Sistem dışından ıslak imza ile oluşturulmuş evrakın sisteme eklenmesi ve sayı almasını sağlayan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan   menüsüne basılarak ulaşılır.

1- Evrak Bilgileri

   1.1-Üst Yazı Ekle

   1.2-Oluşturan Birim

   1.3-Evrak Türü

   1.4-Konu Kodu:

   1.5-Konu

   1.6-Kayıt Tarihi

   1.7-İvedilik

   1.8-Gizlilik Derecesi

   1.9-Evrak Dili

   1.10-Miat

   1.11-Gereği Seçim Tipi

   1.12-Bilgi Seçim Tipi

   1.13- Kaldırılacak Klasörler

   1.14-Açıklama

   1.15-Evrak Tarihi

   1.16-Evrak Postalansın

2-Evrak Ekleri

  2.1-Dosya Ekle

  2.2-Fiziksel Ek Ekle

  2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle

  2.4-Harici Referans Ekle

  2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle

3-İlgi Bilgileri

  3.1-Dosya Ekle

  3.2-Metin Ekle

  3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle

  3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle

1.1-Üst Yazı Ekle: 

Üst Yazı Ekleme işlemi için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle butonuna basılarak üst yazı eklenebilir.  Bunun için   butonuna tıklanır ve  açılan ekranda evraka eklenecek Üst Yazı dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise  butonuna tıklayıp açılan pencerede üst yazıyı tarayarak ekleyebilirsiniz.

• Evrak Tarama

Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan Tarama Huvuzundan Ekle, Tarayıcıdan Ekle, Tarama Arayüzden Ekle ve Tarama Servisinden Ekle menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.

• Tarama Servisinden Ekle; 

Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.

Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.

Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.

Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır

Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.

Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                      

1.2-Oluşturan Birim: 

 Islak imzalı belgenin hangi birim tarafından oluşturulduğunun gösterir.

  1.3-Evrak Türü:

Evrakın türünün seçildiği alandır. Resmi Yazışma-Ruhsat, Resmi Yazışma ve Olur Yazısı başlıklardan oluşmaktadır.

1.4-Konu Kodu:

Evrakın konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu,  butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.  Ayrıca    butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz.

1.5-Konu: 

Evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir. Ayrıca    butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Konular" arasına eklenmiş olduğumuz herhangi bir konu seçebiliriz.

1.5-Kayıt Tarihi: 

Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!

1.8 İvedilik:

Evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır

1.8-Gizlilik Derecesi:

Evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecekti

1.9-Evrak Dili:

 Evrakın yazım dilinin seçildiği ekrandır.

1.10-Miat:

Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.

1.11-Gereği Seçim Tipi:

Gereği seçim tipi alanında, evrakın gereği için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir

   1.11.1-Gereği: 

Evrakın gereği için gönderileceği yer var ise seçimi bu alandan yapılacaktır.

Not: Evrak kayıt esnasında gereği ya da bilgi için en az 1 yer seçimi zorunludur.

1.12-Bilgi Seçim Tipi:

Bilgi seçim tipi alanında, evrakın bilgi için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir.

   1.12.1-Bilgi: 

Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.

 1.13- Kaldırılacak Klasörler

Evrak kayıt işlemi sonrası otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı yazılarak veya  butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.

 1.14-Açıklama:

Evrak ile ilgili herhangi bir açıklamanın girilebilmesi için kullanıcıya sunulmuş alandır.

 1.15-Evrak Tarihi:

Evrakın tarihinin girileceği alandır. Tarih alanı manuel girilir veya takvim butonuna basarak açılan ekranda seçim yapılır.

Not: Evrak Tarihi ileri bir tarih seçimi yapılamayacaktır. 

   1.16-Evrak Postalansın:

Bu kutucuk seçildiğinde Gereği/Bilgi seçilen Birim/Kullanıcı seçilmişse otomatik birime postalanacaktır. Eğer Kurum/Tüzel ve Gerçek kişi seçilmişse birimin postalanacak evraklarına düşmesi sağlanır.

2- Evrak Ekleri

Evrakın eklerinin eklenmesi için kullanılır. Evraka 5 farklı ek ekleme yöntemi vardır.

2.1-Dosya Ekle

Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ek olarak ekleyebilir;

Bunun için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi bilgisayarımızda ya da herhangi bir dijital ortamda bulunan bir dosyayı evrakımıza ekleme yöntemidir. Bunun için  butonuna tıklanır ve  açılan ekranda evraka eklenecek olan ek dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise  butonuna tıklayıp açılan pencerede evraklarınızı tarayabilir ve belgenize ekleyebilirsiniz.

2.2-Fiziksel Ek Ekle

Evrakın fiziki bir eki var ise, fiziksel ek ekle butonuna basıldığında açılan ekranda eke ait açıklama girilerek fiziksel ek eklenir.

 2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle 

Sistemde yer alan bir evrakın ek olarak eklenebilmesi için Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna tıklanır. Açılan sayfada Evrak Tarih aralığı girilir. Evrakın Aranacağı Yer seçimi yapılır. Eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek(Konu, evrak sayı veya evrak no)   butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve listelenen evrakın  butonuna basılarak ek olarak eklenir.

2.4-Harici Referans Ekle

Harici Referans (HRF) Bir URI ile ifade edilebilen, paket içerisine elektronik dosya olarak eklenmesi pratik olarak mümkün olmayan veya tercih edilmeyen eklerdir. 

Not: Girilen adresin formatı https:// veya http:// ile başlamalıdır.

2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle

ArşivNet'ten Evrak Ekle menüsüne tıklanır. Açılan sayfada Evrak Tarihi aralığı seçimi yapılır. Evrak arama kriteri olarak en az bir tanesi girilerek  butonuna basılır. Listelenen evrakı butonuna basarak evraka ek olarak eklenir.

Ek listesinde yapılabilecek işlemler;

• butonuna basılarak eklenmiş olan ek listeden çıkartılır.

•    butonuna basılarak ekte yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir. 

•  butonuna basılarak eklenen ekin detay ekranı açılır.

•    butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak eklerin sıralaması değiştirilir.

• butonu ile eklenen tüm eklerin tek bir listede toplanması sağlanır. 

3-İlgi Bilgileri

Gelen evrakın ilgisi varsa evraka ilgi eklenecek ekrandır. Evraka 4 farklı ilgi ekleme yöntemi vardır.

3.1-Dosya Ekle;

Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilgi olarak ekleyebilir. Evraklara ek eklerken kullandığımız 3 farklı yöntemi evraklara ilgi eklerken de aynı şekilde kullanabiliriz.

3.2-Metin Ekle;

Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basıldığında açılan ekranda ilgiye ait açıklama girilerek fiziksel ilgi eklenir. ( Ör: 22.11.2021 tarih ve 156 sayılı yazı.)

3.3 Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle;

Sistemde yer alan bir evrakı İlgi olarak eklenebilmesi için Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna tıklanır. Açılan sayfada Evrak Tarih aralığı girilir. Evrakın Aranacağı Yer seçimi yapılır. Eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek(Konu, evrak sayı veya evrak no) butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve listelenen evrakın sonunda bulunan  butonuna basılarak evrak İlgi olarak eklenir.

3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle;

ArşivNet'ten Evrak Ekle menüsüne tıklanır. Açılan sayfada Evrak Tarihi aralığı seçimi yapılır. Evrak arama kriteri olarak en az bir tanesi girilerek  butonuna basılır. Listelenen evrakı butonuna basarak evraka İlgi olarak eklenir.

Not: Açıklama alanı yanlış yazımdan dolayı vb. durumlarda değişmesi gerekiyorsa listelenen İlgi açıklamasının üzerine tıklanır. Açılan ekranda gerekli düzenlemeler yapılır.   butonuna basılarak yapılan değişiklik kaydedilir.

Not: Eklenen İlgi listesinde bulunan Ek Olarak Ekle satırında buluna kutucuk seçimi yapılırsa seçilen İlgi, evraka ek olarak eklenebilecektir.

Not: Açıklama alanı yanlış yazımdan dolayı vb. durumlarda değişmesi gerekiyorsa listelenen İlgi açıklamasının üzerine tıklanır. Açılan ekranda gerekli düzenlemeler yapılır.   butonuna basılarak yapılan değişiklik kaydedilir.

Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından   butonuna basılarak, belge kaydedilerek evrak sayısını aşağıda görüldüğü gibi alır.

• Benzer Kayıt: Benzer kayıt butonuna basılarak kaydı yapılan evrak bilgilerinin ekranda tekrar dolu gelmesi sağlanır. Bu seri evrak kaydetme işlemlerinde kullanılır.
• Yeni Kayıt: Yeni kayıt butonuna basıldığında evrak kayıt ekranına girilen bilgiler temizlenerek yeni evrak kaydedilebilmesi için kullanıcıya boş ekran sunulur.
• Kapat: Bu butona basılarak Evrak kayıt ekranının kapatılarak ana ekrana dönülmesi sağlanır.

Not: Giden evrak kayıt işlemi fiziki olarak hazırlanmış bir ıslak imzalı evrakın kaydı için kullanılan fonksiyon olduğu için evrak sistem içerisinden herhangi bir birime ya da kullanıcıya otomatik havalesi gereken durumda "Evrak postalansın" kutucuğu seçili olmalıdır.

Not 2: Aynı bilgilerle kaydedilmek istenilen evraklarda kaydet butonuna basıldıktan sonra "Aynı evrak daha önce ..... numarası ile kaydedilmiştir. Devam etmek istiyor musunuz?"  uyarısıyla kullanıcı bilgilendirilecektir.