Wiki source code of l- Evrak Arama

Yazılım Geliştirme Direktörlüğü ile modifiye Son 2022/09/13 17:26
Show last authors
1 [[image:1662961798280-249.png]]
2
3 Kullanıcının sistem içerisinde yer alan ve kendi erişimine izin verilen evraklar arasında arama yapabilmesi için kullanılır.
4
5 = **1. Evrak Arama** =
6
7 = **2. Detaylı Evrak Arama** =
8
9 = **3. Tebliğ Arama** =
10
11 = =
12
13 = **4. Arama Motoru** =
14
15 = **5. ArşivNet'ten Arama** =
16
17
18 == **1. Evrak Arama** ==
19
20 Kullanıcının sistem içerisinde yer alan ve kendi erişimine izin verilen evraklar arasında arama yapılabilmesi için kullanılır. Kullanıcı evraka ait temel bilgilerini girerek evrak arama gerçekleştirebilir. Evrak Arama ekranında; **Gelen Evrak, Giden Evrak ve Onay şeklinde arama kriterleri mevcuttur.** Evrak Tarihi, Evrakın Aranacağı Yer ve Arama Kriteri bilgileri girildikten sonra [[image:1559288531837-621.png]] butonuna basılarak evrak arama işlemi gerçekleştirilir. Evraklar listelendikten sonra [[image:1559288539766-174.png]] butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilebilir.
21
22 [[image:1662967062218-108.png]]
23
24 **1.1 Evrak Tarihi**
25
26 Evrak tarihi aralığı girilerek arama yapılması için kullanılır.
27
28 [[image:1662967794233-428.png]]
29
30 **1.2 Evrakın Aranacağı Yer**
31
32 Birim Evrakları Ara, İşlem Yaptıklarımdan Ara, Klasörde Ara başlıkları seçimi yapılan alandır.
33
34 [[image:1662967535093-841.png]]
35
36 **1.2.1 Birim Evrakları Ara**
37
38 Eğer kullanıcı, birimde işlem yapılan belgeler içinde arama yapmak isterse, Birim Evraklarında Ara alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi, Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288567613-472.png]] butonuna basması gerekmektedir.
39
40 **1.2.2 İşlem Yaptıklarımdan Ara**
41
42 Eğer kullanıcı, kendi işlem yaptığı belgeler içinde arama yapmak isterse, İşlem Yaptıklarım alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288569546-878.png]] butonuna basması gerekmektedir.
43
44 **1.2.3 Klasörde Ara**
45
46 Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. Arama Kriteri seçilip [[image:1559288572484-740.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.
47
48
49 **1.3 Arama Kriteri**
50
51 Evrakın Kayıt sayısı, Evrak Sayı, Evrakın Konusu, Geldiği Yer ve Evrakın Gönderildiği Birim Başlıklarının seçilebileceği alandır.
52
53 [[image:1662969710043-274.png]]
54
55 **1.3.1 Evrakın Kayıt sayıs**ı
56
57 Sistemin belgeye verdiği kayıt sayısı ile arama yapılması için kullanılır.
58
59 [[image:1662970222883-809.png]]
60
61 **1.3.2 Evrak Sayı**
62
63 Evrakın işlem gördüğü sayı üzerinden arama yapılır.
64
65 [[image:1662970372912-951.png]]
66
67 **1.3.3 Evrakın Konusu **
68
69 Evrakın işlem gördüğü konu üzerinden arama yapılır.
70
71 [[image:1662970418849-493.png]]
72
73 **1.3.4 Geldiği Yer**
74
75 Evrakın geldiği yere göre arama yapılmak istenirse, bu alana evrakın geldiği yer yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir.
76
77 [[image:1662970495526-660.png]]
78
79 **1.3.5 Evrakın Gönderildiği Birim**
80
81 Evrakın gönderildiği birime göre arama yapılmak istenirse, bu alana gönderildiği yer yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir.
82
83
84 [[image:1662971088894-317.png]]
85
86 **Evrak Listesi**
87
88 Kriterler girildikten sonra yapılan arama sonucunda kullanıcının erişim yetkisi olduğu evraklar listelenecektir.
89
90 [[image:1662973605739-883.png]]
91
92 == **2. Detaylı Evrak Arama** ==
93
94 Açılan ekranda gerekli arama kriterleri girilip  [[image:1559288653936-690.png]] butonuna basılarak girilen kriterlere uyan evraklar listelenecektir.
95
96 [[image:1662972213476-884.png]]
97
98 == **2.1 Arama** ==
99
100 **Evrak Tarihi**
101
102 Evrak tarihi aralığı girilerek arama yapılması için kullanılır.
103
104 [[image:1662967794233-428.png]]
105
106 **Evrakın Aranacağı Yer**
107
108 Birim Evrakları Ara, İşlem Yaptıklarımdan Ara, Klasörde Ara başlıkları seçimi yapılan alandır.
109
110 [[image:1662974053696-195.png]]
111
112 **Birim Evrakları Ara**
113
114 Eğer kullanıcı, birimde işlem yapılan belgeler içinde arama yapmak isterse, Birim Evraklarında Ara alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi, Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288567613-472.png]] butonuna basması gerekmektedir.
115
116 **İşlem Yaptıklarımdan Ara**
117
118 Eğer kullanıcı, kendi işlem yaptığı belgeler içinde arama yapmak isterse, İşlem Yaptıklarım alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288569546-878.png]] butonuna basması gerekmektedir.
119
120 **Klasörde Ara**
121
122 Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. Arama Kriteri seçilip [[image:1559288572484-740.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.
123
124 **Arama Kriteri**
125
126 Belge arama işlemi için; tüm belge tipleri için belge konusu, gelen belgeler için belge sayısı ve belge numarası ile arama yapabilmek için kullanılır.
127
128 **Evrakın Kayıt sayıs**ı
129
130 Sistemin belgeye verdiği kayıt sayısı ile arama yapılması için kullanılır.
131
132 == **2.2 Arama Detayları** ==
133
134 **Oluşturulma Tarihi**
135
136 Belli tarihler arasında oluşturulan bir belge aramak için, Arama Detayları ekranında Oluşturulma Tarihi alanında bulunan [[image:1559288707323-435.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak açılan takvimden istenilen tarih girilmelidir.
137
138 [[image:1662978990286-423.png]]
139
140 **Miat Günü**
141
142 Evrakın miat gününe göre arama yapmak için kullanılır.
143
144 [[image:1662979103003-274.png]]
145
146 **Miat Tarihi**
147
148 Evrakın miat tarihi veya miat tarih aralığı girilerek arama yapmak için kullanılır. Miat alanında bulunan [[image:1559288718427-755.png]] işaretine fare ile bir kez tıklanarak açılan takvimden istenilen tarih girilmelidir.
149
150 [[image:1662979074685-651.png]]
151
152 **Evrak Tipi**
153
154 Evrakın tipine göre arama yapılmak istenirse;
155
156 **Gelen Evrak, Giden Evrak, Onay, E-Dilekçe, Dilekçe, Giden Evrak Defter Kayıt Defteri, Doküman, Karar, Arşiv Gelen Evrak Kayıt ve Arşiv Giden Evrak Kayıt **başlıklarında oluşmaktadır. Herhangi biri seçilerek arama işlemi yapılabilir. Bütün evrak türlerinde arama yapılmak istenirse bu alandan herhangi bir kayıt seçilmesine gerek yoktur.
157
158 [[image:1662979368707-215.png]]
159
160 **Gizlilik Derecesi**
161
162 Evrakın gizlilik derecesine göre arama yapmak için kullanılır. Gizlilik derecesi seçildikten sonra [[image:1559288743136-997.png]] butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.
163
164 [[image:1662979856382-187.png]]
165
166 **İmzalayanlar**
167
168 Evrakın ‘’İMZA’’ işlemi gördüğü kullanıcı veya kullanıcıların isimlerine göre arama yapılmak istenirse, bu alana imza işlemi yapan kullanıcı veya kullanıcıların isimleri yazılarak arama yapılır.
169
170 [[image:1662979909611-308.png]]
171
172 **Paraflayanlar**
173
174 Evrakın ‘’PARAFLAMA’’ işlemi gördüğü kullanıcı veya kullanıcıların isimlerine göre arama yapılmak istenirse, bu alana paraflama işlemi yapan kullanıcı veya kullanıcıların isimleri yazılarak arama yapılır.
175
176 [[image:1662981115841-468.png]]
177
178 **Gönderildiği Yer: **Evrakın gönderildiği dağıtım yerine (Birim, Kurum, vs.)  göre arama yapmak isterse, bu alandan istenilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.)  seçilir. Ardından açılan listeden gönderilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçimi yapılır.
179
180 [[image:1662980752460-705.png]]
181
182 **Gönderildiği Kurum**
183
184 Evrakın gönderildiği kuruma göre arama yapılmak istenirse, bu alana kurumun adı yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir. Ayrıca kullanıcı [[image:1559288760798-174.png]] kutucuğunu işaretleyerek Alt birime gönderilen evraklara da ulaşabilir.
185
186 [[image:1662981174316-153.png]]
187
188 **Geldiği Yer**
189
190 Kullanıcı, Birim, Gerçek Kişi, Tüzel Kişi ve Kurum başlıklarından oluşmaktadır.
191
192 [[image:1662985890883-834.png]]
193
194 Geldiği yer başlığı seçimi yapıldıktan sonra ilgili başlığa göre aranacak satır gelecektir.
195
196 [[image:1662986261774-148.png]]
197
198
199 **Evrak Türü**
200
201 Evrak Türü seçimi yapıldığı alandır. **Resmi Yazı, Dilekçe, Genelge Beyanname, Resmi Yazışma – Ruhsat, Tebligat ve Diğer **olmak üzere yedi farklı seçenek seçilerek arama işlemi yapılabilir.
202
203 [[image:1662986811208-238.png]]
204
205 == **2.3 İçerik Arama** ==
206
207 Evrakın içerisinde geçen bir kelimeden arama yapılabilmesi için kullanılır. Arama kriteri alanına evrakların içerisinde aramak istenen kelime girildikten sonra [[image:1662987322513-829.png]] butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.
208
209 [[image:1662987288342-481.png]]
210
211 Ara butonuna basıldıktan sonra evrakların listelenmesi;
212
213 [[image:1663048947641-498.png]]
214
215 == **2.4 Klasörde Arama** ==
216
217 Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. ‘’Klasöre Kaldırılma Tarihi’’ veya ‘’Aranacak klasörler’’ seçilerek [[image:1559288890582-375.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.
218
219 [[image:1662987407737-659.png]]
220
221 == **2.5 Ek Ara** ==
222
223 Ek Ara fonksiyonu ile kullanıcı evrakların içerisine eklediği eklerin içerisinde arama yapabilmektedir.  Ek arama işlemi; Ek eklerken girilen açıklama bilgisine göre, Evraka eklenen dosyanın adına göre ve, Evraka eklenen ekin dosya formatına göre olmak üzere 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.
224
225 [[image:1662987584703-407.png]]
226
227 **Evrak Listesi**
228
229 Kriterler girildikten sonra yapılan arama sonucunda kullanıcının erişim yetkisi olduğu evraklar listelenecektir.
230
231 [[image:1663049065744-116.png]]
232
233
234 (% class="wikigeneratedid" id="H2.Detayl131EvrakArama-1" %)
235 Evraklar listelendikten sonra [[image:1559288923316-307.png]] butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilebilir, [[image:1663049103331-373.png]] butonuna basılarak evraklar kullanıcının takibimdeki evraklar listesine eklenebilecektir.
236
237 Ve/Veya Kriteri
238
239 **NOT;**
240
241 Evrak arama ekranında, birden fazla arama kriteri girilerek arama işlemi gerçekleştirilebilecektir. Öyle ki, arama alanlarının sol tarafında yer alan [[image:1559288955405-513.png]] , [[image:1559288961731-200.png]]kriterleri bunun için kullanılacaktır.
242
243 [[image:1559288970935-870.png]]Kriteri: Birden fazla alana girilen arama kriterinin aynı evrakta var olması durumunda evraklar listelenecektir. Örneğin, arama işleminde 3 farklı alanda arama yapıyor olalım. Evrak tarihi olarak 11/02/2019 girilsin [[image:1559289025802-502.png]] evrak konusu olarak faaliyet raporu girilsin [[image:1559289033133-954.png]] evrakın geldiği yer olarak da Cumhurbaşkanlığı seçilmiş olsun.  Kullanıcı [[image:1559289010612-265.png]] butonuna bastığında arama kriterleri arasında    [[image:1559288992627-449.png]] olduğu için girilen 3 kriter aynı anda bir evrakta yer alıyorsa, o evrak arama sonucunda listelenecektir. Ancak, bu 3 kriterden herhangi bir tanesine uyan evrak yok ise arama sonucu boş gelecektir.
244
245 [[image:1559289045923-168.png]] Kriteri: Kullanıcının birden fazla alana girdiği arama kriterlerinden herhangi birine uyan bir evrak olması durumunda evraklar listelenecektir. Yukarıdaki maddede verilen örneğe göre, girilen 3 farklı arama kriterinin arasına [[image:1559289051498-601.png]]eklenmiş olması durumunda, 3 kriterden herhangi birisine uyan evrak arama sonucunda listelenecektir.
246
247
248 == **3. Tebliğ Arama** ==
249
250
251 Tebliğ ve Tebellüğ edilen evrak aramalarının gerçekleştirmesi için kullanılır. Tebliğ veya Tebellüğ eden seçeneği otomatik olarak kullanıcının kendi adı ile görüntülenmektedir. ‘’Tebliğ veya Tebellüğ’’ seçeneklerinden biri seçilir. Tebliğ/Tebellüğ tarih aralığı, Arama kriteri, Geldiği Yer, Tebliğ Eden/Tebellüğ Eden Kullanıcı seçenekleri doldurularak [[image:1559289418675-818.png]]butonuna basılır. Evraklar listelendikten sonra [[image:1559288923316-307.png]]butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilir.
252
253 [[image:1663049326521-189.png]]
254
255 == **4. Arama Motoru** ==
256
257 Evrakın içerisinde geçen bir kelimeden arama yapılabilmesi için kullanılır. Arama kriteri alanına evrakların içerisinde aramak istenen kelime girildikten sonra  [[image:1559289418675-818.png]]butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.
258
259 [[image:1663049557272-869.png]]
260
261
262 Aşağıdaki kutucuğa yazmış olduğunuz tam kelime ile görmeye yetkili olduğunuz evrakların "evrak sayı", "konu" ve "metin içeriğinden" arama yapılmaktadır. Aramalarda En az 3 karakter girilmelidir. Yazılan kelimenin tamamı aramada kullanılmakta olup yazılan kelime ile başlayanları aramak için "*" karakteri kullanılmaktadır. **Örnek**: "Türk*" yazıldığında Türk ile başlayan tüm kelimeler aranmaktadır. "Türk, Türkiye, Türksat vb."
263
264 [[image:1663079158419-199.png]]
265
266
267 == **5. ArşivNet’ten Arama** ==
268
269 ArşivNet ile entegrasyonu olan kurumlardaki kullanıcıların Arşiv Planı ve plana bağlı dizini seçerek, belirlediği diğer kriterlerle beraber "Ara"  [[image:1559289577742-947.png]] butonuna basılarak uygun sonuçları listelediği alandır.
270
271 Arama sonucunda listelenen malzemelerin detay ekranına erişmek için "Detay" [[image:1559289596556-916.png]] butonuna basıldığında kullanıcının Arşivnet yetkilerine bakılır ve yetkisi varsa detaya erişilir.
272
273 [[image:1663049928240-757.png]]
274
275 **FİZİKSEL ARŞİV ARAMA**
276
277
278 Kullanıcının Fiziksel arşive kaldırılan evraklarda arama yapabildiği alandır. Kullanıcı; ‘’Evrak Tarihi, Arşivin aranacağı Birim, Evrak Kayıt Sayısı, Evrak Kayıt Numarası, Evrak Konusu, Arama Tipi ve Fiziksel Arşiv Yeri’’ kriterlerini doldurup ‘’Ara’’ [[image:1559289648790-805.png]] butonuna basmalıdır. Arama sonucunda listelenen evrakların detay ekranına erişmek için "Detay" [[image:1559289684729-613.png]] butonuna basılmalıdır.
279
280 [[image:1559289930546-445.png]]

Gezinme