Wiki source code of d- Giden Evrak Kayıt

Version 44.2 by Yazılım Geliştirme Direktörlüğü on 2021/11/26 15:15
Show last authors
1 = [[image:1637908900481-289.png]] =
2
3 (% class="wikigeneratedid" %)
4 Sistem dışından ıslak imza ile oluşturulmuş evrakın sisteme eklenmesi ve sayı almasını sağlayan ekrandır. Bu ekrana Evrak İşlemleri altında bulunan  [[image:1637909822569-313.png]] menüsüne basılarak ulaşılır.
5
6 = **1- Evrak Bilgileri** =
7
8 **~ 1.1-Üst Yazı Ekle**
9
10 **~ 1.2-Oluşturan Birim**
11
12 **~ 1.3-Evrak Türü**
13
14 **~ 1.4-Konu Kodu:**
15
16 **~ 1.5-Konu**
17
18 **~ 1.6-Kayıt Tarihi**
19
20 **~ 1.7-İvedilik**
21
22 **~ 1.8-Gizlilik Derecesi**
23
24 **~ 1.9-Evrak Dili**
25
26 **~ 1.10-Miat**
27
28 **~ 1.11-Gereği Seçim Tipi**
29
30 **~ 1.12-Bilgi Seçim Tipi**
31
32 **~ 1.13- Kaldırılacak Klasörler**
33
34 **~ 1.14-Açıklama**
35
36 **~ 1.15-Evrak Tarihi**
37
38 **~ 1.16-Evrak Postalansın**
39
40 = **2-Evrak Ekleri** =
41
42 **~ 2.1-Dosya Ekle**
43
44 **~ 2.2-Fiziksel Ek Ekle**
45
46 **~ 2.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
47
48 **~ 2.4-Harici Referans Ekle**
49
50 **~ 2.5-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
51
52 = **3-İlgi Bilgileri** =
53
54 **~ 3.1-Dosya Ekle**
55
56 **~ 3.2-Metin Ekle**
57
58 **~ 3.3-Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle**
59
60 **~ 3.4-ArşivNet'ten Evrak Ekle**
61
62 [[image:1637910322857-705.png]]
63
64
65 **1.1-Üst Yazı Ekle~:// //**
66
67 Üst Yazı Ekleme işlemi için 3 farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi Kurum dışından gelen ıslak imzalı, eyp uzantılı veya mail ile gelen evrakların bilgisayar üzerinden Üst Yazı Ekle[[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1613546400047-765.png||alt="1613546400047-765.png"]] butonuna basılarak üst yazı eklenebilir. Bunun için  [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1613546400047-765.png||alt="1613546400047-765.png"]] butonuna tıklanır ve açılan ekranda evraka eklenecek Üst Yazı dosyası seçilir ve “Aç” komutu verilir. İkinci yöntem ise tarama havuzuna daha önceden taranmış belgeleri eklemek için kullanılan butonudur. Tarama havuzundan eklenecek belge bulunur ve seçildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanır. Üçüncü yöntem yani Tarama Servisinden Ekle özelliğini kullanabilmek için ise bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı olması zorunludur(kişisel ya da ağ tarayıcısı).Eğer tarayıcınız mevcut ise [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1629722754861-992.png||alt="1629722754861-992.png"]] butonuna tıklayıp açılan pencerede üst yazıyı tarayarak ekleyebilirsiniz.
68
69 * **Evrak Tarama**
70
71 Islak olarak gelen evrakı sistem üzerinden tarama sağlayan **Tarama Huvuzundan Ekle**, **Tarayıcıdan Ekle**, **Tarama Arayüzden Ekle** ve **Tarama Servisinden Ekle** menülerini kullanılarak tarama işlemi gerçekleştirilebilir.
72
73 * **Tarama Servisinden Ekle; **
74
75 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1637907203957-862.png||alt="1637907203957-862.png"]]
76
77 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1613549518202-836.png||alt="1613549518202-836.png"]]Tara: Tarama işlemini tetiklemek için kullanılır.
78
79 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1613549618716-350.png||alt="1613549618716-350.png"]]Belgenete Aktar: Yapılan taramayı Belgenet'e aktarmak için kullanılır.
80
81 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1613549851045-717.png||alt="1613549851045-717.png"]]Saat Yönünde Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünde 90 derece döndürmek için kullanılır.
82
83 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1613549803388-210.png||alt="1613549803388-210.png"]]Saat Yönününün Tersine Döndür: Taranmış sayfayı saat yönünün tersinde 90 derece döndürmek için kullanılır
84
85 Yukarıdaki tarama adımları gerçekleştirildikten sonra aşağıdaki adımları takip ederek gelen evrak kayıt işlemine geçilir.
86
87 Üst yazının eklenmesinin ardından evrak bilgileri girilecektir.                                                                                                                                                                     
88
89 **1.2-Oluşturan Birim~:// //**
90
91 **~ **Islak imzalı belgenin hangi birim tarafından oluşturulduğunun gösterir.
92
93 [[image:1637925459711-174.png]]
94
95 **~ 1.3-Evrak Türü:**
96
97 Evrakın türünün seçildiği alandır. Resmi Yazışma-Ruhsat, Resmi Yazışma ve Olur Yazısı başlıklardan oluşmaktadır.
98
99 [[image:1637925653908-844.png]]
100
101 **1.4-Konu Kodu:**
102
103 Evrakın konu kodunun girileceği alandır. Konu kodu, [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/image-20190621104202-3.png||alt="image-20190621104202-3.png"]] butonuna fare ile bir kez tıklanarak, açılan listeden seçilebilir ya da Konu Kodu alanına en az üç karakter girilerek arama yapılabilir. Konu adı veya konu kodu girilerek de arama yapılabilir.  Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “sık kullanılan konu kodları” arasına eklemiş olduğumuz herhangi bir konu kodunu seçebiliriz.
104
105 **1.5-Konu~:// //**
106
107 Evrakın konusunun girileceği alandır. Konu kodu seçildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adına ekleme yapılabilir veya silinip farklı bir konu da yazılabilir. Ayrıca [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771492210-510.png||alt="1628771492210-510.png"]] butonu kullanılarak daha önceden “Sık Kullanılan Konular" arasına eklenmiş olduğumuz herhangi bir konu seçebiliriz.
108
109 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1637312355996-653.png||alt="1637312355996-653.png"]]
110
111 **1.5-Kayıt Tarihi: **
112
113 Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
114
115 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1637312980560-776.png||alt="1637312980560-776.png"]]
116
117
118 **1.8 İvedilik:**
119
120 Evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır
121
122 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1612859568149-550.png||alt="1612859568149-550.png"]]
123
124 **~ 1.8-Gizlilik Derecesi:**
125
126
127 Evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecekti
128
129 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1612859442946-270.png||alt="1612859442946-270.png"]]
130
131 **1.9-Evrak Dili:**
132
133 **~ **Evrakın yazım dilinin seçildiği ekrandır.
134
135 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628771933546-873.png||alt="1628771933546-873.png"]]
136
137
138 **1.10-Miat:**
139
140 Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.
141
142 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628772092250-863.png||alt="1628772092250-863.png"]]
143
144 **1.11-Gereği Seçim Tipi:**
145
146 Gereği seçim tipi alanında, evrakın gereği için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir
147
148 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628772763675-730.png||alt="1628772763675-730.png"]]
149
150 **~ 1.11.1-Gereği:**
151
152 Evrakın gereği için gönderileceği yer var ise seçimi bu alandan yapılacaktır.
153
154 **Not:** Evrak kayıt esnasında gereği ya da bilgi için en az 1 yer seçimi zorunludur.
155
156 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628773177718-330.png||alt="1628773177718-330.png"]]
157
158 **1.12-Bilgi Seçim Tipi:**
159
160 Bilgi seçim tipi alanında, evrakın bilgi için gönderileceği yer veya yerlerin tür (kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı) seçimi yapılabilmektedir.
161
162 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628772237848-880.png||alt="1628772237848-880.png"]]
163
164 **~ 1.12.1-Bilgi:**
165
166 Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.
167
168 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/evrakOlustur/WebHome/1628772488421-872.png||alt="1628772488421-872.png"]]
169
170 **~ 1.13- Kaldırılacak Klasörler**
171
172 Evrak kayıt işlemi sonrası otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı yazılarak veya [[image:1637928029685-745.png]] butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.
173
174 [[image:1637928127277-344.png]]
175
176 **~ 1.14-Açıklama:**
177
178 Evrak ile ilgili herhangi bir açıklamanın girilebilmesi için kullanıcıya sunulmuş alandır.
179
180 [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1637566790805-316.png||alt="1637566790805-316.png"]]
181
182 **~ 1.15-Evrak Tarihi:**
183
184 Evrakın tarihinin girileceği alandır. Tarih alanı manuel girilir veya [[image:http://yardim.belgenet.com.tr/xwiki/wiki/belgenet/download/ustMenu/evrakIslemleri/gelenEvrakKayit/WebHome/1637320482353-252.png||alt="1637320482353-252.png"]]takvim butonuna basarak açılan ekranda seçim yapılır.
185
186 **Not:** Evrak Tarihi ileri bir tarih seçimi yapılamayacaktır.
187
188 [[image:1637928941501-542.png]]
189
190 **~ 1.16-Evrak Postalansın**
191
192
193 **//Üst Yazı//**
194
195
196
197 Belgenin üst yazısının ekleneceği alandır. Üst yazı eklemek için[[image:image-20190531113334-4.png]] butonuna tıklanır ve açılan ekranda eklenecek olan üst yazı için ilgili belge seçilir. Ardından eklenen dosyanın konusu yazılır ve butonuna tıklanarak üst yazı eklenir.
198
199
200 * * Kullanıcı yazılan yazıyı üst yazı olarak sisteme kaydetmek istemezse, üst yazı ekleme işlemini yapmadan evrakı kaydedebilecektir.
201
202 Açılan ekranda evrak ile ilgili defter kayıt bilgileri aşağıda belirtildiği gibi girilir.
203
204 1. **Konu Kodu: **Yazılan evraka, standart dosya planında yer alan konu kodunun verileceği alandır. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun adı ya da konu kodu alanının yanında yer alan butonuna basılarak açılan konu kodu listesinden konu kodu seçimi yapılır.
205 1. **Konu: **Yazılan cevap evrakının konusunun girileceği alandır.
206 1. **Kayıt Tarihi: **Evrakın kaydedildiği tarih olup sistem tarafından otomatik verilmektedir. Kullanıcı müdahale edemez!
207
208 1. **İvedilik: **Cevaben yazılan evrakın bir ivedilik durumu var ise seçiminin yapılacağı alandır.
209 11. Normal,
210 11. Günlü,
211 11. İvedi,
212 11. Çok ivedi.
213 1. **Güvenlik Kodu: **Yazılan evrakın gizlilik derecesinin seçiminin yapıldığı alandır. Burada yapılan seçime göre, evrakın gizlilik derecesi evrak üzerinde gösterilecektir.
214 11. Çok gizli,
215 11. Gizli,
216 11. Özel,
217 11. Kişiye özel,
218 11. Hizmete özel,
219 11. Tasnif dışı,
220 11. Normal.
221 1. **Miat: **Yazılan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat süresi bu alandan girilir.
222 1. **Gereği: **Evrakın gereği için gönderileceği yer seçimi bu alandan yapılacaktır.      **Not: **Gereği alanında kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi / Kamu Kurumu ve Dağıtım planı seçimi yapılabilmektedir.
223
224 [[image:image-20190531113334-8.png]]
225
226 Gereği ya da bilgi alanında evrakın gideceği yer seçimi yapıldıktan sonra;
227
228 * Evrakın imzalandıktan sonra ne şekilde postalanması gerektiği bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.)
229
230 1. **Bilgi: **Evrakın bilgi için gönderileceği bir yer var ise seçimi buradan yapılacaktır.
231 1. **Oluşturan Birim: **Islak imzalı belgenin hangi birim tarafından oluşturulduğunun gösterir.
232
233 **Not: **Bilgi alanında kullanıcı / Birim / Gerçek kişi / Tüzel Kişi /  Kamu Kurumu ve Dağıtım planı seçimi yapılabilmektedir.
234
235 1. **Kaldırılacak Klasörler: **Evrak son imzayı aldıktan sonra paraflı suretinin otomatik olarak kaldırılacağı klasör veya klasörlerin seçiminin yapıldığı alandır. Klasör kodu, klasör adı veya butonuna basılarak açılan klasör listesinden klasör seçimi yapılır.
236
237 1. **Evrak Tarihi: **kaydedilecek olan evrakın tarihinin girileceği alandır. Tarih alanında içerisinde bulunan günün ilerisinde bir tarih seçilemeyecektir.
238 1. **Evrak Postalansın: **Bu kutucuk seçildiğinde kurumiçi yazılmış bir ıslak imzalı belge ise otomatik ya da manuel posta yoluyla gereği seçilen birime postalanır.
239
240 **Ekleri: **Evrakın eklerinin eklenmesi için kullanılır. Ek ekleyebilmek için evrak ekleri alanının yanında bulunan [[image:image-20190531113334-11.png]] butonuna basılarak ek ekleme ekranı açılır.
241
242 [[image:image-20190531113334-12.png]]
243
244 Evraka 4 farklı ek ekleme yöntemi vardır.
245
246 1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ek olarak eklenebilmektedir. Bunun için; ilk etapta butonuna basılarak açılan ekranda evraka eklenecek olan ek dosyası seçilir. Eke ait açıklama “ek metni” alanına girildikten sonra [[image:image-20190531113334-14.png]] butonuna basılarak ek eklenir.
247
248 [[image:image-20190531113334-15.png]]
249
250 1. Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basıldığında açılan ekranda eke ait açıklama girilerek fiziksel ek eklenir ( Örn: 1 adet Kitap ),
251
252 [[image:image-20190531113334-16.png]]
253
254 1. Sistemde yer alan bir evrakın ek olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle sekmesine geçilerek açılan ekranda eklenmek istenen evraka ait bilgiler girilerek [[image:image-20190531113334-17.png]] butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.
255
256 [[image:image-20190531113334-18.png]]
257
258
259 1. Birden fazla parçadan oluşan elektronik bir belge (.mht uzantılı bir web sayfası) ek olarak Web Adresini Ekle sekmesinden eklenir. Herhangi bir web sayfasının adresi yazılarak ilgili sayfanın ekran görüntüsü ek olarak eklenir.
260
261 [[image:image-20190531113334-19.png]]
262
263
264 Evraka ek ekleme işleminin ardından; eklenen ekler ekranın alt kısmında listelenecektir.
265
266 [[image:image-20190531113334-20.png]]
267
268 Ek listesinde yapılabilecek işlemler;
269
270 * [[image:image-20190531113334-21.png]] Butonuna basılarak eklenmiş olan ek listeden çıkartılır.
271 * [[image:image-20190531113334-22.png]] Butonuna basılarak ekte yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir.
272 * [[image:image-20190531113334-23.png]] Butonuna basılarak eklenen ekin detay ekranı açılır.
273 * [[image:image-20190531113334-24.png]] Butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak eklerin sıralaması değiştirilir.
274
275 **~ İlgileri: **Evraka ilgi tutulacaksa kullanılacak olan ekrandır.  Ek ekleyebilmek için evrak ekleri alanının yanında bulunan [[image:image-20190531113334-26.png]] butonuna basılarak ek ekleme ekranı açılır.
276
277
278 Evraka 3 farklı ilgi ekleme yöntemi vardır.
279
280 1. Dosya ekleme yöntemi ile kullanıcı bilgisayarında yer alan bir dokümanı evraka ilgi olarak eklenebilmektedir. Bunun için; ilk etapta butonuna basılarak açılan ekranda evraka eklenecek olan ilgi dosyası seçilir. İlgiye ait açıklama “ilgi metni” alanına girildikten sonra [[image:image-20190531113334-29.png]] butonuna basılarak ilgi eklenir.
281
282 [[image:image-20190531113334-30.png]]
283
284 1. Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basıldığında açılan ekranda ilgiye ait açıklama “ilgi metni” alanına girilerek fiziksel ilgi eklenir ( Örn: 23.11.2012 tarih ve 156 sayılı yazınız.),
285
286 [[image:image-20190531113334-31.png]]
287
288 1. Sistemde yer alan bir evrakın ilgi olarak eklenmesi. Bunun için de Sistemde Kayıtlı Evrak Ekle butonuna basılarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.
289
290 Evraka ilgi ekleme işleminin ardından; eklenen ilgiler ekranın alt kısmında listelenecektir.
291
292 [[image:image-20190531113334-33.png]]
293
294 İlgi listesinde yapılabilecek işlemler;
295
296 * [[image:image-20190531113334-34.png]] Butonuna basılarak eklenmiş olan ilgi listeden çıkartılır.
297 * [[image:image-20190531113334-35.png]] Butonuna basılarak ilgide yer alan dosya kullanıcının bilgisayarına indirilir.
298 * Butonuna basılarak eklenen ilginin detay ekranı açılır.
299 * Butonunda yer alan aşağı veya yukarı butonlarına basılarak ilgilerin sıralaması değiştirilir.
300
301 * Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından [[image:image-20190531113334-38.png]] butonuna basılarak, belge kaydedilerek evrak sayısını aşağıda görüldüğü gibi alır.
302
303 [[image:image-20190531113334-39.png]]
304
305 * Benzer Kayıt: Benzer kayıt butonuna basılarak kaydı yapılan evrak bilgilerinin ekranda tekrar dolu gelmesi sağlanır. Bu seri evrak kaydetme işlemlerinde kullanılır.
306 * Yeni Kayıt: Yeni kayıt butonuna basıldığında evrak kayıt ekranına girilen bilgiler temizlenerek yeni evrak kaydedilebilmesi için kullanıcıya boş ekran sunulur.
307 * Kapat: Bu butona basılarak Evrak kayıt ekranının kapatılarak ana ekrana dönülmesi sağlanır.
308
309 **Not: **Giden evrak kayıt işlemi fiziki olarak hazırlanmış bir ıslak imzalı evrakın kaydı için kullanılan fonksiyon olduğu için evrak sistem içerisinden herhangi bir birime ya da kullanıcıya otomatik havalesi gereken durumda "Evrak postalansın" kutucuğu seçili olmalıdır.
310
311 **Not 2:** Aynı bilgilerle kaydedilmek istenilen evraklarda kaydet butonuna basıldıktan sonra **"Aynı evrak daha önce ..... numarası ile kaydedilmiştir. Devam etmek istiyor musunuz?"**  uyarısıyla kullanıcı bilgilendirilecektir.
312
313