FİZİKSEL ARŞİV YÖNETİMİ

Evrakların kaldırılacağı fiziksel arşiv yerinin sistemde tanımlanması ve elektronik klasörle ilişkilendirilmesinin yapıldığı menüdür.

Klasör işlemleri>Fiziksel Arşiv Yönetimi menüsünden birimlerin fiziksel arşivlerinin kodlarını, adlarını, üst arşiv verilerini vb. düzenlenlenebilir.

• Arşiv bilgileri hangi birime tanımlanmış ise o birim tarafından görüntülenecektir.
• Tanımlanacak olan Fiziksel Arşivin  Kodu ve Adı alanına maksimum 50 karakter girilebilir.
• Fiziksel arşiv ile ilgili menülerin görmesi istenilen rol/rollere menü yönetimi ekranından yetkilendirme yapılmalı ayrıca ilgili aksiyonlar verilmelidir.       

  Birim: Tanımlanacak olan Arşiv Yerinin Birimi seçilecektir.

  Kodu: Tanımlanacak olan Arşiv Yerinin Kodu girilecektir.

  Adı: Tanımlanacak olan Arşiv Yeri Adı girilecektir.

  Üst Arşiv Yeri: Tanımlanacak olan arşiv yerinin üst arşiv yeri seçilecektir.

  Saklama Süresi Başlatma Aksiyonu: Seçilen saklama planının süresinin ne zaman geri saymaya başlayacağının seçimi yapılacaktır.

  Saklama Planı: Klasör için saklama planı seçilecektir.

  Kapanma Kriteri: Tanımlanacak olan arşiv yerinin kapanma kriter tipi seçilecektir.

  Tarih: Belirlenen süre dolduğu zaman arşiv yeri pasif edilecektir arşiv yerine evrak kaldırılamayacaktır.

  Adet: Arşiv yerine belirlenen adette arşiv malzemesi tanımlandıysa evrak klasöre kaldırılacağı zaman uyarı mesajı verilecek,kullanıcı isterse yinede kaldırabilecek.