Wiki source code of l- Evrak Arama

Version 88.1 by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2022/09/12 15:36
Show last authors
1 [[image:1662961798280-249.png]]
2
3 Kullanıcının sistem içerisinde yer alan ve kendi erişimine izin verilen evraklar arasında arama yapabilmesi için kullanılır.
4
5 = **1. Evrak Arama** =
6
7 = **2. Detaylı Evrak Arama** =
8
9 = **3. Tebliğ Arama** =
10
11 = =
12
13 = **4. Arama Motoru** =
14
15 = **5. ArşivNet'ten Arama** =
16
17
18 == **1. Evrak Arama** ==
19
20 Kullanıcının sistem içerisinde yer alan ve kendi erişimine izin verilen evraklar arasında arama yapılabilmesi için kullanılır. Kullanıcı evraka ait temel bilgilerini girerek evrak arama gerçekleştirebilir. Evrak Arama ekranında; **Gelen Evrak, Giden Evrak ve Onay şeklinde arama kriterleri mevcuttur.** Evrak Tarihi, Evrakın Aranacağı Yer ve Arama Kriteri bilgileri girildikten sonra [[image:1559288531837-621.png]] butonuna basılarak evrak arama işlemi gerçekleştirilir. Evraklar listelendikten sonra [[image:1559288539766-174.png]] butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilebilir.
21
22 [[image:1662967062218-108.png]]
23
24 **1.1 Evrak Tarihi**
25
26 Evrak tarihi aralığı girilerek arama yapılması için kullanılır.
27
28 [[image:1662967794233-428.png]]
29
30 **1.2 Evrakın Aranacağı Yer**
31
32 Birim Evrakları Ara, İşlem Yaptıklarımdan Ara, Klasörde Ara başlıkları seçimi yapılan alandır.
33
34 [[image:1662967535093-841.png]]
35
36 **1.2.1 Birim Evrakları Ara**
37
38 Eğer kullanıcı, birimde işlem yapılan belgeler içinde arama yapmak isterse, Birim Evraklarında Ara alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi, Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288567613-472.png]] butonuna basması gerekmektedir.
39
40 **1.2.2 İşlem Yaptıklarımdan Ara**
41
42 Eğer kullanıcı, kendi işlem yaptığı belgeler içinde arama yapmak isterse, İşlem Yaptıklarım alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288569546-878.png]] butonuna basması gerekmektedir.
43
44 **1.2.3 Klasörde Ara**
45
46 Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. Arama Kriteri seçilip [[image:1559288572484-740.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.
47
48
49 **1.3 Arama Kriteri**
50
51 Evrakın Kayıt sayısı, Evrak Sayı, Evrakın Konusu, Geldiği Yer ve Evrakın Gönderildiği Birim Başlıklarının seçilebileceği alandır.
52
53 [[image:1662969710043-274.png]]
54
55 **1.3.1 Evrakın Kayıt sayıs**ı
56
57 Sistemin belgeye verdiği kayıt sayısı ile arama yapılması için kullanılır.
58
59 [[image:1662970222883-809.png]]
60
61 **1.3.2 Evrak Sayı**
62
63 Evrakın işlem gördüğü sayı üzerinden arama yapılır.
64
65 [[image:1662970372912-951.png]]
66
67 **1.3.3 Evrakın Konusu **
68
69 Evrakın işlem gördüğü konu üzerinden arama yapılır.
70
71 [[image:1662970418849-493.png]]
72
73 **1.3.4 Geldiği Yer**
74
75 Evrakın geldiği yere göre arama yapılmak istenirse, bu alana evrakın geldiği yer yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir.
76
77 [[image:1662970495526-660.png]]
78
79 **1.3.5 Evrakın Gönderildiği Birim**
80
81 Evrakın gönderildiği birime göre arama yapılmak istenirse, bu alana gönderildiği yer yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir.
82
83
84 [[image:1662971088894-317.png]]
85
86 **Evrak Listesi**
87
88 Kriterler girildikten sonra yapılan arama sonucunda kullanıcının erişim yetkisi olduğu evraklar listelenecektir.
89
90 [[image:1662973605739-883.png]]
91
92 == **2. Detaylı Evrak Arama** ==
93
94 Açılan ekranda gerekli arama kriterleri girilip  [[image:1559288653936-690.png]] butonuna basılarak girilen kriterlere uyan evraklar listelenecektir.
95
96 [[image:1662972213476-884.png]]
97
98
99 **2.1 Evrak Tarihi**
100
101 Evrak tarihi aralığı girilerek arama yapılması için kullanılır.
102
103 [[image:1662967794233-428.png]]
104
105 **2.2 Evrakın Aranacağı Yer**
106
107 Birim Evrakları Ara, İşlem Yaptıklarımdan Ara, Klasörde Ara başlıkları seçimi yapılan alandır.
108
109 [[image:1662974053696-195.png]]
110
111 **Birim Evrakları Ara**
112
113 Eğer kullanıcı, birimde işlem yapılan belgeler içinde arama yapmak isterse, Birim Evraklarında Ara alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi, Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288567613-472.png]] butonuna basması gerekmektedir.
114
115 **İşlem Yaptıklarımdan Ara**
116
117 Eğer kullanıcı, kendi işlem yaptığı belgeler içinde arama yapmak isterse, İşlem Yaptıklarım alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288569546-878.png]] butonuna basması gerekmektedir.
118
119 **Klasörde Ara**
120
121 Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. Arama Kriteri seçilip [[image:1559288572484-740.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.
122
123 **Arama Kriteri**
124
125 Belge arama işlemi için; tüm belge tipleri için belge konusu, gelen belgeler için belge sayısı ve belge numarası ile arama yapabilmek için kullanılır.
126
127 **Evrakın Kayıt sayıs**ı
128
129 Sistemin belgeye verdiği kayıt sayısı ile arama yapılması için kullanılır.
130
131 **Oluşturulma Tarihi**
132
133 Belli tarihler arasında oluşturulan bir belge aramak için, Arama Detayları ekranında Oluşturulma Tarihi alanında bulunan [[image:1559288707323-435.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak açılan takvimden istenilen tarih girilmelidir.
134
135 [[image:1662978990286-423.png]]
136
137 **Miat Günü**
138
139 Evrakın miat gününe göre arama yapmak için kullanılır.
140
141 [[image:1662979103003-274.png]]
142
143 **Miat Tarihi**
144
145 Evrakın miat tarihi veya miat tarih aralığı girilerek arama yapmak için kullanılır. Miat alanında bulunan [[image:1559288718427-755.png]] işaretine fare ile bir kez tıklanarak açılan takvimden istenilen tarih girilmelidir.
146
147 [[image:1662979074685-651.png]]
148
149 **Evrak Tipi**
150
151 Evrakın tipine göre arama yapılmak istenirse;
152
153 **Gelen Evrak, Giden Evrak, Onay, E-Dilekçe, Dilekçe, Giden Evrak Defter Kayıt Defteri, Doküman, Karar, Arşiv Gelen Evrak Kayıt ve Arşiv Giden Evrak Kayıt **başlıklarında oluşmaktadır. Herhangi biri seçilerek arama işlemi yapılabilir. Bütün evrak türlerinde arama yapılmak istenirse bu alandan herhangi bir kayıt seçilmesine gerek yoktur.
154
155 [[image:1662979368707-215.png]]
156
157 **Gizlilik Derecesi**
158
159 Evrakın gizlilik derecesine göre arama yapmak için kullanılır. Gizlilik derecesi seçildikten sonra [[image:1559288743136-997.png]] butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.
160
161 [[image:1662979856382-187.png]]
162
163 **İmzalayanlar**
164
165 Evrakın ‘’İMZA’’ işlemi gördüğü kullanıcı veya kullanıcıların isimlerine göre arama yapılmak istenirse, bu alana imza işlemi yapan kullanıcı veya kullanıcıların isimleri yazılarak arama yapılır.
166
167 [[image:1662979909611-308.png]]
168
169 **Paraflayanlar**
170
171 Evrakın ‘’PARAFLAMA’’ işlemi gördüğü kullanıcı veya kullanıcıların isimlerine göre arama yapılmak istenirse, bu alana paraflama işlemi yapan kullanıcı veya kullanıcıların isimleri yazılarak arama yapılır.
172
173 [[image:1662981115841-468.png]]
174
175 **Gönderildiği Yer: **Evrakın gönderildiği dağıtım yerine (Birim, Kurum, vs.)  göre arama yapmak isterse, bu alandan istenilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.)  seçilir. Ardından açılan listeden gönderilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçimi yapılır.
176
177 [[image:1662980752460-705.png]]
178
179 **Gönderildiği Kurum**
180
181 Evrakın gönderildiği kuruma göre arama yapılmak istenirse, bu alana kurumun adı yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir. Ayrıca kullanıcı [[image:1559288760798-174.png]] kutucuğunu işaretleyerek Alt birime gönderilen evraklara da ulaşabilir.
182
183 [[image:1662981174316-153.png]]
184
185 **Geldiği Yer**
186
187 Evrakın geldiği dağıtım yerine (Birim, Kurum, vs.)  göre arama yapmak isterse, bu alandan istenilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.)  seçilir. Ardından açılan listeden gelen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçimi yapılır.
188
189
190 **Geldiği Kurum: **Evrakın geldiği kuruma göre arama yapılmak istenirse, bu alana geldiği kurumun adı yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir. . Ayrıca kullanıcı [[image:1559288769113-155.png]] kutucuğu işaretleyerek Alt birimlerdeki evraklara da ulaşabilir.
191
192 **Evrak Türü:** Evrakın işlem yapıldığı türüne göre arama yapılmak istenirse,
193
194 **Resmi Yazı,**
195
196 **Dilekçe,**
197
198 **Genelge**
199
200 **Beyanname,**
201
202 **Resmi Yazışma – Ruhsat**
203
204 **Tebligat,**
205
206 **Diğer**
207
208 Olmak üzere yedi farklı seçenek seçilerek arama işlemi yapılabilir.
209
210
211 **İçerik Arama: **Evrakın içerisinde geçen bir kelimeden arama yapılabilmesi için kullanılır. Arama kriteri alanına evrakların içerisinde aramak istenen kelime girildikten sonra  butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.
212
213 **Klasörde Arama:** Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. ‘’Klasöre Kaldırılma Tarihi’’ veya ‘’Aranacak klasörler’’ seçilerek [[image:1559288890582-375.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir. Ayrıca kullanıcı yetkisi dahilinde kişisel klasörlere kaldırılmış evrakları [[image:1559288900103-922.png]] kutucuğunu işaretleyerek de arama yapabilir.
214
215 **Ek Ara: **Ek Ara fonksiyonu ile kullanıcı evrakların içerisine eklediği eklerin içerisinde arama yapabilmektedir.  Ek arama işlemi;
216
217 Ek eklerken girilen açıklama bilgisine göre,
218
219 Evraka eklenen dosyanın adına göre ve,
220
221 Evraka eklenen ekin dosya formatına göre olmak üzere 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.
222
223 Evraklar listelendikten sonra [[image:1559288923316-307.png]] butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilebilir, [[image:1559288933003-905.png]] butonuna basılarak evraklar kullanıcının takibimdeki evraklar listesine eklenebilecektir.
224
225 Ve/Veya Kriteri
226
227 Evrak arama ekranında, birden fazla arama kriteri girilerek arama işlemi gerçekleştirilebilecektir. Öyle ki, arama alanlarının sol tarafında yer alan [[image:1559288955405-513.png]] , [[image:1559288961731-200.png]]kriterleri bunun için kullanılacaktır.
228
229 [[image:1559288970935-870.png]]Kriteri: Birden fazla alana girilen arama kriterinin aynı evrakta var olması durumunda evraklar listelenecektir. Örneğin, arama işleminde 3 farklı alanda arama yapıyor olalım. Evrak tarihi olarak 11/02/2019 girilsin [[image:1559289025802-502.png]] evrak konusu olarak faaliyet raporu girilsin [[image:1559289033133-954.png]] evrakın geldiği yer olarak da Cumhurbaşkanlığı seçilmiş olsun.  Kullanıcı [[image:1559289010612-265.png]] butonuna bastığında arama kriterleri arasında    [[image:1559288992627-449.png]] olduğu için girilen 3 kriter aynı anda bir evrakta yer alıyorsa, o evrak arama sonucunda listelenecektir. Ancak, bu 3 kriterden herhangi bir tanesine uyan evrak yok ise arama sonucu boş gelecektir.
230
231 [[image:1559289045923-168.png]] Kriteri: Kullanıcının birden fazla alana girdiği arama kriterlerinden herhangi birine uyan bir evrak olması durumunda evraklar listelenecektir. Yukarıdaki maddede verilen örneğe göre, girilen 3 farklı arama kriterinin arasına [[image:1559289051498-601.png]]eklenmiş olması durumunda, 3 kriterden herhangi birisine uyan evrak arama sonucunda listelenecektir.
232
233
234 3. TEBLİĞ ARAMA
235
236
237 Tebliğ ve Tebellüğ edilen evrak aramalarının gerçekleştirmesi için kullanılır. Tebliğ veya Tebellüğ eden seçeneği otomatik olarak kullanıcının kendi adı ile görüntülenmektedir. ‘’Tebliğ veya Tebellüğ’’ seçeneklerinden biri seçilir. Tebliğ/Tebellüğ tarih aralığı, Arama kriteri, Geldiği Yer, Tebliğ Eden/Tebellüğ Eden Kullanıcı seçenekleri doldurularak butonuna basılır. Evraklar listelendikten sonra butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilir.
238
239 [[image:1559289070077-214.png]]
240
241 4. ARAMA MOTORU
242
243 Evrakın içerisinde geçen bir kelimeden arama yapılabilmesi için kullanılır. Arama kriteri alanına evrakların içerisinde aramak istenen kelime girildikten sonra  [[image:1559289418675-818.png]]butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.
244
245 [[image:1559289449443-873.png]]
246
247
248 Aşağıdaki kutucuğa yazmış olduğunuz tam kelime ile görmeye yetkili olduğunuz evrakların "evrak sayı", "konu" ve "metin içeriğinden" arama yapılmaktadır.
249 Aramalarda En az 3 karakter girilmelidir. Yazılan kelimenin tamamı aramada kullanılmakta olup yazılan kelime ile başlayanları aramak için "%" karakteri kullanılmaktadır.
250 Örn: "Türk%" yazıldığında Türk ile başlayan tüm kelimeler aranmaktadır. "Türk, Türkiye, Türksat vb."
251
252 [[image:1559289537978-937.png]]
253
254
255
256 5. ArşivNet’ten ARAMA
257
258
259
260 ArşivNet ile entegrasyonu olan kurumlardaki kullanıcıların Arşiv Planı ve plana bağlı dizini seçerek, belirlediği diğer kriterlerle beraber "Ara"  [[image:1559289577742-947.png]] butonuna basılarak uygun sonuçları listelediği alandır.
261
262 Arama sonucunda listelenen malzemelerin detay ekranına erişmek için "Detay" [[image:1559289596556-916.png]] butonuna basıldığında kullanıcının Arşivnet yetkilerine bakılır ve yetkisi varsa detaya erişilir.
263
264 [[image:1559289626233-366.png||height="310" width="883"]]
265
266 FİZİKSEL ARŞİV ARAMA
267
268
269 Kullanıcının Fiziksel arşive kaldırılan evraklarda arama yapabildiği alandır. Kullanıcı; ‘’Evrak Tarihi, Arşivin aranacağı Birim, Evrak Kayıt Sayısı, Evrak Kayıt Numarası, Evrak Konusu, Arama Tipi ve Fiziksel Arşiv Yeri’’ kriterlerini doldurup ‘’Ara’’ [[image:1559289648790-805.png]] butonuna basmalıdır. Arama sonucunda listelenen evrakların detay ekranına erişmek için "Detay" [[image:1559289684729-613.png]] butonuna basılmalıdır.
270
271 [[image:1559289930546-445.png]]