Saklama Planı Yönetimi

Sistemde tanımlı klasörlerde kullanılmak üzere elektronik arşiv uyarında saklama planları tanımlanmaktadır. Tanımlanacak olan bu saklama planları daha sonra klasörlere atanacak, akabinde klasörlere kaldırılan evraklar bu saklama planlarındaki süreler uyarınca e-arşiv ve tasfiye işlemleri gerçekleştirilecektir.

Saklama planı yönetimi ekranına sadece yetkisi olan kullanıcılar tarafından erişilebilmektedir.

Saklama planı tanımlama işlemi için; Saklama Planı Yönetimi ekranında yer alan  butonuna basılır. Açılan ekranda gerekli olan bilgiler girildikten sonra   butonuna basılarak saklama planı kaydetme işlemi gerçekleştirilir.

Birim: Saklama planının tanımlanacağı birim seçilir.

Ad: Tanımlanacak olan saklama planının adının girileceği alandır.

Süre (Ay): Saklama Planının süresinin ay cinsinden girileceği alandır.

Saklama Kriteri: Tanımlanacak olan saklama planının saklama kriterinin girileceği alandır.

• Hukuki,
• İdari,
• Mali,
• Ticari.
• Yasal dayanak: Tanımlanacak olan saklama planının yasal dayanağının girileceği alandır.

Saklama Süresi Başlatma Aksiyonu: Tanımlanacak olan saklama planının saklama süresi başlatma aksiyonunun girileceği alandır.

Belge Üretim Tarihi: Klasöre kaldırılan her evrak ayrı değerlendirilir. Her evrakın üretim tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör Açılış Tarihi: Klasör açılış tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör İçine Yerleştirilen İlk Belgenin Üretim Tarihi: Klasörün içerisine kaldırılan ilk belgenin üretim tarihi alınarak üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör İçine Yerleştirilen Son Belgenin Üretim Tarihi: : Klasörün içerisine kaldırılan son belgenin üretim tarihi alınarak üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör Kapanış Tarihi: Klasör kapanış tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Açıklama: Tanımlanacak olan saklama planına ait açıklamanın girileceği alandır.

Yukarıdaki alanlara ait bilgiler girildikten sonra   butonuna basılarak saklama planı kaydetme işlemi tamamlanır.

Saklama Planı Güncelleme: Tanımlanan saklama planı güncellenmek istenirse; saklama planı listesinde yer alan   butonuna basılarak açılan ekranda ilgili değişiklikler girildikten sonra   butonuna basılacaktır.