veren kullanıcının seçiminin yapıldığı alandır. Kişi seçiminin yapılabilmesi için vekâleti veren satırına isterse kullanıcını adını yazarak veya ağaç diye tabir edilen   butonuna basarak vekâleti veren kullanıcı seçilir. Vekâleti veren kullanıcı seçildiği zaman ekranın sağ tarafında vekâletini veren kullanıcının gelen evraklar listesinde yer alan evrakları listelenmektedir.

Listelenen evrakların arasında vekâleti alacak olan kullanıcıya devredilecek evraklar var ise bunların seçimi yapılmalıdır.

Vekâleti Alan: Vekalet kime verilmek isteniyorsa o kişinin seçileceği alandır. Vekaleti alan kişinin seçilmesi için vekaleti alacak kişinin adı bu alana girilmelidir. Girilen ada göre gelen listeden kullanıcının adı seçilir.

Onay Verecek: Girilen vekalet işlemi, bir üst amire onaya gönderilecek ise; üst amirin adının seçimi buradan yapılacaktır.   Butonuna basıldığında gelen kişi listesinden onaylayacak kişi seçimi yapılır. Zorunlu alan değildir.

Not: Onay verecek seçimi yapılmadan   butonuna basıldığında vekalet onaya gitmeden aktif olacaktır.

Başlangıç Tarihi: Vekâletin başlangıç tarihinin girileceği alandır. Butonuna basıldıktan sonra açılacak olan takvimden vekâletin başlayacağı tarih seçilir.

Bitiş Tarihi: Vekâletin biteceği tarihin girileceği alandır.   Butonuna basıldıktan sonra açılacak olan takvimden vekâletin biteceği tarih seçilir.

Evrakta Vekâlet Ön Eki Görünsün: Vekâlet veren Kullanıcının unvanı vekâlet alan kullanıcının yapacağı işlemlerde görünmesi için seçileceği alandır. 

Özel Unvan Kullan: Vekaletle verilen kullanıcının kullanacağı unvanın manuel olarak yazıldığı alandır.

Açıklama: Vekâlet ile ilgili varsa açıklamanın girileceği alandır.

Devredilecek Evraklar: Vekâlet veren kullanıcının Gelen Evraklar menüsünde bulunan evrakların, vekâlet alan kullanıcıya aşağıdaki ekrandan seçilerek devredilebileceği alandır.

Devredilecek Roller: Vekâlet veren kullanıcının vekaleti alan kullanıcıya rollerini devrettiği ekrandır.

NOT: Roller varsayılan olarak seçili gelecektir.

2- Vekalet Listesi

Yetki verilmiş veya amir yetkisine sahip kullanıcılarda gelecek olan bu ekranda; Kendi ve alt birimine bağlı kullanıcıların vekaletlerini listeleyebilir ve aktif olan vekaleti pasif yapabilecektir.

Vekalet ver ekranına girildiğinde vekalet listesi butonu tıklanır. Açılan ekranda listelenmek istenen vekaletlerin tarih aralığı girilerek   butonuna basıldığında seçilen tarih aralığındaki durum bilgisi girilen vekaletler (aktif/pasif/onay bekleyen) listelenecektir. Kullanıcı listelenen aktif vekalete iptal nedenini girmek kaydıyla butonuna basarak iptal edebilecektir.

Not: Vekalet Veren ve Vekalet Alan alanları doldurarak filtreleme yapılabilmektedir.

** Verilen vekâlet aktif olduğunda; vekâleti alan kullanıcının sol menüsünde yer alan BİRİMLERİM başlığı altında görüntülenecek olup vekâleten gelen evraklar üzerinde işlem yapmak için bu butona basılması gerekmektedir. Ek olarak, bu butona basıldığında vekâleti veren kullanıcının yetkilerine göre bütün ekran güncellenecektir.

** Onay akışında veya evrak havale işleminde; vekâleti veren kullanıcının adı seçildiği takdirde seçen kullanıcıya aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibi bir uyarı verilmektedir. Verilen uyarıda, kullanıcı evrakı asile mi yoksa vekâleten bakana mı gönderileceğinin seçimini   butonuna basarak yapacaktır.