Sistemde tanımlı klasörlerde kullanılmak üzere elektronik arşiv uyarında saklama planları tanımlanmaktadır. Tanımlanacak olan bu saklama planları daha sonra klasörlere atanacak, akabinde klasörlere kaldırılan evraklar bu saklama planlarındaki süreler uyarınca e-arşiv ve tasfiye işlemleri gerçekleştirilecektir.

Saklama planı yönetimi ekranına sadece yetkisi olan kullanıcılar tarafından erişilebilmektedir.

Saklama planı tanımlama işlemi için; Saklama Planı Yönetimi ekranında yer alan  butonuna basılır. Açılan ekranda gerekli olan bilgiler girildikten sonra   butonuna basılarak saklama planı kaydetme işlemi gerçekleştirilir.

Birim: Saklama planının tanımlanacağı birim seçilir.

Ad: Tanımlanacak olan saklama planının adının girileceği alandır.

Süre (Ay): Saklama Planının süresinin ay cinsinden girileceği alandır.

Saklama Kriteri: Tanımlanacak olan saklama planının saklama kriterinin girileceği alandır.

• Hukuki,
• İdari,
• Mali,
• Tarihi

Yasal dayanak: Tanımlanacak olan saklama planının yasal dayanağının girileceği alandır.

Tasfiye İşlemi: Tasfiye İşleminin yapılacağı değerin girildiği alandır. Sürekli Saklama, Değerlendirme, İmha ve Transfer başlıklarından oluşmaktadır.

Saklama Süresi Başlatma Aksiyonu: Tanımlanacak olan saklama planının saklama süresi başlatma aksiyonunun girileceği alandır.

Belge Üretim Tarihi: Klasöre kaldırılan her evrak ayrı değerlendirilir. Her evrakın üretim tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör Açılış Tarihi: Klasör açılış tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör İçine Yerleştirilen İlk Belgenin Üretim Tarihi: Klasörün içerisine kaldırılan ilk belgenin üretim tarihi alınarak üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör İçine Yerleştirilen Son Belgenin Üretim Tarihi: : Klasörün içerisine kaldırılan son belgenin üretim tarihi alınarak üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Klasör Kapanış Tarihi: Klasör kapanış tarihinin üzerine saklama planı süresi eklenir, dolduğunda gerekli işlem yapılır.

Açıklama: Tanımlanacak olan saklama planına ait açıklamanın girileceği alandır.

Yukarıdaki alanlara ait bilgiler girildikten sonra   butonuna basılarak saklama planı kaydetme işlemi tamamlanır.

Saklama Planı Güncelleme: Tanımlanan saklama planı güncellenmek istenirse; saklama planı listesinde yer alan   butonuna basılarak açılan ekranda ilgili değişiklikler girildikten sonra   butonuna basılacaktır.

Saklama Planının Pasif Yapılması: Saklama planının pasif yapılması için listelenen saklama planlarının yanında yer alan  butonuna basılarak pasif yapılacaktır. Pasif yapılan bir saklama planının aktif edilme işleminde de aynı yöntem kullanılacaktır.