d- Klasör Şablon Yönetimi

[[image:1666185982243-913.png]]

Genel ve Özel olarak iki tip klasör bulunmaktadır.

**Genel:** Genel Klasörler klasör Şablonları ara yüzünden üretilen ve kuruma özel tutulan şablon klasörlerdir (Başbakanlığın Devlet arşivleri aracılığıyla belirlediği 000-999 arası klasörler),

6

7

**Özel:** Özel klasörler ise birim de yetkili kullanıcılar tarafından üretilen ve dosya planında yer almayan klasörlerdir. (Örn: Hukuk birimleri için dava dosyaları numaraları ile açılan dosyalar, personel dairelerinde sicil ile açılan dosyalar) Özel klasörler genelde birleşik klasör olarak nitelendirilip köşeli parantez ile evrak sayısına aktarılan klasörlerdir.

8

9

Klasör tanımlama, güncelleme ve pasif yapma işlemlerinin gerçekleştirildiği modüldür.

10

11

Yeni bir klasör tanımlamak için klasör şablon yönetimi ekranında yer alan butonuna basılır. Açılan ekranda gerekli olan bilgiler girildikten sonra [[image:image-20190614092047-2.png]] butonuna basılarak klasör kaydetme işlemi gerçekleştirilir.

12

13

[[image:image-20190614092140-3.png]]

14

15

* **Klasör Kodu: **Tanımlanan klasörün kodu girilir.

16

* **Klasör Adı: **Tanımlanan klasörün adı girilir.

17

* **Üst Klasör: **Tanımlanan klasör bir üst klasörün altına tanımlanıyorsa bu alandan klasörün bağlı olduğu üst klasör seçilir.

18

* **Saklama Süresi Başlatma Aksiyonu: **Seçilen saklama planının süresinin ne zaman geri saymaya başlayacağının seçimi yapılır.

19

** **Belge Üretim Tarihi:** Klasöre kaldırılan her evrak ayrı değerlendirilir. Her evrakın üretim tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

20

** **Klasör Açılış Tarihi:** Klasör açılış tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

21

** **Klasör İçine Yerleştirilen İlk Belgenin Üretim Tarihi:** Klasörün içerisine kaldırılan ilk belgenin üretim tarihi alınarak üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

22

** **Klasör İçine Yerleştirilen Son Belgenin Üretim Tarihi:** : Klasörün içerisine kaldırılan son belgenin üretim tarihi alınarak üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

23

** **Klasör Kapanış Tarihi:** Klasör kapanış tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

24

* **Saklama Planı: **Klasöre ait saklama planı seçilir. Bu klasörde bulunan evrkların kaç yıl süre ile saklanacağı belirlenir.

25

* **Klasör Açılış Kapanış Tarihi: **Klasörün aktif olacağı tarih aralığı girilir.

26

* **Bölümleme Kriteri: **Tanımlanan klasör boyut, tarih veya barındırdığı evrak sayısına göre boyutlandırılabilecektir.

27

* **Saklama Ortamı: **Klasörün içerisine kaldırılan evrakların saklama ortamı seçilir.

28

** **Elektronik:** Sadece elektronik ortamda saklanacaksa bu seçim yapılır.

29

** **Fiziki:** Fiziki ortamda saklanacaksa seçilerek saklama yeri bilgisi girilir.

30

** **Hibrid:** Hem Elektronik hem fiziki ortamda saklanacaksa seçilir.

31

* **Açıklama: **Tanımlanan klasör ile ilgili bir açıklama var ise bu alana girilecektir.

32

33

Yukarıdaki alanlara ait bilgiler girildikten sonra [[image:image-20190614092235-4.png]] butonuna basılarak klasör kaydetme işlemi tamamlanır.

34

35

[[image:image-20190614092245-5.png]]

36

37

Klasör şablon yönetimi ekranında, tanımlanmış olan klasörler listelendikten sonra klasörler üzerinde gerçekleştirilebilecek işlemler aşağıdaki gibidir:

38

39

* **Klasör Güncelleme:** Tanımlanan klasör güncellenmek istenirse; klasör listesinde yer alan [[image:image-20190614092301-6.png]] butonuna basılarak açılan ekranda ilgili değişiklikler girildikten sonra [[image:image-20190614092301-7.png]] butonuna basılacaktır.

40

* **Alta Yeni Ekle:** Tanımlı olan klasörün altına yeni bir klasör daha tanımlama için kullanılır. butonuna basıldığında açılan tanımlama ekranında gerekli bilgiler girildikten sonra butonuna basılarak işlem tamamlanmış olur.

41

* **Klasör Kopyala/Taşı: **Tanımlı olan bir klasörün başka bir klasörün altında kopyalanması veya taşınması işlemi için kullanılır. Klasör kopyalama veya taşıma işlemi için; klasör listesinde yer alan butonuna basılarak açılan ekranda klasörün kopyalanacağı/taşınacağı hedef klasör seçimi yapıldıktan sonra işlemin niteliğine göre [[image:image-20190614092301-11.png]] ya da [[image:image-20190614092301-12.png]] butonuna basılarak işlem gerçekleştirilecektir.

42

43

[[image:image-20190614092316-13.png]]

44

45

* **Alt Birimlere Kopya Oluştur: **Tanımlı olan klasörün alt birimlere de tanımlanması için kullanılır. Bu işlemi gerçekleştirmek için alt birimlere kopyalanacak olan klasörün yanında bulunan [[image:image-20190614092331-14.png]] butonuna basılır. Gelen uyarı metni EVET butonuna basılarak geçilmesinin ardından tanımlı olan klasör tanımlı olmayan birimlere otomatik olarak tanımlanmış olacaktır.

46

47

[[image:image-20190614092341-15.png]]

48

49

* **Klasörün Pasif Yapılması:** Klasörün pasif yapılması için listelenen klasörlerin yanında yer alan [[image:image-20190614092353-16.png]] butonuna basılarak klasör pasif yapılacaktır.

50

* **Konu Grubu ile İlişkilendir:** Klasörün konu kodları ile ilişkilendirilmesi için kullanılacaktır. Bu işlem için klasörün yanında bulunan butonuna basılır. Açılan ekranda klasörün ilişkilendirileceği konu kodu seçimi yapıldıktan sonra butonuna basılarak işlem tamamlanır. Klasörler ile konu kodları ilişkilendirildikten sonra; evrak oluşturan kullanıcılar konu kodu seçtikten sonra ilişkilendirilmiş klasör otomatik olarak ekrana gelecektir. **(Kullanıcının klasöre erişim yetkisi varsa)**

51

52

[[image:image-20190614092406-19.png]]

Wiki source code of d- Klasör Şablon Yönetimi

Gezinme