Sisteme yeni bir Kamu Kurum veya Kuruluşu tanımlamak ya da varolan bir kurumu güncelleme işlemlerinde kullanılır.

Yeni bir Kurum bilgisi kaydedebilmek için; kurum yönetimi ekranında yer alan   butonuna basılarak açılan ekranda kuruma ait bilgiler girildikten sonra  butonuna basılacaktır.

İdari Birim Kimlik Kodu: Kurumun KAYSİS de yer alan 8 haneli idari birim kimlik kodu girilir.

Kaysiste Yer Almıyor : KAYSİSTE yer almayan kurumlar eklenirken girilen idari kimlik numarası daha sonra farklı bir kuruma denk gelmesi problemine önlem olması amacıyla Kaysiste yer almıyor kutucuğuişaretlenir. İlgili kutucuk işaretlenince sistem tarafından bir kod üretilmekte ve kullanıcının müdahalesi engellenmektedir.
Üst Kurum:  Tanımlanan kurum bağlı olduğu üst kurum seçilerek teşkilat yapısındaki yerine kaydedilecektir. Bağlı olduğu üst kurum yok ise seçilmeyecektir.
Kurum Adı: Tanımlanan Kurumun tam adı İlk Harfleri büyük olacak şekilde girilir.
Paket Kullanım: Tanımlanan kuruma, sistemden yazılan evraklar elektronik olarak gönderilecekse seçilecektir.

Kep Adresi Kullanılıyor: Kaydedilen kuruma evraklar  KEP üzerinden gönderilecek ise bu kutucuk işaretlenir. KEP adres bilgileri alanı doldurulacaktır.

Özel Hitap:Özel kısmı doldurulduğunda dağıtım kısmına kuruma ait girilen özel hitap gelmektedir.

İletişim Bilgileri Kaydet / İletişim Bilgileri Güncelleme: Kuruma ait iletişim bilgilerinin girilmesi için kullanılır.   Butonuna basılmasının ardından açılacak olan ekranda iletişim bilgileri girildikten sonra   butonuna basılarak iletişim bilgisi kayıt işlemi tamamlanmış olur. İletişim bilgisi değişen kurumların bilgileri  butonuna basılarak web servisi ile KAYSİS veritabanında kayıtlı olan bilgiler otomatik olarak güncellenir.

Kep Adres Bilgileri Kaydet / Kep Adres Bilgileri Güncelle: Kuruma ait Kep Adresi bilgilerinin girilmesi için kullanılır.   Butonuna basılmasının ardından açılacak olan ekranda Kep Adresi bilgileri girildikten sonra   butonuna basılarak Kep Adres bilgisi kayıt işlemi tamamlanmış olur. Kep Adres bilgisi değişen kurumların bilgileri  butonuna basılarak web servisi ile KAYSİS veritabanında kayıtlı olan bilgiler otomatik olarak güncellenir.

Kep Adres Bilgileri ekranında bulunan butonlar;

 Kep bilgisinin verildiği ekranı açar  

 Kep adresi güncelle                      

 Kep adresini Pasi/Aktif yap

 Kep adresini varsayılan yap

 Kep adresini sil

 Kep adresini kurumun alt bilgilerine uygula

Kurum Yönetimi ekranında bütün tanımlamalar bittikten sonra ekranın altında bulunan  butonuna basılarak Kurum tanımlaması yapılmış olur. Kaydetme işleminden sonra   Kurum Hiyearşisini güncelle butonuna basılarak işlem tamamlanır.

Tanımlanmış olan Kurum bilgisinin güncellenebilmesi için kurum yönetimi ekranına girildikten sonra güncellenmek istenen kurum bilgisi filtrede bulunduktan sonra  butonuna basılır. Listelenen kurumun yanında   güncelle butonuna basılarak güncelleme ekranı açılır, gerekli güncellemeler yapılır yapıldıktan sonra  butonuna basılarak kayıt güncellenir. Tüm işlemler güncellendikten sonra  Kurum Hiyearşisini güncelle butonuna basılarak işlem tamamlanır.