Sistem dışından ıslak imza ile oluşturulmuş evrakın sisteme eklenmesi ve sayı almasını sağlayan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan   menüsüne basılarak ulaşılır.

1- Evrak Bilgileri

   1.1-Üst Yazı Ekle

   1.2-Oluşturan Birim

   1.3-Evrak Türü

   1.4-Konu Kodu:

   1.5-Konu

   1.6-Kayıt Tarihi

   1.7-İvedilik

   1.8-Gizlilik Derecesi

   1.9-Evrak Dili

   1.10-Miat

   1.11-Gereği Seçim Tipi

   1.12-Bilgi Seçim Tipi

   1.13- Kaldırılacak Klasörler

   1.14-Açıklama

   1.15-Evrak Tarihi

   1.16-Evrak Postalansın

2-Evrak Ekleri

  2.1-Dosya Ekle

  2.2-Fiziksel Ek Ekle

  2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle

  2.4-Harici Referans Ekle

  2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle

3-İlgi Bilgileri

  3.1-Dosya Ekle

  3.2-Metin Ekle

  3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle

  3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle

1.1-Üst Yazı Ekle: 

Üst Yazı Ekleme işlemi için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle butonuna basılarak üst yazı eklenebilir.  Bunun için   butonuna tıklanır ve  açılan ekranda evraka eklenecek Üst Yazı dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise  butonuna tıklayıp açılan pencerede üst yazıyı tarayarak ekleyebilirsiniz.

• Evrak Tarama

Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan Tarama Huvuzundan Ekle, Tarayıcıdan Ekle, Tarama Arayüzden Ekle ve Tarama Servisinden Ekle menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.

• Tarama Servisinden Ekle; 

Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.

Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.

Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.

Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır

Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.

Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                      

1.2-Oluşturan Birim: 

 Islak imzalı belgenin hangi birim tarafından oluşturulduğunun gösterir.

  1.3-Evrak Türü:

Evrakın türünün seçildiği alandır. Resmi Yazışma-Ruhsat, Resmi Yazışma ve Olur Yazısı başlıklardan oluşmaktadır.

1.4-Konu Kodu:

Evrakın konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu,  butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.  Ayrıca    butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz.

1.5-Konu: 

Evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir. Ayrıca    butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Konular" arasına eklenmiş olduğumuz herhangi bir konu seçebiliriz.

1.5-Kayıt Tarihi: 

Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!

1.8 İvedilik:

Evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır

  1.8-Gizlilik Derecesi:

Evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecekti

1.9-Evrak Dili:

 Evrakın yazım dilinin seçildiği ekrandır.

1.10-Miat:

Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.

1.11-Gereği Seçim Tipi:

Gereği seçim tipi alanında, evrakın gereği için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir

   1.11.1-Gereği: 

Evrakın gereği için gönderileceği yer var ise seçimi bu alandan yapılacaktır.

Not: Evrak kayıt esnasında gereği ya da bilgi için en az 1 yer seçimi zorunludur.

1.12-Bilgi Seçim Tipi:

Bilgi seçim tipi alanında, evrakın bilgi için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir.

   1.12.1-Bilgi: 

Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.

 1.13- Kaldırılacak Klasörler

Evrak kayıt işlemi sonrası otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı veya  butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.

Üst Yazı

Belgenin üst yazısının ekleneceği alandır. Üst yazı eklemek için butonuna tıklanır ve açılan ekranda eklenecek olan üst yazı için ilgili belge seçilir. Ardından eklenen dosyanın konusu yazılır ve butonuna tıklanarak üst yazı eklenir.

• * Kullanıcı yazılan yazıyı üst yazı olarak sisteme kaydetmek istemezse, üst yazı ekleme işlemini yapmadan evrakı kaydedebilecektir.

Açılan ekranda evrak ile ilgili defter kayıt bilgileri aşağıda belirtildiği gibi girilir.

1. Konu Kodu: Yazılan evraka, standart dosya planında yer alan konu kodunun verileceği alandır. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun adı ya da konu kodu alanının yanında yer alan  butonuna basılarak açılan konu kodu listesinden konu kodu seçimi yapılır.
2. Konu: Yazılan cevap evrakının konusunun girileceği alandır.
3. Kayıt Tarihi: Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!

1. İvedilik: Cevaben yazılan evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır.
   1. Normal,
   2. Günlü,
   3. İvedi,
   4. Çok ivedi.
2. Güvenlik Kodu: Yazılan evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecektir.
   1. Çok gizli,
   2. Gizli,
   3. Özel,
   4. Kişiye özel,
   5. Hizmete özel,
   6. Tasnif dışı,
   7. Normal.
3. Miat: Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.
4. Gereği: Evrakın gereği için gönderileceği yer seçimi bu alandan yapılacaktır.                                    Not: Gereği alanında kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi / Kamu Kurumu ve Dağıtım planı seçimi yapılabilmektedir.

Gereği ya da bilgi alanında evrakın gideceği yer seçimi yapıldıktan sonra;

• Evrakın imzalandıktan sonra ne şekilde postalanması gerektiği bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.)

1. Bilgi: Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.
2. Oluşturan Birim: Islak imzalı belgenin hangi birim tarafından oluşturulduğunun gösterir.

Not: Bilgi alanında kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı seçimi yapılabilmektedir.

1. Kaldırılacak Klasörler: Evrak son imzayı aldıktan sonra paraflı suretinin otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı veya  butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.

1. Evrak Tarihi: kaydedilecek olan evrakın tarihinin girileceği alandır. Tarih alanında içerisinde bulunan günün ilerisinde bir tarih seçilemeyecektir.
2. Evrak Postalansın: Bu kutucuk seçildiğinde kurumiçi yazılmış bir ıslak imzalı belge ise otomatik ya da manuel posta yoluyla gereği seçilen birime postalanır.

Ekleri: Evrakın eklerinin eklenmesi için kullanılır. Ek ekleyebilmek için evrak ekleri alanının yanında bulunan   butonuna basılarak ek ekleme ekranı açılır.

Evraka 4 farklı ek ekleme yöntemi vardır.

1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ek olarak eklenebilmektedir. Bunun için; ilk etapta  butonuna basılarak açılan ekranda evraka eklenecek olan ek dosyası seçilir. Eke ait açıklama “ek metni” alanına girildikten sonra   butonuna basılarak ek eklenir.

1. Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basıldığında açılan ekranda eke ait açıklama girilerek fiziksel ek eklenir ( Örn: 1 adet Kitap ),

1. Sistemde yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek   butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.

1. Birden fazla parçadan oluşan elektronik bir belge (.mht uzantılı bir web sayfası) ek olarak Web Adresini Ekle sekmesinden eklenir. Herhangi bir web sayfasının adresi yazılarak ilgili sayfanın ekran görüntüsü ek olarak eklenir.

Evraka ek ekleme işleminin ardından; eklenen ekler ekranın alt kısmında listelenecektir.

Ek listesinde yapılabilecek işlemler;

•  Butonuna basılarak eklenmiş olan ek listeden çıkartılır.
•   Butonuna basılarak ekte yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir.
•   Butonuna basılarak eklenen ekin detay ekranı açılır.
•   Butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak eklerin sıralaması değiştirilir.

 İlgileri: Evraka ilgi tutulacaksa kullanılacak olan ekrandır.  Ek ekleyebilmek için evrak ekleri alanının yanında bulunan   butonuna basılarak ek ekleme ekranı açılır.

Evraka 3 farklı ilgi ekleme yöntemi vardır.

1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilgi olarak eklenebilmektedir. Bunun için; ilk etapta  butonuna basılarak açılan ekranda evraka eklenecek olan ilgi dosyası seçilir. İlgiye ait açıklama “ilgi metni” alanına girildikten sonra   butonuna basılarak ilgi eklenir.

1. Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basıldığında açılan ekranda ilgiye ait açıklama “ilgi metni” alanına girilerek fiziksel ilgi eklenir ( Örn: 23.11.2012 tarih ve 156 sayılı yazınız.),

1. Sistemde yer alan bir evrakın ilgi olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.

Evraka ilgi ekleme işleminin ardından; eklenen ilgiler ekranın alt kısmında listelenecektir.

İlgi listesinde yapılabilecek işlemler;

•   Butonuna basılarak eklenmiş olan ilgi listeden çıkartılır.
•   Butonuna basılarak ilgide yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir.
•  Butonuna basılarak eklenen ilginin detay ekranı açılır.
•  Butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak ilgilerin sıralaması değiştirilir.

• Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından   butonuna basılarak, belge kaydedilerek evrak sayısını aşağıda görüldüğü gibi alır.

• Benzer Kayıt: Benzer kayıt butonuna basılarak kaydı yapılan evrak bilgilerinin ekranda tekrar dolu gelmesi sağlanır. Bu seri evrak kaydetme işlemlerinde kullanılır.
• Yeni Kayıt: Yeni kayıt butonuna basıldığında evrak kayıt ekranına girilen bilgiler temizlenerek yeni evrak kaydedilebilmesi için kullanıcıya boş ekran sunulur.
• Kapat: Bu butona basılarak Evrak kayıt ekranının kapatılarak ana ekrana dönülmesi sağlanır.

Not: Giden evrak kayıt işlemi fiziki olarak hazırlanmış bir ıslak imzalı evrakın kaydı için kullanılan fonksiyon olduğu için evrak sistem içerisinden herhangi bir birime ya da kullanıcıya otomatik havalesi gereken durumda "Evrak postalansın" kutucuğu seçili olmalıdır.

Not 2: Aynı bilgilerle kaydedilmek istenilen evraklarda kaydet butonuna basıldıktan sonra "Aynı evrak daha önce ..... numarası ile kaydedilmiştir. Devam etmek istiyor musunuz?"  uyarısıyla kullanıcı bilgilendirilecektir.