l- Evrak Arama

Kullanıcının sistem içerisinde yer alan ve kendi erişimine izin verilen evraklar arasında arama yapılabilmesi için kullanılır. Kullanıcı evraka ait temel bilgilerini girerek evrak arama gerçekleştirebilir. Evrak Arama ekranında; **Gelen Evrak, Giden Evrak ve Onay şeklinde arama kriterleri mevcuttur.** Evrak Tarihi, Evrakın Aranacağı Yer ve Arama Kriteri bilgileri girildikten sonra [[image:1559288531837-621.png]] butonuna basılarak evrak arama işlemi gerçekleştirilir. Evraklar listelendikten sonra [[image:1559288539766-174.png]] butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilebilir.

21

22

[[image:1662967062218-108.png]]

**1.1 Evrak Tarihi**

Evrak tarihi aralığı girilerek arama yapılması için kullanılır.

27

28

[[image:1662967794233-428.png]]

29

30

**1.2 Evrakın Aranacağı Yer**

31

32

Birim Evrakları Ara, İşlem Yaptıklarımdan Ara, Klasörde Ara başlıkları seçimi yapılan alandır.

33

34

[[image:1662967535093-841.png]]

35

36

**1.2.1 Birim Evrakları Ara**

37

38

Eğer kullanıcı, birimde işlem yapılan belgeler içinde arama yapmak isterse, Birim Evraklarında Ara alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi, Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288567613-472.png]] butonuna basması gerekmektedir.

39

40

**1.2.2 İşlem Yaptıklarımdan Ara**

41

42

Eğer kullanıcı, kendi işlem yaptığı belgeler içinde arama yapmak isterse, İşlem Yaptıklarım alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288569546-878.png]] butonuna basması gerekmektedir.

43

44

**1.2.3 Klasörde Ara**

45

46

Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. Arama Kriteri seçilip [[image:1559288572484-740.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.

47

48

49

**1.3 Arama Kriteri**

50

51

Evrakın Kayıt sayısı, Evrak Sayı, Evrakın Konusu, Geldiği Yer ve Evrakın Gönderildiği Birim Başlıklarının seçilebileceği alandır.

52

53

[[image:1662969710043-274.png]]

54

55

**1.3.1 Evrakın Kayıt sayıs**ı

56

57

Sistemin belgeye verdiği kayıt sayısı ile arama yapılması için kullanılır.

58

59

[[image:1662970222883-809.png]]

**1.3.2 Evrak Sayı**

Evrakın işlem gördüğü sayı üzerinden arama yapılır.

64

65

[[image:1662970372912-951.png]]

66

67

**1.3.3 Evrakın Konusu **

68

69

Evrakın işlem gördüğü konu üzerinden arama yapılır.

70

71

[[image:1662970418849-493.png]]

72

73

**1.3.4 Geldiği Yer**

74

75

Evrakın geldiği yere göre arama yapılmak istenirse, bu alana evrakın geldiği yer yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir.

76

77

[[image:1662970495526-660.png]]

78

79

**1.3.5 Evrakın Gönderildiği Birim**

80

81

Evrakın gönderildiği birime göre arama yapılmak istenirse, bu alana gönderildiği yer yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir.

82

83

84

[[image:1662971088894-317.png]]

**Evrak Listesi**

Kriterler girildikten sonra yapılan arama sonucunda kullanıcının erişim yetkisi olduğu evraklar listelenecektir.

89

90

[[image:1662973605739-883.png]]

91

92

== **2. Detaylı Evrak Arama** ==

93

94

Açılan ekranda gerekli arama kriterleri girilip [[image:1559288653936-690.png]] butonuna basılarak girilen kriterlere uyan evraklar listelenecektir.

95

96

[[image:1662972213476-884.png]]

**2.1 Evrak Tarihi**

Evrak tarihi aralığı girilerek arama yapılması için kullanılır.

102

103

[[image:1662967794233-428.png]]

104

105

**2.2 Evrakın Aranacağı Yer**

106

107

Birim Evrakları Ara, İşlem Yaptıklarımdan Ara, Klasörde Ara başlıkları seçimi yapılan alandır.

108

109

[[image:1662974053696-195.png]]

110

111

**Birim Evrakları Ara**

112

113

Eğer kullanıcı, birimde işlem yapılan belgeler içinde arama yapmak isterse, Birim Evraklarında Ara alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi, Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288567613-472.png]] butonuna basması gerekmektedir.

114

115

**İşlem Yaptıklarımdan Ara**

116

117

Eğer kullanıcı, kendi işlem yaptığı belgeler içinde arama yapmak isterse, İşlem Yaptıklarım alanında bulunan kutuyu, fare ile bir kez tıklayarak işaretlemesi Arama Kriteri seçip ve daha sonra [[image:1559288569546-878.png]] butonuna basması gerekmektedir.

**Klasörde Ara**

Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. Arama Kriteri seçilip [[image:1559288572484-740.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir.

**Arama Kriteri**

Belge arama işlemi için; tüm belge tipleri için belge konusu, gelen belgeler için belge sayısı ve belge numarası ile arama yapabilmek için kullanılır.

126

127

**Evrakın Kayıt sayıs**ı

128

129

Sistemin belgeye verdiği kayıt sayısı ile arama yapılması için kullanılır.

130

131

**Oluşturulma Tarihi**

132

133

Belli tarihler arasında oluşturulan bir belge aramak için, Arama Detayları ekranında Oluşturulma Tarihi alanında bulunan [[image:1559288707323-435.png]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak açılan takvimden istenilen tarih girilmelidir.

134

135

[[image:1662978990286-423.png]]

**Miat Günü**

Evrakın miat gününe göre arama yapmak için kullanılır.

140

141

[[image:1662979103003-274.png]]

**Miat Tarihi**

Evrakın miat tarihi veya miat tarih aralığı girilerek arama yapmak için kullanılır. Miat alanında bulunan [[image:1559288718427-755.png]] işaretine fare ile bir kez tıklanarak açılan takvimden istenilen tarih girilmelidir.

146

147

[[image:1662979074685-651.png]]

**Evrak Tipi**

Evrakın tipine göre arama yapılmak istenirse;

152

153

**Gelen Evrak, Giden Evrak, Onay, E-Dilekçe, Dilekçe, Giden Evrak Defter Kayıt Defteri, Doküman, Karar, Arşiv Gelen Evrak Kayıt ve Arşiv Giden Evrak Kayıt **başlıklarında oluşmaktadır. Herhangi biri seçilerek arama işlemi yapılabilir. Bütün evrak türlerinde arama yapılmak istenirse bu alandan herhangi bir kayıt seçilmesine gerek yoktur.

154

155

[[image:1662979368707-215.png]]

156

157

**Gizlilik Derecesi**

158

159

Evrakın gizlilik derecesine göre arama yapmak için kullanılır. Gizlilik derecesi seçildikten sonra [[image:1559288743136-997.png]] butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.

160

161

[[image:1662979856382-187.png]]

**İmzalayanlar**

Evrakın ‘’İMZA’’ işlemi gördüğü kullanıcı veya kullanıcıların isimlerine göre arama yapılmak istenirse, bu alana imza işlemi yapan kullanıcı veya kullanıcıların isimleri yazılarak arama yapılır.

166

167

[[image:1662979909611-308.png]]

**Paraflayanlar**

Evrakın ‘’PARAFLAMA’’ işlemi gördüğü kullanıcı veya kullanıcıların isimlerine göre arama yapılmak istenirse, bu alana paraflama işlemi yapan kullanıcı veya kullanıcıların isimleri yazılarak arama yapılır.

172

173

[[image:1662981115841-468.png]]

174

175

**Gönderildiği Yer: **Evrakın gönderildiği dağıtım yerine (Birim, Kurum, vs.) göre arama yapmak isterse, bu alandan istenilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçilir. Ardından açılan listeden gönderilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçimi yapılır.

176

177

[[image:1662980752460-705.png]]

178

179

Gönderildiği Kurum: Evrakın gönderildiği kuruma göre arama yapılmak istenirse, bu alana kurumun adı yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir. Ayrıca kullanıcı [[image:1559288760798-174.png]] kutucuğunu işaretleyerek Alt birime gönderilen evraklara da ulaşabilir.

180

181

**Geldiği Yer:** Evrakın geldiği dağıtım yerine (Birim, Kurum, vs.) göre arama yapmak isterse, bu alandan istenilen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçilir. Ardından açılan listeden gelen dağıtım yeri (Birim, Kurum, vs.) seçimi yapılır.

182

183

**Geldiği Kurum: **Evrakın geldiği kuruma göre arama yapılmak istenirse, bu alana geldiği kurumun adı yazılır. Ardından açılan listeden gönderilen yer seçilir. . Ayrıca kullanıcı [[image:1559288769113-155.png]] kutucuğu işaretleyerek Alt birimlerdeki evraklara da ulaşabilir.

184

185

**Evrak Türü:** Evrakın işlem yapıldığı türüne göre arama yapılmak istenirse,

**Resmi Yazı,**

**Dilekçe,**

**Genelge**

**Beyanname,**

**Resmi Yazışma – Ruhsat**

**Tebligat,**

**Diğer**

Olmak üzere yedi farklı seçenek seçilerek arama işlemi yapılabilir.

202

203

204

**İçerik Arama: **Evrakın içerisinde geçen bir kelimeden arama yapılabilmesi için kullanılır. Arama kriteri alanına evrakların içerisinde aramak istenen kelime girildikten sonra butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.

205

206

**Klasörde Arama:** Klasörlerde arama fonksiyonu ile kullanıcı, süreçlerini tamamlayarak klasöre kaldırılan belgelerin arama işlemini gerçekleştirebilecektir. ‘’Klasöre Kaldırılma Tarihi’’ veya ‘’Aranacak klasörler’’ seçilerek [[image:1559288890582-375.png]] butonuna basılır ve ilgili evraklar listelenir. Ayrıca kullanıcı yetkisi dahilinde kişisel klasörlere kaldırılmış evrakları [[image:1559288900103-922.png]] kutucuğunu işaretleyerek de arama yapabilir.

207

208

**Ek Ara: **Ek Ara fonksiyonu ile kullanıcı evrakların içerisine eklediği eklerin içerisinde arama yapabilmektedir. Ek arama işlemi;

209

210

Ek eklerken girilen açıklama bilgisine göre,

211

212

Evraka eklenen dosyanın adına göre ve,

213

214

Evraka eklenen ekin dosya formatına göre olmak üzere 3 farklı şekilde yapılabilmektedir.

215

216

Evraklar listelendikten sonra [[image:1559288923316-307.png]] butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilebilir, [[image:1559288933003-905.png]] butonuna basılarak evraklar kullanıcının takibimdeki evraklar listesine eklenebilecektir.

Ve/Veya Kriteri

Evrak arama ekranında, birden fazla arama kriteri girilerek arama işlemi gerçekleştirilebilecektir. Öyle ki, arama alanlarının sol tarafında yer alan [[image:1559288955405-513.png]] , [[image:1559288961731-200.png]]kriterleri bunun için kullanılacaktır.

221

222

[[image:1559288970935-870.png]]Kriteri: Birden fazla alana girilen arama kriterinin aynı evrakta var olması durumunda evraklar listelenecektir. Örneğin, arama işleminde 3 farklı alanda arama yapıyor olalım. Evrak tarihi olarak 11/02/2019 girilsin [[image:1559289025802-502.png]] evrak konusu olarak faaliyet raporu girilsin [[image:1559289033133-954.png]] evrakın geldiği yer olarak da Cumhurbaşkanlığı seçilmiş olsun. Kullanıcı [[image:1559289010612-265.png]] butonuna bastığında arama kriterleri arasında [[image:1559288992627-449.png]] olduğu için girilen 3 kriter aynı anda bir evrakta yer alıyorsa, o evrak arama sonucunda listelenecektir. Ancak, bu 3 kriterden herhangi bir tanesine uyan evrak yok ise arama sonucu boş gelecektir.

223

224

[[image:1559289045923-168.png]] Kriteri: Kullanıcının birden fazla alana girdiği arama kriterlerinden herhangi birine uyan bir evrak olması durumunda evraklar listelenecektir. Yukarıdaki maddede verilen örneğe göre, girilen 3 farklı arama kriterinin arasına [[image:1559289051498-601.png]]eklenmiş olması durumunda, 3 kriterden herhangi birisine uyan evrak arama sonucunda listelenecektir.

3. TEBLİĞ ARAMA

Tebliğ ve Tebellüğ edilen evrak aramalarının gerçekleştirmesi için kullanılır. Tebliğ veya Tebellüğ eden seçeneği otomatik olarak kullanıcının kendi adı ile görüntülenmektedir. ‘’Tebliğ veya Tebellüğ’’ seçeneklerinden biri seçilir. Tebliğ/Tebellüğ tarih aralığı, Arama kriteri, Geldiği Yer, Tebliğ Eden/Tebellüğ Eden Kullanıcı seçenekleri doldurularak butonuna basılır. Evraklar listelendikten sonra butonuna basılarak listelenen evrakların detayına gidilir.

231

232

[[image:1559289070077-214.png]]

4. ARAMA MOTORU

Evrakın içerisinde geçen bir kelimeden arama yapılabilmesi için kullanılır. Arama kriteri alanına evrakların içerisinde aramak istenen kelime girildikten sonra [[image:1559289418675-818.png]]butonuna basılarak arama işlemi gerçekleştirilir.

237

238

[[image:1559289449443-873.png]]

239

240

241

Aşağıdaki kutucuğa yazmış olduğunuz tam kelime ile görmeye yetkili olduğunuz evrakların "evrak sayı", "konu" ve "metin içeriğinden" arama yapılmaktadır.

242

Aramalarda En az 3 karakter girilmelidir. Yazılan kelimenin tamamı aramada kullanılmakta olup yazılan kelime ile başlayanları aramak için "%" karakteri kullanılmaktadır.

243

Örn: "Türk%" yazıldığında Türk ile başlayan tüm kelimeler aranmaktadır. "Türk, Türkiye, Türksat vb."

244

245

[[image:1559289537978-937.png]]

5. ArşivNet’ten ARAMA

ArşivNet ile entegrasyonu olan kurumlardaki kullanıcıların Arşiv Planı ve plana bağlı dizini seçerek, belirlediği diğer kriterlerle beraber "Ara" [[image:1559289577742-947.png]] butonuna basılarak uygun sonuçları listelediği alandır.

254

255

Arama sonucunda listelenen malzemelerin detay ekranına erişmek için "Detay" [[image:1559289596556-916.png]] butonuna basıldığında kullanıcının Arşivnet yetkilerine bakılır ve yetkisi varsa detaya erişilir.

256

257

[[image:1559289626233-366.png||height="310" width="883"]]

FİZİKSEL ARŞİV ARAMA

Kullanıcının Fiziksel arşive kaldırılan evraklarda arama yapabildiği alandır. Kullanıcı; ‘’Evrak Tarihi, Arşivin aranacağı Birim, Evrak Kayıt Sayısı, Evrak Kayıt Numarası, Evrak Konusu, Arama Tipi ve Fiziksel Arşiv Yeri’’ kriterlerini doldurup ‘’Ara’’ [[image:1559289648790-805.png]] butonuna basmalıdır. Arama sonucunda listelenen evrakların detay ekranına erişmek için "Detay" [[image:1559289684729-613.png]] butonuna basılmalıdır.

263

264

[[image:1559289930546-445.png]]

Wiki source code of l- Evrak Arama

Gezinme